Vertriebsmeetings sind für jede Vertriebsorganisation unerlässlich. Doch allzu oft werden sie eher als notwendiges Übel statt einer Gelegenheit zur Weiterentwicklung und Verbesserung angesehen.
Ihre Meetings werden wesentlich produktiver, wenn Sie diese effektiv planen und Ihre Vertriebsteams motiviert bei der Sache sind. Das Ergebnis: Ihre Mitarbeiter sind mit Begeisterung dabei und bereit, einen eigenen Beitrag zu den Meetings zu leisten.
In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie genau, wie Sie Meetings, die zu strategischen Ergebnissen führen, planen und vorbereiten. Anhand von Vertriebsmeetings zeigen wir Ihnen, wie Sie:
- Ihr Team motivieren
- Erkenntnisse gewinnen, die sich auf den Umsatz auswirken
- Neue Ideen generieren
- Ihre Mitarbeiter zur Beteiligung an Ihrem Vertriebsprozess bewegen
- Ihre Umsatzprognosen verbessern
Teil 1: Planung und Vorbereitung einer effektiven Agenda für Vertriebsmeetings
Vor Sie Ihre Besprechung planen, stellen Sie sich die Frage: "Ist es überhaupt nötig?"
Wenn Sie weniger als 10 Minuten benötigen, um Ihre Anliegen zu klären, Informationen zu sammeln oder Antworten auf Fragen zu erhalten, ist eine Sitzung in der Regel überflüssig. Bitten Sie in diesem Fall stattdessen die Vertriebsmitarbeiter (oder anderen Personen), mit denen Sie sprechen müssen, um ein kurzes Gespräch unter vier Augen.
Mark Hunter von The Sales Hunter bringt einen besonderen Beweggrund für unnötige Vertriebsmeetings auf den Punkt:
„Es gibt zu viele wöchentliche Vertriebsmeetings, die lediglich dazu dienen, einem Vertriebsleiter die Gelegenheit zu geben, seine Aufgabenliste abzuhaken. Wenn dies der Beweggrund für das Meeting ist, würde ich meinen letzten Dollar darauf setzen, dass die Sitzung für die Teilnehmern IN KEINER WEISE hilfreich ist."
Das Ergebnis ist, dass Sie die Zeit Ihres gesamten Teams verschwenden und deren Respekt verlieren. Vermeiden Sie diese Art von Sitzungen um jeden Preis.
Wenn Sie diesen "Vernunft-Check" durchgeführt haben, können Sie sich auf Ihr Vertriebsmeeting vorbereiten.
Die Informationen in diesem Leitfaden beziehen sich sowohl auf wöchentliche Meetings als auch auf einmalige Sitzungen. Für letztere geben wir Ihnen ganze am Schluss einige Ideen.
Die vier Elemente eines erfolgreichen Sales Meetings
Ineffiziente Meetings können sowohl die Performance des Vertriebs als auch den gesamten Geschäftserfolg erheblich beeinträchtigen.
Die Zeitschrift Fortune hat ausgerechnet, wie kostspielig dies sein kann:
„Beginnen wir mit einem Unternehmen, das 20.000 meist hochqualifizierte Angestellte hat. Dann schätzen wir, dass das durchschnittliche Jahresgehalt pro Person 100.000 Dollar beträgt. Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin verbringt vorsichtig geschätzt 15 % seiner oder ihrer Zeit in unproduktiven Meetings. Die jährlichen Gesamtkosten für das Unternehmen aufgrund der verschwendeten Zeit: 300 Millionen Dollar."
Es ist einfach, in die Falle unnötiger Meetings zu tappen. Zu oft lautet der Grund "... so machen wir das halt".
Der Harvard Business Review hat kürzlich eine Umfrage durchgeführt und 182 Führungskräfte aus verschiedenen Branchen gefragt, ob sie ihre Meetings produktiv finden.
