Sales Pipeline: Definition & Optimierung der Vertriebspipeline

„Sales Pipeline“ oder auch "Vertriebspipeline", "Lead-Pipeline" oder "Deal-Pipeline" ist ein Begriff, der im Vertrieb ständig fällt.

„Interessenten in die Pipeline bringen“, „die Pipeline vergrößern“ oder „die Pipeline mit heißen Leads füllen“ heißt es dort oft.

Dabei kann man schon mal vergessen, dass eine Pipeline mehr ist als nur ein Buzzword. Sie ist ein zentrales Verkaufsinstrument für jede Vertriebsabteilung – und kann erheblichen Einfluss auf den Geschäftserfolg haben.

Eine gut strukturierte Vertriebspipeline hilft Ihnen und Ihrem Team, den Verkaufsprozess besser zu verstehen. Sie zeigt, wo sich Ihre Deals gerade befinden, an welchen Stellen es hakt und welche Maßnahmen dabei unterstützen, Abschlüsse zu erzielen und den Umsatz zu maximieren.

Ohne eine klar definierte Lead-Pipeline fehlen wertvolle Einblicke: Wie effizient ist Ihr Verkaufsprozess wirklich? Wo stehen Ihre Deals zu einem bestimmten Zeitpunkt?

In diesem Artikel erfahren Sie, warum eine Sales Pipeline so wichtig ist, welche Phasen sie umfasst und wie Sie Ihre eigene Pipeline Schritt für Schritt aufbauen.

Key Takeaways: Sales Pipeline

• Visuelle Prozesssteuerung: Eine Sales Pipeline ist die visuelle Darstellung Ihres Vertriebsprozesses, die Leads von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss in klare Phasen unterteilt. Dies hilft Vertriebsmitarbeitern, den Überblick über zahlreiche parallele Deals zu behalten und gezielte Maßnahmen für den nächsten Schritt zu planen.
• Strukturierte Phasenmodelle: Der Artikel stellt ein Modell aus sechs Kernphasen vor, das von der Lead-Gewinnung (Prospecting) über die Qualifizierung bis hin zum Geschäftsabschluss reicht. Dieses Modell können Unternehmen als Ausgangspunkt nehmen, um anschließend die Anzahl und Art der Phasen flexibel an das eigene Produkt und die spezifische Buyer Journey anzupassen.
• Voraussetzungen für den Aufbau: Für eine effektive Pipeline sollten Sie vorab Ihre Zielgruppe (Ideal Customer Profile) sowie klare Umsatzziele definieren. Treffen Sie dann Annahmen zu realistischen Konvertierungsraten, denn nur wenn Sie wissen, wie viele Leads statistisch gesehen für einen Abschluss nötig sind, können Sie die Pipeline mit der richtigen Menge an Leads füllen.
• Aktive Pipeline-Pflege: Eine Pipeline ist nur dann wertvoll, wenn sie regelmäßig aktualisiert und von „inaktiven“ Leads bereinigt wird. Durch die Analyse von Konversionsraten und der Verweildauer in einzelnen Phasen lassen sich Engpässe im Verkaufsprozess frühzeitig identifizieren und beheben.
• Effizienz durch CRM und Pipedrive: Während Tabellen für kleine Volumina ausreichen, bietet eine CRM-Software wie Pipedrive eine intuitive, grafische Oberfläche für die professionelle Skalierung des Vertriebs. Pipedrive ermöglicht es Teams, Deals per Drag-and-Drop in der Pipeline zu bewegen, Aktivitäten automatisch zu tracken und durch Integrationen direkt aus der Plattform heraus mit Kunden zu kommunizieren.

Definition: Was ist eine Sales-Pipeline?

Eine Sales Pipeline (Vertriebspipeline) ist ein strukturiertes Modell, das alle Verkaufschancen (Deals) entlang des gesamten Vertriebsprozesses abbildet – vom ersten Kontakt mit einem potenziellen Kunden bis zum erfolgreichen Abschluss eines Geschäfts.

Im Kern unterteilt die Sales Pipeline den Verkaufsprozess in klar definierte Phasen, die den Fortschritt eines Deals sichtbar machen. Typische Phasen sind zum Beispiel:

• Erstkontakt
• Qualifizierung
• Bedarfsermittlung
• Angebotserstellung
• Verhandlung
• Abschluss

Jeder potenzielle Kunde durchläuft diese Phasen Schritt für Schritt. Dadurch können Sie jederzeit nachvollziehen, in welchem Stadium sich ein Deal befindet und welche Maßnahmen als Nächstes erforderlich sind.

Was ist das Ziel einer Sales Pipeline?

Eine Sales Pipeline verfolgt mehrere zentrale Ziele im Vertrieb:

• Transparenz schaffen
  Sie sehen auf einen Blick alle aktiven Deals und deren Status.
• Vertriebsprozesse strukturieren
  Klare Phasen sorgen für einen einheitlichen und planbaren Ablauf.
• Prioritäten setzen
  Sie erkennen, welche Deals besonders vielversprechend sind.
• Umsatz prognostizieren
  Durch die Zuordnung von Wahrscheinlichkeiten können realistische Forecasts erstellt werden.
• Engpässe identifizieren
  Sie erkennen, in welchen Phasen Deals häufig stagnieren oder verloren gehen.

