Wer Customer Relationship Management (CRM) hört, denkt in der Regel erstmal an die Verwaltung von Kundendaten, an das Aufbauen von Kundenbeziehungen und den Vertrieb. Tatsächlich lässt sich CRM-Software aber auch hervorragend für das Projektmanagement nutzen.
Wie? Das zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Alles aus einer Hand: Wie CRM das Projektmanagement vereinfacht
Herkömmliches CRM soll Unternehmen helfen, sich an den Wünschen und Bedürfnissen ihrer Kundinnen und Kunden zu orientieren, damit gute und vertrauensvolle Beziehungen aufgebaut werden können und Kundschaft die Marke gerne weiterempfiehlt. Ein CRM sorgt also letztlich dafür, dass mehr Neukunden gewonnen und langfristig gehalten werden.
Vom Lesen eines Blogartikels über die erste Kontaktaufnahme bis hin zum Kauf lässt sich die gesamte Customer Journey in CRM-Systemen festhalten. Vertriebsmitarbeitende können so jederzeit sehen, wofür sich eine Person interessiert, über welche Produkte sie nachdenkt und wie sie am besten angesprochen werden kann.
Im besten Fall schließt die Person am Ende einen Kauf ab – und startet damit ein neues Projekt für das Unternehmen. Immerhin muss das gewünschte Ergebnis geliefert, Kundenservice geleistet und je nach Auftrag auch Budget, Ressourcen, Arbeitskraft und die Einhaltung von Deadlines geplant werden.
An dieser Stelle geht klassisches CRM nahtlos in das Projektmanagement über. Eine gute Software unterstützt Projektmanager und Projektmanagerinnen und stellt sicher, dass Sie auch bei einer großen Anzahl von Projekten oder sehr komplexen Aufträgen den Überblick behalten.
So unterstützt CRM in den verschiedenen Phasen des Projektmanagements
Die meisten Projekte gliedern sich in vier verschiedene Projektphasen – und in jeder davon kann eine CRM- und Projektmanagement-Software unterstützen. Eine übliche Einteilung erfolgt in:
- Projektdefinition
- Projektplanung
- Projektdurchführung und Controlling
- Projektabschluss
In jeder dieser Phasen kann ein CRM-System dabei unterschiedlich zum Tragen kommen.
Projektdefinition
Ein Auftrag wurde erteilt und die Arbeit mit dem Kunden beginnt. In einem CRM-System wird der Auftrag nun angelegt und der Projektmanager benannt. Das Ziel des Projektes wird festgeschrieben – zum Beispiel, dass am Ende der Projektmaßnahmen eine neue Software entwickelt sein soll.
Projektplanung
In dieser zweiten Phase des Projekts schätzt der Projektmanager den Aufwand, trägt das Budget ein und stellt das Projektteam zusammen. Je nach Art des Projekts muss es auch eine Materialplanung inklusive Lieferzeiten geben. Dem Projektteam werden Arbeitspakete zugeteilt, gegebenenfalls werden Meilensteine festgelegt. Möglicherweise gibt es auch Abhängigkeiten zwischen den Meilensteinen. Das heißt, eine bestimmte Tätigkeit B kann erst nach Abschließen der Aufgabe A erfolgen. Solche Abhängigkeiten können zum Beispiel in einem Gantt-Diagramm dargestellt werden.
Alle Projektbeteiligten bekommen im CRM-Tool individuelle Berechtigungen zugewiesen, je nachdem, welche Informationen ihnen zugänglich sein sollen.
Projektdurchführung und Projektcontrolling
Das Abarbeiten der Arbeitspakete durch das Projektteam wird von einem Controlling begleitet. Als Mittel für Projektcontrolling eignet sich ein Plan/Ist-Vergleich. Hierbei wird überprüft, ob geplante Termine eingehalten werden können, Kosten im kalkulierten Rahmen liegen und der Projektfortschritt mit den geplanten Meilensteinen übereinstimmt. In einem CRM-System lassen sich solche Reports mühelos per Knopfdruck erstellen.
Projektabschluss
Ist das Produkt fertig, folgt die Phase des Projektabschlusses. Das Projekt wird übergeben und ein Projektreview durchgeführt. Dabei werden Erfahrungen gegebenenfalls als „Lessons Learned“ festgehalten. In größeren Organisationsstrukturen besteht auch die Möglichkeit, eine Erfahrungsdatenbank aufzubauen.
In CRM-Systemen lassen sich diese Erfahrungen gut projektbezogen ablegen und nach relevanten Kriterien filtern.
