Effiziente Betriebsabläufe sind das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens, besitzen sie doch ein hohes Optimierungspotenzial: von Kosteneinsparungen bis hin zur Kundenzufriedenheit. Genau dafür ist das operative Management, auch „Operations-Management“ genannt, verantwortlich
In diesem Artikel erfahren Sie, was operatives Management ist und warum es für jedes Unternehmen, das nachhaltiges Wachstum anstrebt, unerlässlich ist.
Sie lernen die wichtigsten Methoden und Fähigkeiten kennen, die für ein besseres Operations-Management erforderlich sind, sowie einen schrittweisen Prozess zur Implementierung eines effektiven Operations-Managements in Ihrem Unternehmen.
Definition von Operations-Management: Der Begriff „Operations-Management“ umfasst die Praxis der Organisation und Optimierung aller Prozesse, die mit der Produktion von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen verbunden sind.
Operatives Management ist dafür verantwortlich, Unternehmensressourcen - wie Arbeitskraft, Materialien und Technologien - effektiv in hochwertige Produkte oder Dienstleistungen umzuwandeln.
Es betrifft nahezu jeden Aspekt eines Unternehmens, vom Tagesgeschäft bis zur langfristigen strategischen Planung, und hat das Ziel, die Effizienz sowie die Wirtschaftlichkeit insgesamt zu verbessern.
Das operative Management, auch Betriebsmanagements genannt, umfasst zahlreiche Elemente, dazu gehören:
Bestandsmanagement: Verfügen Sie über die richtige Menge an Rohstoffen und Fertigprodukten? Ist der Lagerbestand zu klein, können Sie die Kundennachfrage nicht befriedigen, ist er zu hoch, führt dieses zu unnötigen Lagerkosten und Unwirtschaftlichkeit.
Projektmanagement: Jedes Unternehmen besteht aus einer Reihe kleiner, miteinander verbundener Projekte mit unterschiedlichen Teilaufgaben, Prozessen und Zielen. Das richtige Management jedes Projekts trägt zur Gesamteffizienz des Unternehmens bei.
Qualitätskontrolle: Alle von Ihnen hergestellten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen müssen die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen (und im Idealfall übertreffen). Ein strukturierter Qualitätsmanagementprozess hilft, potenzielle Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie den Kunden erreichen.
Workflow-Management: Kontrollieren und optimieren Sie jeden Arbeitsschritt, um so effizient wie möglich zu arbeiten. Optimierte Arbeitsabläufe steigern die Produktivität und senken die Kosten, so dass Sie reibungslos arbeiten und schnell auf Veränderungen reagieren können.
Erstellen Sie Prognosen: Wenn Sie die Kundennachfrage vorhersagen können, vermeiden Sie Probleme wie Überproduktion oder zu geringe Lagerbestände. Anhand historischer Daten, der Analyse von Markttrends und Gesprächen mit Ihren Kunden können Sie den künftigen Bedarf genauer einschätzen und entsprechend planen.
Risikomanagement: Hoffen Sie auf das Beste, aber bereiten Sie sich auf das Schlimmste vor. Die Bewertung potentieller Risiken gehört zu den Aufgaben von Betriebsleiterinnen und -leitern, zum Beispiel Verzögerungen in der Lieferkette oder Geräteausfälle. Für solche Fälle erstellen sie Notfallpläne, die den Geschäftsbetrieb schützen.
Der Unterschied zwischen Supply-Chain-Management und Operations- Management
Obwohl beide Komponenten ähnliche Funktionen und Ziele haben, nämlich Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, arbeitet das Operations Management auf einer übergeordneten Ebene. Sein Ziel ist es zusätzlich, auch innerhalb des Unternehmens sämtliche Prozesse zu verbessern, wogegen das Supply-Chain-Management sich eher mit dem Produktfluss über mehrere Unternehmen hinweg befasst, also von den Rohstoffen bis zu den ausgelieferten Waren.
Kernmethoden des Operations-Managements
Das operative Management verwendet erprobte Rahmen zur Verbesserung der Betriebsabläufe. Es richtet Ihre Prozesse an Best Practices ausg und schafft einen ein einheitlicheren Ansatz im gesamten Unternehmen.
