Jeden Tag wird in einem Unternehmen an verschiedenen Projekten gearbeitet: Vom Kundenauftrag über die nächste große Marketingkampagne bis hin zur Organisation großer Events.

Viele dieser Vorhaben sind klein und überschaubar. Sie lassen sich innerhalb weniger Tage erledigen.

Die größeren Projekte jedoch haben es in sich. Dort kommen immense Budgets zum Einsatz, ganze Teams stecken ihre komplette Zeit in die anfallenden Aufgaben und werden die Ziele verfehlt, drohen hohe Verluste.

An dieser Stelle wird Projektmanagement wichtig. Es sichert das Gelingen des Vorhabens ab und sorgt dafür, dass die gewünschten Ergebnisse mindestens erreicht – vielleicht aber auch übertroffen – werden.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über das Thema Projektmanagement: Von den Einsatzgebieten über die Phasen bis hin zu den verschiedenen Methoden und in welchen Situationen sie geeignet sind.

Projektmanagement: Eine ausführliche Definition

Außer der Definition nach DIN-Norm gibt es noch zahlreiche andere Quellen, die Projektmanagement definieren, darunter das Project Management Institute (PMI), die International Project Management Association (IPMA) und die Internationale Organisation für Normung (ISO). Im Kern sind sich jedoch alle Organisationen einig:

Projektmanagement (kurz PM) hat zum Ziel, sehr große Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen – und zwar möglichst effizient, ressourcenschonend, in der vorgegebenen Zeit und mit einem qualitativ hochwertigen Ergebnis.

Auch wenn das Projekt über mehrere Monate oder sogar Jahre hinweg bearbeitet wird und viele Personen beteiligt sind, ist durch PM eine strukturierte Koordination möglich und es ist zu jeder Zeit gewährleistet, dass der Project Manager den Überblick bewahrt.

Meist wird von Projektmanagement im Zusammenhang mit Kundenaufträgen gesprochen, für die es ein hohes Budget gibt und die über einen längeren Zeitraum hinweg Schritt für Schritt bearbeitet werden müssen.

Es kann aber auch zum Einsatz kommen, um Unternehmensziele in Etappen herunterzubrechen und strukturiert zu erreichen. Auch wenn mehrere Teams innerhalb des Unternehmens eng zusammenarbeiten müssen – zum Beispiel im Fall von Marketing und Vertrieb – erleichtert ein gut durchdachtes Projektmanagement die Prozesse, hält alle Beteiligten auf Kurs und stellt so den Projekterfolg sicher.

PM folgt in der Regel standardisierten, wiederholbaren Prozessen.

Die 5 Phasen des Projektmanagements

Um die Projektziele zu erreichen und Risiken zu minimieren, sollten die gängigen vier bis fünf Phasen des Projektmanagements beachtet werden. Diese sehen aus wie folgt:

1. Projektstart: Projektleiter und Stakeholder besprechen den genauen Projektauftrag, welche Ziele es gibt, welche finanziellen, personellen und zeitlichen Ressourcen benötigt werden und welche Vorteile das Projekt für das Unternehmen hat.

2. Projektplanung: Der Projektleiter oder die Projektleiterin entwickelt einen detaillierten Projektplan. Darin wird das Team zusammengestellt und ein Zeitplan mit finaler Deadline und nötigen Zwischenschritten festgelegt. Außerdem werden die zur Verfügung stehenden Ressourcen verteilt. Wichtig ist zudem, einen Notfallplan für verschiedene Szenarien zu entwickeln, falls einmal etwas nicht wie gewünscht läuft. Durch Notfallpläne kann das Projektteam schnell auf überraschend auftretende Herausforderungen reagieren.

3. Projektdurchführung: Die Projektmitarbeiter bekommen ihre Aufgaben und gehen in die Umsetzung. Der Projektleiter oder die Projektleiterin koordiniert die verschiedenen Arbeiten, nimmt Zwischenergebnisse ab und behält die im Notfallplan definierten Risikofaktoren im Auge

4. Projektüberwachung: Das Projektcontrolling läuft meist parallel zur Projektdurchführung. Die Projektleitung erfasst relevante Kennzahlen (KPIs) und wacht über Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus ist sie dafür verantwortlich, laufend mit den Stakeholdern zu kommunizieren, sie über den Stand der Dinge zu informieren, Feedback einzuholen und Wünsche abzufragen.

