7 Techniken für ein besseres Selbstmanagement

Gehetzt, überlastet und immer unter Strom? Viele Berufstätige erleben so ihren Alltag. Vielleicht ist es Ihnen ja auch schon so ergangen: Die Aufgaben stapeln sich, und es fehlt überall an Zeit. Da sich Zeit bekanntlich nicht vermehren lässt, muss die Lösung woanders liegen – Selbstmanagement ist die Antwort. Erfolgreiches Selbstmanagement bedeutet, Prioritäten zu setzen, die eigenen Stärken und Schwächen zu kennen und bewusste Entscheidungen zu treffen, um persönliche und berufliche Ziele zu erreichen. So lassen sich Stress reduzieren und die Lebensqualität erheblich steigern.

In diesem Artikel zeigen wir 7 Techniken für ein besseres Selbstmanagement und geben Beispiele für die Umsetzung.

Selbstmanagement und Work-Life-Balance: Ein Traumpaar

Selbstmanagement ist die Fähigkeit und Bereitschaft, das eigene Leben auf privatem und beruflichem Level verantwortlich so zu steuern und zu gestalten, dass die eigene Motivation, Leistungsfähigkeit und eine gesunde Work-Life-Balance langfristig erhalten bleiben.

Im geschäftlichen Umfeld ist damit auch eine strukturierte Arbeitsweise gemeint, die dabei hilft, Zeitdruck zu vermeiden und die eigene Produktivität zu erhöhen. Anders gesagt: Wenn Sie Ihren Business- und privaten Alltag bewusst in die Hand nehmen, beweisen Sie Selbstmanagement-Kompetenz. So schaffen Sie es, stressige Phasen besser zu bewältigen und sich gezielt Auszeiten zu gönnen. Dies führt nicht nur zu mehr beruflichem Erfolg, sondern auch zu einem zufriedeneren und ausgeglicheneren Leben.

So profitieren Sie von Selbstmanagement

Effektives Selbstmanagement ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Arbeitsleistung. Aber auch privat können Sie davon profitieren, denn Selbstmanagement bedeutet Struktur. Und Struktur im Alltag vermeidet Chaos und bringt Entlastung. Selbstmanagement-Methoden helfen Ihnen dabei:

• effektiv zu planen

• sich gut zu organisieren

• wichtige von unwichtigen Dingen zu trennen

• zu priorisieren

• die eigenen Ziele stringenter zu verfolgen

• weniger Stress und negativen Zeitdruck zu erleben
  

Ziel des Selbstmanagements ist es letztlich, dass Sie eine bessere Struktur finden. So erhalten Sie mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben und geben äußeren Einflüssen weniger Raum. Das bedeutet übrigens nicht, dass Sie jede Sekunde Ihres Tages verplanen. Im Gegenteil: Pufferzeiten sind ebenso wichtig wie „verplante" Abschnitte. Selbstmanagement-Techniken können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass Sie selbst Ihren beruflichen und privaten Alltag aktiv und positiv beeinflussen.

Natürlich gehört dazu etwas Selbstmotivation und Selbstdisziplin. Das klingt aber schlimmer als es ist. Wenn Sie die Entwicklung Ihrer Selbstmanagement-Kompetenzen als Teil Ihrer persönlichen Entwicklung betrachten, macht es sogar Spaß.

7 Selbstmanagement-Methoden: Ein Überblick

Wir haben die besten Selbstmanagement-Techniken für Sie zusammengefasst.

1. Die Pomodoro-Methode soll Ihre Produktivität durch den Wechsel zwischen Arbeits- und Pausenphasen steigern. Sie teilen Ihre Aufgaben dafür in Abschnitte ein und arbeiten dreimal 25 Minuten, mit je fünf Minuten Pause dazwischen. Nach dem vierten Intervall machen Sie eine Pause von 30 Minuten. Browserbasierte Desktop-Timer wie der Tomato-Timer helfen bei der Zeiteinteilung.
   
