Eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement hilft Agenturen, ihre Kundendaten zentral zu verwalten und besser zu nutzen. Mit einem CRM-System werden alle Teammitglieder automatisch auf dem neuesten Stand gehalten und können jederzeit und von überall auf dieselben Echtzeitinformationen zugreifen.
Wir stellen die vier besten CRM-Tools für Agenturen vor und vergleichen diese auf Basis der spezifischen Bedürfnisse von Agenturen.
Welche Funktionen sollte ein CRM für Agenturen mitbringen?
Ein CRM für Agenturen ist eine spezielle Software, die Marketing- und PR-Unternehmen bei der Verwaltung ihrer potenziellen und bestehenden Kundenbeziehungen unterstützt. Nachfolgend sind einige typische Aktivitäten aufgeführt, für die Agenturen CRM-Systeme einsetzen:
Kontaktmanagement: Verfolgung und Verwaltung eines Portfolios von Kundenkonten und deren Daten, spezifischen Wünschen, Bedürfnissen und Präferenzen.
Pipeline-Management: Eine klare Darstellung der Customer Journey durch den visualisierten Vertriebsprozess jedes Kunden.
Kampagnen-Koordination: Koordination von Aufgaben und Zeitplänen für Kundenprojekte in verschiedenen Teams.
Tracking der Kommunikation: Dokumentation der Kundeninteraktion und -kommunikation für Transparenz und Verantwortlichkeit.
Leistungsanalyse: Analyse von Kunden- und Kampagnenmetriken zur Optimierung zukünftiger Strategien.
CRM-Software wird von vielen Agenturen strategisch eingesetzt, um die Neukunden-Pipeline zu verwalten und den Fortschritt potenzieller Kunden im Buchungsprozess zu verfolgen. Wenn Leads inaktiv werden, kann ein CRM überdies daran erinnern nachzufassen, oder Mitarbeitende dabei unterstützen, personalisierte E-Mails zu verfassen.
Darüber hinaus hilft ein CRM der Agentur beim Onboarding der Neukunden, beim Performance-Tracking, und informiert sie über aktuelle Support-Optionen.
Wenn Ihre Agentur expandiert, können die Berichtsfunktionen des CRMs dem Team vermitteln, wie viele Kunden sie gewinnen müssen, um ihre Ziele zu erreichen, und wie lang der optimale Verkaufsszyklus ist. Mit Hilfe der Software können Agenturen zusätzlich ihre Workflows straffen und vereinheitlichen. Außerdem können CRM-Systeme Umsatzprognosen auf Basis der bisherigen Daten erstellen und die Kundenerfahrung verbessern.
Warum sich ein Agentur-CRM für Sie lohnt
Eine leistungsfähige CRM-Software ermöglicht es Agenturen, ihre Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand zu halten, mehr Kunden zu gewinnen und den bestmöglichen Service zu bieten.
Sowohl die teamübergreifende Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb als auch die innervertriebliche Kooperation werden durch die Vereinfachungen, die das CRM bietet, verbessert. Erfahrungsgemäß ist gerade die Kollaboration im Vertrieb von großer Bedeutung, da sie die Effizienz steigert, den Informationsaustausch erleichtert und die Kundenzufriedenheit fördert.
Laut einer internationalen Studie können die Gewinnquoten um bis zu 50 % steigen, wenn die Teammitglieder im Verkaufsprozess gut zusammenarbeiten. Mit dem richtigen Anbieter kann es Ihnen gelingen, Ihre internen Prozesse zu vereinheitlichen, die Zusammenarbeit enorm zu verbessern, komplexe Workflows zu meistern, einen besseren Service zu bieten und Kunden langfristig zu binden. Letztlich führt die effektive Nutzung der kollektiven Expertise und Fähigkeiten des Sales-Teams zu mehr Umsatz.
Wie Agenturen von CRM-Lösungen profitieren können, zeigen die folgenden fünf Beispiele.
1. Strukturieren Sie Ihren Verkaufsprozess
CRM-Software hilft Agenturen und Geschäftsinhabern, ihre Vertriebsaktivitäten systematisch zu organisieren. Sie können dafür auch ein Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, dieses kostet Sie aber mehr Zeit durch sich wiederholende Verwaltungsaufgaben.
Die Erstellung einer klar definierten Sales-Pipeline (von der Lead-Akquisition bis zum Geschäftsabschluss) mit einem speziellen Tool gewährleistet, dass jede potenzielle Verkaufschance verfolgt und jeder Interessent effektiv verwaltet wird.
