Die Priorisierung von Aufgaben ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Der Prozess verbessert die Entscheidungsfindung und verhindert Verzögerungen, indem sichergestellt wird, dass für kritische Aufgaben ausreichend Zeit und Ressourcen vorhanden sind.
Eine der effektivsten Methoden zur Priorisierung von Aufgaben ist die MoSCoW-Methode. Am Ende dieses Artikels wissen Sie, wie die MoSCoW-Priorisierung funktioniert und ob sie die richtige Methode für Ihr Projekt ist.
Was ist die MoSCoW-Methode?
MoSCoW ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, Funktionen oder Anforderungen basierend auf ihrer Bedeutung. Das Modell stellt sicher, dass wesentliche Projektanforderungen auch bei begrenzten Zeitrahmen oder Ressourcen erfüllt werden.
Dai Clegg, ein Softwareentwicklungsexperte bei Oracle, entwickelte die MoSCoW-Methode 1993, um Aufgaben während der schnellen Anwendungsentwicklung (Rapid Application Development, RAD) zu priorisieren. Die Technik ist heute ein beliebtes agiles Framework, das oft von Teams aus den Bereichen Projektmanagement und Softwareentwicklung zur Verwaltung des Product Backlogs verwendet wird.
Was ist das Product Backlog?
Das Product Backlog ist eine priorisierte Liste von Aufgaben und Ergebnissen, die ein Team abschließen muss, um ein neues Produkt zu entwickeln oder zu verbessern. Es ist ein wesentlicher Bestandteil des agilen Projektmanagements, bei dem Teams in iterativen Zyklen oder Sprints arbeiten.
So könnte das Product Backlog aussehen:
Das Ziel der MoSCoW-Methode ist es, Elemente aus dem Backlog basierend auf ihrer Priorität zu adressieren. Teams können die Technik nutzen, um eine Roadmap zu erstellen, welche Aufgaben zuerst bearbeitet werden sollen.
Betrachten Sie zum Beispiel einen Verkaufsprozess. Das Product Backlog umfasst Aufgaben wie den Abschluss von Geschäften, die Optimierung des Verkaufsprozesses und die Verbesserung der Kundenansprache. Das Verkaufsteam verwendet MoSCoW, um die Aufgaben zu identifizieren, die zu höheren Konversionen und Umsätzen führen, und passt das Backlog entsprechend an.
Hinweis: MoSCoW entstand im Rahmen der Dynamic System Development Method (DSDM), einem agilen Framework, das Zusammenarbeit, regelmäßiges Feedback und den höchsten Wert in der kürzesten Zeit für das gesamte Projekt betont.
DSDM wurde in den 1990er Jahren entwickelt, um den Herausforderungen traditioneller, starrer und linearer Projektmanagementansätze zu begegnen.
Innerhalb von DSDM nutzen Teams MoSCoW zur Priorisierung von Aufgaben und Funktionen und liefern in Iterationen Mehrwert für die Endbenutzer.
Wofür steht MoSCoW?
Der Name „MoSCoW“ ist ein Akronym. Jeder Buchstabe steht für eine andere Prioritätsstufe:
Must have (Muss)
Should have (Sollte)
Could have (Könnte)
Won’t have (Vorläufig nicht)
Lassen Sie uns diese Prioritätsstufen genauer betrachten.
Must have (Muss)
Die „Must haves“ sind die kritischen und unverhandelbaren Anforderungen für den Projekterfolg. Angenommen, Sie möchten Ihren Prozess zur Lead-Qualifizierung optimieren und die Konversionsraten verbessern. Ein „Must have“ in diesem Szenario sind klare Kriterien zur Lead-Qualifizierung.
Ihr Sales Team benötigt diese Informationen, um hochwertige Leads von weniger wertvollen Leads zu unterscheiden. Ohne diese Information wird das Projekt scheitern.
Should have (Sollte)
Die „Should haves“ sind für den Projekterfolg hilfreich, aber nicht entscheidend.
Nehmen wir das gleiche Beispiel der Lead-Qualifizierung. Die Automatisierung der Lead-Bewertung gehört in diesem Szenario zur „Should have“-Kategorie. Lead Scoring bedeutet, Leads basierend auf ihrer Verkaufswahrscheinlichkeit zu bewerten.
Das Projekt funktioniert auch ohne diese Automatisierungen. Doch ihre Integration verbessert das Projektergebnis, indem geeignete Leads so schnell wie möglich den richtigen Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden. Dadurch verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Qualifikation von Leads und mehr Zeit mit der Betreuung geeigneter Leads.
