CRM (Customer Relationship Management) und ERP (Enterprise Resource Planning) sind zwei zentrale Systeme, die Unternehmen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Während CRM-Systeme die externen Kundenbeziehungen verwalten, zielen ERP-Systeme darauf ab, die internen Betriebsabläufe zu integrieren und zu automatisieren.
Die Integration von ERP-Tools und CRM-Software bietet viele Vorteile, indem sie wichtige Geschäftsprozesse und kundenorientierte Aktivitäten vereint. Durch diese Kombination können Unternehmen ihre Datengenauigkeit und -transparenz verbessern, wodurch Geschäftsentscheidungen auf einer soliden Grundlage getroffen werden können.
In diesem Artikel erklären wir, wie die CRM-ERP-Integration aussieht und wie Sie Ihre eigene erfolgreich in fünf Schritten implementieren können.
Können Sie Ihre CRM- und ERP-Software integrieren?
Die Antwort ist einfach: Ja, es ist möglich, Ihre CRM- und ERP-Tools an verschiedenen Punkten und durch unterschiedliche Mechanismen zu integrieren.
Es gibt mehrere Methoden zur Integration von ERP- und CRM-Systemen, jede mit eigenen Vor- und Nachteilen. Einige erfordern die Anpassung bestehender Prozesse an Tools, die nur einen einseitigen Informationsfluss erlauben. Andere Methoden erfordern die Entwicklung eigener Tools. Voraussetzung für benutzerdefinierte Integrationen ist natürlich ein zuverlässiges Entwicklungsteam.
Die fünf gängigsten Integrationsmethoden sind:
Punkt-zu-Punkt-Integration (P2P). Diese Methode verbindet zwei oder mehr Tools direkt, ähnlich wie eine Brücke zwischen Inseln. Sie ermöglicht den Datenfluss sowohl in eine als auch in beide Richtungen. Die Integrationsmethode eignet sich für spezifische Anforderungen mit begrenztem Datenfluss und wird häufig über CRM- oder ERP-Marktplätze angeboten.
Middleware oder Integrationsplattform als Dienstleistung (iPaaS). Middleware oder cloudbasierte Plattformen wie Zapier fungieren als Vermittler, die Informationen von einem Tool abrufen und an ein anderes weiterleiten. Diese Methode eignet sich gut für Unternehmen mit moderatem Datenfluss.
Werkzeuge zur Datenintegration. Spezialisierte ETL-Tools (Extract, Transform, Load = Extrahieren, transformieren, laden) wie Talend oder Informatica bewegen Daten zwischen Systemen und sind ideal für umfangreichere Datenmigrationsprojekte.
APIs (Application Programming Interfaces). Entwickler nutzen APIs, um maßgeschneiderte Skripte oder Anwendungen zu erstellen, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Zum Beispiel können Sie die CRM-API von Pipedrive verwenden, um Ihre eigene ERP-Konnektivitätsanwendung zu entwickeln.
Einheitliche Plattformen. Einige Anbieter bieten Lösungen an, die sowohl CRM- als auch ERP-Funktionen in einer einzigen Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform vereinen. Beispiele hierfür sind Microsoft Dynamics 365 und NetSuite.
Warum sollten Sie Ihre CRM- und ERP-Software integrieren?
CRM- und ERP-Systeme erfüllen unterschiedliche, aber komplementäre Funktionen in einem Unternehmen. CRM (Customer Relationship Management) konzentriert sich auf die Verwaltung von Kundenbeziehungen und Vertriebsprozessen, während ERP (Enterprise Resource Planning) die internen Geschäftsabläufe wie Finanzen, Lagerhaltung, offene Posten und Produktion integriert. Die Kombination beider Systeme kann erhebliche Synergien hervorbringen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
1. Weniger Fehler
Die Integration synchronisiert ERP- und CRM-Datenbanken automatisch. Dadurch werden menschliche Fehler durch manuelle Dateneingaben reduziert. Änderungen in dem einen System werden in Echtzeit im anderen aktualisiert, was die Datengenauigkeit erhöht, eventuelle Fehler reduziert und doppelte Dateneingabe verhindert. Wenn also beispielsweise Ihr Sales-Rep die Kontaktdaten eines Unternehmens in einem CRM-System wie Pipedrive aktualisiert, wird diese Information direkt in der ERP-Software gespiegelt.
