Pipedrive ist ein großartiges Vertriebs-CRM-Tool, doch durch die benutzerfreundlichen Funktionen und die Flexibilität wird es oft auch von Nutzern in anderen Bereichen eingesetzt. Reintech, ein Spezialist für die Rekrutierung von Ingenieuren, hat Pipedrive verwendet, um 1.500 Software-Ingenieure durch einen strengen Einstellungs- und Portalanmeldeprozess zu führen, der nach wie vor angewendet wird. So sind sie vorgegangen.
- Das dreiköpfige Team von Reintech hat in nur einem Jahr 1.500 Bewerber interviewt und bewertet
- Ein Teammitglied ist nur acht Stunden pro Woche verfügbar und trotzdem wurden keine Überstunden angehäuft
- Der angewendete Prozess umfasst mehrere integrierte Tools
Das britische Unternehmen Reintech, das Mitarbeiter in Großbritannien und der Ukraine beschäftigt, hilft Technologieunternehmen, ihre Softwareentwicklungsteams in Osteuropa auszubauen. Ein vierköpfiges Team von Reintech verlässt sich bei der effizienten Abwicklung von Projekten auf externe Unterstützung und Automatisierungssoftware.
Die Probleme, mit denen Reintech konfrontiert war
Vor der Einführung des Prozesses, bei dem Pipedrive eine zentrale Rolle spielt, wendete das Reintech-Team praktisch die gesamte Arbeitszeit dafür auf, Informationen manuell in ein Managementsystem einzugeben.
"Zu Beginn benutzen wir ein simpleres System und ich verbrachte tagtäglich Stunden damit, neue Karten zu erstellen, Informationen über Kandidaten einzugeben und bei jedem Schritt Benachrichtigungen zu verschicken - ich habe in diesem Chaos vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr gesehen", erzählt Recruitment Lead Viktoria Kovalenko. "Wir waren überzeugt, dass es etwas Besseres für unsere Bedürfnisse geben muss."
Um das Problem anzugehen, wurde ein Prozess entwickelt, der ein kleines Team und den Einsatz einer Reihe von miteinander verknüpften Tools erforderte. Damit konnten die Anfragen ihrer Kunden effizienter bearbeitet werden – zu einem Großteil dank der zahlreichenden Automatisierungen. Sasha Bondar, Entwickler-Advokat, erklärt:
"Unser Unternehmen generierte eine riesige Menge an Transaktionen und diese Technologie war in der Lage, diesen Prozess zu bewältigen und zu verwalten, weil:
- Die Automatisierung verkürzt die Zeit der Geschäftstransaktionen
- Die Automatisierung senkt die Kosten der Geschäftstransaktionen
Die Produktivität pro Person ist dramatisch gestiegen und ein ein- bis zweiköpfiges Team kann das erledigen, was vor 10-15 Jahren von einem 10-köpfiges Team erreicht wurde."
Der von Reintech und Pipedrive entwickelte Prozess
1. Ein Entwickler beantragt einen Account auf der Plattform von Reintech
Tools: Pipedrive und LinkedIn
Zunächst bewirbt sich ein potenzieller Kandidat auf eine Anzeige, die auf LinkedIn oder über die Website von Reintech veröffentlicht wurde. Dieser Kandidat wird dann in Pipedrive als neuer Kontakt und als neuer Deal angelegt und fließt in die erste Phase der Pipeline ein: "Neue Bewerbung".
2. Das erste Telefonat
Tools: Pipedrive
Reintechs Recruiterin Julia Kolesnikova kontaktiert jeden Kandidaten telefonisch, um alle bereitgestellten Informationen zu überprüfen. Des Weiteren stellt sie dem Entwickler die Plattform des Unternehmens vor, beschreibt die nächsten Schritte des Überprüfungsprozesses und plant ein Online-Interview mit Reintechs Interviewer und Viktoria.
"Ich mag die Flexibilität von Pipedrive sehr. Sie ermöglichte es uns, Hunderte von Bewerbungen von Entwicklern gleichzeitig zu bearbeiten", sagt Sasha.
