Sales Pipeline Template: Download & Leitfaden zur Nutzung

Eine Sales Pipeline macht sichtbar, an welcher Stelle des Kaufprozesses sich Ihre potentiellen Kunden gerade befinden. Die Pipeline entfaltet ihre volle Wirksamkeit jedoch erst dann, wenn sie richtig gemanagt wird.

In diesem Artikel lernen Sie, warum Sie eine Vertriebspipeline brauchen, warum eine Tabellenkalkulation für den Anfang eine gute Sales-Pipeline-Vorlage ist (später aber ersetzt werden muss), wie Sie sich mit kostenlosen Sales Pipeline Templates organisieren, und was genau zu einer effizienten Sales Pipeline gehört.

Sales Pipeline als Excel-Vorlage: So ist sie aufgebaut

Laden Sie sich die 100 % kostenlose und effektive Vorlage jetzt herunter. Während Sie den Leitfaden lesen, können Sie sich immer wieder daran orientieren.

Nachfolgend finden Sie einen Excel-Ausschnitt aus der Pipeline-Vorlage.

Unser Expertenteam hat die Tabellenkalkulation maßgeschneidert, aber Sie können sie auf jede erdenkliche Art und Weise verändern und auf sich anpassen. Einfach downloaden, Kontaktdaten und Deal-Details eintragen, und schon sehen Sie zu, wie die Arbeit für Sie erledigt wird.

Was ist eine Sales Pipeline?

Eine Vertriebspipeline ist eine organisierte Methode zur Visualisierung und Verfolgung von Leads und Interessenten auf ihrem Weg durch den Kaufprozess.

Jede Phase der Pipeline ist klar definiert und kartiert: Von der Lead-Generierung bis zum Geschäftsabschluss. Die erhöhte Transparenz trägt zur Rationalisierung Ihrer Vertriebsabläufe bei. Sie reduziert Kundenabwanderungen maßgeblich und maximiert die Konversionsrate. Bilden Sie die Sales Pipeline in einem CRM ab, stehen Ihnen zudem interessante Möglichkeiten des Trackings zur Verfügung, die sich auch automatisieren lassen.

Pipeline-Tracker geben Ihnen in Echtzeit einen schnellen Überblick über die Leistungen Ihres Teams. Wenn beispielsweise ein Mitglied Ihres Vertriebsteams deutlich besser abschneidet als der Rest, können Sie die Aktionen des entsprechenden Mitarbeitenden evaluieren und seine Superstar-Vertriebstaktiken auf das gesamte Team übertragen. Das Gleiche gilt für das Ausmerzen von Maßnahmen, die keine Ergebnisse bringen.

Darüber hinaus helfen Pipelines Vertrieblern (die oft mit mehreren Geschäften gleichzeitig zu tun haben), organisiert zu bleiben. In der Pipeline können sie auf einen Blick sehen, wo sich ein Geschäft befindet und welche Aktivität als nächstes ansteht. Die Visualisierung trägt so zur Verbesserung ihrer Sales-Performance bei.

Der Unterschied zwischen Sales Pipeline und Sales Funnel

Viele Menschen stellen sich eine Vertriebspipeline als Trichter vor. Diese Vorstellung hat zu dem verbreiteten Irrglauben geführt, dass eine Vertriebspipeline und ein Sales Funnel das Gleiche sind. Zwar geben beide eine Übersicht über den Vertriebsprozess und seine verschiedenen Phasen, sie unterscheiden sich aber in Herangehensweise und Ziel.

Nachfolgend sehen Sie den Hauptunterschied zwischen einer Sales Pipeline und einem Sales Funnel:

• Eine Sales Pipeline zeigt den Umfang des Deals sowie die notwendigen Maßnahmen an, um einzelne Interessenten durch den Kaufprozess zu leiten.
• Ein Verkaufstrichter dagegen bildet die Gesamtzahl der Leads ab, die Ihren Verkaufsprozess durchlaufen, zeigt an, wo sie herausfallen, und ermittelt eine Konversionsrate für jede Phase.