Folgende Methoden haben sich für das Betriebsmanagement besonders bewährt:
Six Sigma
Six Sigma ist eine Sammlung von Werkzeugen und Techniken zur Reduzierung von Fehlern und Schwankungen. Der DMAIC-Rahmen (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren) hilft Ihnen, systematisch konsistentere und qualitativ bessere Ergebnisse zu erzielen.
Ein Automobilhersteller könnte beispielsweise Six Sigma einsetzen, um Fehler in der Produktion zu minimieren. Mithilfe des DMAIC-Prozesses könnten die Ursachen (etwa Bediener, die unterschiedliche Einstellungen verwenden) ermittelt und die Verfahren für eine bessere Standardisierung aktualisiert werden.
Lean Management
Lean Management zielt darauf ab, diejenigen Teile Ihrer Prozesse zu eliminieren, der keinen Mehrwert für den Kunden oder Endbenutzer bieten. Lean Management stammt aus dem Toyota-Produktionssystem und konzentriert sich auf kontinuierliche Prozessverbesserung und Abfallminimierung für einen effizienteren Arbeitsablauf.
Ein SaaS-Unternehmen könnte beispielsweise feststellen, dass seine Kundensupport-Teams zu lange für die Lösung bestimmter Probleme brauchen. Es könnte dann unnötige Schritte in seinem Supportprozess identifizieren und eliminieren.
Theorie der Einschränkungen (Theory of Constraints)
Die Theorie der Einschränkungen (Theory of Constraints, TOC) konzentriert sich auf die Suche und das Management der „Einschränkung“ oder des Engpasses, der die Gesamtleistung des Systems einschränkt. Durch die Beseitigung des Engpasses können Operations-Manager den Durchsatz erhöhen und die Produktivität optimieren.
Beispielsweise könnte es in einem E-Commerce-Unternehmen regelmäßig zu Verzögerungen beim Versand von Bestellungen kommen. Mit TOC kann der Engpass (wie zum Beispiel das Verpacken von Waren für den Versand) identifiziert und diesem Arbeitsschritt mehr Ressourcen zugewiesen werden.
Reengineering von Geschäftsprozessen
Business Process Redesign (BPR) regt zu der interessanten Frage an, wie Ihre Prozesse aussehen würden, wenn Sie noch einmal von vorne anfangen könnten. Anstatt geringfügige Anpassungen an bestehenden Arbeitsabläufen vorzunehmen, bedeutet BPR meist, die Grundlagen jedes einzelnen Schrittes zu überdenken und den gesamten Prozess neu zu gestalten.
Ein Beispiel: Eine Unternehmensberatung könnte BPR nutzen, um ihren Onboarding-Prozess zu überarbeiten und ein umständliches papierbasiertes System durch eine neue digitale Onboarding-Plattform zu ersetzen.
Warum ist Operatives Management wichtig?
Das operative Management spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg jedes Unternehmens. Die Optimierung jedes einzelnen Teils Ihres Produktions- oder Dienstleistungsprozesses versetzt Ihr Unternehmen besser in der Lage, eine qualitativ hochwertige Lösung zu liefern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Eine kürzlich durchgeführte Studie hat beispielsweise gezeigt, dass ein effektives Betriebsmanagement die Rentabilität steigert und in Kombination mit einem guten Supply-Chain-Management noch bessere Ergebnisse erzielt.
Hier sind vier spezifische Vorteile, die ein starkes Operations Management Programm mit sich bringt:
1. Effizienzsteigerung und Kostensenkung
Ziel des operativen Managements ist es, alle Ressourcen wie Personal, Material und Zeit optimal zu nutzen. Durch die Optimierung von Workflows und die Reduzierung von unwirtschaftlichen Faktoren können Kosten gesenkt werden, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Beispielsweise können durch eine sorgfältige Planung der Lagerbestände und Produktionspläne Überbestände vermieden und die Lagerkosten gesenkt werden. Dadurch wird Kapital für andere betriebliche Belange frei.
2. Höhere Kundenzufriedenheit
Wenn Sie Ihre Produkte in besserer Qualität und zu niedrigeren Kosten herstellen und verkaufen können, übertreffen Sie vermutlich die Erwartungen Ihrer Kunden und verstärken die Kundenbindung. Auch führt die Optimierung jedes individuellen Schrittes des Produktions- und Lieferprozesses zu einem schnelleren und zuverlässigeren Service und verringert das Fehlerrisiko.
