Agiles Projektmanagement steht hoch im Kurs: Etwa 85 Prozent der Unternehmen geben an, dass sie durch die Einführung agiler Prinzipien ihre Projektergebnisse verbessern und die Effizienz steigern konnten. Das hat die Hochschule Koblenz 2020 in einer Befragung von mehr als 600 Unternehmen, überwiegend aus der DACH-Region, ergeben.
Doch was macht agile Methoden so besonders, worauf kommt es dabei an – und sollten sie wirklich immer das Mittel der Wahl sein? Hier erfahren Sie mehr.
Was bedeutet agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass es die Kommunikation und Feedbackprozesse zwischen den beteiligten Parteien in den Mittelpunkt rückt. Ziel ist, während des Projekts flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren zu können, indem Prioritäten und Eigenschaften des Produkts im Entwicklungsprozess angepasst werden.
Definition und zentrale Elemente des agilen Projektmanagements
Für agiles Projektmanagement lässt sich nur schwer eine allgemein gültige Definition finden, denn Projektverantwortliche in Unternehmen nutzen agile Ansätze auf ganz unterschiedliche Art und mischen diese zudem häufig mit klassischen Elementen.
Agile Methoden lassen jedoch einige zentrale Merkmale erkennen, die sich eindeutig vom traditionellen Projektmanagement abgrenzen.
Flexible Priorisierung
Im klassischen Projektmanagement steht am Ende ein bestimmtes Produkt mit klar definierten Eigenschaften. Das Endergebnis ist vorgegeben und davon abzurücken zunächst nicht vorgesehen. Der zeitliche Aufwand und die finanziellen Mittel sind bei klassischen Ansätzen meist erweiterbar.
Agile Projekte sind dagegen oft, aber längst nicht immer, von einem festen Budget ( z. B. in Form eines Kostendeckels) und Zeithorizont geprägt. Der Umfang und die Eigenschaften des Endprodukts werden meist nur grob definiert und in einem Product Backlog festgehalten. Das gibt den Projektbeteiligten Orientierung, lässt ihnen aber dennoch die Freiheit, flexibel zu reagieren und sich auf veränderte Rahmenbedingungen einzustellen.
Iterative Vorgehensweise
Um dynamisch auf Veränderungen reagieren zu können, gehen agile Teams in der Regel iterativ vor. Das bedeutet, dass der gesamte Entwicklungsprozess in kleinen Etappen (Sprints) abläuft. Am Ende eines jeden Sprints stehen vorzeigbare Zwischenergebnisse (Produktinkrement), die durch Tests und mithilfe des Feedbacks der anderen Teams sowie des Kunden bewertet werden.
Das Feedback dient dazu, das Produkt schrittweise zu verbessern und das weitere Vorgehen so effizient wie möglich zu gestalten. Jeder folgende Sprint baut also auf den Erkenntnissen des vorhergehenden auf.
Kommunikation als Erfolgsvoraussetzung
Beim iterativen Vorgehen spielen Kommunikationsschleifen zwischen den verschiedenen Projektteams (Daily Scrum) und Stakeholdern eine zentrale Rolle. Der Auftraggeber ist, anders als beim klassischen Projektmanagement, ständig in den Entstehungsprozess involviert. Das hat den Vorteil, dass ein maximal nützliches Endergebnis entsteht und die Kundenzufriedenheit steigt.
Das traditionelle Projektmanagement geht hingegen eher linear nach dem Wasserfallmodell vor. Anforderungen werden klar definiert und strikt nach Plan implementiert. Ergebnisse werden in großen Abständen oder gar erst am Ende präsentiert. Die Kommunikation funktioniert meist über lange Meetings und eine umfangreiche Dokumentation. Das Projekt und die Eigenschaften des Produkts an sich verändernde Bedingungen anzupassen, ist dabei erschwert.
Der Ursprung des agilen Projektmanagements
Flexible Ansätze werden schon lange eingesetzt, ohne dass deren Systematik und Prinzipien je genauer benannt wurden. Erst 2001 veröffentlichte eine Gruppe von Softwareentwicklern das Agile Manifesto. Darin hielten sie Grundwerte und Prinzipien des agilen Projektmanagements in Abgrenzung zu klassischen Vorgehensweisen fest. Vier Grundwerte hat das Entwicklerteam identifiziert:
Individuen und deren Interaktion sind wichtiger als Prozesse und Tools
Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
Das Zusammenwirken mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
Auf Veränderung zu reagieren ist wichtiger als einem Plan zu folgen
In Ergänzung dazu werden im Manifest zwölf agile Prinzipien definiert, die diese Grundwerte weiter präzisieren.
Wann agiles und wann klassisches Projektmanagement?
Der agile Ansatz ist nicht zufällig in der Softwareentwicklung entstanden, denn dort herrschen Bedingungen, die eine flexible und dynamische Herangehensweise erfordern. Längst haben aber auch Unternehmen abseits der IT-Branche agile Methoden für sich entdeckt.