2. Sparen Sie Zeit und Geld
Mit einem integrierten System entfällt die Notwendigkeit, Daten mehrfach zu überprüfen und zu aktualisieren. Robuste Funktionen sparen Zeit und reduzieren die Arbeitslast durch unbeliebte, repetitive Aufgaben. Ihre Mitarbeiter können sich durch die gewonnene Zeit besser auf wertschöpfende Aktivitäten wie die Pflege von Kundenbeziehungen und den Vertrieb konzentrieren.
Wie eine Studie belegt, sind digitale Vertriebstools, beispielsweise CRM-typische Automatisierungen und KI-Berater wie Chatbots, ein integraler Bestandteil der Wertschöpfungskette.
3. Verbessern Sie die Entscheidungsfindung
Eine zentrale Datenquelle beseitigt Datensilos und ermöglicht eine umfassende Analyse und Segmentierung von Kundenverhalten, Vertriebstrends und finanzieller Leistung. Dies unterstützt fundierte Entscheidungen und verbessert die betriebliche Effizienz im gesamten Unternehmen.
4. Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit
Die Integration erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, E-Commerce, Lagermangagement und Finanzen, indem sie allen eine einheitliche Sicht auf dieselben Echtzeitdaten ermöglicht. Wichtige Kennzahlen, wie zum Beispiel die Kennzahlen zu Lagerbeständen stehen als integrierte Sicht zur Verfügung, was besonders produzierende Unternehmen zu schätzen wissen.
Verschiedene Anwendungsgruppen im Unternehmen profitieren von der Flexibilität und hohen Mobilität der Integration. Auch die Bewältigung komplexer Aufgaben per Remote-Arbeit sowie die Zusammenarbeit von Teams an verschiedenen Standorten in kleinen und mittelständischen Unternehmen, wird durch die genaue Sicht auf alle für die jeweiligen Prozesse erforderlichen Informationen vereinfacht.
Wie Analysten bemerken, suchen gerade B2B-Kunden weltweit bevorzugt integrierte Produktivitätsoftware, die das Potenzial hat, die Koordination und Kooperationsfähigkeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern und gleichzeitig den Ablauf bestimmter Geschäftsprozesse zu vereinfachen.
5. Verbessern Sie das Kundenerlebnis
Echtzeitdaten aus einer CRM-ERP-Integration mit KI-Unterstützung (KI = Künstliche Intelligenz) ermöglichen schnelle, präzise Antworten auf Kundenanfragen. Ihre Mitarbeitenden benutzen nur eine einzige Plattform, um eine vollständige Sicht über den gesamten Lebenszyklus des Kunden zu erhalten. Damit erfüllt das ERP- und CRM-System Integration die Erwartungen heutiger Kunden, schnell eine aussagekräftige Antwort zu erhalten.
Die Softwarelösung fördert aber nicht nur die Kundenloyalität und ein durchgehend angenehmes Kundenerlebnis durch personalisierte und zeitnahe Reaktionen, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden, denen alle notwendigen Informationen unkompliziert zur Verfügung stehen.
Wie sieht eine CRM-ERP-Integration aus?
Wie oben erwähnt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die unterschiedlichen Systeme zu integrieren. Die gängigsten Verbindungen sind P2P, Middleware und API.
Aufgrund ihrer Einschränkungen sind P2P-Integrationen eine Option für Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen und geringem Datenfluss zwischen den Punkten. Diese Integrationen können es schwierig machen, die Ursachen von Problemen zu identifizieren, was zu mehr Ausfallzeiten und höheren Wartungskosten führt.
