Die Analyse des kritischen Pfads eines Projekts erleichtert die Planung von Aufgaben und sorgt dafür, dass diese im Zeitplan bleiben.
Auch wenn es auf den ersten Blick komplex erscheinen mag, ist die Analyse des kritischen Pfades nicht nur für große Organisationen und komplizierte Projekte gedacht. Sie ist ein nützliches Verfahren, das sich leicht für Unternehmen jeder Größe umsetzen lässt.
Am Ende dieses Artikels werden Sie die Grundlagen der Methode kennen, einschließlich ihrer Vorteile, der effektiven Nutzung und der Frage, ob sie die richtige Projektmanagementtechnik für Ihr Unternehmen ist.
Was ist der kritische Pfad im Projektmanagement?
Die kritische Pfad-Analyse (Critical Path Analysis, CPA) – auch bekannt als kritischer Pfad (Critical Path Method, CPM) – ist eine Projektmanagementtechnik, die die längste Abfolge von voneinander abhängigen, wichtigen Aufgaben identifiziert. Um ein Projekt im Zeitplan abzuschließen, müssen alle diese Aufgaben pünktlich beginnen und enden. Eine Verzögerung bei kritischen Aufgaben würde das Projekt verzögern.
Schauen Sie sich das folgende Beispiel für einen kritischen Pfad an:
Darstellung: Kritischer Pfad als Netzplan
Die Aufgaben bzw. Tasks A, C, G und H bilden den längsten Pfad mit insgesamt 57 Tagen. Verzögerungen bei diesen Aufgaben führen zu einer Verzögerung des gesamten Projekts.
Die Aufgaben B, D, E und F sind keine kritischen Aufgaben. Da sie Puffer (den wir später definieren werden) haben, können sie später als geplant beginnen oder enden, ohne den Projektzeitplan zu beeinflussen.
Projektmanager, die diese Kette von Aufgaben identifizieren, können:
Den Projektzeitplan optimieren
Verzögerungen minimieren
Ressourcen effektiv zuweisen
Sicherstellen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird
Wir werden die Vorteile der CPA später noch genauer untersuchen.
Was ist eine abhängige Aufgabe?
Eine abhängige Aufgabe ist eine Aufgabe, die auf den Beginn oder den Abschluss einer anderen Aufgabe angewiesen ist, bevor sie beginnen kann.
Denken Sie an ein Bauprojekt. Sie müssen zunächst Materialien beschaffen (Aufgabe A), bevor die Bauarbeiten beginnen können (Aufgabe B). In diesem Fall hängt Aufgabe B vom Abschluss von Aufgabe A ab.
Es gibt verschiedene Arten von Aufgaben-Abhängigkeiten. In diesem Beispiel wird die Ende-zu-Start-Abhängigkeit (Finish-to-Start, FS) verwendet, bei der eine Aufgabe den Abschluss einer anderen Aufgabe benötigt, bevor sie beginnt. Die FS-Abhängigkeit ist die häufigste Art der Abhängigkeit. Wir werden später die verschiedenen Abhängigkeitsarten im Detail behandeln.
Hinweis: Viele Projektmanager verwenden den kritischen Pfad in Kombination mit der Wasserfall-Methode. Dieser Ansatz stellt abhängige Aufgaben in einem linearen Format dar, wie in einem Gantt-Diagramm, wobei alle Aufgaben in einer sequentiellen Zeitleiste angeordnet sind. Die Wasserfall-Methode bietet das Rahmenwerk für den Projektfortschritt, während die CPA das Timing und die Abhängigkeiten verwaltet.
Was ist Puffer (oder Slack)?
Puffer (auch als Slack bekannt) ist die Zeit, um die Sie eine Aufgabe verzögern können, ohne die Projektdauer zu beeinflussen.
Es gibt zwei Arten von Puffern:
Freier Puffer: Die Zeit, um die Sie eine Aufgabe verzögern können, ohne eine nachfolgende Aufgabe zu beeinträchtigen.
Gesamtpuffer: Die Zeit, um die Sie eine Aufgabe verzögern können, ohne den gesamten Projektabschluss zu beeinträchtigen.
Aufgaben auf dem kritischen Pfad haben keinen Puffer, was bedeutet, dass Verzögerungen bei diesen Aufgaben das gesamte Projekt verzögern. Aufgaben außerhalb des kritischen Pfades haben manchmal Puffer.