Was ist der Unterschied zwischen Sales Pipeline und Sales Funnel?

Die Sales Pipeline wird häufig mit dem Sales Funnel verwechselt. Während der Sales Funnel die Kundenperspektive beschreibt (vom Interesse bis zur Kaufentscheidung), bildet die Sales Pipeline die interne Vertriebsperspektive ab – also die konkreten Schritte und Aktivitäten Ihres Teams.

Aufbau Ihrer Vertriebspipeline: 4 wichtige Faktoren

Da die Lead-Pipeline ein so wichtiges Vertriebswerkzeug ist, sollten Sie viel Wert auf den richtigen Aufbau legen. Stellen Sie sicher, dass Sie spezifische Informationen über Ihr Unternehmen, Ihr Vertriebsteam, Ihre Kunden, Ihre Zielgruppe, Ihre Produkte und Ihre Preise haben, bevor Sie mit der Erstellung beginnen.

Folgende grundlegende Dinge sollten Sie zur Hand haben, wenn Sie anfangen, die einzelnen Phasen der Sales-Pipeline aufzubauen:

1. Eine Liste potenzieller Käufer

2. Den Verkaufsprozess Ihres Teams

3. Ihre Umsatzziele

4. Einen Meeting-Termin mit den Kollegen

Werfen wir einen Blick auf die einzelnen Punkte:

1. Eine Liste Ihrer potenziellen Kunden

Als erstes benötigen Sie eine Liste potenzieller Kunden, die Ihrer Zielgruppe und dem idealen Kundenprofil (ICP) entsprechen und gleichzeitig den Bedarf (und das Budget) für das Produkt oder den Service, den Sie verkaufen, haben. Die Liste sollte im Einklang mit Ihren Buyer Personas stehen und so detailliert wie möglich sein.

Dazu gehören Namen, Kontaktinformationen, ihr Unternehmen (samt Branche und Unternehmensgröße), ihre Position in der Unternehmenshierarchie, ob sie Entscheidungsträger sind oder nicht, wie der Erstkontakt zustande kam, ihre Probleme und Herausforderungen usw.

Wenn Sie bereits mit ihnen im Gespräch sind, versuchen Sie, ihnen eine ungefähre Pipeline-Phase zuzuweisen. Machen Sie sich aber keine Sorgen, dass Sie sich irren könnten, denn Sie können die Phasen später anpassen.

2. Ihr Vertriebsprozess

Ein Verkaufsprozess ist eine klare, strukturierte „Schritt-für-Schritt-Formel”, die Ihrem Vertriebsteam genau vorgibt, welche Verkaufsaktivitäten es durchführen muss, um einen erfolgreichen Abschluss zu erreichen. Ein guter Vertriebsprozess versetzt Ihre Vertriebsmitarbeiter in die Lage, immer wieder Deals abzuschließen, indem sie schlicht und einfach die Schritte und Aktivitäten befolgen, die Teil ihres Workflows sind.

Wenn Ihr Team schon über einen definierten Verkaufsprozess verfügt, haben wir gute Neuigkeiten für Sie: Höchstwahrscheinlich haben Sie die Schritte Ihrer Pipeline bereits skizziert. Falls nicht, machen Sie sich keine Sorgen. Während Sie die einzelnen Phasen Ihrer Sales-Pipeline aufbauen, die wir im nächsten Abschnitt betrachten, können Sie Ihren Vertriebsprozess im Tandem abbilden.

3. Ihre Umsatzziele

Ihre Lead-Pipeline ist ein Instrument, das Ihnen dabei hilft, Ihre Umsatzziele zu erreichen. Um also eine erfolgreiche Pipeline aufzubauen, müssen Sie Ihre Ziele vor Augen haben.

Die Zahlen helfen Ihnen letztendlich bei der Beantwortung einer wichtigen Frage: Wie viele Deals müssen Sie in Ihre Pipeline aufnehmen, um Ihre Ziele zu erreichen? Wenn Sie beispielsweise wissen, wie viele Ihrer qualifizierten Leads zu Neukunden konvertieren, können Sie die Zahl der Deals, die Sie in jeder der frühen Phasen der Pipeline benötigen, einfach berechnen.

4. Ihre Kollegen

Eine Lead-Pipeline hilft sowohl bei der Verbesserung des individuellen als auch des teamweiten Aufgabenmanagements und der Kontrolle. Da alle Ihre Vertriebsmitarbeiter dieselbe Pipeline verwenden, ist es ratsam, dass Sie Ihre Teammitglieder in den Prozess der Entscheidungsfindung während des Aufbaus einbeziehen.

