Ohne einen systematischen Ansatz kann es sich anfühlen, als würde man Katzen hüten, wenn es um die Verwaltung von Projektverantwortlichkeiten geht – Aufgaben gehen verloren, und die Zuständigkeiten verschwimmen schnell.
RACI-Tabellen helfen dabei, Klarheit darüber zu schaffen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Sie fördern die Zusammenarbeit und tragen zum Erfolg eines Projekts bei.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine RACI-Matrix ist, warum sie wichtig ist und wie Sie sie nutzen können, um Ihr Projektmanagement effizienter zu gestalten. Außerdem erhalten Sie Zugang zu einer praktischen RACI-Matrix-Vorlage, die Sie individuell für Ihr Team und Projekt anpassen können.
Was ist eine RACI-Matrix? Eine Erklärung
Eine RACI-Matrix (oder RACI-Tabelle) ist ein Projektmanagement-Tool, das Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Projekt klar definiert. Sie ist eine einfache Tabelle, die die Beteiligung jedes Stakeholders im Projekt abbildet – von der direkten Verantwortung bis hin zu übergeordneten Aufsichtsrollen.
Das Akronym RACI steht für Responsible (Verantwortlich), Accountable (Rechenschaftspflichtig), Consulted (Konsultiert), Informed (Informiert). Hier ist die Bedeutung jedes Begriffs:
Verantwortlich (Responsible)
Die „Verantwortlichen“ sind diejenigen, die die eigentliche Arbeit zur Erfüllung der Projektaufgaben leisten. Sie sind praktisch involviert und müssen Maßnahmen ergreifen, um die Aufgabe zu erledigen.
Ein Beispiel: Bei einer Marketingkampagne zur Einführung eines neuen Produkts könnten die „Verantwortlichen“ Content-Ersteller sein, die Blogbeiträge schreiben, Social-Media-Inhalte erstellen und Werbegrafiken gestalten.
Rechenschaftspflichtig (Accountable)
Die „Rechenschaftspflichtige“ Person trägt die letztendliche Verantwortung für die Aufgabe oder das Arbeitsergebnis. Sie überprüft die erledigte Arbeit und gibt sie frei. Um Unklarheiten zu vermeiden, sollte pro Aufgabe nur eine Person als „Rechenschaftspflichtig“ benannt werden.
Im Fall der Marketingkampagne könnte der Marketingmanager die „Rechenschaftspflichtige“ Person sein. Er überwacht das Projekt, prüft Inhalte, bevor sie veröffentlicht werden, und berichtet über Kennzahlen an das obere Management.
Hinweis: Eine einzelne Person kann sowohl die Rolle „Verantwortlich“ als auch „Rechenschaftspflichtig“ für eine Aufgabe übernehmen, insbesondere in kleineren Teams.
Konsultiert (Consulted)
„Konsultierte“ Personen sind diejenigen, die um Rat oder Fachwissen gebeten werden. Dabei handelt es sich meist um Experten, Manager oder Führungskräfte, die das Projekt aus der Ferne beobachten und bei Bedarf wertvolle Einblicke liefern.
Zum Beispiel könnte man während einer Produkteinführungskampagne Produktmanager konsultieren, um spezifische Informationen über das Produkt zu erhalten. Sie könnten detaillierte Produktinformationen und Erkenntnisse über die Zielgruppe liefern, um genauere Marketingmaterialien zu erstellen.
Informiert (Informed)
„Informierte“ Personen sind diejenigen, die über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden müssen, aber nicht aktiv an der Entscheidungsfindung beteiligt sind.
Zu den informierten Parteien könnten Führungskräfte, Geschäftsinhaber oder externe Partner gehören, die wissen möchten, wie das Gesamtprojekt verläuft, aber keinen Einfluss auf die täglichen Abläufe nehmen.
Beispiel einer RACI-Matrix (mit Vorlage)
Eine RACI-Matrix funktioniert, indem sie jede Aufgabe den Verantwortlichkeiten der Teammitglieder in Tabellenform zuordnet. Jedes Feld in der Matrix zeigt die spezifische Rolle einer Person in Bezug auf eine bestimmte Aufgabe, dargestellt durch eine der vier RACI-Rollen: Verantwortlich (R), Rechenschaftspflichtig (A), Konsultiert (C) und Informiert (I).