- 65 % erklärten, dass Meetings sie von der Erledigung ihrer eigentlichen Arbeit abhalten
- 71 % gaben an, dass Meetings unproduktiv und ineffizient sind
- 64 % meinten, dass Meetings auf Kosten von tiefgehendem Denken stattfinden
- 62 % sagten, dass in Meetings Gelegenheiten versäumt werden, das Team näher zusammenzubringen
Verstehen Sie mich nicht falsch, Meetings sind für Vertriebsteams nach wie vor notwendig. Das bedeutet aber nicht, dass sie erfolglos sein müssen.
Befolgen Sie bei der Planung sinnvoller Meetings diese Grundsätze:
- Verwenden Sie eine standardisierte Agenda. Erfinden Sie das Rad nicht für jedes Meeting neu. Erstellen Sie eine "wiederkehrende" Tagesordnung und nutzen Sie diese als Vorlage.
- Schaffen Sie einen Mehrwert. Jedes Meeting sollte Ihrem Team einen Nutzen bringen. Mit anderen Worten: Geben Sie Ihrem Team etwas an die Hand, mit dem es mehr Deals abschließen kann. Das kann etwas Grundlegendes wie eine Schulung oder sogar Kundenfeedback sein.
- Einbeziehung des Teams. Ihre Vertriebsmitarbeiter werden sich langweilen, wenn sie nicht mit einbezogen werden. Sorgen Sie für aktive Beteiligung, indem Sie die Erwartungen vor dem Meeting festlegen. Fördern Sie die Interaktion während der Sitzung durch Frage- und Antwortrunden und gemeinsames Brainstorming.
- Führen Sie eine Routine ein. Apropos Erwartungen: Stellen Sie sicher, dass regelmäßige Meetings jeden Monat oder jede Woche am selben Tag und zur selben Uhrzeit stattfinden. So entsteht ein Rhythmus, der die Erwartungen an Ihre Teammitglieder vorgibt.
Das alles mag überwältigend erscheinen, besonders wenn Sie neue Möglichkeiten suchen, Ihr Team zu motivieren. Deshalb wird eine beständige Agenda Ihnen das Leben leichter machen.
Und zwar folgendermaßen...
Punkte für die Agenda Ihres Sales Meetings
Was genau gehört also auf die Tagesordnung?
In den besten Meetings dreht sich alles um Daten, Feedback und konkrete Maßnahmen.
Hier haben wir einige Themen zusammengestellt, die auf die Agenda Ihres Vertriebsmeetings gehören:
- Feiern Sie die großen Erfolge. Beginnen Sie mit einer positiven Botschaft. Wenn Sie Ihre Meetings mit erfreulichen Nachrichten eröffnen, prägen Sie die Stimmung für den Rest der Sitzung. Einblicke, Fortschritte bei den Verkaufszielen und neue strategisch wichtige Kunden sind ein Grund zum Feiern. Ein gut organisiertes CRM hilft Ihnen, die Daten hinter diesen Erfolgen zu erfassen.
- Updates zur Pipeline. Bitten Sie jedes Teammitglied um einen kurzen Statusbericht. Das sorgt einerseits für Verantwortungsbewusstsein und zeigt andererseits auf, wo noch Handlungsbedarf besteht - sowohl für die einzelnen Mitarbeiter als auch für das gesamte Team.
- Blockaden erkennen. Gibt es irgendwelche Engpässe, die Ihr Team daran hindern, weiterzukommen? Diese treten oft in Form von Reiseplänen oder sogar Behinderungen durch andere Abteilungen auf – Stichwort Sales Enablement.
- Teilen Sie Einblicke über potenzielle Kunden. Geben Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern die Gelegenheit, das Feedback von potenziellen Kunden zu teilen. Was halten diese von Ihrem Wertversprechen, Ihrem Unternehmen und Ihren Verkaufsangeboten?
- Tauchen Sie in die Messgrößen ein. Konzentrieren Sie sich auf die monatlichen Ziele sowie auf die Kennzahlen, die zu Dealabschlüssen führen. Richten Sie den Fokus auf die Gesamtzahlen und sparen Sie sich jegliches Feedback für Einzelgespräche auf. Niemand mag es, vor seinen Kollegen kritisiert zu werden.