Auf diese Weise hat jeder die Chance, seine Ansichten und Ratschläge einzubringen. Die Beteiligung führt dazu, dass Ihre Sales-Pipeline besser angenommen wird und ein effizienteres Instrument für Kollaboration, Kommunikation und Projektmanagement wird.

6 Sales-Pipeline-Phasen: Schritt für Schritt erklärt

Keine zwei Unternehmen sind genau gleich. Das gilt auch für Sales-Pipelines. Manche Betriebe verwenden eine fünfstufige Pipeline, andere benutzen bis zu acht Phasen, wieder andere schwören auf sieben Stufen.

Die Anzahl und Art der Phasen Ihrer Lead-Pipeline hängt von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören die Art und Weise der Kontaktaufnahme mit den Leads sowie der Typ von Produkt oder Dienstleistung, die Sie verkaufen. Einige Beispiele:

• Vertriebsmitarbeiter, die SaaS-Tools verkaufen, haben häufig eine Präsentationsphase. In der Verkaufspräsentation führen sie potenziellen Kunden ihr Produkt vor.

• Autoverkäufer haben in ihrer Pipeline regelmäßig eine Phase für die Testfahrt.

• Die Pipeline eines Immobilienmaklers enthält wahrscheinlich eine Hausbesichtigung.

Nachfolgend finden die 6 üblichsten Phasen und ihre Bedeutung.

1. Prospecting - die Gewinnung neuer Leads

Jedes Unternehmen hat eine andere Herangehensweise an die Gewinnung von Leads. Diese hängt von seinen Kunden, Produkten und der Organisationsstruktur ab. Beispielsweise können Sie ein spezielles Team für die Lead-Generierung beschäftigen, das sich ausschließlich der Beschaffung neuer Leads widmet, oder Sie generieren Leads in erster Linie durch Marketing-Kampagnen, die herunterladbaren Content, Social-Media-Engagement und E-Mail-Marketing nutzen.

Unabhängig davon, wie Sie vorgehen, ist der erste Schritt in jeder Sales-Pipeline immer derselbe: die Suche nach potenziellen Kunden, die das benötigen, was Sie verkaufen.

2. Qualifying - Die Qualifizierung von Leads

Bei der Qualifizierung geht es darum, diejenigen Leads herauszufiltern, die für das, was Sie verkaufen, wirklich passend sind. Manchmal wird die Qualifizierung in Lead-Pipelines auch Recherche genannt. Gelegentlich kommt die Qualifizierung auch erst später im Vertriebsprozess, und zwar, nachdem das Vertriebsteam den Kontakt zum potenziellen Neukunden hergestellt hat.

Die Lead-Qualifizierung ist ein unverzichtbarer Schritt, denn sie verhindert, dass Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit mit Leads verschwenden, die Ihr Produkt nicht kaufen können oder wollen, nicht zu Ihnen passen und später Probleme verursachen. In diesem Schritt analysieren Sie die Passung mittels Lead-Scoring und trennen „Hot Leads” von „Cold Leads”.

Bei der Lead-Qualifizierung geht es immer um die Beantwortung bestimmter Fragen:

• Hat der Interessent das passende Budget für Ihr Produkt?

• Kann der potenzielle Käufer die Kaufentscheidung überhaupt selbstständig treffen, oder muss noch jemand anderes überzeugt werden?

• Besteht ein echter Bedarf an dem Produkt?

• Wie hoch ist die tatsächliche Kaufbereitschaft?

Bei einer oder sogar mehreren negativen Antworten besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass der Lead nicht gut zu Ihrem Produkt oder Service passt. Mit anderen Worten: Der Lead ist kalt.

Kalte Leads sind nichts Schlimmes, nur möchte man sie nicht in der Pipeline haben. Speichern Sie einfach die Kontaktdaten (oder bewegen Sie sie in eine andere Kategorie, wenn Sie ein CRM-System mit mehreren Pipelines nutzen) und fahren mit Ihrer Arbeit fort.

Gemäß dem Pareto-Prinzip sorgen nur etwa 20 % Ihrer Leads für 80 % des Umsatzes. Wenn Sie also einen Lead finden, der sich deutlich länger als üblich im Verkaufszyklus befindet, stecken Sie ihn in eine andere Kategorie, wie beispielsweise eine Zukunfts-Pipeline oder eine zukünftige Rückrufliste. Denken Sie auch daran, sich eine Erinnerung für das Follow-up einzurichten, um später zu sehen, ob die Umstände sich geändert haben.

Zeit sparen Sie, wenn Sie diesen Prozess durch eine Stagnationsfunktion im CRM automatisieren.

3. Die Kontaktaufnahme

Dieser Schritt ist ziemlich simpel. Die Phase besteht darin, dass ein Mitglied des Sales-Teams den ersten Kontakt mit einem potenziellen Kunden herstellt, zum Beispiel per Telefon, E-Mail, Social Media, SMS oder in einem persönlichen Gespräch.

Probieren Sie unser Skript für die Kaltakquise aus, um Leads für sich zu gewinnen.