Strenge Qualitätssicherungsmaßnahmen helfen Ihnen darüber hinaus, potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben. In der Folge erreichen nur tadellose Produkte Ihre Kunden. Optimierte Arbeitsabläufe und ein verbessertes Bestandsmanagement helfen Ihnen außerdem, sich an Veränderungen der Nachfrage anzupassen, Verzögerungen zu minimieren und die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten.
3. Besseres Risikomanagement und höhere Widerstandsfähigkeit
Ein großer Teil des Betriebsmanagements besteht darin, potenzielle Risiken zu identifizieren und Strategien zur Risikominderung zu entwickeln. Sie können beispielsweise Ausfallzeiten minimieren und die Stabilität Ihres Unternehmens schützen, indem Sie mit Hilfe eines integrierten Risikomanagements (IRM) mögliche Störungen wie Verzögerungen in der Lieferkette oder plötzliche Nachfrageverschiebungen bewerten und sich darauf vorbereiten.
Durch die Diversifizierung von Lieferanten und die Einführung flexibler Arbeitsabläufe können Sie sich zum Beispiel im Bedarfsfall schnell an Veränderungen anpassen und so auch bei unerwarteten Ereignissen Kontinuität gewährleisten.
Ein weiterer Schwerpunkt des Betriebsmanagements ist demnach die Erstellung von Notfallplänen. Diese versetzen das Unternehmen in die Lage, proaktiv auf Herausforderungen zu reagieren und in einem volatilen Markt widerstandsfähig zu bleiben.
Schlüsselkompetenzen für effektives Operations-Management
Gutes Betriebsmanagement erfordert eine besondere Mischung von Skills, die von technischem Fachwissen bis hin zu ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten reichen.
Folgende Fähigkeiten sind vorteilhaft für das Betriebsmanagement-Team:
1. Problemlösung
Operations Manager werden häufig mit Herausforderungen wie Produktionsengpässen oder Unterbrechungen in der Lieferkette konfrontiert. Eine ausgeprägte Problemlösungsfähigkeit, also das Definieren und Lösen des Problems ist für sie besonders wertvoll, damit so wenig Unterbrechungen wie möglich vorkommen.
Wenn beispielsweise eine Produktionsanlage unerwartet ausfällt, müssen Sie möglicherweise Ihren Arbeitsablauf anpassen, um die Produktion im Zeitplan zu halten.
Probleme können auch weniger offensichtlich sein, ein allmählicher Anstieg der Produktionskosten oder der Durchlaufzeiten sind Beispiele für schleichende Schwierigkeiten. Eine gute Problemlösungskompetenz ermöglicht es Ihnen, tiefer zu graben, Muster zu entdecken und zugrunde liegende Ursachen zu durchschauen, die möglicherweise nicht sofort für jeden ersichtlich sind.
2. Stakeholder-Management
Der Bereich Operations deckt so viele verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens ab, dass Operations Manager in der Lage sein müssen, mit allen verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten. Dazu gehören auch Abteilungsleiter und Mitarbeiter mit Kundenkontakt. Gute Kommunikationsfähigkeiten sind sehr wichtig, damit alle Beteiligten die Erwartungen, Zeitpläne und etwaige Änderungen im Workflow verstehen und mittragen.
Darüber hinaus verbessern gute Beziehungen zu Lieferanten und anderen wichtigen Partnern die Zusammenarbeit und können Ihnen helfen, bessere Bedingungen auszuhandeln oder Probleme schnell zu lösen.
3. Datenanalyse und Entscheidungsfindung
Operations-Manager sind auf Daten angewiesen. Um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, müssen Sie notwendigerweise wissen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht - seien es Vertriebszahlen, Kundennachfrage, Lagerbestände oder Produktionsquoten.
Die Analyse dieser Daten ist noch aus einem anderen Grund wichtig, denn sie dient als Grundlage für die Prognose der zukünftigen Nachfrage. Auf Basis einer sicheren Prognose können Sie zeitig geeignete Anpassungen vornehmen, etwa indem Sie zusätzliche Rohstoffe von anderen Lieferanten beziehen oder die Produktionspläne abändern.