Lead Qualification Guide
Could have (Könnte)
Die „Could haves“ (oder „Nice-to-haves“) sind wünschenswerte Anforderungen, die jedoch nicht entscheidend für den Projekterfolg sind. Wenn Zeit und Ressourcen vorhanden sind, können sie integriert werden, aber das Projekt leidet nicht erheblich darunter, wenn sie weggelassen werden.
Ein Beispiel dafür ist die Möglichkeit für Vertriebsmitarbeiter, die Lead-Bewertung nach ihren Vorlieben anzupassen. Dies würde ihnen mehr Kontrolle über priorisierte Leads geben, beeinflusst aber den Projekterfolg nicht direkt. Sie können den Prozess der Lead-Qualifizierung auch ohne diese Funktion optimieren.
Hinweis: Der Hauptunterschied zwischen „Could haves“ und „Should haves“ besteht darin, wie sie das Projektergebnis beeinflussen. Das Weglassen von „Should have“-Aktivitäten hat eine größere Auswirkung, wie die Reduzierung von Funktionalität oder die Veränderung der Benutzererfahrung. „Could haves“ haben einen viel geringeren Einfluss, wenn sie weggelassen werden, etwa durch eine reduzierte Funktionalität ohne Beeinträchtigung der Benutzererfahrung.
Won’t have (Vorläufig nicht)
„Won’t haves“ sind die am wenigsten wichtigen Anforderungen. Sie sind in der Regel:
Ressourcenintensiv
Nicht mit den unmittelbaren Zielen abgestimmt
Von geringerer Priorität als die anderen Aufgaben
Die „Won’t haves“ liegen außerhalb des aktuellen Projektumfangs, bleiben jedoch für eine zukünftige Veröffentlichung im Hinterkopf.
Die Integration nicht-kritischer Systeme – wie Projektmanagement-Tools – ist ein Beispiel für eine „Won’t have“-Aktivität.
Projektmanagementsysteme sind nicht entscheidend für die Optimierung des Lead-Qualifizierungsprozesses, fügen jedoch Mehrwert hinzu. So könnten Verkaufsteams Qualifikationsaufgaben organisieren und verfolgen, selbst wenn sie nicht entscheidend für den Projekterfolg sind.
Vor- und Nachteile der MoSCoW-Methode
Die MoSCoW-Analyse bietet Vor- und Nachteile. Hier sind einige der Hauptgründe für die Nutzung von MoSCoW:
Vorteil | Erklärung |
Die MoSCoW-Methode ist einfach | Sie können die Technik sofort anwenden, wenn Sie verstehen, wie die vier Kategorien funktionieren |
Sie können die Aufgaben mit höchster Priorität auf einen Blick erfassen | Teams können sich auf wesentliche Aktivitäten konzentrieren und damit Zeit und Ressourcen effizient nutzen, um das Projekt abzuschließen |
MoSCoW verhindert Scope Creep | Durch das Setzen klarer Prioritäten zu Beginn des Prozesses wird verhindert, dass die Anforderungen über den ursprünglichen Plan hinaus erweitert werden, ohne dass entsprechende Anpassungen vorgenommen werden |
Jedoch kann diese Technik auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige Nachteile, die Sie bei der Entscheidung über die anzuwendende Methode berücksichtigen sollten:
Nachteil | Erklärung |
Die Priorisierung von Aufgaben ist oft subjektiv | Team-Bias und -Meinungen können dazu führen, dass Aufgaben falsch eingestuft werden, was den Projekterfolg beeinflussen kann |
Feedback von allen Stakeholdern zu erhalten ist kompliziert | Um inkonsistentes Scoring zu vermeiden, benötigen Sie Feedback von allen relevanten Stakeholdern. Die Einbeziehung vieler Entscheidungsträger kann komplex und zeitaufwändig sein. |
MoSCoW berücksichtigt nicht alle Faktoren, die die Reihenfolge von Aufgaben beeinflussen | MoSCoW berücksichtigt keine Faktoren wie Abhängigkeiten, Budgets oder Zeitbeschränkungen, die für eine effektive Terminplanung, Ressourcenallokation und erfolgreiche Projektabwicklung entscheidend sind. |
Schnelle Tipps zur Bewältigung der Herausforderungen von MoSCoW
So können Sie die Nachteile der MoSCoW-Methode ausgleichen:
Sorgen Sie für eine korrekte Kategorisierung, indem Sie alle relevanten Stakeholder in Ihre Diskussion einbeziehen. Sie erhalten eine breite Perspektive, die Ihnen hilft, Prioritäten korrekt einzuordnen.