Abgesehen davon repräsentiert eine Pipeline die Perspektive des Vertriebsmitarbeitenden, während ein Trichter sich auf den Blickwinkel des Käufers konzentriert.

Sales-Pipeline-Template-Excel: Vertrieb aus Sicht des Vertrieblers

Folgender Ausschnitt aus einer Excel-Vertriebspipeline-Vorlage dient zur Veranschaulichung der Perspektive. Laden Sie sich das Dashboard-Template hier kostenlos herunter.

Sowohl Funnel als auch Pipeline sind nützliche Tools für das Verständnis und die Verbesserung des Vertriebsprozesses. Im Unterschied zum Funnel zeigt Ihnen die Sales Pipeline jedoch eine Momentaufnahme des jeweiligen Standorts Ihrer Deals im Kaufprozess. Sie visualisiert darüber hinaus, welche Schritte für Ihre Vertriebskraft als nächstes anstehen.

Warum Sie eine Sales Pipeline brauchen

Ob es Ihnen bewusst ist oder nicht: Wenn Sie irgendetwas verkaufen, haben Sie bereits eine Pipeline. Vermutlich geht Ihr Team bei der Interaktion mit Leads und potenziellen Kunden jedes Mal ähnlich vor.

Die Dokumentation Ihres Verkaufszyklus und Vertriebsprozesses kann Ihrem Team helfen, neue Leads im Trichter zu organisieren und bestimmte Aktionen zu verfolgen. Ihre Mitarbeiter können beispielsweise den Moment der Qualifizierung eines Leads nachhalten, oder wie oft und durch welche Kanäle sie ihre Interessenten kontaktiert haben.

Das kleinschrittige Aufteilen solcher Vertriebsaktivitäten macht Vermutungen überflüssig und bringt mehr Struktur in den gesamten Vertriebsprozess. Eine Pipeline ist demnach eine Möglichkeit, Vertriebsaktivitäten über die Pipeline-Phasen abzubilden, sodass sie nachvollziehbar werden. Dieses motiviert Ihre Mitarbeitenden dazu, wirkungsvolle und genau bemessene Maßnahmen zu ergreifen statt nach dem Gießkannenprinzip zu arbeiten.

Durch das Sammeln von Schlüsselinformationen und Verkaufsdaten erkennen Vertriebsmitarbeitende leicht, um welche Leads sie sich vermehrt kümmern sollten. So können sie Prioritäten setzen, wen sie kontaktieren, wann Meetings anstehen, wann sie nachfassen müssen und welche Schritte anliegen, um den Deal voranzubringen.

Ihr Team kann auch leichter zwischen heißen und kalten Leads unterscheiden. Die unkomplizierte Unterscheidung ist für die Mitarbeitenden wertvoll, weil sie die Zeitverschwendung minimiert, die ansonsten durch Verkaufsbemühungen an potentielle Kunden, die nicht der idealen Kundenpersona (ideal customer persona - ICP) entsprechen, passiert.

Letztlich ermöglicht eine gut verwaltete, dokumentierte und leicht zugängliche Pipeline die Optimierung und Automatisierung Ihres Vertriebsprozesses. Durch die Pipeline sind Sie in der Lage, realistische Ziele festzulegen und Schlüsselkennzahlen nachzuverfolgen, Engpässe zu reduzieren, Ihre Vertriebsergebnisse zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

Wann eine Tabellenkalkulation als Sales-Pipeline-Vorlage Sinn macht

Die Überfülle an greifbaren Sales-Tools kann manchmal überwältigend sein. Obwohl eine spezielle CRM-Lösung viele Vorteile bietet, können Vertriebsleiter, die nur ein kleines Team mit einer überschaubaren Anzahl von Deals führen, ihre Pipeline zunächst mit einer einfachen Vorlage für die Vertriebspipeline verwalten.