4. Liebe zum Detail
Auch kleine Details können einen großen Einfluss auf Ihre Betriebsabläufe haben. Aus diesem Grund sollten Operations-Manager jeden Prozessschritt genau im Blick haben. Denn auf diese Weise erkennen Sie Probleme, bevor sie eskalieren.
Ein Beispiel: Im Bereich des operativen Fertigungs-Managements sollten Sie eindeutige Spezifikationen erstellen - und kontrollieren, dass jedes Produkt diesen Spezifikationen entspricht. Im Dienstleistungssektor kann dies bedeuten, die Details von Kundenaufträgen zu überprüfen, sodass Fehler und Verzögerungen vermieden werden, die Ihre Kundinnen und Kunden verärgern könnten.
Was gehört zum Operations-Management?
Die Aufgaben und Zuständigkeiten von Operations-Managern variieren je nach Branche und Art des Unternehmens:
Wenn Sie die Rolle des Operations-Managers übernehmen, gibt es aber einige Kernaufgaben, für die Sie wahrscheinlich verantwortlich sein werden:
Überwachung von Produktion oder Dienstleistungserbringung. Sie sorgen dafür, dass die Produktion oder die Erbringung Ihrer Dienstleistungen pünktlich, im Rahmen des Budgets, in der erforderlichen Qualität und zur Zufriedenheit der Kundschaft erfolgt.
Koordinierung verschiedener Abteilungen. Sie arbeiten mit anderen Abteilungen (etwa Vertrieb, Marketing und Finanzen) zusammen, um die Gesamtleistung zu verbessern. Außerdem bringen Sie das Ressourcenmanagement und die Zeitpläne mit den Unternehmenszielen in Einklang.
Verwaltung von Lieferketten und Lagerbeständen. Sie erstellen Prognosen der zukünftigen Nachfrage (basierend auf Verkaufsdaten und Markttrends), bauen starke Lieferantenbeziehungen auf und überwachen die Lagerbestände. Damit stellen Sie sicher, dass Materialien und Produkte dann verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.
Implementierung und Überwachung von Qualitätsstandards. Legen Sie Qualitätsstandards fest und führen Sie regelmäßige Kontrollen durch, sodass die Erwartungen stets erfüllt werden. Gehen Sie Qualitätsprobleme sofort an und ergreifen Sie Maßnahmen, um ein erneutes Auftreten zu verhindern.
Erstellen und optimieren Sie Prozesse. Streben Sie eine ständige Prozessoptimierung an. Dazu entwickeln Sie individuelle Managementprozesse und wenden Methoden zur Verbesserung der Abläufe an. So wird die Produktivität gesteigert, Verschwendung reduziert und die Rentabilität insgesamt erhöhen.
Kurz gesagt, Betriebsmanager stimmen die Ressourcen, Mitarbeiter und Prozesse des Unternehmens optimal aufeinander ab. Sie sorgen dafür, dass jedes der genannten Element ordnungsgemäß funktioniert und zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt.
Operatives Management: Transformation durch Technologie
Technologie ist zu einem integralen Bestandteil des modernen Betriebsmanagements geworden. Mit den richtigen Werkzeugen können Operations-Manager kontinuierliche Verbesserungen erreichen. Datengestützte Erkenntnisse, hohe Präzision und fundierte Entscheidungen sind Ihre Operationsbasis.
Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme
ERP-Systeme führen Daten aus verschiedenen Abteilungen, wie Finanzen, Lagerhaltung und Personal, auf einer einzigen Plattform zusammen und bieten Operations-Managern einen umfassenden Überblick über die Unternehmensleistung. Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten zu Lagerbeständen, Produktionsplänen und Personal helfen ERP-Systeme dabei, Ressourcen effektiv zu nutzen, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.
Systeme für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
CRM-Software liefert wertvolle Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben von Kunden, wie frühere Käufe oder Kommunikation. Operations-Manager können diese Daten nutzen, um die Produktion an die Kundennachfrage anzupassen, Lagerbestände zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Durch die Zentralisierung von Kundendaten verbessern CRM-Systeme wie Pipedrive die Zusammenarbeit zwischen Verkaufs-, Marketing- und Betriebsteams und informieren über bevorstehende Kampagnen oder neue Produkteinführungen.
