Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Ressourcen Ihres Unternehmens auf genau die Bereiche konzentrieren, die den größten Unterschied machen – ohne Zeit und Energie an weniger relevante Aufgaben zu verschwenden. Doch wie finden Sie diese Schlüsselressourcen?
Die Antwort liegt oft in einer simplen, aber mächtigen Methode, die viele Unternehmen bereits nutzen: die ABC-Analyse.
In diesem Artikel erfahren Sie, was sich dahinter verbirgt und wie Sie sie anwenden.
Was ist die ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse ist eine Methode zur Klassifizierung von Elementen nach ihrer Wichtigkeit oder ihrem Wert. Sie unterteilt sie in drei Kategorien: A (sehr wichtig), B (mittelwichtig) und C (weniger wichtig). Diese Analyse hilft, Ressourcen effizienter zu verteilen und Prioritäten zu setzen.
ABC-Analyse: Eine genaue Definition
Die ABC-Analyse ist eine Methode zur Priorisierung, bei der Güter, Kunden oder Aufgaben in drei Kategorien – A, B und C – eingeteilt werden. Ziel dieser Klassifizierung ist es, den Fokus auf die wichtigsten Ressourcen zu legen und so deren optimale Nutzung zu gewährleisten.
Die einzelnen Klassen werden dabei folgendermaßen definiert:
Kategorie A: Hier finden sich die Objekte mit dem höchsten Wert, die jedoch oft nur eine kleine Menge am Gesamtvolumen ausmachen. Sie haben eine besondere Bedeutung und erfordern die höchste Aufmerksamkeit.
Kategorie B: Diese Objekte liegen im Mittelfeld und sind weder so wertvoll wie die A-Objekte noch so unbedeutend wie die C-Objekte. Sie benötigen eine moderate Aufmerksamkeit.
Kategorie C: Die C-Objekte machen häufig den größten Teil des Volumens aus, sind jedoch vergleichsweise weniger wertvoll. Daher kann ihre Priorisierung niedrig sein.
Die ABC-Analyse basiert oft auf dem sogenannten Paretoprinzip, auch bekannt als 80/20-Regel. Diese Regel besagt, dass in vielen Fällen rund 20 % der Elemente den Großteil des Erfolgs, Umsatzes oder Wertes ausmachen, während die restlichen 80 % nur einen vergleichsweise geringen Beitrag leisten.
Die Methode ist vielseitig und wird in verschiedensten Bereichen einsetzbar, etwa im Einkauf, in der Logistik und Lagerverwaltung sowie in Controlling und Kostenmanagement, aber auch im Marketing. Sie wird ähnlich wie die strategische BCG-Matrix zur Bewertung und Priorisierung von Ressourcen genutzt, ist aber im Vergleich eher operativ ausgerichtet.
Warum macht man eine ABC-Analyse?
Indem Produkte, Kunden oder Kostenstellen in Kategorien unterteilt werden, können Unternehmen besser verstehen, welche Elemente den größten Einfluss auf ihren Erfolg haben. Diese Priorisierung hilft dabei, Zeit, Geld und andere Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den höchsten Nutzen bringen.
In der Praxis führt dies zu Kosteneinsparungen, einer verbesserten Lagerhaltung und einer gezielten Kundenansprache, da Entscheidungen datenbasiert und strategisch auf die wertvollen Bereiche ausgerichtet werden.
ABC-Analyse berechnen: So geht‘s
Die ABC-Analyse folgt einem klaren Ablauf in drei Schritten:
1. Datensammlung
Zunächst werden die relevanten Daten gesammelt. Dies kann sich auf unterschiedliche Objekte beziehen, z. B. Kunden, Produkte oder Lagerbestände. Wichtige Informationen, wie Umsatz pro Kunde oder Wert pro Produkt, sind dabei entscheidend. Die Datenquelle kann variieren – etwa CRM-Systeme für Kundendaten oder ERP-Systeme für Lagerbestände.
2. Sortierung
Im zweiten Schritt werden die Objekte nach ihrem Beitrag zum Gesamterfolg sortiert, z. B. nach Umsatz, Wert oder Bedarf. Ziel ist es, einen klaren Überblick darüber zu erhalten, welche Objekte den größten Beitrag leisten. Dazu wird für jedes Objekt ein Anteil am Gesamterfolg berechnet und alle Objekte nach ihrem Beitrag geordnet.