Eine weitere Möglichkeit ist ein Middleware-Tool wie Zapier oder Make. Diese sind jedoch ebenfalls für Unternehmen mit geringerem Datenfluss geeignet.
Wenn beispielsweise ein Zapier-Zap nicht ausgelöst wird, können Unternehmen mit weniger Workflows schneller herausfinden, was schiefgelaufen ist, als solche mit vielen komplizierten Verbindungen.
Dann gibt es noch die API-Option. Der Aufbau einer eigenen Integration kann Ihnen helfen, Verbindungspunkte einzurichten, ohne sich auf vorhandene Integrationsmöglichkeiten beschränken zu müssen. Sie haben auch mehr Kontrolle über die Integration, wenn etwas schiefgeht.
Lassen Sie uns nun ein Beispiel für eine ERP- und CRM-Integration in Pipedrive betrachten.
ERP-Integration mit Pipedrive
Pipedrive bietet verschiedene Integrationsoptionen, um das intuitive CRM Ihrem bevorzugten ERP-System anzupassen. Der Pipedrive Marketplace ermöglicht den direkten Zugriff auf vorgefertigte Komponenten und vorgefertigte Integrationen, wie etwa NetSuite.
Außerdem bietet Pipedrive eine flexible API, die Entwicklern hilft, maßgeschneiderte Lösungen zu erstellen. Die API hat Funktionen zum Entwerfen öffentlicher oder privater Apps und umfasst Features wie Webhooks und App-Erweiterungen.
Pipedrive stellt Ihnen auch einen Sandbox-Account zur Verfügung, um Entwicklungen sicher testen zu können, wie beispielsweise die WhatsApp-Integration.
Das Testen in der Sandbox ist ein einfacher Prozess in fünf Schritten:
Beantragung Sie einen Sandbox-Account für Entwickler. Damit erhalten Sie Zugriff auf die Testumgebung.
Registrieren Sie Ihre Anwendung in unserem Developer Hub.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Anwendung den Industriestandard OAuth 2.0-Protokoll verwendet, um ein sicheres und standardisiertes Autorisierungsverfahren zu gewährleisten.
Führen Sie eine umfassende Qualitätsprüfung durch, um sicherzustellen, dass Ihre Anwendung den erforderlichen Standards entspricht und fehlerfrei funktioniert.
Wenn Ihre Anwendung für die Öffentlichkeit bereit ist, müssen Sie sie zur endgültigen Genehmigung einreichen.
Mithilfe einer API können Sie Ihr ERP-Tool so anpassen und integrieren, dass es nahtlos mit dem CRM von Pipedrive zusammenarbeitet. Auf einer einzigen Plattform finden Sie im integrierten System dann sowohl kundenbezogene Informationen als auch geschäftskritische Informationen.
5 Schritte zur erfolgreichen Implementierung Ihrer ERP- und CRM-Integration
Wenn Sie sich für eine CRM-ERP-Integration entscheiden, ist eine gut definierte Strategie entscheidend für die reibungslose und effektive Integration. Im Folgenden lernen Sie die fünf Schritte kennen, mit denen Sie eine nahtlose 360-Grad-Sicht auf Ihre Kunden- und Geschäftsdaten erhalten.
1. Stellen Sie sicher, dass Sie mit beiden Tools zufrieden sind
Bevor Sie mit der Integration beginnen, sollten Sie prüfen, ob Ihre ERP- und CRM-Lösungen kompatibel sind und Ihren Anforderungen entsprechen. Wählen Sie Systeme, mit denen Sie gut zurechtkommen, die gut zusammenarbeiten und Ihrem Bedarf gerecht werden.