4. Der Aufbau von Beziehungen

Einfach nur Verkaufen reicht nicht. Ihre Mitarbeitenden sollten sich in jeder Phase der Buyer’s Journey so um potenzielle Kundinnen und Kunden bemühen, dass Beziehungen entstehen.

Kundenpflege heißt übrigens nicht, dass Ihr Salesteam Ihrer Kundschaft durch ständige Anrufe oder E-Mails auf die Nerven geht. Eher besteht sie darin, einfach mal einen für den Kunden besonders interessanten Artikel weiterzuleiten oder seine Posts auf LinkedIn zu liken. Schlichtes Zuhören und die Beantwortung von Einwänden sind ebenfalls sehr einfache Mittel der Beziehungspflege. Das Ziel ist es, beim Kunden Vertrauen aufzubauen, sodass er mit einem guten Gefühl bei Ihnen kauft.

Dieser Teil der Pipeline umfasst normalerweise mehrere Phasen, je nachdem, wie viele Touchpoints die Leads und Interessenten brauchen, um zu Kunden zu werden.

5. Der Geschäftsabschluss

Nachdem Ihre Vertriebsmitarbeiter den Kontakt hergestellt, das Produkt erklärt und Vertrauen erweckt haben, wird es Zeit für den Geschäftsabschluss.

Doch wie unterbreiten Sie das Kaufangebot? Die Antwort hängt stark von Ihren Teammitgliedern, der Vertriebsorganisation und nicht zuletzt von Ihrem Kundenkreis ab. Zum Teil kommt vom Kunden direkt eine Zusage. In anderen Fällen sind vielleicht Zugeständnisse notwendig, um das Geschäft abzuschließen. In jedem Fall sollten die speziellen Zugeständnisse bereits im Vorfeld von Ihnen als akzeptabel bewertet werden.

Wenn ein Kunde direkt vor dem Abschluss verschwindet, unternehmen Sie ein paar Versuche der Kontaktaufnahme. Anschließend schicken Sie eine Nachricht, in der Sie Ihr Verständnis dafür ausdrücken, dass es möglicherweise nicht der richtige Zeitpunkt war, der Interessent sich jedoch bei Bedarf gerne wieder bei Ihnen melden darf.

Danach kennzeichnen Sie den Kontakt als „Cold Lead” bzw. „kalten Lead”.

6. Die Aktivierung von kalten Leads

Apropos „Cold Leads”, die Kontaktaufnahme mit kalten Leads sollte auch eine Phase in Ihrer Pipeline sein. Denn dass sie beim Erstkontakt noch nicht kaufen wollten, bedeutet nicht zwangsläufig, dass sie auch beim nächsten Versuch ablehnen.

Schauen Sie in Abständen bei ihnen vorbei, um zu sehen, wie es ihnen geht und was sie vorhaben (das ist auch Teil des Beziehungsaufbaus). Man weiß es nie; möglicherweise verfügen sie jetzt über das Budget, die Autorität oder den Bedarf, an dem es vorher fehlte.

Das ist auch eine gute Gelegenheit, Ihre Vorgehensweise in den vorherigen Phasen zu überprüfen. Viele Leads sind möglicherweise immer noch uninteressiert – nicht, weil sie kein Problem haben, sondern weil Sie es nicht klar genug benannt oder Ihre Lösung nicht überzeugend erklärt haben.

So bauen Sie eine Sales Pipeline für Ihr Unternehmen

4 wichtige Schritte auf dem Weg zum Aufbau einer effektiven Vertriebspipeline sind:

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Kaufinteressenten
2. Richten Sie die Phasen Ihrer Sales-Pipeline ein
3. Verfeinern Sie nach und nach Ihre Phasen
4. Halten Sie Ihre Pipeline aktuell

Schritt 1: Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Kaufinteressenten

Ganz am Anfang, also bevor Sie überhaupt eine Pipeline haben, verfügen Sie in der Regel erst einmal nur über eine Liste von potenziellen Kunden und Kundinnen, bei denen Sie ein Kaufinteresse für Ihr Produkt annehmen. Wenn es sich um viele Interessentinnen und Interessenten handelt, ist eine gezielte Unterstützung beim Managen der Kontakte und auch bei der Verwaltung der Interaktionen mit den potenziellen neuen Leads für Sie vorteilhaft.

Ein Weg, Verkaufschancen nachzuverfolgen, sind Tabellenkalkulationsprogramme wie Google Sheets oder Excel. Unsere kostenlose Vorlage soll Ihnen den Anfang erleichtern. Alternativ dazu funktioniert natürlich auch spezielle CRM-Software.

Die Verwendung einer Tabellenkalkulationsvorlage ist dann sinnvoll, wenn die Zahl der gleichzeitig zu verwaltenden Geschäfte unter zehn beträgt, oder wenn Sie gerade erst anfangen und Ihre Pipeline organisieren möchten, bevor Sie ein spezielles Tool für die Verwaltung finden.

