Die Verwaltung verschiedener Kunden-, Produkt- oder Marketingprojekte kann als Kleinunternehmer schnell überwältigend werden, wenn kein klares System vorliegt.
Ein RAID-Log hilft Ihnen, alle entscheidenden Elemente (z. B. Risiken, Probleme und Entscheidungen) zu organisieren und nachzuverfolgen, sodass Ihre Projekte reibungslos ablaufen.
In diesem Artikel lernen Sie zwei Methoden kennen, um Ihr eigenes RAID-Log zu erstellen, damit Ihr gesamtes Team auf Kurs bleibt und potenzielle Herausforderungen minimiert werden.
Was ist ein RAID-Log? Eine Definition
Ein RAID-Log ist ein Dokument, das verschiedene Teams (z. B. Vertrieb, Marketing, Betrieb) verwenden, um wichtige Projektmanagement-Elemente zu verfolgen – nämlich Risiken, Maßnahmen, Annahmen, Probleme, Entscheidungen und Abhängigkeiten.
Definition von RAID-Log: Ein effektives Projektmanagement-System, das Teams hilft, wichtige Details zu dokumentieren, um den Überblick zu behalten und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
Ein RAID-Log kann viele Formen annehmen. Sie können beispielsweise ein spezielles Projektmanagement-Tool oder eine einfache Tabellenkalkulationsvorlage verwenden. Beide Optionen werden später noch ausführlicher erläutert.
Hier ist ein Beispiel für eine Tabellenkalkulation, die mit Google Sheets erstellt wurde.
RAID-Log Template
RAID-Logs helfen Projektteams, organisiert zu bleiben, indem sie alle Probleme, Aufgaben, potenziellen Herausforderungen und wichtigen Entscheidungen dokumentieren.
Sie ermöglichen es Ihnen, potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass jeder für seine Aufgaben verantwortlich ist, da alle Teammitglieder sehen können, wer für welchen Punkt zuständig ist.
Das Akronym RAID steht für:
Risiken: Potenzielle Ereignisse oder Situationen, die das Projekt negativ beeinflussen könnten (z. B. Software-Updates).
Maßnahmen/Annahmen: Aufgaben oder Schritte, die Teams ergreifen müssen, um Risiken und Probleme zu bewältigen und einen reibungslosen Fortschritt in Richtung der Projektziele zu gewährleisten (z. B. zusätzliche Meetings ansetzen).
Probleme: Aktuelle Herausforderungen oder Schwierigkeiten, die sofortige Aufmerksamkeit oder eine Lösung erfordern (z. B. ein Softwarefehler).
Entscheidungen/Abhängigkeiten: Wichtige Entscheidungen, die während des Projekts getroffen werden, oder Abhängigkeiten, die dessen Richtung, Strategie oder Umsetzung beeinflussen (z. B. die Wahl eines neuen Cybersecurity-Tools).
Je nach den Anforderungen Ihres Projekts können Sie „Maßnahmen“ durch „Annahmen“ und „Entscheidungen“ durch „Abhängigkeiten“ ersetzen – oder alle Begriffe in Ihrem RAID-Log verwenden.
Warum ist ein RAID-Log für Projektteams hilfreich?
RAID-Logs helfen Teams, den Projektfortschritt zu verfolgen und Risiken zu managen, bevor sie zu Problemen werden.
Hier sind drei typische Gründe, warum Projektteams RAID-Logs verwenden:
1. Klare Projektübersicht
RAID-Logs erleichtern es, potenzielle Risiken und Probleme auf einen Blick zu erkennen. Diese Transparenz stellt sicher, dass Ihr gesamtes Team von der Planung bis zum Abschluss des Projekts abgestimmt und informiert bleibt.
Beispiel: Ein Projektmanager kann aus dem RAID-Log dieser Woche erkennen, dass sich die Entwicklungsphase des Projekts im Zeitplan befindet und alle Teammitglieder über Fristen und Lieferergebnisse informiert sind.
Ein aktuelles RAID-Log sorgt für vollständige Transparenz über den Fortschritt und ermöglicht es jedem, gezielt einen positiven Beitrag zu leisten.
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2. Proaktives Risikomanagement
Wenn Sie Ihr RAID-Log regelmäßig mit Projektrisiken aktualisieren, können Sie sich auf Problemlösungen konzentrieren, bevor Herausforderungen eskalieren. Ein effektives Risikomanagement hilft Ihnen, den Zeitplan und das Budget einzuhalten, während Sie Ihre Roadmap umsetzen.
Beispiel: Ihr Projektleiter könnte nach der Identifikation eines Risikos für Team-Burnout einen flexiblen Arbeitsplan einführen.
Diese Entscheidung verbessert die Work-Life-Balance und hält das Team produktiv, sodass es den Liefertermin nicht verzögert.