5 Funktionen, die eine Software für das Projektmanagement wertvoll macht
Je nachdem, welche Ziele ein Unternehmen verfolgt und welche Prozesse mit einer Software vereinfacht werden sollen, können verschiedene Tools geeignet sein. Überlegen Sie sich deshalb vor der Auswahl genau, welche Anforderungen das CRM-System erfüllen soll.
Häufig kommt CRM-Software zum Beispiel beim Enterprise-Ressource-Planning (ERP) zum Einsatz. Meist fällt diese Aufgabe für Führungskräfte an, die für die optimale Ressourcenplanung, Materialbeschaffung und am Ende die Wertschöpfung zuständig sind.
Hier kommen fünf wertvolle CRM-Funktionen, die Ihnen viel mühsame manuelle Arbeit wie den Abgleich verschiedener Excel Tabellen abnehmen.
1. Zeiterfassung und Abrechnung
Eine Basis für die kaufmännische Rentabilität bildet die Zeiterfassung der Projektmitarbeitenden. Das Team erfasst seine Zeiten auf dem Projekt. Nach dem Ampel-Prinzip sieht der Projektmanager auf einen Blick, ob das Projekt auf Grün, Gelb oder schon auf Rot steht. So kann rechtzeitig gegengesteuert und, wenn nötig, eine Nachkalkulation für nicht vorhergesehene Aufwände beim Kunden angefragt werden.
Die Abrechnung an den Kunden können Sie mit der CRM-Lösung auf Basis der gebuchten Zeiten oder des vereinbarten Aufwandes automatisieren.
2. Meilensteine und Gantt-Diagramme
Benannt nach seinem Erfinder Henry L. Gantt bezeichnet der Name ein Balkendiagramm, in dem die zeitliche Abfolge der einzelnen Projektaufgaben in ihren Abhängigkeiten visuell dargestellt wird. Erst nach Erreichen eines Meilensteins kann der nächste angesteuert werden. So sind Projektmanagerinnen und -manager immer genau über den aktuellen Stand des Projekts informiert.
3. Projektkommunikation
CRM-Projektmanagement-Systeme verfolgen das Ziel, sämtliche zum Projekt gehörenden Aktivitäten in einem Tool abzubilden. Dazu gehört auch die Kommunikation, sowohl teamintern als auch mit Stakeholdern. So ist für das gesamte Projektteam jederzeit nachvollziehbar, was besprochen wurde. Es gibt auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu aktivieren, wenn ein Projektmitglied online ist oder es eine Änderung im Projekt gibt.
4. Benutzerrollen und Ressourcenplanung
In Unternehmen sind verschiedene Sichtweisen auf das Projekt erforderlich. So haben die Projektplaner beispielsweise ein Interesse daran zu erfahren, welche Fähigkeiten für das Projekt erforderlich sind, um geeignete Teilnehmer zu finden. Mit CRM lassen sich auch Skill-Datenbanken verknüpfen, um innerhalb der Organisation nach den am besten qualifizierten Mitarbeitenden zu suchen.
Das Marketing-Team hingegen möchte eher sehen, was genau der Kunde sich wünscht und wie er kommuniziert, um daraus neue Kampagnen entwickeln zu können. Und das Projektteam selbst ist natürlich interessiert daran, wer für welche Aufgabe zuständig ist. .
Je nach Rolle und Position im Unternehmen lassen sich verschiedene Zugriffsrechte im CRM-Tool einrichten.
5. Reports
Wie ist der Projektstand? Ist der Abgabetermin realistisch? Reichen die Ressourcen aus? Fragen wie diese lassen sich leicht mit einer Abfrage der CRM-Software beantworten. Projektleitung oder Geschäftsführung filtern nach Ressourcen, Terminen oder Projektkosten und können sich einen entsprechenden Report ausgeben lassen.
Fazit: Projektmanagement mit einer CRM-Software sichert den Überblick
Mit einem All-in-one-Tool für CRM und Projektmanagement haben Sie eine Softwarelösung an der Hand, die von der Anbahnung eines Auftrages über die Absprachen mit dem Kunden und die Projektverwaltung bis zur Übergabe des fertigen Ergebnisses alle wichtigen Informationen speichern und abbilden kann. Dem Projektmanager verschafft sie eine umfassende Projektübersicht über alle Dimensionen: Aufgaben, Zeit, Budget und Ressourcen.
Mit der Reportfunktion können Sie verschiedene Ansichten auf das Projekt generieren. So haben Sie gute Chancen, im Budgetrahmen zu bleiben, Mitarbeitende gut auszulasten und Deadlines einzuhalten. Unliebsame Überraschungen können so frühzeitig erkannt und eher aufgefangen werden.