Ein CRM-System ist aber definitiv das effizientere Tool, wenn Sie nicht nur einige wenige Geschäftsabschlüsse und einige wenige Vertriebsmitarbeiter haben. CRM-Systeme erlauben Teams die gemeinschaftliche Bearbeitung von Geschäften, das unkomplizierte Bewegen von Deals von einer Pipeline-Phase in die nächste sowie das mühelose Verlinken mit den Kontaktdaten der Interessenten. Wichtig ist auch, dass die CRM-Software es Sales Managern ermöglicht, den Fortschritt des gesamten Teams auf dem Weg zu ihren Umsatzzielen im Auge zu behalten.

Brauchen Sie noch mehr Gründe für einen genaueren Blick auf ein CRM? Wir erläutern Ihnen die Vorzüge von CRMs in Kürze.

Schritt 2: Richten Sie die Phasen Ihrer Sales-Pipeline ein

Es passiert leicht, dass sich Vertriebsmitarbeitende zu hohe Ziele stecken: Manchmal erscheinen die Quartals- oder Jahresziele fast überwältigend. Es gibt aber einen Weg, das Gefühl von Überforderung in den Griff zu bekommen: Teilen Sie jeden Deal in die täglichen Aktivitäten auf, die Vertriebsmitarbeitende unternehmen müssen, um ein Geschäft abzuschließen.

Genau das ist es, was Ihre Pipeline misst und managt: Aktivitäten. Indem sich Ihr Team auf Vertriebsaktivitäten fokussiert, wachsen die Chancen auf mehr Erfolg und das Erreichen der Umsatzziele.

Beim Entwurf der Phasen in Ihrer Pipeline sollten Sie sowohl die üblichen Vertriebsaktivitäten Ihres Teams berücksichtigen als auch diejenigen, die Sie als besonders wirksam für den Geschäftserfolg wahrnehmen. Verwenden Sie die obige Liste von Sales-Pipeline-Phasen als Leitfaden oder arbeiten Sie die Schritte Ihres eigenen Sales-Prozesses und Ihrer Vertriebsstrategie selbst aus.

Wenn Sie mehr Ideen möchten, werfen Sie gerne einen Blick in unseren Leitfaden zum aktivitätsbasierten Verkauf.

Schritt 3: Verfeinern Sie nach und nach Ihre Phasen

Sobald Sie Ihre Sales-Pipeline implementiert haben, werden Sie feststellen, dass bestimmte Arten von Gesprächen zwischen Mitarbeitenden und potenziellen Kunden sich regelmäßig wiederholen. Als Immobilienmakler zum Beispiel sehen Sie vielleicht den Bedarf für eine Spalte „Käufer beruhigen”, wenn Sie es viel mit nervösen Käufern zu tun haben. Sie entscheiden, ob sich diese regelmäßig auftretenden Ereignisse als Verkaufsphasen in Ihrer Pipeline eignen.

Klar definierte und geplante Phasen stellen die fundamentalen Bausteine Ihrer Pipeline dar. Sie versetzen Sie in die Lage, den Umsatz mit angemessener Genauigkeit vorherzubestimmen.

Sie erinnern sich: Die Sales-Pipeline ist eine visuelle Darstellung aller Phasen im aktuellen Verkaufsprozess.

Sowohl Ihr Marketingteam als auch die Vertriebsleitung sollten relevante Kennzahlen erfassen – und darauf zurückgreifen –, während Sie die einzelnen Phasen der Pipeline weiter verfeinern.

Vielleicht braucht es mehrere Anläufe, bis Sie herausfinden, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert. Einige Phasen erweisen sich in der Regel als überflüssig, andere erweisen sich als sehr hilfreich.

Schritt 4: Halten Sie Ihre Pipeline aktuell

Sie haben eine Pipeline aufgesetzt und Ihre Kontakte und Deals hineingegeben. Wie aber stellen Sie sicher, dass die Pipeline aktuell bleibt?

Dieser Teil ist nicht ganz einfach. Gerade Teams, die noch keine Erfahrung mit Pipelines haben, können sich anfangs schwertun, die Eingabe und das Bewegen von Deals durch die Phasen hindurch als Teil Ihrer Routine anzunehmen. Der Schlüssel liegt darin, das Bewegen von Deals durch die Pipeline einzuüben, bis es zur Gewohnheit wird.

Am einfachsten geht das, wenn Sie sich die Phasen Ihrer Pipeline als To-Do-Liste vorstellen. Jede Phase korreliert mit einer Aktivität, die Ihr Team ausführen muss. Sobald eine Aktivität komplettiert ist, bewegt Ihr Team den Deal in die nächste Phase. Es kann eine Zeit dauern, bis Ihr Team den Dreh raus hat, aber nach einer Weile wird die Pipeline ein wertvolles Werkzeug für sie. Sie zeigt ihnen, was sie getan haben, was noch ansteht und wo in der Pipeline jedes Geschäft steht.

