Lead Routing: So schleusen Sie Ihre Leads optimal weiter

Die Weiterleitung heißer Leads an das richtige Mitglied Ihres Teams ist eine grundlegende Strategie zur Verbesserung der Vertriebsleistung.

Effektives Lead-Routing kann Ihre Reaktionszeiten verkürzen und so mehr Verkaufschancen generieren. Außerdem können Sie damit sicherstellen, dass Ihre Sales-Pipeline stets mit qualifizierten Leads gefüllt ist. Kurz gesagt: Je besser Ihr Lead-Management-System organisiert ist, desto eher sind Sie in der Lage, mehr Interessenten in Kunden zu verwandeln und Ihren Umsatz zu steigern.

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Lead-Weiterleitung stellen wir Ihnen eine Liste mit Best Practices vor, mit denen Sie Ihre Leads konsequent an die am besten geeigneten Sales-Reps weiterleiten, Ihre Vertriebseffizienz verbessern und mehr Deals erzielen können.

Lead-Routing: Definition und Ablauf

Der Begriff routing bedeutet im Kontext von Datenbewegungen „Steuerung“. Das Lead-Routing bezeichnet die gezielte Weiterleitung von Kontaktdaten (Leads) in der letzten Phase des Lead-Management-Prozesses.

Nach der Leadgenerierung, Scoring und erfolgreichem Lead-Nurturing wird der Kontaktdatensatz zum passenden Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet, der im besten Fall den Abschluss macht. In der Praxis bezeichnet der Begriff Lead-Routing die Übergabe des Kontakts von der Marketing-Abteilung an den Vertrieb.

Best Practices für die Lead-Weiterleitung

Eine schlichte Art des Lead-Routings kann darin bestehen, dass Sie die Namen Ihrer Teammitglieder in eine Lead-Tracker-Vorlage eingeben und jeden neuen Interessenten einfach manuell dem nächsten Mitarbeitenden auf der Liste zuweisen.

Sie können Ihre Vertriebsergebnisse jedoch verbessern, indem Sie Ihre Regeln für die Lead-Zuordnung auf speziellere Faktoren stützen, wie zum Beispiel:

• Standort und Vertriebsgebiet

• Produktinteresse und Lead-Score

• Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Erfahrung des Verkaufspersonals

In den meisten Fällen ist es noch effizienter, einen automatisierten Lead-Routing-Prozess zu entwickeln.

Workflow automatisieren mit Lead Routing Software

Moderne Lead-Routing-Technologien, wie die automatische Zuordnungsfunktion von Pipedrive, automatisieren den gesamten Prozess für Sie und minimieren den manuellen Arbeitsanteil.

Unabhängig davon, welches Lead-Zuweisungssystem Sie einsetzen, können Sie Ihre Ergebnisse optimieren, indem Sie eine definierte Lead-Weiterleitungsstrategie entwickeln und eine Reihe von bewährten Verfahren einsetzen. Mit ihnen wird jeder Lead dem richtigen Vertriebsmitarbeitenden zugewiesen, ihr Vertriebszyklus beschleunigt, die Konversionsrate verbessert und schließlich der Umsatz geboostet.

1. Entwickeln Sie einen klaren Prozess für die Weiterleitung von Leads

Eine definierte Lead-Weiterleitung ist entscheidend, um jeden generierten Lead dem richtigen Vertriebsmitarbeiter oder -team zuzuweisen. Berücksichtigen Sie dabei folgende Schlüsselelemente:

Kundenprofile und Käufertypen

Identifizieren Sie diejenigen Unternehmen und Entscheidungsträger, die am meisten von Ihrem Angebot profitieren. So richten Sie Ihre Leads auf die ideale Kundschaft aus und verschwenden keine Zeit mit ungeeigneten Interessenten.

