CRM und ERP gehören zu den wichtigsten Geschäftssystemen moderner Unternehmen. Beide zentralisieren Daten, unterstützen Prozesse und sollen dabei helfen, ein Unternehmen effizienter zu steuern. Genau deshalb werden die Begriffe häufig verwechselt.
Tatsächlich verfolgen CRM- und ERP-Systeme jedoch unterschiedliche Ziele: Ein CRM konzentriert sich auf Kunden, Leads und Vertriebsprozesse, während ein ERP interne Abläufe wie Finanzen, Einkauf, Lager, Produktion und Personal bündelt.
Wer vor der Entscheidung CRM vs. ERP steht, sollte deshalb nicht fragen, welches System grundsätzlich besser ist. Wichtiger ist vielmehr, welches Problem im Unternehmen gerade gelöst werden soll – und ob ein System ausreicht oder beide miteinander verbunden werden sollten.
In diesem Artikel erklären wir, wie sich beide Systeme unterscheiden und zusammenarbeiten und wie Sie eine Entscheidung zwischen CRM, ERP oder einer Kombination beider Systeme treffen können.
Key Takeaways: Die Unterschiede zwischen CRM und ERP
CRM und ERP lösen unterschiedliche Probleme: Ein CRM verwaltet Kundenbeziehungen und Vertrieb, ein ERP interne Abläufe wie Finanzen, Lagerhaltung und Personal
Für viele wachsende kleine und mittelständische Unternehmen ist ein CRM der erste Schritt – ein ERP kommt häufig später hinzu, wenn die operativen Prozesse komplexer werden
CRM-Module innerhalb umfassender ERP-Suiten können für einfache Anforderungen ausreichen; für Vertriebsteams bieten spezialisierte CRMs bei Pipeline-Management, Automatisierung etc. jedoch häufig mehr Leistung
CRM und ERP müssen nicht miteinander konkurrieren: Über Integrationen lassen sich Vertriebs-, Kunden- und Finanzdaten miteinander verbinden; die richtige Entscheidung hängt jedoch davon ab, wo Ihr aktueller Engpass liegt: im Vertrieb (CRM) oder bei der operativen Effizienz und Vernetzung von Abteilungen (ERP)
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Was ist ein CRM-System?
CRM steht für Customer Relationship Management. Ein CRM-System bündelt Informationen über Leads, Interessenten und Kunden und unterstützt Unternehmen dabei, Geschäftsbeziehungen und Vertriebsprozesse strukturiert zu verwalten. Typische CRM-Daten sind beispielsweise Kontaktdaten, Kommunikationshistorien, Dokumentation von Vertriebsaktivitäten, Angebote und Informationen zu laufenden Deals.
Der Schwerpunkt liegt damit auf dem Kontakt des Unternehmens mit der Außenwelt: Wer sind die Kunden? Welche Verkaufschancen gibt es? In welcher Phase befindet sich ein Deal? Welche Aktivität steht als Nächstes an?
Zu den typischen CRM-Funktionen gehören unter anderem:
Pipeline-Management zur Visualisierung und Steuerung von Verkaufschancen
Kontaktmanagement für zentrale Kontakt- und Unternehmensdaten
Insights & Reporting für Vertriebsanalysen und Forecasting
Automations für wiederkehrende Vertriebsaufgaben
Management von Dokumenten (Angebote, Verträge, elektronische Signaturen)
Was ist ein ERP-System?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System dient dazu, die internen Ressourcen und Geschäftsprozesse eines Unternehmens zentral zu verwalten und miteinander zu verknüpfen.
Während ein CRM vor allem kunden- und vertriebsbezogene Informationen verarbeitet, konzentriert sich ein ERP auf die internen Abläufe in Ihrem Unternehmen. Typische Bereiche, die zu den Aufgaben eines ERP gehören, sind:
Finanzbuchhaltung und Controlling
Einkauf und Beschaffung
Lager- und Bestandsmanagement
Produktion und Materialplanung
Personalwesen
Supply Chain Management
Ein ERP soll damit vor allem sicherstellen, dass Ressourcen, Kosten, Bestände und operative Prozesse möglichst konsistent gesteuert werden. Je komplexer die internen Abläufe eines Unternehmens sind, desto relevanter wird ein ERP-System.