Nachfolgend sehen Sie, wie eine anpassbare Pipeline bei Pipedrive aussieht:
Eine cloudbasierte Plattform ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern außerdem, von jedem beliebigen Standort aus auf wichtige Kundendaten zuzugreifen. Dank dieser Flexibilität kann Ihr Vertriebsteam Geschäfte in Echtzeit aktualisieren und schnellere, fundiertere Entscheidungen treffen.
2. Verfeinern Sie die Art, wie Sie Kundenkontakte generieren und pflegen.
Leistungsstarke CRM-Tools können Leads aus verschiedenen Quellen (etwa Websites, den sozialen Medien und E-Mail-Kampagnen) erfassen und in einer zentralen Datenbank speichern. So werden Leads weniger leicht übersehen und können zeitnah vorangetrieben werden.
CRM-Tools können Leads auch nach bestimmten Kriterien für Sie segmentieren (beispielsweise nach demografischen Daten, Kaufverhalten und Grad des Engagements). Mit dem Pipedrive-Add-on Prospektor (Teil des LeadBoosters) sind Sie beispielsweise in der Lage, Personas Ihrer Zielkunden innerhalb der Plattform zu erstellen und herauszufiltern.
Derartige Analysefunktionen sind nützlich, um Ihre Kommunikation zu personalisieren und noch zielgerichteter einzusetzen. Mit ihnen wird es insgesamt leichter, geeignete Leads in loyale Kunden zu verwandeln.
3. Setzen Sie auf langfristige Beziehungen
Eine gute CRM-Software kann Ihnen einen 360-Grad-Überblick über die Historie jedes Kunden geben, einschließlich früherer Interaktionen, Käufe, Präferenzen und Feedback. Auf der Grundlage einer solchen Zusammenschau können Agenturen die Kundenerfahrungen kontinuierlich personalisieren. Indem sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Kunden besser antizipieren, sind sie letztlich sogar in der Lage, proaktiv auf potenzielle Probleme einzugehen.
Die Nachverfolgung wichtiger Meilensteine (wie Vertragsverlängerungen oder Jubiläen) in Ihrem CRM-System und die regelmäßige Follow-ups mit maßgeschneiderter Kommunikation können ebenfalls dazu beitragen, Kundenbeziehungen zu vertiefen und die Kundenbindung zu stärken.
4. Automatisieren Sie zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben
Eine CRM-Plattform kann Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails, das Planen von Terminen, das Aktualisieren von Kontaktinformationen, das Erstellen von Berichten und ganze Workflows automatisieren.
Die Automatisierung von Routineaufgaben hat einen großen Vorteil: Sie reduziert das Risiko menschlicher Fehler bei der manuellen Dateneingabe und steigert so die Produktivität und Effizienz des Teams.
Sie haben beispielsweise auch die Möglichkeit, mit Ihrem CRM-Tool automatisierte Workflows für die Pflege von Kundenkontakten, das Lead-Nurturing, einzurichten, um potenzielle Kunden über einen längeren Zeitraum hinweg mit wertvollen, resonierenden Inhalten zu versorgen. Die Marketing Automation ist aber noch nicht alles:
Nachfolgend sehen Sie mögliche Vertriebs-Automatisierungen, die Sie in Pipedrive erstellen können:
Durch die Automatisierung von Aufgaben wie diesen gewinnen Mitarbeiter wertvolle Zeit, um sich auf strategisch wichtigere und wertvollere Aktivitäten zu konzentrieren (wie die Erstellung innovativer Marketingkampagnen, die auf die Ziele des Kunden abgestimmt sind).
Leitfaden für Verkaufsgespräche
5. Integrieren Sie Ihre bevorzugten Tools
Sie können Tools von Drittanbietern in Ihre CRM-Software integrieren, um mehr Leistung aus weniger Dashboards herauszuholen und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Manchmal überschneiden sich diese Tools mit der Automatisierung.
Beispielsweise können Sie Marketing-Automatisierungstools integrieren, um E-Mails an Leads auf Basis ihrer Reisebewegungen (etwa die Einladung zu einer Verkaufsdemo) auszulösen.
Integrationen sind auch dazu geeignet, die operativen Möglichkeiten Ihrer CRM-Plattform zu erweitern. Beispielsweise übernimmt Ihre Plattform auf Wunsch die Kundenabrechnung und Rechnungsstellung für Sie, wenn Sie sie beispielsweise mit der Buchhaltungssoftware QuickBooks via Integration verbinden.
Mit solchen Integrationen sorgen Sie für rationalisierte Arbeitsabläufe und eliminieren Datensilos. Dies erleichtert Ihnen das Erkennen von Mustern und Engpässen, so dass Teams besser zusammenarbeiten und Probleme schneller gelöst werden.