3. Verbesserte Kommunikation und Verantwortlichkeit
RAID-Logs dienen als zentrale Informationsquelle für Projektdiskussionen und Meetings. Ein zentrales Dokument hilft allen Teammitgliedern, ihre Verantwortlichkeiten einzuhalten, indem es Maßnahmen und Entscheidungen klar dokumentiert.
Beispiel: Sie könnten ein RAID-Log nutzen, um zu überprüfen, ob alle ihre zugewiesenen Aufgaben und Maßnahmen aus dem letzten Meeting abgeschlossen haben.
So erstellen und implementieren Sie ein RAID-Log mit Pipedrive
Die Customer-Relationship-Management-Plattform von Pipedrive ermöglicht es Ihnen, RAID-Logs zu erstellen, indem Sie eine neue Pipeline einrichten und benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Projects – die Projektmanagement-Software von Pipedrive – ist ein noch einfacheres Tool für Kleinunternehmer, das komplexe Logs verwalten und tiefere Einblicke auf einen Blick ermöglichen soll.
Hier sind sechs Schritte zur Erstellung eines RAID-Logs mit Pipedrive Projects:
1. Erstellen Sie ein individuelles Projekt für das RAID-Management
Erstellen Sie zunächst ein neues individuelles Projekt für Ihr RAID-Log. Dieses Dashboard wird Ihr zentraler Ort für die Verwaltung des gesamten Projektlebenszyklus, der Methoden und der Entscheidungen in Echtzeit.
Gehen Sie zum Projects-Tab in Pipedrive. Erstellen Sie ein neues Projekt mit dem Titel „RAID-Log“ und fügen Sie benutzerdefinierte Karten für jede Kategorie hinzu.
Um Ihre RAID-Elemente darzustellen, benennen Sie die Karten wie folgt:
Risiken
Maßnahmen/Annahmen
Probleme
Entscheidungen/Abhängigkeiten
Hinweis: Komplexe, langfristige Projekte eignen sich besonders dazu, „Annahmen“ und „Abhängigkeiten“ zu nutzen, da hier größere Unsicherheiten und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben bestehen.
Das Organisieren und Verfolgen jedes Elements stellt sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit einen klaren Überblick über den Projektstatus haben.
2. Aufgaben für jedes RAID-Log-Element hinzufügen
Erstellen Sie eine Liste von Aufgaben, die spezifische Risiken, Maßnahmen, Annahmen, Probleme, Entscheidungen oder Abhängigkeiten darstellen. Jedes Element sollte handlungsorientiert und klar definiert sein, damit alle verstehen, welchen Beitrag es zum Projekterfolg leistet.
Beispiele:
„Mit dem IT-Team abklären, dass die aktuellen Server eine 20%-ige Traffic-Zunahme bewältigen können“ (Annahme)
„Bestehende Arbeitsabläufe auf Verbesserungspotenzial überprüfen“ (Problem)
In Projects können Sie jede Aufgabe unter der passenden Kategorie eintragen.
Eine transparente Aufgabenverwaltung sorgt für klare Verantwortlichkeiten und einen reibungslosen Projektverlauf.
Für jede Aufgabe sollten Sie folgende Schlüsseldetails erfassen:
Titel: Klare Beschreibung der Aufgabe (z. B. „Risiko: Unterbrechung der Lieferkette“).
Beschreibung: Detaillierte Erklärung mit Kontext, Auswirkungen und möglichen Lösungen (z. B. eine Lieferverzögerung wichtiger Materialien, die den Projektzeitplan gefährden könnte).
Fälligkeitsdatum: Start- und Enddatum festlegen, um den Fortschritt im Blick zu behalten.
Verantwortlicher: Teammitglied zuweisen, das für die Überwachung oder Lösung des Elements zuständig ist.
Zusätzlich können Sie jede Aufgabe in kleinere, handhabbare Teilaufgaben unterteilen, um die Verantwortlichkeiten gezielter zu delegieren.
3. Zusätzliche Details mit benutzerdefinierten Feldern erfassen
Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder, um detailliertere Projektinformationen festzuhalten. Je mehr Informationen zu jedem RAID-Element vorliegen, desto fundierter können Entscheidungen getroffen werden.
In Pipedrive Projects klicken Sie auf „Felder anpassen“ im Bereich „Details“ Ihres Projekts.
Mögliche benutzerdefinierte Felder:
Risiko-Schweregrad: Einstufung der Problematik (z. B. niedrig, mittel, hoch).
Annahme-Gültigkeit: Nachverfolgung, ob eine Annahme noch zutrifft oder sich geändert hat.
Abhängigkeitsstatus: Zeigt an, ob eine Abhängigkeit gelöst, ausstehend oder verzögert ist.