Vereinfacht gesagt: Das CRM beantwortet vor allem die Frage „Was passiert mit unseren Kunden und Verkaufschancen?“ Das ERP beantwortet eher „Wie organisieren und steuern wir unser Unternehmen intern?“
CRM vs. ERP: Unterschiede im direkten Vergleich
Der Unterschied zwischen CRM und ERP wird besonders deutlich, wenn beide Systeme anhand derselben Kriterien betrachtet werden:
Kriterium | CRM | ERP |
Fokus | Kundenbeziehungen, Leads und Vertrieb | Interne Geschäftsprozesse und Ressourcen |
Ziel | Verkaufschancen nutzen, Kundenbeziehungen verwalten und Vertriebsprozesse steuern | Ressourcen planen, Abläufe koordinieren und operative Prozesse kontrollieren |
Typische Nutzer | Vertrieb, Marketing, Customer Success, Management | Finanzwesen, Einkauf, Produktion, Logistik, HR, Management |
Datenfokus | Kontakte, Unternehmen, Leads, Vertriebsaktivitäten, Deals, Kommunikation | Finanzen, Bestände, Bestellungen, Lieferanten, Produktion, Personal |
Beitrag zum Unternehmensergebnis | Mehr Transparenz im Vertrieb, besseres Tracking von Verkaufschancen und planbarere Umsätze | Effizientere Abläufe, bessere Ressourcenplanung und Kontrolle von Kosten und Beständen
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Dabei gibt es durchaus Überschneidungen zwischen CRM und ERP. Moderne ERP-Suiten enthalten teilweise CRM-Funktionen, während CRMs Integrationen für Rechnungsstellung, Buchhaltung oder andere Backoffice-Prozesse anbieten. Das ändert jedoch nichts an den unterschiedlichen Schwerpunkten.
Wie CRM und ERP zusammenarbeiten
Die Frage ERP/CRM sollte deshalb nicht zwangsläufig als Entweder-oder-Entscheidung verstanden werden. In vielen Unternehmen ergänzen sich beide Systeme hervorragend und liefern so maximalen Mehrwert.
Ein typischer Prozess sieht beispielsweise so aus:
Lead → Deal im CRM → Auftrag → Rechnung im Finanz- oder ERP-System
Ein Vertriebsmitarbeitender gewinnt einen Deal und markiert ihn im CRM als abgeschlossen. Anschließend können relevante Daten – etwa Kunde, Auftragssumme oder Produkte – an ein Buchhaltungs- oder ERP-System übergeben werden. Dort wird beispielsweise die Rechnung erstellt und der Zahlungseingang verwaltet.
Genau diese Verbindung kann helfen, doppelte Dateneingaben zu vermeiden und Informationen zwischen Vertrieb und Finanzabteilung konsistent zu halten. CRM- und ERP-Systeme lassen sich über direkte APIs, Marketplace-Integrationen oder Middleware miteinander verbinden.
Beispiel: Verbindung eines CRM mit einer Buchhaltungslösung. Im Pipedrive-Marketplace finden sich unter anderem Integrationen für QuickBooks und Xero. Dadurch lassen sich Vertriebs- und Finanzprozesse verbinden, ohne dass ein Unternehmen dafür zwingend eine umfassende ERP-Suite einführen muss.
Auch CRM-Funktionen für das Management von Dokumenten (wie z.B. Pipedrive Smart Docs) können an der Schnittstelle zwischen Vertrieb und Backoffice sinnvoll sein: Angebote und Verträge können so z.B. direkt aus CRM-Daten erstellt und elektronisch unterzeichnet werden. Die eigentliche Finanzbuchhaltung bleibt dabei jedoch in der dafür vorgesehenen Software.
Pipedrive in Action: CRM-Integrationen bei Zonduurzaam
Wie CRM und andere Geschäftssysteme zusammenspielen können, zeigt das niederländische Unternehmen Zonduurzaam. Das Unternehmen wuchs innerhalb von zwei Jahren von 10 auf rund 100 Mitarbeitende und verband Pipedrive mit verschiedenen Tools, darunter auch seiner Buchhaltungssoftware. So konnten Vertriebs- und Finanzprozesse miteinander verknüpft werden, ohne alle Funktionen in einer einzigen Plattform abzubilden.
Brauchen Sie CRM, ERP oder beides?
Als Faustregel gilt: Beginnen Sie mit dem System, das Ihnen bei Ihrem größten Engpass helfen kann.
Die richtige Antwort auf CRM oder ERP hängt deshalb weniger von der Größe des Unternehmens als von dessen Geschäftsmodell und der Komplexität seiner Prozesse ab.
Ein kleines Unternehmen mit zehn Mitarbeitenden kann durchaus ERP-Anforderungen haben, wenn beispielsweise Waren produziert und mehrere Lager verwaltet werden müssen. Umgekehrt kann eine Agentur mit einigen Mitarbeitenden lange ohne klassisches ERP auskommen, wenn ihre operativen Prozesse überschaubar bleiben, während ein CRM dennoch essentiell für das Unternehmen ist.
Wann reicht ein CRM ohne ERP aus?