So sieht das in der Praxis aus:
Betrachten wir die erste Aufgabe: Marktforschung. Die RACI-Matrix macht die Rollenverteilung sofort ersichtlich:
Der Marketingmanager ist für diese Aufgabe rechenschaftspflichtig (A).
Der Content-Ersteller ist verantwortlich (R) und führt die Marktforschung durch.
Der Grafikdesigner und die Führungskraft sind über die Aufgabe informiert (I), nehmen aber nicht aktiv daran teil.
Der Produktmanager wird konsultiert (C) und liefert wertvolle Einblicke und Feedback zur Marktforschung.
Durch die klare Definition jeder Rolle hilft die RACI-Matrix, Verwirrung zu vermeiden, die Verantwortlichkeit zu verbessern und das Projektmanagement zu optimieren.
RACI-Matrix-Vorlage
Eine RACI-Matrix erstellen: So geht’s
Befolge diese Schritte, um eine RACI-Matrix zu entwickeln, die sicherstellt, dass alle Teammitglieder die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt klar verstehen.
1. Projektaufgaben und Deliverables identifizieren
Der erste Schritt besteht darin, alle Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse des Projekts zu identifizieren und aufzulisten.
Angenommen, Sie möchten Ihre Vertriebsprozesse verbessern. Mögliche Aufgaben im Projektplan könnten sein:
Den bestehenden Vertriebsprozess analysieren und Ineffizienzen identifizieren
Neue Vertriebsstrategien entwickeln
Neue Vertriebstools implementieren
Schulungsmaterial für den Vertrieb erstellen
Die Auswirkungen der Verbesserungen bewerten
Um Unklarheiten zu vermeiden, sollten Sie jede Aufgabe klar und präzise definieren. Statt einfach nur „Neue Vertriebsstrategien entwickeln“ zu schreiben, könnten Sie die Aufgabe in drei Schritte unterteilen: Kundendaten analysieren, zentrale Vertriebstaktiken identifizieren und ein Sales-Playbook erstellen.
Hinweis: Ein Brainstorming mit wichtigen Teammitgliedern kann helfen, eine umfassendere Aufgabenliste zu erstellen. Es ist außerdem wichtig, die Aufgaben strukturiert zu dokumentieren, um eine solide Grundlage für die Zuordnung der Rollen in den nächsten Schritten zu schaffen.
2. Rollen und Stakeholder definieren
Im zweiten Schritt der RACI-Matrix-Erstellung identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder und ihre Rollen. Beginnen Sie damit, alle Personen aufzulisten, die direkt oder indirekt am Projekt beteiligt sind. Berücksichtigen Sie dabei das gesamte Team, Manager und externe Stakeholder.
Für das Beispielprojekt zur Verbesserung des Vertriebsprozesses könnten Schlüsselrollen sein:
Vertriebsmitarbeiter
Externer Unternehmensberater
Ein Blick in das Organigramm des Unternehmens kann helfen, keine wichtigen Akteure zu übersehen.
Es ist entscheidend, jede Rolle klar zu definieren. Jede Aufgabe sollte mindestens eine verantwortliche (R) und eine rechenschaftspflichtige (A) Person haben.
Im Beispiel könnte der Vertriebsleiter für das gesamte Projekt rechenschaftspflichtig sein, während der Business Analyst lediglich beratend tätig ist und auf Basis der Verkaufsdaten Empfehlungen abgibt.
3. RACI-Matrix erstellen
Nun geht es an die Erstellung der eigentlichen RACI-Matrix mit den gesammelten Aufgaben, Rollen und Stakeholdern.
Erstellen Sie eine Tabelle mit einer der folgenden Methoden:
Ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Google Sheets
Eine Projektmanagement-Software, die RACI-Matrizen unterstützt
Eine RACI-Vorlage, um Zeit zu sparen
Aufbau der Tabelle:
In der ersten Spalte stehen die Aufgaben.
