Projektmanagement: In 4 Phasen zum Erfolg

Projektmanagement kann ganz unterschiedliche Formen annehmen. Es gibt klassische, agile und hybride Ansätze, die jeweils zur Art des Projekts und den Stakeholdern passen müssen. Doch unabhängig von der Vorgehensweise braucht jedes Projekt einen gewissen Rahmen, der es strukturiert und den Beteiligten die Orientierung erleichtert. Dafür kann Projektmanagement im Allgemeinen in verschiedene Phasen eingeteilt werden.

Welche das sind und was es in jeder dieser Projektphasen zu beachten gibt, zeigen wir in diesem Artikel.

Die Phasen des Projektmanagements

Damit Projekte hinreichend realisierbar werden, wird Projektmanagement gemeinhin in mindestens vier aufeinanderfolgende oder sich zeitlich überlappende einzelne Phasen unterteilt:

• Initiierung & Projektstart

• Projektplanung

• Projektdurchführung & Projektüberwachung

• Projektabschluss

1. Phase: Initiierung & Projektstart

Zu Beginn der ersten Phase eines Projekts ist der Startschuss noch nicht gefallen. Hier kommt es zunächst darauf an, den Business Case darzulegen und zu erörtern, warum es sich lohnt, ein Projekt umzusetzen.

An dieser Stelle muss geklärt werden, welches die Ziele des Projekts sind und welchen Wert es für ein Unternehmen hat. Das geschieht oft über eine Kosten-Nutzen-Analyse. Außerdem ist es wichtig, dass bereits eine grobe Vorstellung über die benötigten Ressourcen und den Projektumfang entwickelt wird.

Wie viel Geld soll das Projekt kosten? In welchem Zeitrahmen ist es realisierbar? Wer soll dafür zuständig sein und wie viele Mitarbeitende werden daran beteiligt sein? Welche internen und externen Ressourcen sind nötig? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, werden die Entscheidungsträgerinnen und -träger eines Unternehmens dem Projekt eine Zusage erteilen und die Planung kann beginnen.

Handelt es sich nicht um ein firmeninternes Vorhaben, ist dies die Projektphase, in der ein externer Dienstleister gesucht oder eine Ausschreibung veröffentlicht wird und sich Bewerberinnen und Bewerber um den Projektauftrag bemühen können.

2. Phase: Projektplanung

Ist das Projekt einmal genehmigt, geht es ins Detail. Es findet ein Kick-off-Meeting statt und die Planungsphase kann beginnen. Je sorgfältiger dabei gearbeitet wird, desto höher ist die Chance, das Projekt ohne größere Komplikationen und mit einem optimalen Ergebnis abzuschließen.

Die Einzelheiten werden in einem Projektstrukturplan festgehalten. Dieser gibt dem Projekt ein anschauliches Gerüst und dient allen Beteiligten als Referenzpunkt. Der Projektstrukturplan lässt erkennen, ob klassische, agile oder hybride Projektmanagement-Methoden angewendet werden und ist dementsprechend im Verlauf mehr oder weniger Anpassungen unterworfen. Auf die folgenden Aspekte sollte darin eingegangen werden.

📌 Einzelaufgaben und Arbeitsaufwand

Im Projektplan muss die Projektleitung den Umfang genauestens bemessen und das Gesamtprojekt in Teilschritte und Arbeitspakete unterteilen. Es werden Zuständigkeiten der Teams und Mitarbeitenden sowie Deadlines für die Einzelaufgaben festgelegt. Zur Visualisierung der Teilschritte kommen Gantt-Charts oder Kanban-Boards zum Einsatz.

Je nach Komplexität der Teilschritte werden Meilensteine bestimmt, die in regelmäßigen Abständen den Kundinnen und Kunden beziehungsweise bei internen Projekten der Geschäftsleitung präsentiert werden.

Der gesamte Projektlebenszyklus muss möglichst exakt vorhergesagt werden. Wird der zeitliche Aufwand stark unterschätzt und das Projekt zu spät abgeschlossen, kann das unangenehme Auswirkungen auf alle Stakeholder und eventuelle Folgeprojekte haben.

💰 Budgetplanung

Eine Kostenaufstellung, die einzelne Aufgaben und externe Dienstleistungen möglichst genau finanziell bemisst, ist essentiell für den Projekterfolg. Wird hier ungenau gearbeitet, können die Kosten schnell die Erwartungen übersteigen und das gesamte Projekt gefährden.

📊 Risikobewertung

Eng verbunden mit der Planung des finanziellen und zeitlichen Aufwands ist das Thema Risikomanagement. Hier gilt es, sich auf verschiedene Szenarien vorzubereiten, indem zeitliche und finanzielle Puffer eingeplant werden. So haben die Projektverantwortlichen einen gewissen Spielraum, sollte einmal etwas nicht nach Plan laufen.