3. Terminvereinbarung für ein Interview
Tools: Pipedrive und Calendly
Wenn ein Vorstellungsgespräch geplant ist, wird die Karte des Leads in die Phase "Interview geplant" verschoben.
"Wenn es einem Kandidaten nicht möglich ist, während des ersten Gesprächs einen Interviewtermin auszuwählen, wird automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Calendly-Seite von Viktoria verschickt. So kann der Kandidat einen für ihn passenden Termin auswählen", erklärt Sasha. "Diese Automatisierung wird ausgelöst, wenn der Lead in die Phase 'Soft Skills Interview angefordert' unserer Pipeline übergeht."
Sobald der Kandidat einen Termin auf Calendly auswählt, benachrichtigt ein Webhook das Reintech-Team, dass die Zeit gekommen ist, ihn in die Phase 'Interview geplant' zu verschieben.
Wenn ein Kandidat nicht über die erforderlichen Informationen zur Erstellung eines Profils verfügt, erstellt das Team eine Aufgabe in Pipedrive mit einer Erinnerung, den Bewerber später zu kontaktieren. Wenn ein Kandidat ein Vorstellungsgespräch absagt oder verschiebt, aktualisiert das Reintech-Team den Kontakt.
"Pipedrive erstellt und weist automatisch Aufgaben zu und sendet E-Mail-Nachrichten basierend auf unseren Aktivitäten - zum Beispiel nach dem Verschieben der Karte von einer Phase in die nächste", sagt Viktoria, die Pipedrives Einblicke- und Reporting-Tools mit Begeisterung nutzt, um die Fortschritte zu verfolgen. "Ich schaue mir am Ende von produktiven Zeitperioden gerne die positiven Statistiken an."
"Pipedrive wird ständig aktualisiert, wir wachsen und somit ändern sich auch unsere Bedürfnisse. Wir werden also weiterhin neue Funktionen nutzen und unsere Prozesse noch ausgeklügelter automatisieren", erklärt Sasha. So hat das Unternehmen beispielsweise bereits den Lead-Posteingang in seinen Prozess integriert. Dieser hilft ihm, neue Kontakte zu verwalten, die über die LinkedIn-Seite des Unternehmens eingehen.
4. Das Soft Skills Interview
Tools: Pipedrive, Workflow-Automatisierung und Google Meet
Im nächsten Schritt führt Viktoria über Google Meet ein 30-minütiges persönliches Gespräch mit dem Bewerber.
Wenn der Kandidat diese Interview-Phase übersteht, vereinbart das Team einen nächsten Termin für einen Englischtest (der nächste Schritt im Interview-Prozess). Alle relevanten Informationen werden in benutzerdefinierten Felder hinzugefügt.
Der Deal des Kandidaten in Pipedrive wird in die Phase "Englischprüfung geplant" verschoben und mittels einer in Reintechs Pipedrive-Account eingerichteten Workflow-Automatisierung geht eine E-Mail an die Englischlehrerin, die das Team unterstützt. Diese E-Mail enthält alle für die Durchführung der Prüfung erforderlichen Informationen: Name, Telefonnummer und gewünschte Zeitfenster.
5. Der Englisch-Sprachtest
Tools: Pipedrive und HackerRank
Nachdem die Englischlehrerin eine E-Mail mit den Einzelheiten zum Termin und dem Bewerber erhalten hat, plant Sie einen Anruf in ihre achtstündige Arbeitswoche ein. Das Gespräch dauert etwa 15 Minuten und dient der Überprüfung, ob ein Kandidat ausreichend gut auf Englisch kommunizieren kann. Nach dem Anruf übermittelt Olga, die Lehrerin, das Ergebnis an Julia.
Wenn der Kandidat den Englisch-Sprachtest besteht, verschiebt Julia den Deal des Kandidaten in die Phase "Technischer Test". Dieser letzte Schritt im Auswahlprozess wird teils mithilfe von HackerRank automatisiert und teils manuell durchgeführt.