Das griechische Unternehmen AGT Engineering and Operations Services beispielsweise, konnte seinen Umsatz nach der Integration von Pipedrive um 161 % steigern. Die Prognose zukünftiger Markttrends gelingt dem Unternehmen nun mühelos auf der Grundlage historischer Daten.
Tools für die Datenanalyse und Business Intelligence (BI)
Datenanalyseplattformen bieten Echtzeiteinblicke in KPIs, wie Produktionsraten und Lieferzeiten.
Als Betriebsleister setzen Sie derartige Daten ein, um schnelle Entscheidungen zur Leistungsoptimierung zu treffen. In der Fertigung kann die Datenanalyse beispielsweise den Wartungsbedarf von Anlagen vorhersagen und Ausfallzeiten reduzieren, indem Probleme rechtzeitig behoben werden.
In ähnlicher Weise können BI-Reporting-Tools historische Daten analysieren und Trends aufzeigen. Operations-Manager prognostizieren damit den Bedarf, erkennen Engpässe und und optimieren Arbeitsabläufe. Software wie Grow kann in Ihr CRM integriert werden, um BI-Berichte in visuellen Dashboards wie folgendem zu erstellen:
Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI)
Viele der oben genannten Tools, wie CRM- und ERP-Software nutzen bereits Automatisierung und künstliche Intelligenz, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Beispielsweise können KI-gestützte CRM-Systeme Kundendaten analysieren, um das Kaufverhalten vorherzusagen. Die Automatisierung von Workflows auf der anderen Seite spart Zeit für sich wiederholende Verwaltungsaufgaben, so dass sich Operations-Manager auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Der Einsatz von KI und Automatisierung ist hier jedoch noch nicht zu Ende.
So kann KI beispielsweise in der Fertigung zur automatisierten Qualitätsprüfung eingesetzt werden: Algorithmen des maschinellen Lernens können durch die Analyse von Produktbildern oder Sensordaten Fehler in Echtzeit erkennen, sodass Sie nur Artikel verpacken und versenden, die Ihren Standards entsprechen.
In einem aktuellen Fall hat IBM KI und Automatisierung bei der Zusammenarbeit mit einem Automobilhersteller erfolgreich eingesetzt: Das Verfahren der KI-gestützten Inspektionen hat dazu geführt, dass Probleme noch im Werk erkannt und behoben wurden, sodass Fehler und Ausfallzeiten reduziert werden konnten.
Implementierung der Operations-Management-Strategie
Die Implementierung einer effektiven Strategie für das Operations-Management erfordert eine sorgfältige Planung. Zudem sollte der Vorsatz der kontinuierlichen Verbesserung vorliegen.
Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie bei der Entwicklung einer Strategie für das Betriebsmanagement für effektivere Prozesse unterstützen soll.
Schritt 1: Klare Ziele definieren
Definieren Sie zunächst die Ziele Ihrer Strategie für das operative Management. Allgemeine Ziele können die Steigerung der Produktionseffizienz, die Senkung der Kosten, die Erhöhung der Kundenzufriedenheit oder die Verbesserung der Produktqualität sein.
Verwenden Sie das SMART-Rahmenkonzept, um klare und sinnvolle Ziele zu formulieren.
Ein Fertigungsunternehmen könnte sich zum Beispiel zum Ziel setzen, die Produktionszeit im nächsten Quartal um 20 % zu reduzieren. Das Ziel ist spezifisch, messbar (20 %), erreichbar - basierend auf vorhandenen Ressourcen -, relevant für die Unternehmensziele und terminiert auf drei Monate.
Schritt 2: Analyse der aktuellen Prozesse und Identifizierung von Lücken
Der nächste Schritt ist die Durchführung eines Prozessaudits. Untersuchen Sie Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe, um zu durchdringen, wie jeder Teil des Unternehmens derzeit funktioniert. Achten Sie auf Hindernisse, Redundanzen und Ineffizienzen.
Ordnen Sie jeden Input, beispielsweise Materialien, Personal und Technologie, seinem Output, also fertige Produkte oder Dienstleistungen, zu. So erhalten Sie eine Landkarte darüber, wie die Ressourcen durch den Prozess fließen und wo Sie Verbesserungen vornehmen können.
Unser Fertigungsunternehmen könnte etwa feststellen, dass es aufgrund manueller Qualitätskontrollen sehr viel Zeit für die Produktprüfung aufwendet.