- Teilen Sie Unternehmensinformationen. Als Vertriebsleiter erhalten Sie einzigartige Einblicke in das, was in anderen Bereichen des Unternehmens passiert. Informieren Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter über alles, was für sie wichtig ist - insbesondere über Produktneuheiten und Marketingaktivitäten.
- Analysieren Sie die Konkurrenz. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit für Ihre Vertriebsmitarbeiter, alle relevanten Informationen über die Konkurrenz mit dem Team zu teilen, einschließlich der Gründe, weshalb sich potenzielle Kunden für Mitbewerber und nicht für Sie entscheiden. Tauschen Sie so viele Erkenntnisse wie möglich aus, um sich ein umfassendes Bild von der Wettbewerbslandschaft zu machen.
Nehmen Sie weitere Themen, die für Ihre Branche oder Ihr Unternehmen relevant sind, in die Agenda auf. Denken Sie daran: Einen Standard einzuhalten hilft, Beständigkeit zu schaffen.
Scheuen Sie sich jedoch nicht, im Laufe der Zeit in Ihren Meetings neue Sessions zu testen.
Dazu gehören beispielsweise Rollenspiele und Mikro-Trainingseinheiten. Mit anderen Worten: alles, was einen Mehrwert für Ihre Teammitglieder, deren Karriere oder Ihr Unternehmen darstellt.
Der Ablauf und die Diskussionspunkte der Sitzung müssen schriftlich festgehalten und im Vorfeld an Ihre Teams versendet werden. Sie können die Agenda von Grund auf selbst erstellen oder eine Vorlage wie die auf Template.net verwenden.
So bereiten Sie sich auf Ihre Vertriebsmeetings vor
Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen und informativen Meeting.
Beginnen Sie, die notwendigen Metriken und Erkenntnisse zusammenzustellen. Dazu gehören Kennzahlen zu den Abschlussquoten, der durchschnittliche Wert eines Deals, die Opportunities und die Reaktionszeit.
Vertriebs-Dashboards können Ihnen helfen, diese Daten laufend zu erfassen und zu überwachen.
Verwenden Sie Dashboards als Kernstück Ihrer Vertriebsmeetings. Mithilfe von diesen können Sie Kennzahlen in Echtzeit abrufen, ohne dass Sie für jedes Meeting Daten sammeln und sortieren müssen.
Delegieren und verteilen Sie Aufgaben an Ihr Vertriebsteam, damit jeder seinen Teil zum Meeting beiträgt. Überlassen Sie beispielsweise abwechselnd den Mitarbeitern das Erstellen des Besprechungsprotokolls.
Sie können außerdem in jedem Meeting einen Vertriebsmitarbeiter die Gelegenheit geben, dem Team seine oder ihre Verkaufspräsentation zu demonstrieren. Das Feedback des Teams ermöglicht die Optimierung der Präsentation. In der nächsten Sitzung kann der Mitarbeiter über das Kundenfeedback in Bezug auf die aktualisierte Präsentation berichten.
Hier sind einige weitere "Housekeeping"-Punkte, die Sie beachten sollten:
- Legen Sie den Entscheidungsprozess fest. Werden Maßnahmen und Entscheidungen basierend auf einer gemeinsamen Zustimmung der Gruppe, einer Mehrheitsentscheidung oder der Entscheidung des Teamleiters getroffen?
- Erstellen und versenden Sie die Agenda im Voraus an Ihr Team. Auch hier ist es einfacher, wenn Sie eine standardisierte Vorlage verwenden.
- Versenden Sie alle erforderlichen Unterlagen oder Berichte im Voraus. Wenn es sich um eine einmalige Besprechung handelt, müssen Sie diese Kennzahlen möglicherweise selbst zusammenstellen. Andernfalls empfiehlt es sich, Ihre Vertriebs-Dashboards zu verwenden.