Das Stakeholder-Mapping erleichtert die Einbeziehung und das Management aller Beteiligten. Der Prozess umfasst die Einteilung der Stakeholder in Gruppen basierend auf ihrem Einfluss oder Interesse am Projekt, wie etwa Entscheidungsträger, Endnutzer oder Beitragende. Die Kategorisierung der Stakeholder erleichtert es, ihr Feedback zu berücksichtigen, ohne den Prozess zu überfordern.
Verwenden Sie eine umfassende Strategie zur Organisation und Planung von Aufgaben, indem Sie die MoSCoW-Technik mit anderen Task-Management-Strategien kombinieren. Kritische Pfadanalyse (CPA) oder die Programm-Auswertungs- und Überprüfungstechnik (PERT) sind Beispiele.
Wie Sie die MoSCoW-Technik zur Priorisierung anwenden
Die MoSCoW-Methode ist nicht komplex, doch es ist wichtig, die richtigen Schritte zu befolgen und das Framework optimal zu nutzen.
Hier sind die Schritte zur Verwendung der MoSCoW-Methode:
1. Listen Sie die Projektergebnisse auf
Projektergebnisse sind messbare Ergebnisse Ihres Projekts. Sie aufzulisten hilft, die Aufgaben zu identifizieren, die erforderlich sind, um sie zu erreichen.
Um Projektergebnisse zu bestimmen, beginnen Sie mit der Definition Ihrer Ziele. Was möchten Sie erreichen? Wenn Ihr Ziel z. B. darin besteht, den Umsatz um 20 % zu steigern, welche Ergebnisse tragen dazu bei? Beispiele könnten sein:
Entwicklung einer neuen Vertriebsstrategie
Erstellung eines besseren Programms für Ihre Vertriebstrainings
Verbesserung des Lead-Qualifizierungsprozesses
Mit diesen Ergebnissen im Blick bestimmen Sie die erforderlichen Aufgaben zur Projektfertigstellung. Für den Lead-Qualifizierungsprozess könnten die Aufgaben z. B. sein:
Recherche zu Branchenstandards für Lead-Qualifizierung
Bestimmen der Lead-Qualifizierungskriterien
Auswahl der Technologie zur Implementierung der Lead-Qualifizierung (wie ein Lead-Scoring-CRM)
Testen der Lead-Qualifizierungstechnologie
Integration der Lead-Qualifizierungstechnologie
Schulung des Verkaufsteams
Einführung des Lead-Qualifizierungsprozesses
Analyse der Ergebnisse und Anpassungen
Diese Aufgaben priorisieren Sie dann mithilfe der MoSCoW-Methode. Gehen Sie für jedes Projektziel ähnlich vor.
So listen Sie alle Projektergebnisse in Pipedrive auf
Verwenden Sie Smart Docs, um alle Projektergebnisse in Pipedrive festzuhalten. Aktualisierungen erscheinen in Echtzeit, was Ihnen ermöglicht, im selben Dokument mit anderen Nutzern zusammenzuarbeiten.
Hinweis: SmartDocs ist ein Pipedrive-Add-on für die Abonnements der Essential- und Advanced-Pläne und ist im Professional-, Power- oder Enterprise-Abonnement enthalten. Erfahren Sie mehr über die Pipedrive-Preispläne.
2. Bestimmen Sie relevante Stakeholder
Ermitteln Sie, welche Stakeholder an der Priorisierungsdiskussion beteiligt sein müssen. Vergleichen Sie dazu die Projektanforderungen mit den Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Wenn deren Rollen entscheidend für den Projekterfolg sind, sollten sie im MoSCoW-Prozess involviert sein.
Zum Beispiel benötigen Sie bei der Erstellung eines neuen Vertriebsworkflows:
Vertriebsmitarbeiter
Vertriebsleiter
Mitglieder des Marketing-Teams
Mitarbeiter des Customer Success
Produktmanager
Produktentwicklungsteam
IT-Teams
Geschäftsführung
Eventuell sind auch externe Stakeholder relevant. Berücksichtigen Sie deren Teilnahme am Unternehmen und ob ihr Input für das Projekt notwendig ist.
So identifizieren Sie relevante Stakeholder in Pipedrive
Gehen Sie zur Nutzerübersicht im Pipedrive-CRM, um einen klaren Überblick über die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten zu erhalten. Ordnen Sie die relevanten Benutzer einem bestimmten MoSCoW-Projekt zu und versammeln Sie alle an einem virtuellen Ort.