"Die Interviews werden meist per Telefon geführt, was den Prozess umso interessanter und herausfordernder zugleich macht", sagt Olga. "Mein Teil des Prozesses bei der Bewerberauswahl ist wichtig, da sowohl die Qualität des Projekts als auch die Frage, wie wohl sich der Kandidat in seiner neuen Arbeitsumgebung fühlen würde, davon abhängen, ob er diese Phase erfolgreich durchläuft. Nach der Beurteilung von mehreren Tausend Kandidaten ist mir klar geworden, wie bedeutend die Größe des gesamten Projekts ist."
6. Test der technischen Fähigkeiten der Kandidaten
Tools: Pipedrive, HackerRank und Telegram
Sobald ein Kandidat in die Phase "Technischer Test" übergeht, initiiert Pipedrive automatisch einen neuen Test bei HackerRank - einer technischen Bewertungs- und Remote-Interview-Lösung für die Rekrutierung von Entwicklern - und übermittelt dem Kandidaten die entsprechenden Anweisungen.
"Wenn der Kandidat den technischen Test abschließt, erhalten wir einen Webhook von HackerRank und bei bestandener Prüfung leiten wir den Kandidaten automatisch in die 'Geprüft'-Phase in unserer Pipedrive-Pipeline weiter", erklärt Sasha.
"Wenn der Testlink abläuft oder der Kandidat den Test nicht beim ersten Versuch besteht, geben wir ihm die Möglichkeit, über unseren Telegram-Bot einen Termin für einen zweiten Anlauf zu wählen."
In diesem Fall ist Telegram das Instant-Messaging-Tool.
"Nachdem der Kandidat das Soft-Skills-Interview bestanden hat, kann er seinen Reintech-Account mit unserem Telegram-Bot verknüpfen, um alle Updates über den Interview-Prozess per Instant Messenger zu erhalten", erklärt Sasha.
"Der Bot bietet auch die Möglichkeit, einen neuen Termin für den technischen Test zu vereinbaren. Später wird unser Reintech-Bot den Entwickler über neue Jobangebote informieren und nach seiner Verfügbarkeit fragen."
7. Vervollständigen des Bewerberprofils
Tools: Pipedrive
Wenn ein Kandidat das Stadium "Geprüft" erreicht, ist der Bewertungsprozess abgeschlossen und der Kandidat kann sein Profil in Reintech vervollständigen. Dieses wird nach einer kurzen Überprüfung auf der Marketplace-Seite von Reintech veröffentlicht.
Pipedrive als Kernstück des Automatisierungsprozesses
Obwohl in nahezu jedem Stadium des Prozesses mindestens ein Mitglied des Reintech-Teams involviert ist, sind so viele Automatisierungen aufgesetzt, dass zahlreiche Bewerbungen gleichzeitig bearbeitet werden können.
"Mit Hilfe von Pipedrive als Kernstück unseres Automatisierungsprozesses können wir mit einem minimalen Team Hunderte von Bewerbungen pro Monat bearbeiten", sagt Sasha. "Der größte Vorteil von Pipedrive ist die Workflow-Automatisierungsfunktion in Kombination mit der API und den Integrationen von Pipedrive."
Für Julia, die für einen Großteil des manuellen Teils des Prozesses verantwortlich ist, sind Tracking und Monitoring ebenfalls entscheidend:
"Es ist ein schneller und bequemer automatisierter Prozess, der es uns ermöglicht, in einer angenehmen Umgebung zu arbeiten. Die Aufgaben sind klar definiert und mir zugewiesen, so dass keine Situationen entstehen, in denen ich nicht weiß, was zu tun ist. Ich schätze es, dass ich den Fortschritt der Arbeit überwachen und Kommentare abgeben kann."
Ich sehe, wie das System uns hilft, die Aufmerksamkeit des Bewerbers aufrecht zu erhalten und während des gesamten Überprüfungsprozesses motiviert zu bleiben. Bei dieser dynamischen Arbeitweise erhält man ein zufriedenstellendes Endergebnis und positives Feedback von den Entwicklern."