Stellen Sie sich vor, Aufgaben A, B und C befinden sich auf dem kritischen Pfad, der insgesamt 15 Tage dauert. Aufgabe D befindet sich nicht auf dem kritischen Pfad. Sie haben 10 Tage für den Abschluss dieser Aufgabe vorgesehen und somit fünf Tage Puffer.
Wenn Aufgabe D länger als 10 Tage dauert, beeinträchtigt dies die Projektausführung nicht – vorausgesetzt, sie wird innerhalb des Puffers von fünf Tagen abgeschlossen.
Warum ist der kritische Pfad nützlich?
Der erste Hinweis auf die Methode des kritischen Pfades stammt aus dem September 1963. Die Harvard Business Review veröffentlichte „The ABCs of the Critical Path Method“ von F. K. Levy, G. L. Thompson und J. D. Wiest. In dem Artikel erklären sie:
Die Grundlage des Verfahrens
Wie es verwendet wird
Warum es ein so effektives Entscheidungsinstrument ist
Werfen wir einen Blick darauf, warum dieses Verfahren immer noch so beliebt ist:
Es priorisiert Aufgaben ohne Puffer. Kritische Pfadaktivitäten müssen pünktlich beginnen und enden, damit das Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann. Der kritische Pfad ermöglicht es Projektmanagern, diese Aufgaben zu erkennen und zu priorisieren, um sicherzustellen, dass das Projekt die Frist einhält.
Es verbessert die Ressourcenzuweisung. Das Verständnis dafür, welche Aufgaben für den Projekterfolg entscheidend sind, ermöglicht es Projektmanagern, Ressourcen zu optimieren. Sie können beispielsweise zusätzliche Mitarbeiter einsetzen, um die pünktliche Fertigstellung kritischer Aufgaben sicherzustellen oder darauf achten, dass wichtige Mitarbeiter während kritischer Phasen des Projekts keinen Urlaub planen.
Es vermeidet Engpässe. Engpässe treten auf, wenn jemand oder etwas die Erledigung einer Aufgabe verhindert. Ein Vertriebsleiter könnte beispielsweise zu viele Budgets zur Genehmigung haben und benötigt mehr Zeit. Projektmanager, die Abhängigkeiten erkennen, verstehen, welche Aktivitäten parallel laufen können und welche nicht. So lassen sich potenzielle Engpässe leichter erkennen und vermeiden.
Leitfaden zur Führung von Vertriebsteams
Wann sollten Sie die Methode des kritischen Pfades verwenden?
Obwohl der kritische Pfad ein wertvolles Instrument für verschiedene Projekte ist, eignet er sich besser für bestimmte Strukturen. Hier sind einige Beispiele, wann Sie die Methode des kritischen Pfades verwenden sollten.
Für lineare Projektzeitpläne
Der kritische Pfad ist ideal für lineare, sequentielle Zeitpläne mit klar definierten Aufgaben. Ihre rigide Struktur eignet sich jedoch weniger gut für agile Projekte, die mehr Flexibilität erfordern.
Ein agiles Projekt beinhaltet die Ausführung der Arbeit in kurzen Sprints oder Zyklen, die als Iterationen bezeichnet werden. Das Projekt entwickelt sich weiter, wobei jeder Sprint auf der Leistung des vorherigen basiert und verschiedene Verbesserungen oder Anpassungen priorisiert.
Ein agiles Projekt hat keinen Anfang, kein Mittel und kein Ende wie ein lineares Projekt. Ein agiles Rahmenwerk wie Scrum ist für diese Projekte besser geeignet.
Für große und komplexe Projekte
Der kritische Pfad spielt auch bei größeren und komplexeren Projekten mit vielen Aufgaben, Meilensteinen und Ergebnissen eine wichtige Rolle.
Projektmanager sollten die Methode einsetzen, um die für die rechtzeitige Lieferung erforderlichen Aufgaben zu identifizieren. So können sie Zeit, Ressourcen und Mitarbeiterpläne priorisieren.