🔄 Kommunikationsprozesse

Ein weiterer zentraler Aspekt der zweiten Phase ist die Planung der Kommunikationsprozesse und Feedbackzyklen. Es muss geklärt werden, in welchen zeitlichen Abständen sich die Teams in Besprechungen über den Fortschritt des Projekts austauschen sollen. Gleiches gilt für terminierte Absprachen mit den Auftraggebern oder der Geschäftsleitung.

🎉 Erfolgskriterien

Final ist es wichtig, Kriterien und KPIs festzulegen, anhand derer der Fortschritt des Projekts überwacht werden kann (Phase 3) und der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts bemessen wird (Phase 4).

3. Phase: Projektdurchführung und Projektüberwachung

Ist der theoretische Rahmen fertig, geht es an die Umsetzung. Die Projektleitung muss nun dafür sorgen, dass alle Zahnräder reibungslos ineinandergreifen. Alle nötigen Ressourcen müssen rechtzeitig zur Verfügung stehen, zuvor festgelegte Deadlines sollten eingehalten und das Budget möglichst nicht gesprengt werden.

Durch einen fortlaufenden Soll-Ist-Vergleich anhand der festgelegten KPIs wird der Projektfortschritt parallel zur Ausführungsphase überwacht. Wird im Projektverlauf erkennbar, dass an irgendeiner Stelle vom ursprünglichen Plan abgewichen werden sollte, müssen in Absprache mit den Stakeholdern die damit einhergehenden Risiken evaluiert werden. Je nach Einschätzung aller Projektbeteiligten müssen gegebenenfalls Prioritäten verschoben und der Projektplan entsprechend angepasst werden.

4. Phase: Projektabschluss

In der Abschlussphase werden die Projektergebnisse in einer Schlussbesprechung an den Auftraggeber zur Abnahme übergeben. Dieser bewertet den Erfolg anhand der gestellten Anforderungen und KPIs. Sind bestimmte Kriterien nicht erfüllt worden, muss unter Umständen nachgebessert werden.

In einem Abschlussbericht wird der Verlauf des Projekts rekapituliert. In dieser retrospektiven Projektbeschreibung werden Positives, aber auch die Lessons Learned festgehalten und erläutert, wo es zu Problemen kam und wie diese in zukünftigen Projekten vermieden werden können.

Eine teaminterne Besprechung sollte auch zum Abschluss eines Projekts gehören. Die Projektleitung kann daraus wertvolle Erkenntnisse für neue Projekte gewinnen, indem sie die einzelnen Teams noch einmal um ihre Einschätzung bittet. Außerdem sorgt sie dafür, dass die Teammitglieder sich mit ihren Beiträgen wertgeschätzt fühlen.

4 oder doch 5 Phasen im Projektmanagement?

Manchmal ist in Phasenmodellen des Projektmanagements die Rede von fünf statt vier Phasen. Das liegt daran, dass Projektdurchführung und Projektüberwachung separiert werden können. Richtet man den Fokus allein auf die Aufgabenstellungen und Anforderungen, so sind Ausführungsphase und Überwachungsphase natürlich ganz unterschiedlich und somit getrennt voneinander zu betrachten.

Beide Phasen laufen allerdings in der Regel zeitlich parallel ab und sind eng miteinander verknüpft, sodass sie hier der Einfachheit halber zusammengefasst sind.

Zwei Standards der Projektmanagement-Phasen

Je nach Zielsetzung, Marktumfeld und Unternehmensstruktur werden die Phasen unterschiedlich benannt und gewichtet. Letztlich verbirgt sich hinter den Begrifflichkeiten aber immer eine strukturgebende Einteilung der Prozesse in einem Projekt.

DIN 69001

Die genormten Projektmanagementphasen nach DIN 69001 sind für den deutschen Markt gedacht und unterscheiden sich im Wesentlichen hinsichtlich der verwendeten Begrifflichkeiten. Die fünf Phasen sind:

• Initialisierung

• Definition

• Planung

• Steuerung

• Abschluss

PMBOK

Das Project Management Institute (PMI) hat bereits sieben Auflagen des PMBOK-Guides veröffentlicht. PMBOK steht für „Project Management Body of Knowledge”. Das Werk beschreibt standardisierte Begriffe, Prozesse und Best Practices im internationalen Projektmanagement und ist branchenübergreifend konzipiert. Folgende Phasen sind darin beschrieben:

• Initiierung

• Planung

• Ausführung

• Überwachung und Steuerung

• Abschluss

Fazit: Phasen im Projektmanagement bieten einen (flexiblen) Rahmen

Genauso vielfältig wie die Projektlandschaft sind auch die Möglichkeiten, ein Projekt in Phasen einzuteilen. Ganz gleich, ob man sich dabei nach einem bestimmten Standard richtet oder die Phasen frei definiert: Sie dienen immer dazu, einem Projekt eine Struktur zu verleihen, die den Verantwortlichen Orientierung bietet sowie den Prozess nachvollziehbar und wiederholbar gestaltet.

Unterm Strich bilden Projektphasen jedoch nur einen Rahmen, der eigenverantwortlich an die spezifischen Anforderungen eines Projekts und die Gegebenheiten im Unternehmen angepasst werden sollte.