Detaillierte Informationen helfen Teammitgliedern, Prioritäten schneller zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
4. Fortschritt und Status von Aufgaben verfolgen
Das Verfolgen des Fortschritts und Status jeder Aufgabe ist entscheidend, um zu verstehen, wie sich die einzelnen RAID-Elemente entwickeln. Jede Aufgabe kann z. B. folgende Status haben:
Offen
In Bearbeitung
Gelöst
Neben der Abstimmung im Team hilft das Tracking auch dabei, mögliche Engpässe zu identifizieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Nutzen Sie die Detailansicht in Projects, um den Fortschritt zu überwachen, und aktualisieren Sie regelmäßig den Status der einzelnen Aufgaben.
Pipedrive bietet zwei Visualisierungsoptionen für RAID-Elemente:
Board-Ansicht: Die Kanban-Ansicht eignet sich für eine schnelle Übersicht, um Risiken oder Annahmen innerhalb der jeweiligen Kategorien zu verfolgen.
Listenansicht: Eine detaillierte, strukturierte Übersicht über alle RAID-Elemente mit Sortier- und Filtermöglichkeiten.
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Tipp: Die Listenansicht eignet sich besonders für Projekte mit vielen detaillierten Aufgaben (z. B. Softwareentwicklung), während Kanban-Boards ideal für agile Projekte oder kontinuierliche Workflows (z. B. Marketingkampagnen) sind.
5. RAID-Elemente mit Deals verknüpfen
Wenn Ihr Projekt mit dem Vertrieb zusammenhängt, können Sie Ihr RAID-Management mit Ihrer Sales-Pipeline verbinden. Dadurch lassen sich Risiken und Probleme direkt mit Verkaufsaktivitäten verknüpfen. So kann Ihr Team nachvollziehen, wie Projekt-Herausforderungen Kunden und Umsätze beeinflussen könnten.
Angenommen, Sie identifizieren ein Risiko, das sich auf die Lieferzeit einer wichtigen Kundenbestellung auswirkt. Sie können dieses RAID-Element direkt mit dem jeweiligen Deal oder Unternehmen in Pipedrive verknüpfen.
Dadurch kann das Vertriebsteam den Kunden proaktiv informieren und mögliche Bedenken ausräumen.
Die Verknüpfung Ihres Projektmanagements mit Ihren Vertriebsprozessen kann die langfristige Kommunikation verbessern und stärkere Kundenbeziehungen aufbauen, was letztlich zu mehr Käufen führt.
Ein weiterer Vorteil der Integration beider Systeme besteht darin, dass Sie Ressourcen gezielt priorisieren und hochwertige Deals mit der nötigen Aufmerksamkeit behandeln können, um Verzögerungen zu vermeiden. Zudem erhalten Sie bessere Transparenz über potenzielle Risiken entlang der gesamten Customer Journey.
6. Automatische Updates für das RAID-Log einrichten
In Pipedrive können Sie verschiedene Workflows automatisieren, um Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu reduzieren.
Mögliche Automatisierungen:
Automatisches Verschieben von Aufgaben zwischen Phasen je nach Status
Benachrichtigungen für Teammitglieder auslösen, wenn eine Aufgabe einen bestimmten Status erreicht (z. B. wenn ein Risiko kritisch wird)
Erinnerungen für bevorstehende Fristen setzen, um das Team auf Kurs zu halten
Nutzen Sie die „Trigger hinzufügen“-Funktion auf der Automatisierungen-Seite, um festzulegen, welches Ereignis die Automatisierung auslösen soll.
Sie können beispielsweise eine automatische Benachrichtigung einrichten, wenn ein neues Risiko in das RAID-Log eingetragen wird, damit Ihr Team es schnell bearbeiten kann.
So erstellen Sie ein RAID-Log mit Excel (+ RAID-Log Template)
Wenn Sie kein Pipedrive-Konto haben, können Sie dennoch Ihre zukünftige Projektplanung optimieren, indem Sie dieses kostenlose RAID-Log Template herunterladen.
RAID-Log Template
Passen Sie diese maßgeschneiderte Vorlage an Ihre spezifischen Prozesse an und nutzen Sie sie in einem vertrauten Tabellenkalkulationstool Ihrer Wahl. Laden Sie die Datei einfach herunter, geben Sie Ihre Kontaktdaten ein und beginnen Sie mit der Anpassung in Google Sheets oder Microsoft Excel.
Abschließende Gedanken
Ein RAID-Log hilft Ihrem Team, Projekte strukturiert und vorausschauend zu managen. Nutzen Sie es optimal, indem Sie einen festen Überprüfungsrhythmus festlegen, beispielsweise wöchentlich oder zweiwöchentlich.
Mit einem cloudbasierten Tool wie Pipedrives Projects können Sie Ihr RAID-Log als dynamisches Dokument pflegen, das Ihrem gesamten Team jederzeit Zugriff bietet und eine effektive Zusammenarbeit mit minimalem Risiko ermöglicht.