   

2. Die ABC-Methode setzt auf Ordnung Priorisierung. Zuerst schreiben Sie alle Aufgaben auf, die anstehen. Dann teilen Sie sie in drei Kategorien: A-Aufgaben sind sehr wichtig - sie sollten sofort erledigt werden. B-Aufgaben sind weniger wichtig - sie werden terminiert oder delegiert. C-Aufgaben sind eher unwichtig - sie werden delegiert oder verworfen.
   
   

3. Die Eisenhower-Methode teilt alle Aufgaben danach ein, wie wichtig und wie eilig sie sind. In der Eisenhower-Matrix entstehen so vier Aufgabentypen: wichtig und eilig, wichtig und weniger eilig, eilig und nicht wichtig, nicht eilig und nicht wichtig. Ihr Tagesplan enthält bei dieser Methode eine Ordnung nach Priorität.
   
   

4. GTD: Getting Things done geht auf den bekannten US-Autor David Allen zurück. Das Grundprinzip der Selbstmanagement-Methode ist es, alle anstehenden Aufgaben in möglichst wenigen Systemen zu erfassen. Das Ziel ist eine Produktivitätssteigerung. Die typischen vier Listen sind: Aktionsliste, Projektliste, Kalender und die Liste zur Nachkontrolle. Und: alles, was unter zwei Minuten dauert, sollten Sie nach dieser Methode sofort erledigen.
   
   

5. To-Do-Listen sind der Klassiker unter den Selbstmanagement-Techniken und bilden die Grundlage für viele andere Methoden. Eine moderne Zeitplanung sollte aber mehr umfassen: Eine Spalte "to-do", eine Spalte "to-relax" und eine Spalte für "not-to-do" für alle die Ablenkungen, die Ihnen die Zeit stehlen können.
   
   

6. Klare Ziele sind ein großer Motivator. Die SMART-Methode kann Sie dabei unterstützen, Ihre Ziele realistisch einzuschätzen, zeitlich zu planen und auch zu erreichen. Die Buchstaben in dem Akronym stehen für: Spezifisch - Messbar - Attraktiv - Realistisch und Termingerecht. Nach der SMART-Methode formulieren Sie sehr konkrete Ziele, orientieren sich an messbaren Kenngrößen, planen so attraktiv, dass Sie auch motiviert dabei sind und bleiben realistisch.
   

7. Die ALPEN-Methode hat nichts mit Bergen zu tun. Die Methode hilft bei der Tagesplanung und umfasst fünf Schritte. Sie gehen Buchstabe für Buchstabe vor: A bedeutet Aufgaben aufschreiben, L heißt Länge der Arbeit schätzen, P steht für Pufferzeit einplanen (wirklich 60 % für spontane Erledigungen und Unterbrechungen), E heißt Entscheidungen nach Wichtigkeit ordnen, zum Schluss dann kommt das N für Nachkontrolle (was haben Sie alles geschafft?) Ausstehendes wird auf den nächsten Tag terminiert.

Selbstmanagement-Beispiele für die 7 Methoden

Hier sind konkrete Beispiele für die Anwendung der genannten Methoden:

1. Beispiel für die Pomodoro-Methode:
   Angenommen, Sie müssen einen Bericht schreiben, der mehrere Stunden in Anspruch nimmt. Statt alles auf einmal zu erledigen, teilen Sie Ihre Arbeit in 25-Minuten-Intervalle ein. Sie stellen einen Timer und arbeiten konzentriert an Ihrem Bericht, bis die Zeit abläuft. Danach gönnen Sie sich eine 5-minütige Pause. Nach vier Pomodori (also etwa zwei Stunden Arbeit) machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. So vermeiden Sie Erschöpfung und steigern Ihre Produktivität, da Sie in kurzen, fokussierten Phasen arbeiten.
   
2. Beispiel für die ABC-Methode:
   Stellen Sie sich vor, Sie haben am Montag drei Aufgaben: Ein wichtiges Meeting vorbereiten, E-Mails beantworten und ein Angebot schreiben. Mit der ABC-Methode kategorisieren Sie diese Aufgaben. Das Meeting wäre eine A-Aufgabe, da es sehr wichtig und dringend ist. Das Angebot schreiben wäre eine B-Aufgabe – wichtig, aber nicht so dringend. E-Mails beantworten wäre eine C-Aufgabe, da es wenig Einfluss auf den Tageserfolg hat und verschoben werden kann. So wissen Sie genau, wo Sie anfangen sollen.
   