Bonustipp: Deals bewegen von Pipeline-Phase zu Pipeline-Phase – das richtige Timing

Einige Phasen sind wie Checklisten: Wenn Sie den Kontakt hergestellt oder ein Meeting angesetzt haben, ist die Aktivität erledigt und der Deal wird in die nächste Phase verschoben.

Bei anderen Phasen, wie zum Beispiel der Lead-Qualifizierung, sind die Regeln zum Bewegen des Deals nicht ganz so klar umrissen. Einiges können Sie aber tun, um Irritationen darüber zu vermeiden, in welche Phase der Deal denn nun gehört.

• Erstens: Seien Sie sehr konkret, wenn es um potenziell unklare Phasen geht. Definieren Sie unmissverständlich, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Lead qualifiziert ist.

• Zweitens: Sie sollten darüber nachdenken, ob Sie einige der größeren Phasen in kleinere und leichter zu erledigende Schritte aufteilen. Das könnte zum Beispiel bedeuten, dass die Kontaktaufnahme in drei Phasen zerfällt: „Erstkontakt”, „Meeting ansetzen” und „Präsentation”.

• Drittens: Wenn Sie zu viele Phasen haben und das Verschieben von Deals von einer zur anderen mühsam wird, sollten Sie möglicherweise das Gegenteil tun und das Ganze straffen. Ihre Pipeline ist ein wichtiges Tool, aber Ihre Vertriebsmitarbeitenden sollten nicht zu viel Zeit mit ihrer Verwaltung verbringen.

Was sind häufige Fehler beim Aufbau einer Deal-Pipeline?

Eine gut strukturierte Sales Pipeline ist entscheidend für planbare Umsätze und effiziente Vertriebsprozesse. In der Praxis schleichen sich jedoch häufig Fehler ein, die die Performance erheblich beeinträchtigen. Die folgenden Punkte zeigen die häufigsten Stolperfallen – inklusive konkreter Lösungen.

1. Unklare oder zu viele Pipeline-Phasen

Ein häufiger Fehler ist eine schlecht definierte Struktur der Sales Pipeline. Entweder sind die Phasen zu vage (z. B. „In Bearbeitung“) oder zu kleinteilig.

Problem:
Deals bleiben hängen, Fortschritte sind schwer messbar und Forecasts werden ungenau.

Besser:
Definieren Sie klare, messbare Phasen wie:

• Erstkontakt
• Qualifizierung
• Angebot
• Verhandlung
• Abschluss

Jede Phase sollte einen klaren Auslöser für den Wechsel haben.

2. Fehlende Qualifizierung von Leads

Viele Vertriebsteams nehmen jeden Lead in die Pipeline auf – unabhängig von Qualität oder Kaufbereitschaft.

Problem:
Die Pipeline wird „aufgebläht“ und liefert falsche Prognosen.

Besser:
Nutzen Sie klare Kriterien (z. B. BANT oder ICP), um Leads frühzeitig zu bewerten.
Nur qualifizierte Leads sollten in die eigentliche Sales Pipeline aufgenommen werden.

3. Keine klare Definition von Verantwortlichkeiten

Wenn nicht eindeutig geregelt ist, wer für welche Deals zuständig ist, entstehen Verzögerungen.

Problem:
Leads werden nicht nachverfolgt, Chancen gehen verloren.

Besser:
Weisen Sie jedem Deal einen klaren Owner zu und definieren Sie Verantwortlichkeiten pro Pipeline-Phase.

4. Fehlende Datenpflege im CRM

Eine Sales Pipeline ist nur so gut wie die Daten, die sie enthält.

Problem:
Veraltete oder unvollständige Informationen führen zu falschen Entscheidungen.

Besser:

• Regelmäßige Updates verpflichtend machen
• Automatisierungen im CRM nutzen (z. B. Pipedrive)
• Klare Standards für Dateneingabe definieren

5. Keine regelmäßige Pipeline-Analyse

Viele Teams bauen eine Pipeline – nutzen sie aber nicht aktiv zur Steuerung.

Problem:
Engpässe und Schwachstellen bleiben unentdeckt.

Besser:
Analysieren Sie regelmäßig:

• Conversion-Raten pro Phase
• Durchschnittliche Dauer pro Deal
• Drop-off-Punkte

So erkennen Sie Optimierungspotenziale frühzeitig.

6. Fehlende Automatisierung

Manuelle Prozesse kosten Zeit und sind fehleranfällig.

Problem:
Vertriebsteams verbringen zu viel Zeit mit Administration statt mit Verkauf.

Besser:
Automatisieren Sie:

• Follow-ups
• Deal-Updates
• Erinnerungen

Ein CRM-System wie Pipedrive kann hier erheblich entlasten.

7. Keine klare Zielausrichtung (KPIs)

Ohne definierte Kennzahlen lässt sich der Erfolg der Sales Pipeline nicht messen.

Problem:
Optimierungen erfolgen „nach Gefühl“ statt datenbasiert.