In der ersten Zeile stehen alle Rollen und Stakeholder.
Für das Beispielprojekt zur Verbesserung des Vertriebsprozesses könnten die Zeilen Aufgaben wie „Analyse des Vertriebsprozesses durchführen“ oder „Neue Vertriebsstrategien entwickeln“ enthalten.
Die Spalten könnten Rollen wie „Vertriebsleiter“, „Vertriebsmitarbeiter“, „Unternehmensberater“ und „Senior Executives“ umfassen.
Es kann hilfreich sein, in der Tabelle eine Legende einzufügen, die Abkürzungen und Begriffe erklärt, um Missverständnisse zu vermeiden.
4. Verantwortlichkeiten zuweisen, überprüfen und umsetzen
Nun weisen Sie für jede Aufgabe die Rollen zu, indem Sie die entsprechenden Buchstaben in die Tabelle eintragen
R (Responsible – Verantwortlich): Die Person, die die Aufgabe ausführt
A (Accountable – Rechenschaftspflichtig): Die Person, die für das Ergebnis verantwortlich ist
C (Consulted – Konsultiert): Personen, die beraten oder Feedback geben
I (Informed – Informiert): Personen, die über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden
Beispiel für die Aufgabe „Neue Vertriebsstrategien entwickeln“:
Verantwortlich (R): Vertriebsmitarbeiter
Rechenschaftspflichtig (A): Vertriebsleiter
Konsultiert (C): Unternehmensberater
Informiert (I): Senior Executives
Notieren Sie alle Zuweisungen klar und überprüfen Sie, ob es eventuell Anpassungsbedarf gibt.
Sobald die RACI-Matrix vollständig ist, sollte sie mit dem gesamten Team und allen relevanten Stakeholdern besprochen werden. Falls nötig, können letzte Anpassungen vorgenommen werden. Anschließend wird die endgültige RACI-Matrix an alle Beteiligten verteilt, sodass jeder seine Rolle genau kennt.
Die Vorteile einer RACI-Matrix
RACI-Matrizen können in verschiedenen Abteilungen – etwa im Projektmanagement, Marketing und Vertrieb – die Effizienz erheblich steigern. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Nutzung einer RACI-Matrix:
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten
Eine RACI-Matrix stellt sicher, dass alle Beteiligten ihre spezifischen Aufgaben und Zuständigkeiten kennen. Diese Klarheit verringert Unklarheiten, verhindert überlappende Verantwortlichkeiten und erleichtert die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts.Bessere Verantwortlichkeit
Eine RACI-Matrix weist jeder Aufgabe genau eine rechenschaftspflichtige Person zu, wodurch klare Eigentumsverhältnisse und Entscheidungsbefugnisse geschaffen werden. Dies beugt Verwirrung vor und fördert das Engagement für die Aufgabenbewältigung.Verbesserte Kommunikation
Die RACI-Matrix definiert klare Kommunikationswege und zeigt auf, an wen sich Teammitglieder bei Fragen oder für Statusupdates wenden können. So erhalten alle Stakeholder rechtzeitig relevante Informationen und Feedback.Effizientere Entscheidungsfindung
Durch die klare Festlegung, wer Entscheidungen trifft und wer beratend tätig ist, wird der Entscheidungsprozess beschleunigt. RACI-Matrizen helfen somit, Verzögerungen zu vermeiden und flexiblere Entscheidungen zu ermöglichen.
Tipp: Integrieren Sie Ihre RACI-Matrix in Ihr Customer-Relationship-Management (CRM)-System, um die Projektverwaltung effizienter zu gestalten. Verknüpfen Sie die Matrix mit relevanten Aufgaben und Informationen, damit Teammitglieder den Fortschritt besser nachverfolgen und eine konsistente Kommunikation mit Stakeholdern gewährleisten können.