Das sollten Sie wissen: Einige CRM-Systeme wie beispielsweise Pipedrive bieten integrierte Funktionen (etwa E-Mail-Marketing und Projektmanagement) als kostenpflichtige Add-ons an.
Agency Software: Die 4 besten CRM-Tools für verschiedene Agenturtypen
Welches CRM-System das richtige für Sie ist, hängt von der Größe Ihres Unternehmens, den gewünschten Funktionen und Ihrem Budget ab. Für kleine Unternehmen kann ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm ausreichen, während andere ein spezielles Tool benötigen, um auf erweiterte CRM-Funktionen zugreifen zu können.
Das sind die vier besten Anbieter:
Tipp: Vergleichen Sie Pipedrive mit alternativen Lösungen in unserem großen CRM-Vergleich oder lesen unseren Blog-Artikel dazu.
1. Pipedrive: Bester Allrounder
Pipedrive ist eine intuitive, anpassbare CRM-Lösung für Agenturen jeder Art und Größe. Vielseitige Dashboards ermöglichen es Ihnen, wichtige Daten auf leicht zugängliche, visuelle Weise nach Wunsch anzuordnen.
Als Agentur haben Sie wahrscheinlich mit mehreren Marketing-, Vertriebs- und Kommunikationsplattformen zu tun. Mit Pipedrives All-in-One-Hub können Sie Ihre Kunden auf deren bevorzugten Kanälen kontaktieren und die Kommunikation anschließend nahtlos fortsetzen.
So könnte Ihr Pipedrive-Dashboard aussehen:
Sie können selbst benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um wichtige Kundeninformationen mit Bezug auf Ihr Unternehmen zu speichern. Benutzer von CRM-Software für Reisebüros beispielsweise erfassen regelmäßig Diätvorschriften, kulturelle Vorlieben und Preisbeschränkungen.
Das KI-CRM von Pipedrive enthält zukunftsweisende Funktionen wie den KI-E-Mail-Generator und das Zusammenfassungs-Tool. Die beiden KI-Werkzeuge erlauben Ihnen die Erstellung personalisierter Nachrichten und sparen Zeit, indem sie das Wesentliche der eingehenden Kommunikation in viel kürzerer Zeit für Sie zusammenfassen.
Zu den Hauptfunktionen von Pipedrive gehören:
Anpassbare Workflows, mit denen Sie Ihr CRM an die individuellen Prozesse Ihrer Agentur anpassen können.
Eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine visuelle Pipeline zur Verwaltung der Leads und der Vertriebs- und Marketing-Strategien Ihres Teams.
Automatisierungen und KI-Funktionen (wie der KI-Vertriebsassistent) für KI-gestützte Einblicke, Benachrichtigungen und Empfehlungen
Visuelles Sales-Reporting und Vorlagen zur Darstellung wichtiger Daten in farbigen Diagrammen und Grafiken
Eine mobile App, damit Ihr Team immer und überall in Verbindung bleibt.
Über 400 Integrationen zur Automatisierung und Rationalisierung einer Vielzahl von Funktionen, von der Lead-Qualifizierung bis zum Vertragsmanagement.
Engagierter Kundensupport, wann immer Sie ihn brauchen (für alle Preispläne)
Die Pipedrive-Software wurde bereits mehrfach für ihre Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit ausgezeichnet. Im Bereich „Lead Management Data“ von Software Reviews2023 schlug sie die gesamte Konkurrenz aus dem Feld – und belegte Platz 1.
2. Google Sheets: Das Beste für Agenturen mit kleinem Budget
Google Sheets bietet zwar nicht die erweiterten Funktionen eines Spezialtools, ist aber dennoch eine gute Wahl für kleinere Agenturen mit einem begrenzten Budget.
Angenommen, Sie sind eine Kreativagentur mit einer begrenzten Zahl von Kunden. In diesem Fall könnten Sie ein leere Tabelle erstellen, die Zellen mit wichtigen Daten ausfüllen und Ihr CRM manuell verwalten.
Google Sheets ist ein beliebtes Tool, das anderen Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel ähnelt, sodass viele Nutzer bereits mit der Benutzeroberfläche vertraut sind. Daher können auch Einsteiger ohne große Lernkurve loslegen.
Google Sheets bietet wichtige Funktionen wie:
Gratisnutzung
Funktionen für Live-Zusammenarbeit
Vorgefertigte Vorlagen
Eine einfach zu bedienende Tabellenkalkulationsoberfläche
Offline-Bearbeitungsmodus
Google Sheets ist zwar kostengünstig, erfordert aber viel manuelle Arbeit. Ein Upgrade auf ein dezidiertes CRM-Tool könnte Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen und gleichzeitig Zeit zu sparen.