Wenn Sie Ihre Pipeline bisher auf Papier (oder, noch schlimmer: im Kopf) nachverfolgen, ist der Wechsel zu einer Tabellenkalkulation sicher ein willkommenes Upgrade. Tabellenkalkulationen sind ein hervorragendes Werkzeug für die Verwaltung aller geschäftlichen Daten Ihres Teams, einschließlich des Umfangs des Deals, der Profitabilität, gewichtete Umsatzprognose, wichtige Informationen über potenzielle Kunden und vieles mehr.

Innerhalb der Tabellenkalkulations-Pipeline ist es einfach, den vollen Überblick über alle aktuellen Deals zu behalten und daraus datengetriebene Entscheidungen abzuleiten. So können Sie nicht nur den Fortschritt Ihres Mitarbeiterteams verfolgen, sondern Ihre täglichen Routineabläufe rationalisieren. Damit setzen Sie wertvolle Zeit und Energie frei, die Sie in die Teamleitung reinvestieren können.

Ein effektives Vertriebsmanagement erfordert eine gleichmäßige Konzentration auf Vertriebsabläufe, Strategie und Analyse. Wenn Sie sich durch träge Abläufe in einem Bereich verzetteln, kostet Sie das wertvolle Aufmerksamkeit in den beiden anderen Gebieten.

Einer der offensichtlichsten Vorteile besteht darin, dass die Tabellenkalkulation Berechnungen für Sie übernimmt. Besonders wichtig ist dies, wenn Ihr Vertriebsteam mehrere Deals in verschiedenen Phasen mit unterschiedlichen Abschlusswahrscheinlichkeiten abwickelt.

Gleichzeitig hilft es Ihnen, immer auf dem Laufenden über den Verkaufsprozess zu sein. Auf einen Schlag können Sie die Verkaufsaktivitäten und -fortschritte der einzelnen Mitarbeitenden, den Umfang des Geschäfts und Ihre monatliche und vierteljährliche Verkaufsprognose verfolgen.

Darüber hinaus können Sie die Vorlage für die Vertriebspipeline an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen anpassen. Es ist einfach, Stufen hinzuzufügen und Formeln zu verändern, um sie Ihrem Prozess und dem Kundenverhalten anzupassen. Müssen Sie zusätzliche Informationen aufzeichnen? Haben Sie bemerkt, dass nur 10 % der Menschen, die ein Meeting akzeptieren, auch einen Abschluss tätigen? Nur ein paar Klicks, und schon sind Sie in der Lage, Ihre Vertriebspipeline mit höchst wichtigen Informationen zu optimieren, die mit Ihren Bedarfen und Zielen übereinstimmen.

Wann Sie ein CRM nutzen sollten

Wenn Sie ein Team leiten, das eine große Zahl von Geschäften abwickelt, kommt die Tabellenkalkulation an Ihre Grenzen. In diesem Fall sollten Sie den Einsatz einer speziellen Sales-Tracking-Software in Betracht ziehen.

Wenn Sie also über die Gratisvorlage hinauswachsen und eine leistungsfähigere Möglichkeit zur Verwaltung Ihrer Geschäfte und die Optimierung des Projektmanagements möchten, sollten Sie eine CRM-Software für Ihren Vertriebstracking-Bedarf in Erwägung ziehen.

Ein CRM bietet Ihnen Zugang zu erweitertem Reporting und erweiterter Analyse, fördert das Miteinander und die Zusammenarbeit Ihres Team mit Blick auf Geschäftsabschlüsse und gewährt Ihnen ein tieferes Verständnis für die Fortschritte Ihres Teams bei der Erreichung von Benchmarks und Abschlüssen.

Wenn Ihr Team wächst, gewinnen die Dokumentation und Auffindbarkeit von Leads und Interessenten in Echtzeit an Bedeutung. Vertriebsmitarbeitende müssen in der Lage sein, individuelle und teamweite Datensätze schnell und gezielt durchzusehen, um Geschäfte verfolgen und die gewünschten Informationen finden zu können.

Cloudbasierte CRMs wie Pipedrive helfen Ihnen sicherzustellen, dass die Daten korrekt eingegeben werden. Sie integrieren sich mit Ihrer E-Mail-Plattform und Ihrem Kalender, sodass automatisch alles auf dem neuesten Stand gehalten wird, wenn Interessenten die Pipeline durchlaufen.