Besser:
Definieren Sie klare KPIs wie:

• Abschlussrate
• Pipeline Value
• Sales Cycle Länge

Zusammenfassung

Viele Fehler beim Aufbau einer Sales Pipeline entstehen durch fehlende Struktur, unklare Prozesse und mangelnde Datenbasis. Wenn Sie klare Phasen definieren, Leads konsequent qualifizieren und Ihre Pipeline regelmäßig analysieren, schaffen Sie die Grundlage für nachhaltigen Vertriebserfolg.

Was sind die wichtigsten KPIs für Vertriebspipelines?

Um die Gesundheit Ihrer Pipeline zu bewerten, reicht es nicht aus, nur auf das potenzielle Gesamtvolumen zu blicken. Sie müssen verstehen, wie sich die Leads durch die Pipeline bewegen. Die folgenden Kennzahlen (Key Performance Indicators) bieten Ihnen die nötige Transparenz:

Wie optimiere ich eine Lead-Pipeline?

Die Optimierung der Pipeline ist ein kontinuierlicher Prozess. Es geht darum, "Reibungsverluste" zu minimieren und die Effizienz des Sales-Teams zu steigern.

• Strenge Lead-Qualifizierung: Eine volle Pipeline ist wertlos, wenn sie aus inaktiven Deals besteht. Nutzen Sie Frameworks wie BANT (Budget, Authority, Need, Timeline), um unpassende Leads frühzeitig auszusortieren. Qualität schlägt hier klar Quantität.
• Regelmäßiges Aufräumen der Pipeline: Deals, die seit Monaten stagnieren, verfälschen Ihre Prognosen. Setzen Sie klare Regeln: Wenn ein Lead über einen definierten Zeitraum (z. B. das Doppelte Ihres normalen Sales-Zyklus) inaktiv ist, wird er archiviert oder zurück ans Marketing zur Pflege (Nurturing) gegeben.
• Vertriebsprozess standardisieren: Definieren Sie für jede Phase der Pipeline klare Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit ein Deal weitergeschoben werden darf. Dies schafft Vergleichbarkeit und verhindert, dass Deals rein nach "Bauchgefühl" bewertet werden.
• Automatisierung nutzen: Repetitive Aufgaben wie Follow-up-E-Mails oder die Dateneingabe im CRM sollten automatisiert werden. So hat Ihr Team mehr Zeit für das, was wirklich zählt: den direkten Kontakt zum Kunden.

Wie integriere ich die Erfolgsmessung und Optimierung der Deal Pipeline strukturiert in die Abläufe meines Teams?

Die erfolgreiche Implementierung von Messung und Optimierung ist kein einmaliges Event, sondern muss fest in die DNA Ihres Vertriebsalltags integriert werden. Hier ist ein strukturierter Ansatz, um dies in die Teamabläufe einzubetten:

Um sicherzustellen, dass KPIs nicht nur in einem Dashboard verstauben, sondern für Entscheidungen genutzt werden, empfiehlt sich ein dreistufiges Rhythmus-Modell:

• Der Weekly Pipeline-Check (Operativ): Etablieren Sie ein wöchentliches 30-minütiges Meeting, in dem über die wichtigsten KPIs gesprochen wird. Fokus: Pipeline-Hygiene. Welche Deals sind stagniert? Wo fehlt das nächste Datum für den Follow-up? Das Ziel ist die kurzfristige Korrektur.
• Monatliches Performance-Review (Strategisch): Hier blicken Sie auf die übergeordneten Kennzahlen wie die Win-Rate und die Pipeline-Geschwindigkeit. Vergleicht das Team die Performance mit dem Vormonat, lassen sich Trends frühzeitig erkennen. Wenn die Konvertierungsrate in einer bestimmten Phase sinkt, ist dies der Moment für gezielte Coachings.
• Quartalsweise Prozess-Optimierung (Strukturell): Nutzen Sie das Quartalsende für eine rückblickende Analyse. Welche Kanäle haben die hochwertigsten Leads geliefert? Wo im CRM gab es Reibungsverluste? Passen Sie basierend darauf Ihre Sales-Prozesse an.

Welche Tools helfen beim Aufbau einer Sales Pipeline?

Für den Aufbau und die Verwaltung einer Sales Pipeline stehen Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung – von einfachen Tabellenlösungen bis hin zu spezialisierten CRM-Systemen. Während Tools wie Excel oder Google Sheets einen schnellen Einstieg ermöglichen, stoßen sie bei wachsendem Vertriebsvolumen schnell an ihre Grenzen. Projektmanagement-Tools können einzelne Prozesse abbilden, sind jedoch selten optimal auf Vertriebsanforderungen ausgelegt.

Spezialisierte CRM-Systeme (Customer Relationship Management) bieten hier den größten Mehrwert: Sie kombinieren Struktur, Automatisierung und Analysefunktionen, um Ihre Vertriebspipeline effizient zu steuern und kontinuierlich zu optimieren.

Wie hilft ein CRM bei der Erstellung einer Vertriebspipeline?

Ein CRM ist das zentrale Werkzeug, um eine Sales Pipeline professionell aufzubauen und zu verwalten. Es sorgt dafür, dass alle Vertriebsaktivitäten systematisch erfasst und gesteuert werden können.