Beispielsweise können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter bei der Erfüllung einer Aufgabe keinen Ressourcenkonflikten ausgesetzt sind. Wenn ein Entwickler Zugriff auf ein bestimmtes System benötigt, können Sie die entsprechenden Berechtigungen bereits vor Beginn des Projekts festlegen.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass der kritische Pfad bei kleineren Projekten keine Anwendung findet. Er hilft Ihnen immer noch, Fristen und Prioritäten im Auge zu behalten und rechtzeitige Lieferungen sicherzustellen.
Critical Path: So wenden Sie die Methode des kritischen Pfades an
Hier sind sechs Schritte, um den kritischen Pfad zu identifizieren und zu überwachen.
1. Erfassen Sie alle Projektaufgaben
Erstellen Sie eine Aufgabenliste für Ihr Projekt in einer sogenannten Arbeitspakete-Struktur (WBS, Work Breakdown Structure). Ein WBS teilt das Projekt in kleinere, überschaubare Komponenten und hilft, die Aufgaben und den Projektumfang als Ganzes zu visualisieren.
Zum Beispiel teilt eine WBS die Aufgaben hierarchisch auf, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben enthalten sind und wo sie innerhalb der Hierarchie stehen.
Hier ist ein Beispiel für eine Arbeitspakete-Struktur (WBS):
Stellen Sie sich vor, Sie planen die Einführung eines neuen Produkts. In diesem Szenario umfasst Ihre Arbeitspakete-Struktur (WBS) die folgenden Aufgaben:
Product-Launch WBS
Oberste Ebene (das endgültige Projektergebnis) |
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Mittlere Ebene (Schlüsselbereiche zur Zielerreichung) |
|
Untere Ebene (konkrete Aufgaben zur Zielerreichung) |
|
Die Aufgaben auf der unteren Ebene sind unter der mittleren Ebene zusammengefasst. Alles ist unter der Einführung des neuen Produkts eingeordnet.
In der tatsächlichen WBS werden Sie verschiedene mittlere Ebenen mit weiteren Aufgaben auf der unteren Ebene haben – wie im obigen Bild.
So erstellen Sie eine Arbeitspakete-Struktur (WBS) mit Pipedrive
Erstellen Sie einen Fahrplan für Ihr Projekt, indem Sie alle Aufgaben in Ihrem Pipedrive-Dashboard hinzufügen. Sie können dann jeder Aufgabe eine Projektphase zuweisen und ihre Position in der WBS angeben. Die Projektphasen können Sie frei wählen.
Sie könnten beispielsweise Projektphasen für die oberste, mittlere und untere Ebene erstellen. Fügen Sie jeder Phase die entsprechenden Aufgaben hinzu, um ihre Position im gesamten Projektzeitplan zu visualisieren.
Sie können auch Teilaufgaben erstellen, was es Ihnen ermöglicht, kleinere Projektaktivitäten zu vorhandenen Aufgaben hinzuzufügen. Wenn Sie zum Beispiel eine App entwickeln, könnten Sie eine Aufgabe für das Erstellen des App-Designs haben. Innerhalb dieser Aufgabe könnten Sie die folgenden Teil- bzw. Unteraufgaben einfügen:
Wireframes erstellen
Kundenfeedback einholen
Mockups finalisieren
Durch das Hinzufügen dieser Unteraufgaben können Sie Ihr Projekt besser organisieren und strukturieren, was später die Identifizierung des kritischen Pfades erleichtert.
2. Bestimmen Sie Dauer und Aktivitäten jeder Aufgabe
Legen Sie die Dauer jeder Aufgabe fest, um später den kritischen Pfad zu berechnen. Wenn die Dauer unbekannt ist, kann die längste Abfolge abhängiger Aufgaben nicht ermittelt werden.
Vorgehensweisen für die Schätzung:
Vergangene Projekte analysieren: Überprüfen Sie, wie lange ähnliche Aufgaben in früheren Projekten gedauert haben.
Recherchieren: Nutzen Sie Online-Quellen oder konsultieren Sie Kollegen und Kolleginnen, um ähnliche Aufgaben und deren Dauer abzuschätzen.
Experten befragen: Bitten Sie Teammitglieder oder Experten um Einschätzungen und mitteln Sie gegebenenfalls verschiedene Angaben für mehr Genauigkeit.
Hinweis: Berücksichtigen Sie bei der Schätzung der Aufgabendauer die Verfügbarkeit von Ressourcen wie Teammitglieder, Budgets und Ausrüstung. Sie schätzen, dass eine Aufgabe drei Tage benötigt, aber haben Sie die Ressourcen, um sie in diesem Zeitraum abzuschließen? Es könnte länger dauern, wenn die Ressourcen nur zeitweise verfügbar sind.