5. Projektabschluss: Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, werden die Projektergebnisse an die Stakeholder übergeben. Die Projektleitung erstellt einen Abschlussbericht mit allen wichtigen KPIs. Abschließend gibt es ein De-Briefing mit dem Team, bei dem der Ablauf des Projektes ausgewertet und Learnings für das nächste Projekt festgehalten werden.

Was braucht es, um Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen?

Wie Sie sehen, ist eine Menge zu bedenken und zu erledigen, damit am Ende des Projektes ein Erfolg steht. Neben realistischen Terminen und ausreichend finanziellen und materiellen Ressourcen ist entscheidend, dass das Team optimal zusammengestellt ist. Alle erforderlichen Hard Skills und Soft Skills müssen abgedeckt sein.

Eine besondere Rolle kommt der Projektleitung zu: Sie ist von der Projektorganisation über die Umsetzung und die Projektsteuerung bis zur Übergabe der Ergebnisse in das gesamte Projekt involviert. Damit sie das leisten kann, sollte Sie einige wichtige Kenntnisse und Fähigkeiten mitbringen:

• Hohe Sozialkompetenz ist die Basis, mit dem Team auf der einen und den Stakeholdern auf der anderen Seite zu kommunizieren und auch in Krisensituationen zu vermitteln.

• Führungskompetenz ist wichtig, um das Team anleiten und Entscheidungen treffen zu können.

• BWL-Kenntnisse sind nützlich, um Kostenpläne und eine Risikoanalyse zu erstellen und den Projektfortschritt auch nach ökonomischen Prämissen im Auge zu behalten.

• Kenntnisse über die verschiedenen Methoden des Projektmanagements sind die Voraussetzung, um in jeder Situation souverän agieren zu können.

Die drei Projektmanagement-Methoden

Im Projektmanagement kommen verschiedene Methoden (auch Vorgehensmodelle genannt) zum Einsatz, je nachdem, welche Projekte umgesetzt werden sollen und in welche Begleitumstände sie eingebettet sind. Generell wird unterschieden in:

• Klassisches Projektmanagement
• Agiles Projektmanagement
• Hybrides Projektmanagement

Innerhalb dieser Grobunterteilung existieren noch weitere Sub-Kategorien des Projektmanagements sowie Methoden, die ihnen zugeordnet werden. Im Folgenden gehen wir sie im Detail durch.

Klassisches Projektmanagement

Beim klassischen Projektmanagement werden zu Beginn die gewünschten Ergebnisse und die geforderte Qualität derer exakt definiert. Anschließend wird ein Projektstrukturplan entwickelt, in dem das Projekt in Teilaufgaben und Arbeitspakete unterteilt wird. Auch die vorgesehenen Kosten und die benötigten Ressourcen sowie die Terminplanung werden festgehalten.

Während der Durchführungsphase wird so wenig wie möglich an dieser Planung verändert, um zusätzliche Kosten durch eine Umplanung zu vermeiden.

Vor einer Herausforderung steht das traditionelle Projektmanagement immer dann, wenn sich Rahmenbedingungen des Projektes plötzlich verändern – wenn zum Beispiel Personal ausfällt, benötigte Rohstoffe nicht geliefert werden können oder Deadlines für einzelne Aufgaben nicht eingehalten werden. Ist dann nicht schnell eine Lösung parat, gerät das Gelingen des gesamten Vorhabens in Gefahr.

Aus diesem Grund werden beim klassischen PM von Beginn an Puffer eingeplant und vorab Notfallpläne für verschiedene denkbare Probleme geschmiedet. Falls bei der Durchführung des Projektes etwas schief geht, weiß das Team sofort, was zu tun ist und kann negative Auswirkungen mildern oder ganz vermeiden.

Traditionelles Projektmanagement ist besonders gut geeignet, wenn:

• Die Rahmenbedingungen des Projektes vorab sehr klar sind und es nicht danach aussieht, als würden sich während der Durchführung bedeutende Änderungen ergeben

• Die Ressourcen gut planbar sind

• Es für das Projekt gesetzliche Vorgaben gibt, die unbedingt eingehalten werden müssen und die möglicherweise auch kontrolliert werden

Im klassischen Projektmanagement gibt es verschiedene Ansätze, mit denen gearbeitet werden kann. Besonders bekannt ist zum Beispiel das sogenannte Wasserfallmodell, bei dem vor der Umsetzung eindeutige Projektphasen definiert werden. Alle Phasen werden exakt einmal durchlaufen und bauen aufeinander auf.

Die Darstellung kann übersichtlich als Gantt-Diagramm erfolgen. Dadurch wissen alle Projektbeteiligten jederzeit, in welcher Phase der Umsetzung sie sich gerade befinden.

Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement setzt auf eine iterativ-inkrementelle Vorgehensweise. Das bedeutet: Das Projekt wird in kleine Teilprojekte (Sprints) aufgeteilt. Für jeden Sprint gibt es eine begrenzte Umsetzungszeit.

Während der Sprints werden die zu erledigenden Aufgaben locker in einem sogenannten Sprint Backlog festgehalten. Bei täglichen Besprechungen werden sie laufend ergänzt und neu priorisiert.

Agiles PM ist flexibler als klassisches Projektmanagement, weil es viele kurze Umsetzungsphasen gibt und nach jeder einzelnen eine Rückmeldung der Kundinnen und Kunden eingeholt wird. Dadurch kann das Team sehr schnell reagieren, wenn sich die Wünsche und Ziele der Stakeholder ändern oder sich die Rahmenbedingungen des Projekts wandeln.

Agiles Projektmanagement ist besonders gut für Projekte geeignet, bei denen die Ziele am Anfang noch nicht ganz klar sind, Änderungen der Rahmenbedingungen während des Projektverlaufs von vornherein erwartet werden oder die Ressourcen nicht gut planbar sind.

Auch beim agilen PM gibt es viele verschiedene Ansätze für die konkrete Umsetzung. Die beiden bekanntesten sind Scrum und Kanban.

Scrum-Projektmanagement

Scrum-Projektmanagement arbeitet mit Sprints, die meist etwa 30 Tage dauern. Am Ende wird ein funktionsfähiges Zwischenprodukt an die Stakeholder übergeben. Diese geben Feedback und legen damit den Grundstein für die nächsten Sprints.

Nützlich ist dieses Vorgehen zum Beispiel in der IT bei der Softwareentwicklung oder im Maschinenbau, wo immer damit gerechnet werden muss, dass die Konkurrenz mit einer neuen Innovation an den Markt geht.

Eine Besonderheit beim Projektmanagement mit Scrum ist, dass es keine klassische Projektleitung gibt. Das Team organisiert sich selbst, indem es die Anforderungen an das fertige Produkt in einem Product Backlog und die anstehenden Aufgaben in einem Sprint Backlog sammelt. Ein Scrum Master moderiert Besprechungen im Team und ist zuständig für die Kommunikation mit den Stakeholdern.

Kanban-Projektmanagement

Bei dieser Methode wird das Projekt in möglichst kleine Teilaufgaben gesplittet. Auf einem sogenannten Kanban-Board werden diese Aufgaben dann als Workflow dargestellt, meist in Spalten.

Die einzelnen Aufgaben wandern durch den Workflow, bis sie vollständig erledigt sind. Mögliche Spalten sind zum Beispiel:

• To-do

• In Bearbeitung

• Abnahme

• Erledigt

Je nach Produkt können die Spalten diversifiziert und individualisiert werden.

Dank der Darstellung als Workflow wissen alle Beteiligten, welche Aufgaben derzeit bearbeitet werden, wie weit fortgeschritten diese sind und wer als nächstes etwas dazu beitragen muss.

Ein Kanban-Board können Sie gut mit der Scrum-Methode kombinieren.

Hybrides Projektmanagement

Von hybridem Projektmanagement ist die Rede, wenn klassische und agile Methoden kombiniert werden. Möglich ist zum Beispiel, innerhalb des Projektteams auf agiles PM zu setzen, aber im Austausch mit der Führungsebene oder bei Entscheidungsprozessen mit Kundinnen und Kunden traditionelle Methoden zu wählen.

Hybrid ist PM auch, wenn Sie verschiedene Vorgehensmodelle verbinden: zum Beispiel das Wasserfallmodell mit einem Kanban-Board.

Projektmanagement-Software: Darauf sollten Sie achten

Wenn Sie das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen professionalisieren möchten, ist in der Regel der Einsatz einer Software sinnvoll, in der das Team nahtlos zusammenarbeiten kann. Projektmanagement-Tools minimieren den Aufwand, den Sie mit der Planung, Durchführung und Auswertung eines Projektes haben und macht so Kapazitäten für die Umsetzung frei.

Am Markt können Sie derzeit aus einer sehr großen Anzahl von Anbietern wählen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie sich sorgfältig über die verschiedenen Möglichkeiten informieren und abwägen, welche Eigenschaften und Features Ihre Software unbedingt haben sollte. Dabei sollten Sie sich in jedem Fall an den individuellen Ansprüchen Ihres Unternehmens orientieren.