2. Planen Sie, wie Ihre Integration funktionieren soll
Entwickeln Sie einen detaillierten Integrationsplan mit Zeitplänen, Ressourcen und wichtigen Meilensteinen. Definieren Sie Ihre Ziele und Ergebnisse, um den Fortschritt zu verfolgen und die Integration effizient umzusetzen. Sie können dafür zum Beispiel einen Aktionsplan anlegen:
| Übergeordnetes Ziel | Verbesserung der Datengenauigkeit und Datenkonsistenz zwischen nationalen Standorten |
| Konkretes Ziel | Integration von Kundeninformationen, Verkaufsprozessdaten und Lagerbeständen zwischen den CRM- und ERP-System |
| Ergebnis | Fehler bei der Dateneingabe um 20 % reduzieren und Bestandsverfolgung in Echtzeit bis zum dritten Quartal implementieren |
Erstellen Sie einen klaren Zeitplan für jede Projektphase (z.B. Planung, Entwicklung und Bereitstellung) und benennen Sie Meilensteine, um den Fortschritt zu verfolgen und im Zeitplan zu bleiben:
Woche 1-6: Projektstart, Erfassung der Anforderungen und Genehmigung des Plans.
Wochen 7-18: Systemdesign, Entwicklung von Integrationsmodulen und erste Tests.
Wochen 19-26: Benutzertests, abschließende Fehlerbehebung und Bereitstellung.
Bestimmen Sie die zur Verfügung stehenden Ressourcen für jedes Teammitglied (etwa Abteilungen, Budget und Technologie) und weisen Sie ihnen Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Pipedrives Projektmanagement-Software kann Sie dabei unterstützen. Auf diese Weise kennt jeder seine Aufgaben und Fristen - und die Zusammenführung bleibt im Zeitplan.
Anschließend können Sie mit dem Mapping Ihrer ERP- und CRM-Daten fortfahren.
3. Definieren und überprüfen Sie Ihre Daten vor der Integration
Dazu legen Sie fest, welche Daten zwischen CRM und ERP ausgetauscht werden sollen. Überprüfen und bereinigen Sie vorhandene Daten, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen. Nutzen Sie Werkzeuge wie Pipedrive, um Dubletten zu erkennen und zu verwalten.
4. Integrieren und anpassen
Wählen Sie die passende Integrationsmethode (beispielsweise API) und passen Sie die Systeme an Ihre spezifischen Anforderungen und bestehenden Systeme an. Konfigurieren Sie beispielsweise Standardeinstellungen, Benutzerberechtigungen, benutzerdefinierte Felder und automatisierte Workflows, um die Integration zu optimieren.
Benutzerdefinierte Felder sehen in Pipedrive beispielsweise so aus:
5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Nachdem Ihr Setup eingerichtet ist, wird es Zeit für ein kompaktes Training. Je besser Ihre Mitarbeitenden das Tool verstehen, desto besser können Sie es nutzen. Nach der Schulungsphase ist die Integration abgeschlossen.
Abschließende Gedanken
Die Integration von CRM- und ERP-Systemen kann Ihre Unternehmensleistung erheblich verbessern, indem sie Prozesse optimiert und die Datenkonsistenz erhöht. Mit einer sorgfältigen Planung und der Auswahl der richtigen Systeme und Integrationsmethoden können Sie eine erfolgreiche und nahtlose Implementierung sicherstellen.
Die Integration von ERP- und CRM-Systemen kann durch P2P-Verbindungen, Middleware oder APIs erfolgen. Während P2P für spezifische, einfache Verbindungen geeignet ist, bieten Middleware-Tools wie Zapier eine zentrale Plattform für die Integration von etwas komplexeren Systemen. Die API-Integration ermöglicht die umfassendste und flexibelste Lösung, ideal für maßgeschneiderte Verbindungen und größere Kontrolle.
Moderne CRM-Systeme wie Pipedrive bieten eine intuitive CRM-Lösung, die sich nahtlos mit verschiedenen ERP-Systemen integrieren lässt. Vorteile werden dadurch maximiert und eine effiziente Geschäftsführung begünstigt.
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