Ist ein Projekt beispielsweise besonders komplex oder lassen sich die finalen Eigenschaften des Produkts nur vage benennen, dann ist wahrscheinlich ein agiler Ansatz von Vorteil. Dieser erlaubt es den Projektteams, in kleinen Schritten voranzugehen und sich anhand ständiger Feedbackschleifen ein immer klareres Bild vom idealen Resultat zu machen.
Auch Projekte in Marktumfeldern, die von schnellen Veränderungen und starker Innovation geprägt sind, eignen sich für agile Methoden. Wenn ein Konkurrent sein Produkt schneller auf den Markt bringt, wäre es mitunter fatal, das eigene Ergebnis nicht kurzfristig anpassen zu können und so die Chance auf einen Wettbewerbsvorteil zu verspielen.
Aber nicht nur der Markt und das Projekt selbst bestimmen den geeigneten Ansatz. Die Unternehmensstruktur ist ein ebenso essentieller Faktor. In einem steil hierarchischen Unternehmen, in dem Entscheidungen langsam getroffen werden, sind agile Prozesse, die einen Austausch in kurzen, regelmäßigen Abständen sowie flexible Priorisierung und dynamische Anpassungen erfordern, schwieriger umzusetzen.
Drei Methoden des agilen Projektmanagements
Da agiles Projektmanagement vielmehr eine Denkweise als eine festgeschriebene Technik ist, kann sich jedes Unternehmen anhand der Grundwerte und Prinzipien selbst agile Arbeitsweisen aneignen. Es gibt allerdings etablierte Methoden wie Kanban, Scrum oder Design Thinking, die den Prozess strukturieren können.
1. Kanban
Kanban ist ein Instrument, das dabei hilft, Teilschritte eines Projekts und deren Fortschritt im Blick zu behalten. Zentrales Element dieser Methode ist das Kanban-Board – eine Tabelle mit mehreren Spalten, die einzelne Aufgaben ordnen und strukturieren.
Ein einfaches Kanban-Board besteht beispielsweise aus drei Spalten: To-do, In Progress und Done. Je nach Status der Einzelaufgabe wird diese weiter nach rechts verschoben. So hat jeder den Überblick über den Verlauf des Projekts. Aufgaben können aber auch nach anderen Kriterien wie der Dringlichkeit gruppiert werden.
2. Scrum
Der Hochschule Koblenz zufolge ist Scrum derzeit die meist genutzte agile Methode. Innerhalb dieses Rahmenwerks wird agiles Arbeiten in Phasen eingeteilt und die Rollen der Mitarbeiter werden klar definiert.
Die Projektphasen lassen sich vereinfacht so beschreiben: Zuerst wird anhand der Kundenvorgaben eine Produktvision entwickelt, von der sich dann einzelne Sprints ableiten (Product Backlog und Sprint Backlog). Anschließend werden jene Sprints durchgeführt. Am Ende eines jeden Sprints werden die Zwischenergebnisse bewertet und die zuvor erstellten Backlogs anhand des Feedbacks verfeinert.
Innerhalb eines Scrum-Teams sind die Rollen meist klar verteilt. Es gibt beispielsweise den Product Owner. Er übernimmt die Projektplanung, feilt an der Produktidee, erstellt Backlogs und interagiert mit den Kunden. Der Scrum Master wiederum arbeitet verstärkt nach innen, steuert die Entwicklungsteams und sorgt für einen reibungslosen, iterativen Ablauf.
3. Design Thinking
Diese Methode zielt darauf ab, die kreative Ideenfindung innerhalb eines Projekts zu verbessern. Design Thinking ist demnach besonders gefragt, wenn ein Produkt entwickelt werden soll, dessen Eigenschaften anfangs noch nicht klar sind.
Im Mittelpunkt stehen dabei die Nutzerinnen und Nutzer eines Produkts. Zunächst wird eine konkrete Fragestellung erarbeitet, die sich am Nutzungsverhalten der Zielgruppe orientiert. Indem man diese anschließend beobachtet und analysiert, lassen sich bestimmte Produktfeatures ableiten, die dann durch Prototypen getestet und verbessert werden.
Fazit: Projektmanagement muss sich dem Projektumfeld und Stakeholdern anpassen
Agiles Projektmanagement bietet einige Vorteile im Vergleich zum klassischen Vorgehen. Es eröffnet die Möglichkeit, auf neue Anforderungen zu reagieren und ein Produkt dynamisch anzupassen. Außerdem sorgt es für bestmögliche Resultate und maximale Zufriedenheit des Kunden, da er von Anfang an in den Entstehungsprozess eingebunden und auf seine Änderungswünsche eingegangen wird. Übrigens hat das agile Projektmanagement auch andere Unternehmensbereiche inspiriert – so etwa den Vertrieb mit dem Ansatz des Agile Sales.
Doch klassisches Projektmanagement ist deshalb nicht passé. Manche Projekte erfordern einen festen Rahmen, haben ein klar definiertes Ergebnis oder sind innerhalb der Unternehmensstruktur nur auf klassischem Wege umsetzbar. Es gilt also, sich bei der Wahl der Herangehensweise stets an den Gegebenheiten zu orientieren. Häufig führt ein hybrider Ansatz zum besten Ergebnis.