Mögliche Kriterien zur Auswahl eines Tools sind:

• Intuitive Nutzung: Lässt sich das Tool einfach bedienen? Ist es für Team-Mitglieder auch ohne tagelange Einarbeitung gut nutzbar?

• Datenschutz: Genügt die Software den Anforderungen der deutschen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)? Welche Kundendaten werden genau erhoben, wo werden sie gespeichert und was passiert damit?

• Support durch den Anbieter: Sollte es einmal Probleme mit dem Tool geben, sollten Sie schnell und unkompliziert Hilfe vom Anbieter bekommen.

• Teamgröße: Wie viele Menschen können parallel an einem Projekt arbeiten?

• Einbindung von Stakeholdern: Kann nur das Projektteam mit der Software arbeiten oder können Sie auch Stakeholdern Zugang geben – zum Beispiel, damit sie den Fortschritt des Projektes beobachten oder besser Feedback geben können?

• Budget: Einige Tools sind in der Basisversion kostenlos. Je nachdem, welche Anforderungen Sie genau haben, können die Preise aber schnell steigen. Das Preismodell sollte daher transparent sein und natürlich in Ihr Budget passen. Im besten Fall kann das Tool mit dem Unternehmen wachsen und nach und nach aufgestockt werden.

• Integration mit anderen Tools: Gibt es eine Schnittstelle, mit der die Projektmanagement-Software bei Bedarf mit anderen Tools (zum Beispiel einem E-Mail-Anbieter) verbunden werden kann?

Interessant sind auch CRM-Projektmanagement-Tools.

Beliebte CRM-Projektmanagement-Tools

Customer-Relationship-Management (CRM) dient Unternehmen dazu, mit Kundinnen und Kunden in Kontakt zu kommen, sie Schritt für Schritt auf ihrer Customer Journey zu begleiten, sie zu einem Kauf anzuregen, ihre Customer Experience zu verbessern und sie langfristig zu binden. Spezielle CRM-Systeme unterstützen dabei.

Ein Projektmanagement-Tool sorgt dafür, dass Kundenprojekte effektiv und effizient abgewickelt werden, mit hochwertigen Ergebnissen und zur Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden. Es ist also naheliegend, beide Bereiche miteinander zu verzahnen, um die bestmöglichen Resultate zu erzielen. Pipedrive bietet dazu eigene Projektmanagement-Funktionen an, die nahtlos in das CRM integriert sind.

Sobald im CRM-System ein Deal abgeschlossen wird, kann das Projektteam zum Beispiel umstandslos alle Informationen bekommen und sofort mit der Planung beginnen. Umgekehrt haben Marketing und Vertrieb alle relevanten Daten aus den Kundenprojekten und können diese in ihrer Kommunikation nutzen, um weitere Deals abzuschließen.

Beliebte Tools, die sich sowohl für Projektmanagement als auch CRM eignen, sind unter anderem:

• Asana

• Wrike

• monday

Fazit: Gutes Projektmanagement ist entscheidend für das Gelingen wichtiger Projekte

Je weiter Ihr Unternehmen wächst, desto umfangreicher werden voraussichtlich auch die zu bearbeitenden Projekte. Das gilt sowohl für interne Vorhaben als auch für Aufträge von Kundinnen und Kunden.

Große Kundenprojekte mit sechs-, sieben- oder sogar achtstelligem Budget sind allerdings nicht über Nacht erledigt. Um den Ansprüchen der Kundschaft zu genügen, müssen die Projekte von Anfang an detailliert geplant, strukturiert umgesetzt und währenddessen laufend kontrolliert werden.

Gutes Projektmanagement koordiniert alle anfallenden Aufgaben, Ressourcen und Ziele und ist somit besonders für große Projekte ein Muss. Nur durch ein durchdachtes PM stellen Sie sicher, dass die gewünschten Ergebnisse in der geforderten Qualität erreicht werden und können etwaige Hindernisse und Unwägbarkeiten während der Umsetzungsphase auffangen, bevor Schaden entsteht.

Unter Umständen kann es sich sogar lohnen, eine eigene Stelle für einen Projektmanager oder eine Projektmanagerin zu schaffen. Spätestens beim Multiprojektmanagement – wenn Sie zum Beispiel mehrere große Kundenprojekte parallel zueinander koordinieren müssen –, ist es hilfreich, wenn eine Person ihre volle Aufmerksamkeit auf diese wichtige Aufgabe lenken kann.