Tipp: Nutzen Sie die Daten aus Ihrem ERP- oder CRM-System, um Muster in den verschiedenen Prozessen zu erkennen und konkrete Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Betriebsabläufe zu entwickeln.
Schritt 3: Wählen Sie eine geeignete Methodik
Anstatt sich auf Versuch und Irrtum zu verlassen, erhöht die Verwendung eines anerkannten Frameworks Ihre Erfolgschancen zur Erreichung Ihrer Ziele. Es bietet Ihnen einen strukturierten, bewährten Weg zur Verbesserung.
Wählen Sie einen Rahmen oder eine Methodik, die Ihren Zielen entspricht. Wenn Sie versuchen, überflüssige Schritte in Ihrem Prozess zu eliminieren, kommt die Lean Management-Methode für Sie in Frage. Wenn Ihr Ziel aber darin besteht, Qualität und Konsistenz zu verbessern, könnte Six Sigma besser geeignet sein.
Die genannten Strategien sind aber nicht als Patentrezept zu verstehen. Daher müssen Sie die gewählte Methode höchstwahrscheinlich an Ihre Branche, die Größe Ihres Unternehmens und Ihre spezifischen Herausforderungen anpassen.
Im Fall unseres Herstellers trägt Lean Management dazu bei, Unwirtschaftlichkeit zu vermeiden und Workflows zu optimieren. Das Unternehmen kann den Rahmen dazu nutzen herauszufinden, welche es reduzieren oder ersetzen kann, zum Beispiel überflüssige oder zu ausgiebige Inspektionen.
Schritt 4: Neue Arbeitsabläufe entwerfen und dokumentieren
Sobald Sie eine passende Methodik ausgewählt haben, verwenden Sie diese, um neue Arbeitsabläufe zu entwerfen und zu dokumentieren. Erstellen Sie eine detaillierte Prozesslandkarte, in der jeder Schritt und die benötigten Ressourcen klar definiert sind.
Ziel ist es, einen optimierten Arbeitsablauf aufzusetzen, der alle ineffizienten Prozesse und Engpässe, die Sie in Ihrer Analyse gefunden haben, beseitigt. Dokumentieren Sie jeden Schritt, um Konsistenz zu gewährleisten und eine Schulungsreferenz bereitzustellen. Diese ist hilfreich für Ihr Team, das den neuen Prozess mittragen muss.
In unserem Beispiel aus der Fertigungsindustrie könnte das Unternehmen einen Workflow neu gestalten, um automatisierte Qualitätsprüfgeräte einzuführen und die Änderung in einer neuen Standardarbeitsanweisung (SOP) zu dokumentiert.
Schritt 5: Ressourcen zuweisen
Wenn neue Workflows eingeführt wurden, benötigen Sie die richtigen Ressourcen, um jeden Schritt angemessen zu unterstützen.
Schätzen Sie ab, wie viel Personal, Ausrüstung, Budget und Material für jeden Teil des Prozesses erforderlich sind. Weisen Sie die Ressourcen auf der Grundlage Ihrer aktualisierten Arbeitsabläufe zu und stellen Sie sicher, dass alle Teams über die für ihre Arbeit erforderlichen Ressourcen verfügen.
Wenn beispielsweise ein neuer Arbeitsablauf zusätzliche Maschinen oder Spezialwerkzeuge erfordert, um effizient zu bleiben, stellen Sie sicher, dass diese dem entsprechenden Personal zur Verfügung stehen. Eine angemessene Ressourcenzuweisung hilft, Verzögerungen zu vermeiden, und schafft eine solide Grundlage für die Umsetzung der Geschäftsstrategie.
Im Falle unseres Herstellers müsste das Unternehmen folglich in neue Qualitätskontrollausrüstung investieren.
Schritt 6: Implementierung der richtigen Technologie
Die Auswahl und Implementierung der richtigen IT-Tools ist entscheidend, um Ihre neuen Arbeitsabläufe zu unterstützen und Ihre Ziele zu erreichen.
Implementieren Sie Tools wie ERP-Systeme, CRM-Software oder Datenanalyseplattformen, um Informationen zu zentralisieren und die Effizienz zu steigern. Achten Sie besonders auf Technologien, die Ihren definierten Zielen und Prioritäten entsprechen.