Lead-Qualifikation und Bewertungskriterien

Qualifizieren und bewerten Sie Ihre Leads nach Faktoren wie Lead-Quelle, Unternehmensgröße, Einkaufsbefugnis, Budget und Einkaufszeitplan. Das hilft Ihnen, bei der Kontaktaufnahme und Kontaktpflege Prioritäten zu setzen und gezielt nachzufassen.

Tools zur Überwachung und Messung

Nutzen Sie Instrumente zur Leistungsüberwachung, um Engpässe im Prozess zu erkennen. Kennzahlen wie Kundenzufriedenheit, Reaktionszeit, Konversionsraten, Umsatz pro Lead und Verkaufszyklusdauer unterstützen Sie bei der Prozessverbesserung.

2. Fördern Sie Schulungen und Transparenz

Regelmäßige Schulungen tragen zur Verbesserung Ihrer Fähigkeiten bei, Ihre Leads erfolgreich zu qualifizieren und nachzuverfolgen.

Laut einer Verkaufstrainingsstudie der RAIN Group sind gut geführte Verkäufer, die an effektiven Schulungen teilnehmen und regelmäßig gecoacht werden, mit einer um 63 % höheren Wahrscheinlichkeit Spitzenperformer. Durch Lead-Management-Trainings oder Coachings können Sie und Ihre Teams Ihre Kompetenzen auf mehreren Ebenen ausbauen:

• Scoring von Leads und Deal-Closing

• Wissen über die neuesten Trends und Best Practices

• Steigerung Ihrer Vertriebsleistung

Mit Kenntnissen zur Leadqualifizierung und -priorisierung erkennen Sie deutlich schneller diejenigen Leads mit dem höchsten Konversionspotenzial - und verschwenden weniger Zeit und Mühe auf kalte oder unqualifizierte Leads.

Neben der kontinuierlichen Schulung Ihrer Vertriebsteams ist Transparenz bei der Lead-Zuordnung eine weitere Möglichkeit, Ihre Vertriebsergebnisse zu verbessern.

Die Zentralisierung aller Lead-Daten spielt dabei eine wichtige Rolle: Sie sorgt dafür, dass alle Vertriebsmitarbeitenden Zugriff auf sämtliche relevanten Informationen haben, wenn sie in den Kundenkontakt gehen.

Dieses ermöglicht eine zielgerichtete, angenehme Kommunikation und ein personalisiertes Follow-up – was der Kundenbindung zu Gute kommt. Mit Pipedrives Lead-Management beispielsweise wird es leichter für Ihre Teams, Leads zu Kunden zu machen.

Darüber hinaus können Sie Doppelarbeit, Verwirrung und Frustration bei Leads und Teammitgliedern vermeiden, indem alle Vertriebsmitarbeitenden oder Lead-Router in einem gemeinsamen Kreislauf bleiben.

3. Leads kategorisieren und segmentieren

Die strategische Kategorisierung und Segmentierung potenzieller Kunden anhand relevanter Faktoren und demografischer Daten kann die Effizienz Ihres Lead-Weiterleitungssystems steigern. Die Aufteilung hilft Ihnen:

• Jeden neuen Lead zu qualifizieren und zu bewerten

• Qualifizierte Leads an die am besten geeigneten Mitarbeiter weiterzuleiten

• Die Qualität Ihrer Folgegespräche zu verbessern

Lead-Kategorisierung

Durch die Kategorisierung Ihrer Leads können Sie potenzielle Kunden je nach Interesse, Verhalten und Kaufbereitschaft als heiß, warm oder kalt einstufen. So können heiße Leads sofort an den nächsten verfügbaren Vertriebsmitarbeitenden weitergeleitet werden, während warme oder kalte Leads mit Vertriebsmitarbeitern zusammengebracht werden, die sich in den verschiedenen Phasen des Lead-Funnels (auch Sales-Funnel genannt) besonders gut auskennen.