Ein CRM kann zunächst ausreichen, wenn Ihr Unternehmen vor allem vertriebsgetrieben arbeitet und keine komplexen operativen Prozesse verwalten muss.
Das trifft beispielsweise auf Beratungen, Agenturen, Softwareunternehmen oder viele B2B-Dienstleister zu. Wenn die wichtigsten Anforderungen darin bestehen, Leads zu erfassen, Verkaufschancen zu tracken, Kundenkontakte zu verwalten und Vertriebsaktivitäten zu planen, ist ein CRM häufig die passendere Lösung.
Besonders sinnvoll ist ein spezialisiertes CRM, wenn die zentrale Herausforderung fehlende Transparenz im Vertrieb ist, d.h. beispielsweise: Niemand weiß genau, welche Deals offen sind, welche Leads getrackt werden müssen oder wie hoch der erwartete Umsatz ist.
Wenn Sie zunächst mit einem CRM beginnen wollen, empfehlen wir Ihnen, sich Gedanken über die Auswahl eines geeigneten Systems zu machen. Dabei hilft beispielsweise eine strukturierte CRM-Evaluation.
Pipedrive in Action: Warum ein ERP nicht immer die beste erste Wahl ist
Ein Beispiel dafür liefert Intrnz. Das Unternehmen setzte zunächst ein komplexes ERP-System ein, um seine Vertriebs- und Kundenprozesse zu organisieren. Für die Anforderungen des Teams erwies sich die Lösung jedoch als unnötig kompliziert. Nach dem Wechsel zu Pipedrive und der Integration mit dem Tool “Autopilot” konnte Intrnz seinen Vertriebsprozess automatisieren, die Zahl der Inbound-Leads vervierfachen und den Jahresumsatz innerhalb von acht Monaten um 250 % steigern.
Matt Doyle, Chief Operating Officer bei Intrnz sagt dazu:
“Large ERPs, particularly for a small team, are often too clunky and complex for salespeople to adopt. It also came with high development costs that exceeded the benefits. At first, we had considered creating one in-house, but that would also require a significantly higher investment than shopping for existing software.” Matt Doyle, Chief Operating Officer bei Intrnz
Der Fall zeigt: Entscheidend ist nicht, welches System mehr Funktionen bietet, sondern welches System das konkrete Problem des Unternehmens am besten löst.
Wann lohnt sich ein ERP zusätzlich zum CRM?
Ein ERP wird interessant, wenn die internen Abläufe zunehmend komplex werden. Typische Auslöser sind:
viele Artikel und Lagerbestände
eigene Produktion
umfangreiche Beschaffung und Lieferketten
komplexe Finanzprozesse
mehrere Gesellschaften oder Standorte
umfangreiche Anforderungen an Controlling und Ressourcenplanung
In solchen Fällen ist die Antwort auf die Hauptfrage CRM oder ERP in der Regel „beides“, weil es nicht mehr ausreicht, nur Kunden und Deals strukturiert zu verwalten. Das Unternehmen muss beispielsweise Bestände, Produktionskapazitäten, Lieferanten, Rechnungen und Kosten miteinander koordinieren.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass das CRM ersetzt werden sollte. Gerade wenn der Vertrieb anspruchsvoll ist, kann ein spezialisiertes CRM weiterhin die bessere Software für Sales-Teams sein.
Die Kombination von CRM und ERP ist sinnvoll, wenn Vertriebstransparenz und operative Kontrolle gleichzeitig geschäftskritisch sind.
Beispiel: Wachsende IT-Beratung
Mit zehn Mitarbeitenden kann das Unternehmen Leads, Kunden, Projekte und Rechnungen möglicherweise mit einem CRM, einer Buchhaltungslösung und einigen weiteren Tools verwalten.
Dann wächst das Unternehmen jedoch auf 50 Mitarbeitende, gewinnt größere Kunden und arbeitet gleichzeitig an zahlreichen Projekten.
So entstehen neue Anforderungen: Einkauf, Ressourcenplanung, Kostenstellen, Projektabrechnung und möglicherweise mehrere Standorte müssen zentral gesteuert werden. Gleichzeitig benötigt das Vertriebsteam weiterhin eine detaillierte Pipeline mit Aktivitäten, Forecasts und Follow-ups.
In diesem Szenario können CRM und ERP unterschiedliche Aufgaben übernehmen und über Integrationen miteinander verbunden werden.
Dabei stellt sich auch die Frage nach Best-of-Breed vs. All-in-One. Eine All-in-One-Suite versucht, möglichst viele Geschäftsbereiche auf einer Plattform abzudecken. Best-of-Breed bedeutet dagegen, für einzelne Aufgaben spezialisierte Systeme einzusetzen und diese miteinander zu verbinden.