Auch wenn es anfangs nach viel Arbeit aussieht, kann der Umstieg von der Tabelle zu einem CRM auch für Startups und kleine Betriebe von großem Vorteil sein. Ein Beispiel: Die Firma AGT Engineering & Operations steigerte ihren Umsatz in den ersten zwei Jahren nach der Umstellung um 161 %. Mybanker wiederum verdreifachte sein Vertriebsteam dank des boomenden Neugeschäfts. Unabhängig von Ihrer Situation kann der Wechsel zu einem CRM mit vielen Integrationen, wie zum Beispiel Pipedrive, enorme Vorteile mit sich bringen.

Darüber hinaus können CRMs sowohl vom Desktop als auch von Mobilgeräten aus bedient und aktualisiert werden. Vertrieblerinnen und Vertriebler können dadurch auch von unterwegs neue Informationen eingeben und so Pünktlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit verbessern.

Pro und Contra für Sales-Pipeline-Spreadsheets

Was gehört in eine Sales Pipeline?

Ihre eigene, individuelle Pipeline steht in engem Zusammenhang mit Ihrem spezifischen Verkaufsprozess. Die Pipeline variiert also von Unternehmen zu Unternehmen. Um Ihre Pipeline aufzusetzen, sollten Sie die Schritte dokumentieren, die Ihr Team bei jedem Verkauf durchläuft.

Das Erreichen von Jahreszielen oder der Abschluss eines großen Geschäfts kann fast unerreichbar wirken. Gegen das Gefühl der Überwältigung hilft die Aufschlüsselung des Prozesses in einzelne Schritte, die Ihre Mitarbeitenden täglich unternehmen. Die Aufgliederung hilft Ihnen auch bei der Erstellung eines Fahrplans. Durch klar umrissene, schrittweise Anleitungen können Ihre Vertriebler ihre Ziele besser visualisieren und leichter erreichen. Außerdem verbessern Sie Ihren Sales-Pipeline-Management-Prozess, weil Sie konkrete Schritte überwachen und die Leistung einzelner Personen, aber auch die Gesamtleistung des Teams, evaluieren können.

Achten Sie ganz besonders auf Schlüsselschritte mit großer Wirkung. Machen Sie sich aber nicht zu viele Gedanken darüber, wie Sie beim ersten Versuch die perfekte Pipeline aufsetzen sollen. Ihre Pipeline ist ein lebendiges Dokument und entwickelt sich mit Ihrem Prozess weiter.

In diesem Stadium sollten Sie Input vom ganzen Team einholen. Bedenken Sie, dass die Teammitglieder diejenigen sind, die die Pipeline benutzen und up-to-date halten. Ihre Einbeziehung führt dazu, dass sie stärker in den kurz- und langfristigen Erfolg des Projekts involviert sind.

Sales-Pipeline-Excel-Template: Grundlegende Bestandteile

Auch wenn Ihre Pipeline am Ende anders aussieht, gibt es unserer Erfahrung nach einige Grundbestandteile, die eine effektive Vertriebspipeline ausmachen.

Grundlegende Details

Die ersten beiden Spalten der Tabellenkalkulation sind für den Namen des Deals und den Namen des Kontakts. Machen Sie nicht den Fehler, diese Informationen für selbstverständlich zu halten.

Wenn einer Ihrer Mitarbeitenden für einen anderen einspringen muss, wäre es Ihnen sicher sehr unangenehm, ein Geschäft zu verlieren, weil niemand weiß, an wen er sich wenden soll. Wer ist Ihr Ansprechpartner? Gibt es mehrere Kontakte? Sind Sie sicher, dass Sie mit der richtigen Person sprechen, oder gibt es möglicherweise einen besseren Ansprechpartner für Sie im Unternehmen?

