Probleme zu lösen, gehört zum Arbeitsalltag wie das Hochfahren des Computers oder der Plausch am Kaffeeautomaten. Mal gibt es einen Konflikt zwischen zwei Kollegen, mal machen Lieferanten Ärger, ein anderes Mal sorgen veränderte Umstände für unvorhergesehene Komplikationen. Worum es sich auch genau handeln mag, kreative Problemlösung ist im Job eine Schlüsselkompetenz.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf Strategien vor, um Schwierigkeiten zügig aus der Welt zu schaffen, und führen ein 4-Schritte-System der Problemlösung vor.
Probleme lösen: Grundlegendes Vorgehen in 4 Schritten
Methoden, um Probleme zu identifizieren, zu analysieren und letztlich zu lösen, nennt man Problemlösungsstrategien. Sie helfen Ihnen, schnell die beste Lösung für alle Arten von Problemen zu finden – seien sie beruflicher, persönlicher oder technischer Natur. Jede Problemlösungsstrategie zeichnet sich durch ihre individuelle Vorgehensweise aus, aber allen gehen vier grundlegende Schritte voraus.
1. Die Problembeschreibung
Sie können für Ihr Problem nur eine Lösung finden, wenn Sie es genau kennen. Nutzen Sie für die Situationsanalyse zunächst W-Fragen:
- Wer?
- Was?
- Wann?
- Wo?
- Wie?
- Warum?
Formulieren Sie das Problem anschließend so einfach wie möglich.
Falls die Problematik sehr komplex ist, brechen Sie sie in mehrere kleinere Teilprobleme herunter, um diese einzeln anzugehen.
2. Die Ideenfindung
Erstellen Sie im nächsten Schritt eine Liste möglicher Lösungen. So können Sie alle möglichen Vorgehensweisen festhalten und später entscheiden, welche am erfolgversprechendsten oder effektivsten ist.
In dieser Phase der Problemlösung sollten Sie gegebenenfalls Ihr Team einbeziehen. Besonders wichtig ist der Input von Stakeholdern, also Mitarbeitenden, die hauptsächlich und unmittelbar vom zu lösenden Problem betroffen sind.
3. Die Entscheidung für eine Lösung
Bilden Sie aus Ihrer Liste möglicher Lösungen eine kürzere Liste der effektivsten konkreten Lösungsansätze. Diese Lösungen sollten:
keine weiteren Probleme verursachen
zu Ihren Unternehmenszielen passen
erschwinglich und realistisch sein.
4. Das Umsetzen der Lösung
Setzen Sie nun Ihre gewählte Lösung des Problems um. Eventuell müssen Sie die Lösung dafür in mehrere Schritte aufteilen. Falls Sie andere Teammitglieder einbeziehen, sollten Sie regelmäßige Feedback-Runden organisieren, um möglichst effektiv vorzugehen. Legen Sie noch vor Beginn der Umsetzung Schlüsselmetriken fest, anhand derer Sie den Erfolg der Lösung messen können.
Falls die Lösung nicht funktioniert, gehen Sie einen Schritt zurück und nehmen sich ihre Liste der vermutlich effektivsten Lösungen vor. Betrachten Sie sie mit Ihrem neuen Kenntnisstand erneut und entscheiden Sie sich für den nächsten Lösungsansatz.
Fünf effektive Strategien für die Problemlösung
Für welchen Lösungsprozess Sie sich entscheiden, kommt auf die Natur des Problems an. Kam es schon mal vor, können Sie auf Ihren Erfahrungsschatz zurückgreifen. Gibt es viele mögliche Lösungen, kann Ausprobieren nach dem Prinzip „Trial and Error” die schlauste Strategie sein. Meist ist dieses Vorgehen aber ineffektiv.
Deshalb zeigen wir Ihnen hier fünf Problemlösungsstrategien, die Sie strukturiert zum Ziel führen können.
1. Die 5-Why-Methode
Diese Methode hilft Ihnen, Probleme systematisch zu lösen, nämlich indem Sie sich immer wieder die Frage „Why“, also Warum, stellen, bis Sie die tatsächliche Ursache Ihres Problems gefunden haben.
Denn oft werden Probleme durch eine vorgelagerte Problematik verursacht. Durch die 5-Why-Methode können Sie die eigentliche Ursache identifizieren und so komplexe Probleme lösen.