3. Beispiel für die Eisenhower-Matrix:
   Sie haben folgende Aufgaben: Ein dringendes Kundenproblem lösen, eine wichtige Präsentation erstellen, eine Routine-Berichtserstellung und eine Einladung zu einem Event beantworten. In der Eisenhower-Matrix würden Sie das Kundenproblem als dringend und wichtig (sofort erledigen) und die Präsentation als wichtig, aber nicht dringend (planen) einordnen. Den Routinebericht könnten Sie delegieren, da er zwar dringend, aber nicht wichtig ist. Die Event-Einladung ist weder dringend noch wichtig und kann gestrichen werden.
   
4. Beispiel für GTD (Getting Things Done):
   Sie erhalten ständig neue Aufgaben und fühlen sich überfordert. Mit der GTD-Methode sammeln Sie alle Aufgaben in einer To-Do-Liste und sortieren sie nach Priorität. Ein Beispiel: Statt sich von der Flut an E-Mails ablenken zu lassen, notieren Sie sich die Bearbeitung als spätere Aufgabe. Wenn Sie gerade an einer Präsentation arbeiten, schließen Sie diese erst ab, bevor Sie sich anderen Aufgaben zuwenden. So behalten Sie den Überblick und reduzieren Stress.
   
5. Beispiel für To-Do-Listen:
   Eine klassische To-Do-Liste könnte so aussehen: 1) Dokument für das Meeting vorbereiten, 2) Einkauf erledigen, 3) Arzttermin vereinbaren, 4) E-Mails checken. Die Aufgaben werden nach Priorität geordnet und systematisch abgehakt. So behalten Sie den Überblick und fühlen sich motiviert, wenn Sie Punkte von der Liste streichen können.
   
6. Beispiel für die SMART-Methode:
   Ein Beispiel für die SMART-Methode könnte die Zielsetzung sein, 5 kg in den nächsten zwei Monaten abzunehmen. Dieses Ziel ist spezifisch (Gewichtsabnahme), messbar (5 kg), attraktiv (verbessertes Wohlbefinden), realistisch (mit einem ausgewogenen Ernährungs- und Bewegungsplan) und terminiert (in zwei Monaten). Mit dieser klaren Struktur steigern Sie Ihre Erfolgschancen.
   
7. Beispiel für die ALPEN-Methode:
   Angenommen, Sie planen Ihren Tag: Sie schreiben 5 Aufgaben auf, die Sie heute erledigen wollen (Aufgaben), schätzen, wie lange jede Aufgabe dauert (Länge), planen Pufferzeiten für unerwartete Ereignisse ein (Pufferzeiten), entscheiden, welche Aufgaben am wichtigsten sind (Entscheidungen), und überprüfen am Ende des Tages, was gut funktioniert hat und was nicht (Nachkontrolle). Ein Beispiel: Sie planen, 2 Stunden an einem Bericht zu arbeiten, 30 Minuten für E-Mails einzuplanen und lassen 1 Stunde Puffer für spontane Anfragen. Am Ende des Tages bewerten Sie, wie effektiv Ihr Plan war.

Diese Methoden bieten klare Strukturen, um tägliche Aufgaben besser zu organisieren und gezielt an Zielen zu arbeiten. Je nach persönlicher Vorliebe kann jede Methode flexibel an die individuellen Anforderungen angepasst werden.

Fazit: Selbstmanagement wird immer wichtiger

Um zwischen Meetings und vollgepackten Terminkalendern nicht unterzugehen, ist es wichtig, Strategien zu finden, die helfen, den Arbeitsalltag im Griff zu behalten. Selbstmanagement-Techniken können Ihnen dabei helfen, die vielen Anforderungen strukturiert zu erfüllen und dabei auch Ihre Work-Life-Balance nicht aus dem Blick zu verlieren. Welche Methoden am besten zu Ihnen passen, finden Sie heraus, indem Sie sie einfach ausprobieren.