3. Trello: Am besten für Solo-Agenturen geeignet
Trello ist eigentlich kein CRM-Tool, kann aber als solches genutzt werden. Wenn Sie alleine arbeiten, können Sie das Projektmanagement-Tool in einem Format einrichten, das zu Ihnen passt:
Das provisorische CRM beinhaltet Folgendes:
Listen oder Spalten stellen die verschiedenen Phasen der Pipeline dar.
Karten beinhaltet jeden Kontakt oder Lead sowie die wichtigsten Informationen.
Durch benutzerdefinierte Felder können Sie zusätzliche Details hinzufügen.
Mit Labels kategorisieren Sie Leads nach Typ und Priorität.
Starten Sie Ihr Trello-CRM mit einem leeren Board oder verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen. Diese passen Sie nach und nach an, während Sie sich mit der Plattform vertraut machen.
Wenn aus Kontakten Leads und Kunden werden, können Sie die Veränderung darstellen, indem Sie sie in die nächste Spalte verschieben.
Das bietet Ihnen Trello als CRM:
Schneller Einstieg mit einer einfachen, listenbasierten Oberfläche
Verwendung von Drag-and-Drop Kanban Boards als Pipelines
Hinzufügen von Fälligkeitsdaten und Zuweisen von Aufgaben zu Checklisten
Zugriff auf tägliche, wöchentliche und monatliche Kalenderansichten (in Premium- und Enterprise-Tarifen)
Verknüpfung mit über 200 Tools
Trello ist vermutlich für Ihre Agentur passend, wenn Sie alleine arbeiten und ein einfaches, pragmatisches CRM bevorzugen.
4. Notion: Gut für Kundenportale
Notion hilft bei der Organisation grundlegender Aufgaben und To-Do-Listen und dient als einfaches Kundenportal.
Ursprünglich als Notiztool entwickelt, können Sie die verschiedenen Komponenten von Notion nutzen, um eine grundlegende interne CRM-Plattform mit einer Kundenseite zu erstellen
Erstellen Sie Ihr eigenes Format, fügen Sie wichtige Details zu jedem Kontakt hinzu (zum Beispiel Unternehmen und Funktion) und verfolgen Sie die Entwicklung vom Interessenten zum Kunden.
Eine weitere Option sind separate Seiten für Ihren Arbeitsbereich (mit Listen, Tabellen, Kalendern, Zeitleisten und Galerien), mit denen Sie schnell auf wichtige Informationen zugreifen können. Möglich ist auch eine eigene Seite mit beliebig vielen Details für jeden Kontakt.
Um personalisierte Seiten zu erstellen, können Sie Kunden in separate Datenbanken aufteilen und nur bestimmten Personen Zugriff auf die einzelnen Datenbanken gewähren.
Nachfolgend sehen Sie einige der wichtigsten Funktionen und Vorteile von Notion:
Verwaltung aller Kundendokumente an einem Ort
Ein KI-Assistent zum Ausfüllen von Tabellen und für Echtzeit-Einblicke
CRM-Vorlagen für die Verfolgung von Leads bis zum Abschluss
Nutzung von Daten zur Personalisierung der Kundeninteraktion
Automatisierungen zur Zeitersparnis bei sich wiederholenden Aufgaben
Wenn Sie nicht bei Null anfangen möchten, bietet Notion über 10.000 anpassbare Vorlagen, mit variablen Designs.
Für den Umstieg auf ein leistungsfähigeres Tool mit mehr Funktionen bietet Pipedrive günstige Einstiegspreise.
Fazit: Prüfen Sie, welches CRM am besten zu Ihnen passt
Die Wahl der richtigen CRM-Agenturplattform hängt von Ihren individuellen Anforderungen, den benötigten Funktionen und Ihrem Budget ab. Sie können verschiedene Systeme ausprobieren und mit ihren Funktionen experimentieren, um herauszufinden, welches am besten zu Ihren Arbeitsabläufen und Zielen passt.
Achten Sie auch auf eine fortlaufende Betreuung bei der technischen Umsetzung, damit das Ergebnis Ihre Agentur passgenau unterstützt.
Wenn Sie diese Zeit investieren, haben Sie eine gute Chance, eine maßgeschneiderte Lösung finden, um Ihre Effizienz zu steigern, Prozesse zu rationalisieren und Ihr Wachstum zu unterstützen.