7 bewährte RACI-Praktiken für ein besseres Projektmanagement
Diese sieben bewährten Methoden helfen Ihnen, Projekte effizient umzusetzen, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen:
1. Mindestens ein „R“ und nur ein „A“ pro Aufgabe zuweisen
Jede Aufgabe sollte mindestens eine verantwortliche (R) Person haben, die die Arbeit ausführt, und genau eine rechenschaftspflichtige (A) Person, die das Ergebnis überwacht. Es können mehrere Personen für eine Aufgabe verantwortlich sein, doch es sollte möglichst nur eine Person rechenschaftspflichtig sein, um klare Entscheidungswege zu gewährleisten.
2. Überlastung einzelner Teammitglieder vermeiden
Weisen Sie nicht zu viele „Responsible“ (R)-Rollen einer einzelnen Person zu, da dies zu Überlastung und Verzögerungen führen kann. Eine gleichmäßige Verteilung der Verantwortung sorgt für effizientere Abläufe und verhindert, dass eine Person zum Engpass wird.
3. Die RACI-Matrix bei Änderungen aktualisieren
Projekte entwickeln sich dynamisch weiter, weshalb sich Rollen und Verantwortlichkeiten im Laufe der Zeit ändern können. Eine stets aktuelle RACI-Matrix stellt sicher, dass die Rollenverteilung den aktuellen Projektstand widerspiegelt.
Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein, beispielsweise nach Abschluss jeder Projektphase, um Anpassungen vorzunehmen. Falls Änderungen erforderlich sind, informieren Sie alle Beteiligten, um eine einheitliche Ausrichtung sicherzustellen.
4. Stakeholder einbinden
Die Einbindung von Stakeholdern erleichtert deren Unterstützung und stellt sicher, dass das Projekt mit den übergeordneten Unternehmenszielen im Einklang steht.
Geben Sie regelmäßige Updates zu Fortschritten und wichtigen Änderungen, insbesondere zu Rollenwechseln. Führen Sie regelmäßige Meetings durch und sorgen Sie für offene Kommunikationskanäle, um Feedback zu sammeln und Bedenken frühzeitig anzusprechen.
5. RACI-Matrizen nur für komplexe Projekte nutzen
Für kleinere Projekte mit wenigen Aufgaben und Teammitgliedern kann eine RACI-Matrix unnötig und zeitaufwendig sein.
Vor Projektbeginn sollten Sie prüfen, ob eine RACI-Matrix erforderlich ist. Falls nicht, können einfachere Tools wie Checklisten oder Projektmanagement-Software eine bessere Alternative sein.
RACI-Matrizen eignen sich besonders für komplexe Projekte mit mehreren Teams und komplexen Abhängigkeiten.
6. Die RACI-Matrix aktiv nutzen
Eine RACI-Matrix sollte kein statisches Dokument sein, das zu Beginn eines Projekts erstellt und dann ignoriert wird.
Um das volle Potenzial auszuschöpfen, sollte die Matrix in den Projektmanagement-Prozess integriert und regelmäßig in Meetings sowie Statusbesprechungen genutzt werden.
7. Die RACI-Matrix einfach und übersichtlich halten
Die RACI-Matrix sollte klar und verständlich bleiben. Eine übermäßig komplexe Matrix mit unwichtigen Details kann schwer verständlich werden und ihre Wirksamkeit reduzieren.
Achten Sie darauf, dass jede Aufgabe direkt mit den Projektzielen und strategischen Prioritäten verknüpft ist. Fokussieren Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben und Rollen und vermeiden Sie überflüssige Informationen.
Nutzen Sie präzise und einheitliche Definitionen und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die Matrix verstehen, bevor sie implementiert wird.
Leitfaden zur Führung von Vertriebsteams
Alternative Modelle zur RACI-Matrix
RACI-Tabellen sind nicht die einzige Möglichkeit, Projektrollen und Verantwortlichkeiten zu organisieren. Falls eine RACI-Matrix nicht ideal für Ihr Projekt ist, könnten diese alternativen Modelle eine bessere Lösung sein:
RASCI
RASCI ergänzt das RACI-Modell um eine unterstützende Rolle (Supportive), was es besonders für Projekte geeignet macht, in denen Aufgaben zusätzliche Unterstützung benötigen.