Um Irritationen zu vermeiden, empfiehlt sich die schrittweise Einführung der neuen Technologie. Testen Sie sie in Etappen, um sicherzustellen, dass sie reibungslos mit Ihren bestehenden Tools und Prozessen zusammenarbeitet.
Ein CRM-System beispielsweise, ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie die Kundenzufriedenheit und die Verkaufsprognosen verbessern wollen. Datenanalysetools geben Ihnen darüber hinaus wertvolle Einblicke in den Lagerumschlag oder die Produktionsraten liefern.
Unser Hersteller könnte zum Beispiel ein ERP-System integrieren, um seine Produktionsdaten zu überwachen und die Ergebnisse seines neuen automatisierten Inspektionsprozesses zu verfolgen.
Schritt 7: Schulung des Teams
Sobald die Arbeitsabläufe, Ressourcen und Technologien vorhanden sind, sollten Sie sich auf die Schulung Ihres Teams konzentrieren. Wichtig für das Gelingen ist, dass alle Mitarbeitenden die veränderten Verantwortlichkeiten verstehen und sich sicher genug fühlen, die neuen Prozesse auszuführen.
Schulungen oder Workshops für Ihre Mitarbeitenden sind unabdingbar, damit sie sich mit der neuen Technologie vertraut machen können, die aktualisierten Arbeitsabläufe erlernen und ihre Rollen verstehen.
Bieten Sie ihnen auch einen niedrigschwelligen, einfachen Zugang zu unterstützenden Ressourcen wie Leitfäden oder Videos an, damit sich die Mitarbeitenden schnell anpassen können. Ermutigen Sie dazu, Fragen zu stellen, und sammeln Sie Feedback, um Herausforderungen frühzeitig anzugehen und den Übergang zu erleichtern.
Unser Fertigungsunternehmen könnte beispielsweise Schulungen zur richtigen Verwendung von automatisierten Prüfgeräten und ERP-Software anbieten.
Leitfaden zur Führung von Vertriebsteams
Schritt 8: Performance überwachen und optimieren
Sobald die neuen Prozesse laufen, überwachen Sie ihre Performance daraufhin, dass sie die erwarteten Ergebnisse liefern. Verfolgen Sie die wichtigsten Kennzahlen, die mit Ihren Zielen aus Schritt 1 in Zusammenhang stehen, beispielsweise die Produktionsgeschwindigkeit, Kosteneinsparungen oder Qualitätsverbesserungen.
Überprüfen Sie diese Daten regelmäßig, um Bereiche auszumachen, in denen Anpassungen zu weiteren Effizienzsteigerungen führen können. Die kontinuierliche Optimierung ermöglicht Ihnen kleine, auf einander aufbauende Veränderungen, die im Laufe der Zeit große Wirkung haben können. Sie tragen in jedem Fall dazu bei, dass Ihre Prozesse flexibel bleiben und auf sich ändernde Anforderungen reagieren können.
In unserem Fall würde das Operations-Team den Produktionsprozess mit Hilfe des ERP-Systems erfassen. Abhängig von den Ergebnissen könnte es darüber hinaus nach weiteren Möglichkeiten suchen, um die Produktionszeit zu verkürzen. Wenn das Team diesen Bereich ausreichend bearbeitet hat, kann der Prozess mit einem neuen Ziel oder einer neuen Zielsetzung neu gestartet werden.
Abschließende Gedanken
Jedes Unternehmen hat Prozesse - oder Operationen - die für die Wertschöpfung notwendig sind. Durch die richtige Bewertung und das richtige Management Ihrer Prozesse können Sie Möglichkeiten zur Optimierung der Workflows entdecken, Ihre Ressourcen effizienter nutzen und die Erwartungen Ihrer Kunden sogar übertreffen.
Mit den richtigen Instrumenten, Strategien und Initiativen können Experten im Bereich Operations-Management also eine kontinuierliche Verbesserung erzielen.
Beginnen Sie damit, Ihre derzeitigen Praktiken zu untersuchen, mögliche Verbesserungen zu ermitteln und klare operative Ziele festzulegen. Selbst kleine Anpassungen können erhebliche und dauerhafte Vorteile bringen und dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen flexibel und wettbewerbsfähig bleibt.