Legen Sie Wert darauf, dass Ihre Vertriebsmitarbeitenden jedes kleine Detail festhalten, auch wenn es noch so unwichtig erscheint. Für die Akquise und Qualifizierung ist dieses Vorgehen auch eine effektive Trainingsstrategie, denn die besten Verkäuferinnen und Verkäufer beherrschen die Kunst, von Anfang an detaillierte Informationen zu sammeln, um ihre Bemühungen nicht an unpassende Kunden zu verschwenden.

Verkaufsphase

Anhand der Verkaufsphase können Sie leicht erkennen, wo sich potenzielle Kundinnen und Kunden im Kaufprozess befinden.

Welche Verkaufsphasen benötigen Sie für Ihr Unternehmen? Inzwischen haben Sie Ihren Vertriebsprozess und die Arbeitsabläufe mit Ihrem Team besprochen (siehe oben) und kennen die einzelnen Schritte Ihrer Vertriebler genau, die zum Geschäftsabschluss führen.

Viele dieser Schritte sind einfach, zum Beispiel das Buchen eines Calls oder die Zusendung eines Angebots. Andere Schritte können komplexer sein und weiterer Klärung bedürfen. Ein Beispiel: Die Kontaktaufnahme mit einem Lead kann mehrere Kontaktpunkte auf verschiedenen Plattformen umfassen (z. B. Social-Media-Kanäle wie LinkedIn oder E-Mail), und die Qualifizierung eines Leads kann die Abwägung verschiedener Faktoren erfordern.

Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie dafür sorgen, dass alle Phasen klar und spezifiziert sind. Dadurch wissen alle Mitarbeitenden, die das Geschäft bearbeiten, wann sie es in der Pipeline vorantreiben müssen. Das kann bedeuten, dass Sie eine komplexe Phase in überschaubare Schritte aufteilen. Trotz allem sollten Sie niemals so viele Schritte einführen, dass Ihr Team mehr Zeit mit der Aktualisierung der Pipeline als mit dem Verkauf verbringt.

Für unser Template haben wir diese Standardschritte vorgesehen:

• Idee: Potenzielle Kundinnen und Kunden, die ideal für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung geeignet wären

• Kontaktiert: Interessenten, die Ihre Vertreter bereits kontaktiert haben

• Angebot gesendet: Der potenzielle Kunde hat Interesse gezeigt und ein Angebot erhalten

• Konditionen verhandelt: Die Vertragsbedingungen wurden ausgehandelt

• Verbales „Ja“: Der Interessent hat dem Angebot zugestimmt, jetzt muss er nur noch unterschreiben.

Sie können diese Schritte verändern, indem Sie die Registerkarte „Anweisungen“ in der Tabellenkalkulation öffnen und den Namen der Phase ändern. Per Name-Manager können Sie auch zusätzliche Schritte einbauen. Dadurch wird jede Phase über das dazugehörige Dropdown-Menü zugänglich, sodass Ihr Team immer die gleichen Phasen für die Dokumentation verwendet.

Dealgröße

Welchen Umfang hat das Geschäft? Hoffentlich können Sie das genau beziffern. Falls Sie den genauen Umfang des Geschäfts bis zur Vertragsunterzeichnung nicht kennen, verwenden Sie einfach Ihre durchschnittlichen Preisvorstellungen als Platzhalter.

Aber: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Vertriebsteam weiß, dass die Zahl aktualisiert werden muss, sobald neue Informationen bekannt werden. Es ist wichtig, sie auf dem neuesten Stand zu halten, damit Ihre Prognosen so genau wie möglich ausfallen.

Wahrscheinlichkeit

Im Vertrieb gilt ein Deal erst dann als abgeschlossen, wenn der Interessent den Kauf getätigt hat. In der Vorlage wird jeder Verkaufsphase eine Abschlusswahrscheinlichkeit zugewiesen. Je fortgeschrittener ein Deal im Verkaufsprozess ist, desto besser stehen die Chancen auf einen Abschluss.

Zum Beispiel wird bei Leads, die kontaktiert wurden, eine Abschlusswahrscheinlichkeit von 25 % angenommen, während bei denjenigen, die mündlich zugesagt haben, eine Wahrscheinlichkeit von 90 % besteht. Die Tabellenkalkulation füllt die Wahrscheinlichkeit je nach Stadium automatisch aus.