Responsible (R) | Die Person(en), die die Aufgabe ausführen. |
Accountable (A) | Die Person, die endgültige Entscheidungen trifft und für das Ergebnis verantwortlich ist. |
Supportive (S) | Die Person(en), die bei der Aufgabenbewältigung helfen, meist unter Anleitung der verantwortlichen Person. |
Consulted (C) | Experten oder Fachleute, die beratend tätig sind und ihr Wissen einbringen. |
Informed (I) | Personen, die über Fortschritte oder Entscheidungen informiert werden, aber nicht direkt an der Aufgabe beteiligt sind. |
RASCI eignet sich besonders für größere Teams, in denen unterstützende Mitarbeitende eine wichtige Rolle spielen.
DACI
DACI ähnelt der RACI-Matrix, legt jedoch einen stärkeren Fokus auf Entscheidungsfindung statt auf die reine Umsetzung von Projekten.
Driver (D) | Die Person, die für die Umsetzung der Aufgabe oder Entscheidung verantwortlich ist. |
Approver (A) | Die Person mit der endgültigen Entscheidungsbefugnis. |
Contributor (C) | Personen, die durch Feedback oder Fachwissen zur Entscheidungsfindung beitragen. |
Informed (I) | Personen, die über den Fortschritt und die Ergebnisse informiert werden, aber nicht aktiv daran teilnehmen. |
DACI eignet sich besonders für Projekte mit vielen Entscheidungspunkten, bei denen eine klare Unterscheidung zwischen Entscheidern und Umsetzern notwendig ist.
CARS
Das CARS-Modell enthält mehrere Kontrollpunkte und eignet sich besonders für Projekte mit umfangreichen Qualitätsprüfungen oder dokumentenintensiven Abläufen.
Create (C) | Die Person oder das Team, das ein Arbeitsergebnis erstellt oder eine Aufgabe erledigt. |
Approve (A) | Die Person, die Aufgaben oder Deliverables während des gesamten Projektverlaufs genehmigt. |
Review (R) | Teammitglieder, die die Arbeit vor der endgültigen Freigabe auf Qualität und Vollständigkeit prüfen. |
Support (S) | Externe Personen, die durch Ratschläge oder Fachwissen zur Umsetzung beitragen. |
CARS eignet sich besonders für Dokumentationsprojekte oder komplexe Deliverables, die mehrere Prüf- und Freigabestufen durchlaufen.
RAPID
RAPID ist ein Entscheidungsfindungsmodell, das klare Verantwortlichkeiten innerhalb von Organisationen definiert.
Recommend (R) | Die Person, die Informationen sammelt, Optionen analysiert und eine Empfehlung ausspricht. |
Agree (A) | Die Person, die einer Empfehlung zustimmt, bevor die Umsetzung erfolgen kann. |
Perform (P) | Die Person, die die Entscheidung umsetzt und notwendige Maßnahmen durchführt. |
Input (I) | Personen, die Feedback zur Empfehlung geben, das nachfolgende Aufgaben beeinflusst. |
Decide (D) | Die Person mit der endgültigen Entscheidungsbefugnis, die auch Konflikte löst. |
RAPID ist besonders nützlich für große Organisationen oder komplexe Projekte, in denen mehrere Stakeholder beteiligt sind.
Abschließende Gedanken
RACI-Matrizen sind leistungsstarke Werkzeuge, um Verantwortlichkeiten in Projekten klar zu definieren. Dadurch verbessern sie die Verantwortlichkeit und optimieren Ergebnisse.
Nutzen Sie unsere RACI-Vorlage, um eine eigene RACI-Matrix zu erstellen und sie effektiv in Ihr Projektmanagement zu integrieren.
Für noch mehr Effizienz und bessere Teamzusammenarbeit empfiehlt sich der Einsatz eines leistungsstarken CRM-Systems wie Pipedrive. Testen Sie Pipedrive noch heute und optimieren Sie Ihre Projektmanagement-Prozesse, Kundeninteraktionen und Vertriebsstrategien.