Lead-Segmentierung

Wenn Sie Ihre Leads nach gemeinsamen Merkmalen wie Standort, Branche oder Unternehmensgröße segmentieren, können Sie potenzielle Kunden leichter an Sales Reps in bestimmten Regionen oder an solche mit Erfahrung im Umgang mit bestimmten Käufertypen weiterleiten.

Best Practice für die Gruppierung Ihrer Vertriebskontakte sind folgende Kategorien:

• Branche, Funktion und Standort: Titel Ihres Ansprechpartners, Tätigkeitsbereich des Unternehmens und Standort.

• Größe des Unternehmens: Anzahl der Kunden und Mitarbeiter sowie der Umsatz des Unternehmens.

• Bedürfnisse und Ziele: Probleme oder Herausforderungen des Kontakts und deren Ziele.

• Interessen: Produkt, Dienstleistung, Plan, Funktion oder Ergebnis, an dem der Lead am meisten interessiert ist.

• Budget: Verfügbares oder geplantes Budget.

• Verhalten und Kaufphase: bereits erfolgte Schritte, genutzte Kanäle und ihr aktueller Stand im Kaufprozess.

Die Ordnung Ihrer Sales-Leads liefert Ihnen eine solide Grundlage für die weitere, personalisierte Bearbeitung.

4. Leads zur Optimierung der Produktivität weiterleiten

Ihre Effektivität bei der Umsatzgenerierung bedingt Ihre Produktivität. Optimieren Sie deshalb Ihr Zeitmanagement durch folgende Strategien:

• Automatisierung: Nutzen Sie Lead-Routing-Software, um manuelle Aufgaben zu eliminieren. Dies ermöglicht mehr Zeit für personalisierte Kundeninteraktionen.

• Zentralisierung: Verbessern Sie den Zugang zu Leads und Verkaufsunterlagen in der Pipeline, um die Reaktionszeiten zu verkürzen. Pipedrives Lead-Posteingang kann hier hilfreich sein.

• Analyse: Verwenden Sie Echtzeitdaten, um den Lead-Routing-Prozess zu bewerten und zu optimieren. Bei Verzögerungen können Chatbots sofort auf neue Anfragen reagieren.

5. Ein gesundes Gleichgewicht zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit finden

Ein schneller und gleichzeitig präziser Lead-Zuweisungsprozess kann Ihre Vertriebseffizienz und Konversionsrate erhöhen.

Eingehende Leads schnell zu bearbeiten, um Abwanderung zu vermeiden, ist daher sehr wichtig. Eine internationale Studie hat beispielsweise gezeigt, dass ein Drittel der Kunden erwartet, innerhalb einer Stunde eine Antwort zu erhalten. Um die Lead-Zustellung zu beschleunigen, können Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

• Turnusmäßige oder wechselnde Lead-Zuweisung

• Automatisierte Lead-Routing-Tools mit Antwort-Auslösern und Benachrichtigungen für Vertriebsmitarbeitende

• Neuvergabe von Leads, wenn zugewiesene Mitarbeiter nicht innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens reagieren

Aber: Nicht alle Leads sind gleich. Während eine schnelle Bearbeitung die Reaktionszeiten verkürzt, dient die präzise Zuweisung an den am besten geeigneten Mitarbeiter einer besseren Engagement-Qualität.

Dies ist besonders wichtig, wenn:

• Sie verschiedene Kundentypen anziehen

• Die Anforderungen komplex sind oder der Kaufprozess langwierig ist

• Sie ein spezialisiertes Produkt oder ein komplexes Team haben

Ein kombiniertes Vorgehen, das Geschwindigkeit und Genauigkeit verbindet, ist besonders effektiv. Es empfiehlt sich, dass Sie die Lead-Antwort- und Nachfasszeiten kontrollieren, um das optimale Gleichgewicht zwischen schneller und gezielter Lead-Zuweisung zu finden.