Bedenken Sie, dass Sie die Wahrscheinlichkeiten sicherlich Ihrem jeweiligen Geschäft anpassen müssen. Ein günstiger Artikel verkauft sich beispielsweise mit einer höheren Wahrscheinlichkeit als eine teure Unternehmenslösung.

Dazu müssen Sie lediglich die Formel in der entsprechenden Zelle ändern. Die genauesten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Ihre Formel auf Daten aus der Vergangenheit stützen, statt zu schätzen.

Gewichtete Prognose

Einer der Vorteile einer gut geführten Pipeline ist ihre Prognosefähigkeit im Hinblick auf zukünftige Umsätze. Wenn Sie wissen, wie viel Umsatz Sie in einem Quartal erwarten können, können Sie intelligente Geschäftsentscheidungen treffen und Ihre Aufmerksamkeit auf die richtigen Bereiche lenken.

Anstatt eine Schätzung anzustellen, nutzt die Wahrscheinlichkeitsprognose die bereits ausgefüllte Pipeline zur Vorhersage Ihres Gesamtumsatzes.

Die Prognose für Ihre Pipeline wird automatisch berechnet, unter Berücksichtigung sowohl der Dealgröße als auch der Abschlusswahrscheinlichkeit. Dadurch lassen Sie sich weniger von sehr großen, aber unwahrscheinlichen, Geschäften ablenken und konzentrieren sich stattdessen auf die besten Verkaufschancen.

Wahrscheinliches Abschlussdatum

Damit Ihre Prognose Nutzen bringt, müssen Sie das voraussichtliche Abschlussdatum Ihrer Deals kennen. Bekanntermaßen ist das leider recht schwierig. Sowohl Vertriebler als auch Interessenten unterschätzen häufig, wie lange es dauert, ein Geschäft abzuschließen. Außerdem gilt: Je mehr Leute an der Kaufentscheidung beteiligt sind, desto schwieriger ist die Voraussage eines genauen Datums.

Kontakt

Das ist relativ einfach. Wer verwaltet das Geschäft auf Ihrer Seite? Dieses kann sich im Verlauf des Verkaufsprozesses ändern (zum Beispiel vom SDR – Sales Development Representative – auf einen Account-Manager übergehen), also muss der Kontakt immer auf dem neuesten Stand sein.

Die Nachverfolgung, wer welchen Deal verwaltet, erlaubt Ihnen Rückschlüsse auf die Teamleistung. Auch können Sie dadurch sicherstellen, dass die Deals vernünftig verteilt werden.

Nächste Schritte

Sie sollten immer wissen, was als Nächstes passieren muss. Wie bekommen Sie den Interessenten aus der derzeitigen Phase in die nächste? Ein potenzieller Kunde, der sich momentan im Stadium „Idee“ befindet, sollte kontaktiert werden. Ein Interessent aus der Rubrik „Kontaktiert“ sollte vermutlich eine Follow-Up-Message geschickt bekommen.

Genau wie die Sales-Phasen sollten die „nächsten Schritte“ klar und unzweideutig definiert sein. Jeder muss in der Lage sein, sich anhand des zugeordneten nächsten Schrittes darüber zu informieren, was als nächstes anliegt, um das Geschäft voranzutreiben. Die Schritte sollten nicht kompliziert sein. Scheuen Sie sich nicht, klar und deutlich zu formulieren. „Follow-Up-Email bis 10.06.“ ist viel eindeutiger als einfach irgendein „Follow-Up“ zu notieren.

Abschließende Gedanken

Die effektive Verwaltung Ihrer Vertriebspipeline ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung Ihres gesamten Vertriebsprozesses und des Umsatzwachstums. Das Beste ist, dass das nicht kompliziert sein muss.

Eine einfache Tabellenkalkulationsvorlage bietet Ihnen alles, was Sie brauchen, um organisiert zu bleiben, Verbesserungspotentiale zu erkennen und Ihr Team effizienter zu managen.