3. Einteilung in A-, B- und C-Objekte
Nun erfolgt die Einteilung in die einzelnen Kategorien:
A-Kategorie: Die obersten 20 % der Objekte, die etwa 80 % des Gesamterfolges ausmachen, werden als A-Objekte klassifiziert.
B-Kategorie: Die nächsten etwa 30 % der Objekte, die meist 15 % des Gesamterfolges beitragen, fallen in die B-Kategorie.
C-Kategorie: Die verbleibenden 50 % der Objekte, die nur etwa 5 % des Gesamterfolges erbringen, werden als C-Objekte eingestuft.
Visualisierung der ABC-Analyse durch die Lorenzkurve
Die Lorenzkurve ist ein nützliches Werkzeug, um die Konzentration der Werte in den Kategorien A, B und C grafisch darzustellen. Mit dieser Kurve lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Elemente den größten Einfluss haben und wie stark sich der Wert auf wenige Objekte konzentriert.
In der Darstellung der Lorenzkurve wird die kumulierte Anzahl der Objekte (z. B. Produkte oder Kunden) auf der x-Achse und ihr kumulierter Wertanteil auf der y-Achse abgetragen. Eine starke Krümmung der Kurve zeigt dabei eine hohe Konzentration an, was typisch für eine ABC-Analyse ist. In der Regel liegt eine steile Kurve am Anfang (A-Kategorie) vor, die deutlich flacher wird, wenn der Wertanteil der Objekte in den Kategorien B und C betrachtet wird.
Die Lorenzkurve bietet so eine leicht verständliche Visualisierung der Konzentration und hilft Entscheidungsträgern, die Ressourcenschwerpunkte zu erkennen und ihre Strategien entsprechend auszurichten.
Beispiel für eine ABC-Analyse
Nehmen wir an, ein Unternehmen möchte seine Kundinnen und Kunden nach Umsatz priorisieren, um den Verkaufsaufwand effizienter zu verteilen. So würde es vorgehen:
Datensammlung: Das Unternehmen sammelt die Umsätze der letzten 12 Monate für jeden einzelnen Kunden.
Sortierung: Die einzelnen Kunden werden anhand der berechneten Umsätze geordnet, beginnend mit dem umsatzstärksten und damit wichtigsten Kunden.
Einteilung in A, B und C: Die Kunden mit dem höchsten Umsatz (etwa 18 % der Gesamtanzahl) fallen in die Kategorie A und erhalten besondere Aufmerksamkeit, etwa durch individuelle Betreuung. Die nächsten 34 % kommen in die Kategorie B und erhalten moderaten Support. Die restlichen 48 % gehören zur Kategorie C und werden z. B. durch standardisierte Angebote betreut.
Anhand dieser Kategorisierung kann das Unternehmen nun zielführende Maßnahmen ergreifen:
Intensive Pflege von A-Kunden: Da diese Kunden einen Großteil des Umsatzes generieren, lohnt es sich, sie individuell zu betreuen und gezielt auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Das kann durch persönliche Ansprechpartner, exklusive Angebote oder individualisierte Marketingkampagnen geschehen.
Gezielte Betreuung von B-Kunden: Kundinnen und Kunden in dieser Kategorie erhalten standardisierte Betreuung, wie regelmäßige Newsletter oder Rabattaktionen, die weniger ressourcenintensiv sind, aber dennoch Interesse und Bindung fördern.
Effizienzsteigerung durch reduzierten Aufwand bei C-Kunden: Kunden mit geringem Umsatzpotenzial können durch automatisierte oder standardisierte Maßnahmen mit geringem Aufwand wie E-Mail-Kampagnen betreut werden, ohne hohe Ressourcen zu binden.
Fazit: Die ABC-Analyse hilft, Prioritäten zu setzen
Die ABC-Analyse ist ein effektives Instrument, um wichtige Ressourcen gezielt zu steuern und die Effizienz zu maximieren. Durch die systematische Einteilung in A-, B- und C-Kategorien können Unternehmen Prioritäten setzen und ihre Strategien an den wertvollsten Bereichen ausrichten. So wird eine gezielte Nutzung von Zeit, Geld und Energie ermöglicht.