Für wachsende SMBs kann Best-of-Breed sinnvoll sein, wenn beispielsweise ein spezialisiertes CRM für den Vertrieb und eine etablierte Finanz- oder ERP-Lösung für das Backoffice benötigt werden. Eine All-in-One-Lösung kann dagegen sinnvoll sein, wenn eine möglichst zentrale Systemlandschaft wichtiger ist als die maximale Spezialisierung einzelner Funktionen.
Entscheidung - CRM oder ERP: Zusammenfassung
Wenn Ihr größter Engpass bei Leads, Kunden, Pipeline und Vertriebsaktivitäten liegt, dann starten Sie mit einem CRM
Wenn Ihre internen Prozesse durch Lager, Produktion, Beschaffung, komplexe Finanzen oder mehrere Gesellschaften und Standorte zu unübersichtlich werden, dann lohnt sich ein ERP
Wenn beide Probleme gleichzeitig bestehen, dann nutzen Sie CRM und ERP gemeinsam und verbinden Sie die Systeme über Integrationen
Wenn Ihre Anforderungen mit einer einfachen Finanz- oder Buchhaltungslösung plus CRM abgedeckt werden können, dann müssen Sie nicht vorschnell eine vollständige ERP-Suite einführen
Eine gute CRM-Implementierung sollte ebenso strukturiert erfolgen wie jede andere größere Softwareeinführung. Hilfreiche Hinweise bietet der Pipedrive-Leitfaden zur CRM-Einführung.
Pipedrive CRM im Überblick
Pipedrive wurde von Grund auf für den Vertrieb entwickelt – nicht als Nebenfunktion einer größeren Unternehmenssoftware, sondern als eigenständiges, fokussiertes CRM. Das zeigt sich in den Kernfunktionen, die Vertriebsteams täglich nutzen:
Pipeline-Management für den klaren Überblick über alle offenen Deals und Verkaufsphasen
Kontaktmanagement für zentral gepflegte Kunden- und Unternehmensdaten
Insights & Reporting für verlässliche Vertriebsanalysen und -prognosen
Automations zur Entlastung von wiederkehrenden Aufgaben
Smart Docs für Angebote, Verträge und Signaturen etc.
Marketplace mit einer Vielzahl an Integrationen
Anders als CRM-Module innerhalb umfassender ERP-Suiten ist Pipedrive konsequent auf Vertriebsteams zugeschnitten – ohne den Umweg über unnötige Komplexität. Gleichzeitig lässt sich Pipedrive über den Marketplace nahtlos mit Buchhaltungs- und ERP-Lösungen sowie einer Vielzahl weiterer Tools verbinden, sodass Vertrieb und Backoffice zusammenarbeiten, ohne dass ein Unternehmen vorschnell in eine vollständige ERP-Suite investieren muss.
Damit eignet sich Pipedrive besonders für wachsende Unternehmen, die zunächst ihren Vertrieb optimieren wollen und erst bei Bedarf zusätzliche Systeme integrieren möchten. Testen Sie Pipedrive jetzt kostenlos!
Fazit: CRM und ERP im Zusammenspiel nutzen
Der wichtigste Unterschied zwischen CRM und ERP lässt sich auf einen Satz reduzieren: Das CRM konzentriert sich auf Kunden und Vertrieb, das ERP auf interne Ressourcen und Geschäftsprozesse.
Deshalb ist CRM vs. ERP auch keine klassische Entscheidung zwischen zwei Alternativen. Beide Systeme können unterschiedliche Aufgaben übernehmen und sich ergänzen. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist es sinnvoll, zunächst die unmittelbar geschäftskritische Lücke zu schließen – häufig mit einem fokussierten CRM – und ein ERP erst dann einzuführen, wenn die operative Komplexität dies rechtfertigt.
Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viele Funktionen in einer einzigen Software zu sammeln. Ein spezialisiertes CRM kann für den Vertrieb wertvoller sein als ein umfangreiches ERP mit integriertem CRM-Modul, während das ERP gleichzeitig die bessere Lösung für Finanzen, Produktion oder Lagerverwaltung darstellt.
Pipedrive ist ein auf Vertrieb fokussiertes CRM: Vertriebsteams können ihre Pipeline verwalten, Kundendaten zentralisieren, Vertriebsaktivitäten automatisieren und ihre Performance analysieren. Gleichzeitig lässt sich Pipedrive über den Marketplace mit bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systemen sowie weiteren Tools integrieren. Testen Sie Pipedrive jetzt kostenlos!
Für Unternehmen, die aus einem bestehenden System wechseln möchten, bietet der Leitfaden zum CRM-Wechsel zusätzliche Orientierung. Auch ein Blick auf SAP-Alternativen kann sich für kleinere und mittelständische Unternehmen lohnen.