6. Verwenden Sie die richtigen Automatisierungstools

Die Nutzung geeigneter Tools zur Optimierung des Lead-Managements spart Zeit und Arbeit. Sie gewährleistet, dass Ihre Lead-Routing-Methode schnell, fair und effektiv bleibt.

Durch die Automatisierung der Lead-Zuweisung können Sie:

• Sicherstellen, dass jeder Interessent die benötigte Unterstützung erhält

• Einen strukturierten Prozess für Ihre Vertriebsmitarbeiter schaffen

• Zeit sparen und Geschäfte schneller abschließen

Es gibt verschiedene Tools, mit denen Sie die Regeln für die Lead-Zuteilung anpassen, die Lead-Verwaltung automatisieren und jede Verkaufschance optimal ausnutzen. Einige gängige und effektive Tools sind:

• Chatbots für sofortige Antworten auf Kundenanfragen

• Software zur Lead-Bewertung zur Priorisierung von Leads nach Kaufbereitschaft

• E-Mail-Marketing-Automatisierung für personalisierte Kundeninteraktionen

• Social CRM-Tools zur Pflege von Leads über soziale Netzwerke

• Visuelle Schnittstellen für Echtzeit-Überblicke über den Weiterleitungsprozess

Eine optimale Nutzung der Tools erzielen Sie durch den Einsatz der All-in-One-Software von Pipedrive. Mit dem Pipedrive-CRM können Sie eingehende Leads sofort rotieren, benutzerdefinierte Routing-Regeln erstellen und Qualifizierungs- und Priorisierungsfunktionen nutzen, um Leads zu bewerten und personalisierte E-Mail-Nachrichten auszulösen.

7. Prozesse regelmäßig überprüfen und verbessern

Eine regelmäßige Überprüfung Ihrer automatisierten Prozesses oder Ihres manuellen Lead-Routing-Systems ermöglicht es Ihnen, die Performance stetig zu verbessern:

• Sie stellen sicher, dass Sie die aktuellsten und effektivsten Kriterien für die Lead-Zuordnung verwenden.

• Sie erkennen schnell Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale beim Lead-Management.

• Sie können die wichtigsten Faktoren hinsichtlich Ihrer Konversionsrate optimieren, wie etwa Lead-Qualifizierung, Scoring, Priorisierung und Antwort-Workflows.

Das CRM von Pipedrive macht Ihnen die Überprüfung der Ergebnisse einfach: Ein integriertes Sales-Dashboard bietet einen visuellen Überblick über Ihren Lead-Zuordnungsprozess. Sie können Ihre bevorzugten Kennzahlen - wie die Anzahl der nachverfolgten Leads, die Lead-Antwortzeiten und die Anzahl der Leads, die in Geschäfte umgewandelt wurden - verwenden, um sowohl ihre Routing-Workflows als auch die Vertriebsaktivitäten und -ergebnisse nachzuvollziehen, zu messen und zu optimieren.

Darüber hinaus haben Sie Zugriff auf klare, datengestützte Berichte zur Umsatzprognose, die Sie dabei unterstützen, Geschäfte zu priorisieren und Ressourcen effizient zuzuweisen.

Abschließende Gedanken

Durch die konsequente Weiterleitung der richtigen Leads an die passenden Vertriebsmitarbeitenden können Sie mehr Interessenten zu zahlenden Kunden konvertieren.

Die hier beschriebenen Best Practices für die Lead-Weiterleitung haben sich bewährt, um die Zuordnung zu klären, zu optimieren und zu verbessern. Dadurch können Sie und Ihr Team kürzere Reaktionszeiten, einen effizienteren Vertriebsprozess, ein besseres Kundenerlebnis und eine stärkere Kundenbindung erreichen.

Besonders gut funktioniert das mit Tools, die genau darauf spezialisiert sind – beispielsweise die Lead-Distribution-Software von Pipedrive. Testen Sie uns kostenlos für 14 Tage!