Gehen Sie so vor:
Schreiben Sie das oberflächliche Problem auf.
Fragen Sie sich, warum das Problem aufgetreten ist und schreiben Sie die Antwort unter das Problem.
Falls die Antwort nicht die Ursache des Problems ist, wiederholen Sie den zweiten Schritt, bis Sie die wirkliche Ursache gefunden haben (das ist für gewöhnlich spätestens beim fünfen „Warum?“ der Fall).
Sobald Sie die richtige Antwort ausfindig gemacht haben, können Sie Ihr Problem lösen, indem Sie von der Ursache aus rückwärts arbeiten.
2. Die Problembaum-Methode
Der Problembaum stellt die Ursachen und Auswirkungen eines Problems visuell dar. Dabei sind die Ursachen die Wurzeln des Baums, das eigentliche Problem der Stamm und seine Folgen die Äste. Haben Sie den Problembaum erstellt, können Sie ihn zu einem Lösungsbaum umkehren.
Mit diesen Schritten visualisieren Sie Ihr Problem:
Im ersten Schritt identifizieren Sie das Problem und schreiben Sie es in negativer Form in die Mitte eines Blatt Papiers.
Identifizieren Sie dann seine Ursache und schreiben Sie sie als Wurzeln unter das Problem. Nutzen Sie Pfeile, um Zusammenhänge darzustellen.
Schreiben Sie die Folgen des Problems über die Ursachen. Verbinden Sie diese Äste mit dem Baumstamm.
Wenn der Baum vollständig ist, markieren Sie die Ursachen und Folgen, die am wichtigsten sind, und die, die sich am einfachsten lösen lassen.
Erstellen Sie dann einen Lösungsbaum. Kehren Sie alles Negative in Positives um, um Lösungsmöglichkeiten zu finden.
Überprüfen Sie Ihren Lösungsbaum. Sind die möglichen Lösungen klar und realistisch? Gibt es Lücken zwischen Ursachen und Folgen?
3. Die SWOT-Analyse
Die SWOT-Methode wird in Unternehmen meist für strategische Planung und Vertriebsmanagement eingesetzt. Sie eignet sich aber auch zur Lösung von Problemen. Das Anagramm SWOT steht dabei für die englischen Wörter Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Möglichkeiten) und Threats (Risiken).
Wenn Sie die vier oben genannten grundlegenden Schritte eines Problemlösungsprozesses durchlaufen haben, hilft Ihnen die SWOT-Methode dabei, den besten Lösungsweg zu finden. Analysieren Sie dafür Ihre Ansätze anhand dieser Fragen:
Was sind die Stärken der Lösung?
Was sind ihre Schwächen?
Ergeben sich Möglichkeiten aus ihr?
Zieht sie Risiken nach sich?
So können Sie Ihre Ansätze vergleichen und den besten ausmachen.
4. Die Means-End-Analyse
Bei dieser Methode erörtern Sie, welche Mittel (means) Sie benötigen, um ein bestimmtes Ergebnis (end) zu erzielen.
Beginnen Sie damit, sowohl den Ist-Zustand als auch den Soll-Zustand zu definieren.
Legen Sie dann Lösungsansätze fest, um von der Ausgangs- in die Endlage zu kommen.
Anschließend erstellen Sie eine Liste möglicher Hindernisse und überlegen sich Möglichkeiten, diese zu überwinden.
5. Experten zu Rate ziehen
Manche Probleme lassen sich ohne Fachwissen schlicht nicht lösen. Allein der Versuch kostet Sie viel Zeit und Geld – und häufig auch Nerven. In solchen Fällen ist es am effektivsten, externe Fachleute hinzuzuziehen.
Fazit: Problemlösungskompetenz ist eine der wichtigsten Fähigkeiten im Berufsleben
Im Geschäftsalltag läuft nicht immer alles am Schnürchen. Deshalb ist es wichtig, Problemlösungsfähigkeiten zu entwickeln. Entsprechende Schulungen für Mitarbeitende sind eine Investition, die sich lohnt. Denn damit bekommen sie Werkzeuge an die Hand, um im Arbeitsalltag für alle Arten von Problemen schnell, effektiv und günstig eine gute Lösung zu finden.