3. Führen Sie die MoSCoW-Methode durch
Treffen Sie sich mit den relevanten Stakeholdern, um die MoSCoW-Methode durchzuführen – denken Sie dabei an eine Art Brainstorming-Sitzung. Die Teilnehmer diskutieren ihre Meinungen, schlagen neue Ideen vor und entscheiden, welche Aufgaben in das MoSCoW-Framework passen.
Hier einige Tipps zur Durchführung einer MoSCoW-Priorisierungssitzung:
Planen Sie die Sitzung. Verwenden Sie ein Planungstool, um einen für alle passenden Termin zu finden. Die Priorisierung kann persönlich oder virtuell stattfinden. Arrangieren Sie einen geeigneten Raum für ein persönliches Meeting und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Teilnehmer anwesend sein können. Richten Sie bei einem virtuellen Meeting die notwendige digitale Infrastruktur ein, um eine reibungslose Sitzung zu gewährleisten, z. B. eine kollaborative Videoplattform wie Miro.
Erstellen Sie eine Agenda. Eine Agenda hilft, auf Kurs zu bleiben, was bei einer großen Anzahl von Aufgaben besonders hilfreich ist. Definieren Sie die Sitzungsziele, listen Sie die Hauptthemen auf und setzen Sie für jedes Thema eine Zeitvorgabe. Teilen Sie die Agenda mit den Teilnehmern, damit sie wissen, was sie erwartet und wie sie sich vorbereiten können.
Wählen Sie einen Moderator. Auch gutwillige Personen können Meetings dominieren und verhindern, dass andere zu Wort kommen. Ein Moderator sorgt dafür, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äußern. So erhalten Sie umfassenden Kontext, der eine korrekte Kategorisierung der Aufgaben sicherstellt.
So planen Sie eine MoSCoW-Methodesdiskussion in Pipedrive
So können Sie das Planungstool von Pipedrive verwenden, um das Meeting zu organisieren:
Fügen Sie Notizen oder andere relevante Informationen zur Einladung hinzu (z. B. die Agenda)
Senden Sie die Einladung an das Projektteam
Das untenstehende Bild zeigt, wie einfach es ist, ein Meeting in Pipedrive zu planen.
Sobald Datum, Uhrzeit und Dauer des Events festgelegt sind, sind Sie startklar.
4. Dokumentieren Sie die Kategorisierung
Führen Sie ein Protokoll über die vereinbarten Prioritäten. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun:
Erstellen Sie eine Matrix, die die Prioritäten in die vier Kategorien der MoSCoW-Methode aufteilt.
Verwenden Sie ein Dokument, um sie zu notieren, und listen Sie die Aufgaben unter den jeweiligen Kategorie-Überschriften auf.
Ein Beispiel für die MoSCoW-Matrix
Eine MoSCoW-Matrix eignet sich gut, wenn Sie mehrere Aufgaben oder Funktionen nebeneinander vergleichen müssen. Sie hilft insbesondere bei komplexen Projekten, da sie eine gleichzeitige Visualisierung aller Aufgaben und Prioritäten ermöglicht.
Ein Dokument ist nützlich, wenn Sie weniger Anforderungen haben oder zusätzliche Beschreibungen und Erklärungen hinzufügen möchten, warum bestimmte Aufgaben in bestimmten Kategorien gelistet sind.
So dokumentieren Sie Prioritäten in Pipedrive
Es gibt mehrere Möglichkeiten, MoSCoW-Prioritäten in Pipedrive zu dokumentieren:
Verwenden Sie Smart Docs, um Ihre Meetingprotokolle in eine Aufzählungsliste von Prioritäten zu verwandeln.
Nutzen Sie die Prioritätslabels für Aktivitäten in Pipedrive, um Aufgaben zu kategorisieren.
Erstellen Sie Projektphasen, die mit den Kategorien im Framework übereinstimmen, und weisen Sie diesen Phasen Aufgaben zu.
Hinweis: Um Aufgaben zu Pipedrive-Projekten hinzuzufügen, suchen Sie die Schaltfläche „+ Aufgabe“ unter dem Plan-Tab. Alternativ können Sie die Option „+ Aufgabe“ unterhalb Ihrer Phasen verwenden, um eine Aufgabe direkt dieser Phase hinzuzufügen. Klicken Sie auf Speichern, und die neue Aufgabe wird in der angegebenen Projektphase angezeigt.