Wie kann ich eine Sales Pipeline in Pipedrive erstellen?

Pipedrive ist speziell darauf ausgelegt, den Aufbau und die Verwaltung einer Sales Pipeline so einfach wie möglich zu gestalten. Bereits nach kurzer Einrichtung können Sie Ihre individuelle Pipeline erstellen und direkt nutzen.

1. Pipeline anlegen und Phasen definieren
   Sie erstellen Ihre Sales Pipeline und passen die einzelnen Phasen an Ihren Vertriebsprozess an – z. B. Erstkontakt, Qualifizierung, Angebot und Abschluss. Jede Phase kann mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit versehen werden.
2. Deals hinzufügen und organisieren
   Neue Leads werden als Deals angelegt und direkt in die passende Phase einsortiert. Alle relevanten Informationen wie Kontakte, Notizen und Aktivitäten werden zentral im Deal gespeichert.
3. Visuelle Verwaltung per Drag-and-Drop
   Ihre Pipeline wird als übersichtliches Board dargestellt. Deals lassen sich einfach per Drag-and-Drop von einer Phase in die nächste verschieben.
4. Aktivitäten und Follow-ups planen
   Sie hinterlegen für jeden Deal konkrete nächste Schritte und erhalten automatische Erinnerungen, damit kein Lead verloren geht.
5. Automatisierungen nutzen
   Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden, z. B. das Verschieben von Deals oder das Versenden von Follow-ups.
6. Pipeline analysieren und optimieren
   Mit integrierten Reports analysieren Sie Ihre Pipeline, erkennen Schwachstellen und verbessern kontinuierlich Ihre Abschlussquoten.

Mit Pipedrive bauen Sie Ihre Sales Pipeline nicht nur schnell auf, sondern entwickeln sie datenbasiert weiter.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Pipedrive?

Pipedrive konzentriert sich auf die Kernanforderungen moderner Vertriebsteams und bietet einen klaren, praxisorientierten Funktionsumfang:

• Visuelle Sales-Pipeline zur übersichtlichen Verwaltung von Deals

• Pipedrive KI: Zeit sparen, Performance verbessern und smartere Entscheidungen für Ihren Sales-Workflow treffen.

• Kontakt- und Lead-Management für Personen und Unternehmen

• Automatisierungen für Aufgaben, Follow-ups und Workflows

• E-Mail-Integration inkl. Tracking und Vorlagen

• Aktivitäts- und Aufgabenmanagement für strukturierte Vertriebsarbeit

• Reporting & Dashboards zur Analyse von Umsatz, Conversion Rates und Pipeline

• Über 500 Integrationen mit Marketing-, Support- und Buchhaltungstools etc.

• Mobile App für den Zugriff unterwegs

Diese Funktionen machen Pipedrive zu einer fokussierten CRM-Lösung für den operativen Vertrieb.

Für wen und wofür ist Pipedrive geeignet?

Pipedrive richtet sich gezielt an Unternehmen, die ihren Vertrieb übersichtlich organisieren und aktiv steuern möchten. Besonders geeignet ist das CRM-Tool für folgende Zielgruppen und Anwendungsfälle:

Besonders geeignet für:

• Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU): Pipedrive ist ideal für KMU, die ein leistungsfähiges, aber leicht verständliches CRM-System suchen. Die Software lässt sich schnell einführen und ohne großen Schulungsaufwand nutzen.

• Start-ups und wachsende Unternehmen: Dank guter Skalierbarkeit eignet sich Pipedrive für Teams, die schnell wachsen und ihre Vertriebsprozesse schrittweise professionalisieren möchten.

• B2B- und B2C-Vertrieb: Pipedrive unterstützt sowohl längere, beratungsintensive B2B-Sales-Zyklen als auch kürzere B2C-Verkaufsprozesse.

Erfahren Sie mehr über den praktischen Einsatz und die Vorteile von Pipedrive in unserer Fallstudie.

FAQ: Fragen und Antworten rund um die Sales Pipeline

Nachfolgend finden Sie weitere Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema Sales-Funnel.

Fazit: Eine Sales Pipeline kann für mehr Umsatz sorgen

Richtig implementiert, verwaltet und aktualisiert, helfen die Phasen der Vertriebspipeline Ihnen und Ihrem Vertriebsteam bei der nahtlosen Verfolgung von Deals und Aktivitäten.

Achten Sie darauf, dass Sie die Phasen Ihrer Lead-Pipeline auf der Grundlage der umsatzorientierten Aktivitäten Ihres Salesteams aufbauen. Zögern Sie nicht, Korrekturen vorzunehmen, wenn Ihre Pipeline mehr oder weniger Phasen braucht: Die Verfeinerung Ihrer Pipeline macht sie präziser, sodass Sie Ihre Zahlen leichter erreichen.

Mit einer klaren, funktionierenden Pipeline können Sie ermitteln, was Umsatz bringt, und mehr davon machen.