So definieren Sie die Aufgabendauer mit Pipedrive
In Pipedrive können Sie innerhalb eines Projekts unter dem Reiter "Plan" die Schaltfläche "+ Aufgabe" nutzen, um neue Aufgaben hinzuzufügen. Hier können Sie Zeit, Datum und Dauer angeben, um festzulegen, wie lange eine Aufgabe dauern wird und wann sie fällig ist.
Hinweis: Beim Hinzufügen von Aufgaben in Pipedrive sind Dauer und Fälligkeitsdatum optional. Sie können die Aufgabe zunächst ohne diese Angaben erstellen und die Informationen später ergänzen.
3. Abhängigkeiten identifizieren
Bevor wir erklären, wie Sie Abhängigkeiten identifizieren, lassen Sie uns die verschiedenen Typen klären:
Finish-to-Start (FS) | Eine Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt (häufigste Abhängigkeit). Beispiel: Sie müssen das Design einer Website abschließen, bevor die Entwicklung beginnen kann. |
Start-to-Start (SS) | Zwei Aufgaben beginnen gleichzeitig und können parallel laufen. Beispiel: Das Schreiben von Inhalten und das Designen einer Webseite können gleichzeitig beginnen. |
Finish-to-Finish (FF) | Zwei Aufgaben müssen gleichzeitig enden, aber nicht notwendigerweise gleichzeitig beginnen. Beispiel: Tests und Fehlerbehebungen müssen gleichzeitig abgeschlossen sein, bevor der Launch erfolgt. |
Start-to-Finish (SF) | Eine Aufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn eine andere begonnen hat. Beispiel: Das Einrichten des Hostings für eine neue Website muss beginnen, bevor das Hosting der alten Website abgeschaltet wird. |
Um Abhängigkeiten in Ihrem Projekt zu identifizieren, ermitteln Sie die Aufgaben, die nur dann starten oder enden können, wenn eine andere Aufgabe beginnt oder endet. Sie können auch andere Abhängigkeiten haben, aber FS (Finish-to-Start) ist die häufigste und daher ein guter Ausgangspunkt.
Hinweis: Ordnen Sie Ihre Aufgaben in einer linearen und sequenziellen Reihenfolge an, um Abhängigkeiten leicht zu erkennen. Verschieben Sie beispielsweise die Aufgaben aus Ihrer Arbeitspakete-Struktur (WBS) in ein Projekt-Netzwerkdiagramm (PERT-Diagramm, oder Program Evaluation and Review Technique). Ähnlich wie ein Flussdiagramm verwendet ein Netzwerkdiagramm Pfeile und Knoten, um die Beziehungen zwischen den Aufgaben darzustellen.
So erstellen Sie Abhängigkeiten mit Pipedrive
Obwohl Pipedrive keine direkten Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ermöglicht, können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen, um diese Abhängigkeiten hervorzuheben. Sie könnten zum Beispiel ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, das „Kann erst beginnen, wenn Aufgabe X abgeschlossen ist“ anzeigt, um die Abhängigkeit zu kennzeichnen. Anschließend können Sie Erinnerungen einrichten, um Personen zu benachrichtigen, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde.
Mit Pipedrive können Sie Aufgaben auch in einer Listenansicht verwalten, was Ihnen hilft, Aufgaben zu ordnen und deren Abhängigkeiten zu erkennen.
4. Früheste und späteste Start- und Endzeiten berechnen
Start- und Endzeiten bilden die Grundlage für den kritischen Pfad, da sie Ihnen helfen, die Aufgaben zu identifizieren, die pünktlich beginnen oder enden müssen, um Projektverzögerungen zu vermeiden. Diese Zeiten unterstützen zudem die Berechnung des Puffers.
Wie berechnet man die früheste und späteste Start- und Endzeit jeder Aufgabe, ohne das Projekt zu verzögern?
Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels veranschaulichen. Angenommen, Sie haben folgende Aufgaben in Ihrem Projektplan:
Aufgabe A: Drei Tage (keine Abhängigkeiten)
Aufgabe B: Fünf Tage (abhängig von Aufgabe A)
Aufgabe C: Zwei Tage (abhängig von Aufgabe B)
Verwenden Sie die Vorwärtsberechnung (Forward Pass), um die frühesten Start- und Endzeiten dieses Projekts zu ermitteln. Die Berechnung beginnt mit der ersten Aufgabe und setzt sich durch das gesamte Projekt fort.
Aufgabe A |
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Aufgabe B |
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Aufgabe C |
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Verwenden Sie die Rückwärtsberechnung (Backward Pass), um die spätesten Start- und Endzeiten zu berechnen. Wie der Name schon sagt, beginnt diese Berechnung bei der letzten Aufgabe und arbeitet sich zurück, indem die Dauern subtrahiert werden. In dieser Berechnung ist das höchste früheste Ende Ihr Ausgangspunkt.
Aufgabe A |
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Aufgabe B |
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Aufgabe C |
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So berechnen Sie die Start- und Endzeiten mit Pipedrive
In der Zeitachsenansicht (oder Listenansicht) können Sie die Fälligkeitstermine und Dauern aller kritischen Aufgaben visualisieren. Sie können die obigen Berechnungen verwenden, um die optimale Start- und Endzeit Ihres Projekts zu bestimmen.
5. Den kritischen Pfad bestimmen
Um den kritischen Pfad des Projekts zu bestimmen, lassen Sie uns das Konzept des Puffers noch einmal aufgreifen.
Aufgaben ohne Puffer müssen im Zeitplan bleiben, um Verzögerungen zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise eine mobile App entwickeln und der Entwickler den Wireframe nicht rechtzeitig zur Genehmigung einreicht, können Sie den Endtermin des Projekts nicht einhalten. Dies wirkt sich auf den gesamten Zeitplan aus.
Der erste Schritt zur Erstellung des kritischen Pfaddiagramms besteht darin, Aufgaben ohne Pufferzeit zu identifizieren. Folgen Sie den Abhängigkeiten dieser Aufgaben, um die gesamte Abfolge der Aktivitäten abzubilden. Alle diese Aufgaben sind Teil des kritischen Pfads.
So stellen Sie den kritischen Pfad in Pipedrive dar
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um kritische Aufgaben vom Rest des Projekts zu unterscheiden. Sie können Ihre Ansicht filtern, um alle diese Aufgaben auf einem Bildschirm zu sehen, zusammen mit ihrer Projektphase und ihrem Fortschritt auf der Zeitachse.
Sie können auch Updates von Teammitgliedern zu ihrem Fortschritt sehen (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
6. Den kritischen Pfad überwachen
Überwachen Sie den Fortschritt des kritischen Pfades regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Aufgaben im Zeitplan bleiben.
Eine der effektivsten Methoden, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, ist die Verwendung von Echtzeit-Software zur Analyse des kritischen Pfads, wie beispielsweise Projektmanagement-Software. So können Sie sofort erkennen, wie der Ablauf der Aufgaben voranschreitet.
Nehmen Sie zum Beispiel die Projektmanagement-Software von Pipedrive. Mit ihr können Sie den Fortschritt kritischer Aufgaben auf einen Blick einsehen, um sicherzustellen, dass Teams ihre Meilensteine erreichen. Sollten Verzögerungen absehbar sein, können Sie rechtzeitig eingreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Kollaborative Vertriebsfunktionen wie das Teilen von Dateien, das Hinzufügen von Notizen zu Aufgaben und das Taggen anderer Teammitglieder stellen sicher, dass alle über den Fortschritt informiert sind. So bleibt jeder auf dem Laufenden, und reibungslose Übergänge zwischen abhängigen Aufgaben sind einfach zu gewährleisten.
Abschließende Gedanken: Der kritische Pfad erleichtert das Projektmanagement in vielen Fällen
Die Methode des kritischen Pfades (CPM) ist eine wertvolle Technik zur Projektplanung und -verwaltung. Sie hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren, Ressourcen zuzuweisen und sicherzustellen, dass komplexe Projekte im Zeitplan bleiben.
Obwohl CPM häufig in großen Organisationen mit komplexen Projekten verwendet wird, ist sie nicht auf solche Unternehmen beschränkt. Auch kleinere Unternehmen können CPM zur Verwaltung einfacher Projekte nutzen, da sie die gleichen Vorteile bietet.
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