5. Überprüfen und passen Sie die Prioritäten bei Bedarf an
Prioritäten können sich je nach veränderten Ergebnissen und Anforderungen verschieben – insbesondere in agilen Projekten. Falls dies passiert, kehren Sie zur Priorisierung zurück und aktualisieren Sie sie bei Bedarf.
Angenommen, Sie setzen einen neuen Verkaufsprozess in verschiedenen Iterationen (Sprints) mit der MoSCoW-Methode um. Nach mehreren Sprints stellen Sie fest, dass eine Anpassung der Prioritäten erforderlich ist.
Eines Ihrer „Must haves“ ist beispielsweise die Integration von Social Media für die Leadgenerierung. Doch das Verkaufsteam nutzt diese Funktion kaum, da die meisten hochwertigen Leads aus anderen Quellen wie automatisierten E-Mail-Nachrichten kommen.
Sie kehren zu Ihrer MoSCoW-Matrix (oder dem Dokument) zurück und passen es an. Die Lead-Generierung über Social Media wird zu einem „Could have“, und Sie fügen die automatisierten E-Mail-Nachrichten als „Must have“ hinzu.
So passen Sie Prioritäten in Pipedrive an
Das Anpassen von Prioritäten in Pipedrive ist schnell und einfach. Verwenden Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Aufgaben zwischen den Projektphasen (Ihren MoSCoW-Kategorien) zu verschieben. Wenn Sie Smart Docs verwendet haben, um Ihre Prioritäten aufzulisten, können Sie Text kopieren und in Aufgaben einfügen.
Hinweis: Setzen Sie Erinnerungen in Pipedrive, damit Sie daran denken, Ihre MoSCoW-Prioritäten regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Besuchen Sie den Pipedrive Marketplace und integrieren Sie Tools wie GReminders und Acuity Scheduling.
Ist die MoSCoW-Priorisierung die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?
Betrachten wir Situationen, in denen die MoSCoW-Technik nützlich ist:
Zur Priorisierung von Aufgaben in großen und komplexen Projekten. Wenn Sie viele Aufgaben jonglieren, hilft MoSCoW dabei, die wichtigsten Aktivitäten zu identifizieren und sicherzustellen, dass das Projekt abgeschlossen wird.
Für die Verwaltung agiler Projekte. Mit der MoSCoW-Technik priorisieren Sie Aufgaben, die in jedem Sprint den höchsten Mehrwert für die Endnutzer bieten.
Die MoSCoW-Methode ist jedoch nicht für jedes Projekt geeignet. Es gibt Einschränkungen, die Sie berücksichtigen sollten (wie oben beschrieben). Beispielsweise ist die Technik weniger geeignet, wenn Sie Abhängigkeiten bestimmen oder Budget und Ressourcen abwägen müssen.
Allerdings ist sie hilfreich in Kombination mit anderen Projektmanagementstrategien, wie der RACI-Matrix.
Die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) klärt Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt. Ein schneller Überblick zur Zuweisung von Aufgaben in der RACI-Matrix:
Responsible – Die Person oder Personen, die die Arbeit ausführen
Accountable – Die Person, die für die Aufgabe oder das Projekt verantwortlich ist
Consulted – Personen, die Input geben, bevor die Arbeit abgeschlossen wird
Informed – Personen, die über den Projektfortschritt informiert werden müssen, ohne an der Arbeit selbst beteiligt zu sein
Während die MoSCoW-Methode die Prioritäten festlegt, sorgt die RACI-Matrix für Klarheit bei den Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Kombination dieser Techniken bietet einen umfassenden Ansatz zur Verwaltung und Planung von Projektaufgaben.
Abschließende Gedanken
Die MoSCoW-Methodestechnik hilft Ihnen, Projektaufgaben und Initiativen zu kategorisieren. Sie ist einfach anzuwenden und leicht anzupassen, was sie ideal für agile Projekte macht.
Doch sie hat auch ihre Schwächen: Das Framework berücksichtigt beispielsweise nicht immer wichtige Faktoren wie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Daher ist es sinnvoll, MoSCoW in Kombination mit anderen Task-Management-Methoden einzusetzen.
Falls Sie bereit sind, Ihr Aufgabenmanagement zu verbessern, bietet Pipedrive eine intuitive CRM-Plattform, die Ihnen hilft, Projekte zu verwalten, die Sales-Pipeline zu optimieren, Leads zu verfolgen und Abschlüsse zu tätigen – alles an einem Ort. Legen Sie jetzt los!