- Stellen Sie sicher, dass alles vorbereitet ist. Dazu gehören Geräte, Software und Ihre eigenen Informationen.
Vorlagen für Follow-ups
Teil 2: Wie Sie Ihr Team motivieren und ihm Energie geben
Meetings lösen oftmals Seufzer und Einwände aus. Sie werden häufig als Störfaktor empfunden, der die Mitarbeiter von ihrer optimalen Arbeitsleistung abhält.
Verwandeln Sie also Ihre Vertriebsmeetings in einen Anlass, auf den sich das Team freut.
Der Vertriebsautor Mike Weinberg drückt es so aus:
“Verlassen Ihre Mitarbeiter das Meeting mit einer besseren Einstellung, mehr Energie für das Verkaufen und besser gewappnet, um ihre Arbeit zu erledigen?”
Wenn die Antwort "Nein" lautet, dann ist es an der Zeit, wesentliche Änderungen vorzunehmen. Ich würde sogar so weit gehen und vorschlagen, dass Sie Ihre Meetings auf Eis legen, bis Sie dieses Problem gelöst haben.
Wenn Sie Ihre Sitzungen ernsthaft verbessern wollen, fragen Sie Ihre besten Vertriebsmitarbeiter, was sie gerne in den Teambesprechungen behandeln würden. Erkundigen Sie sich nach positiven Erfahrungen, die sie anderswo gemacht haben.
Damit beseitigen Sie nicht nur das Stigma rund um Meetings, sondern sorgen auch dafür, dass sich die Mitarbeiter bei Anliegen mit einem guten Gefühl an Sie wenden und sich besser unterstützt fühlen.
Das heißt, dass jedes Meeting mit einem Gefühl der Begeisterung und der Bereitschaft zum Verkaufen enden muss.
Hier sind einige Beispiele, wie Sie das erreichen können.
Verfeinern Sie Skills durch die Überarbeitung von Vertriebsschulungen
Als Vertriebsleiter wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihre Mitarbeiter regelmäßig fortzubilden. Sie zu coachen, um ihre Stärken und Schwächen zu erkennen, ist eine fortlaufende Aufgabe.
Schaffen Sie einen zusätzlichen Wert, indem Sie ein Teambildungselement in Ihr Schulungsprogramm aufnehmen.
Identifizieren Sie beispielsweise in der Gruppe gängige Knackpunkte innerhalb Ihres Verkaufsprozesses. Führen Sie dann ein Brainstorming durch, um gemeinsam Ideen zu entwickeln, wie diese Schwachstellen überwunden werden können.
Anschließend können Sie gemeinsam die besten Ideen auswählen und diese im Laufe der Woche testen. Teilen Sie die Ergebnisse in der nächsten Sitzung dem Team mit und führen Sie erfolgreiche Methoden als Teil Ihres Schulungs- und Vertriebsprozesses ein.
Noch besser: Ermutigen Sie jedes Teammitglied, seine eigenen Erfahrungen und Einblicke einzubringen. Fördern Sie eine Kultur des "Crowdfunding" neuer Vertriebsansätze.
Sie werden überrascht sein, was Sie - selbst von unerfahrenen Vertriebsmitarbeitern - alles lernen können.
Behalten Sie die aktuellen Ereignissen im Auge
Ihre Vertriebsmitarbeiter kennen Ihre Produkte und Dienstleistungen in- und auswendig, aber wenn es um andere Geschäftsthemen geht, haben sie möglicherweise wenig Ahnung.
Das passiert in der Regel, wenn Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit ausschließlich damit verbringen, sich über Ihr Produkt, Ihr Unternehmen, Ihre Unterscheidungsmerkmale, Features und Vorteile auf dem Laufenden zu halten.
Die Folge ist, dass sie nicht wissen, was im weiteren Umfeld der Branche passiert. Das kann bei Gesprächen mit potenziellen Kunden nachlässig und unauthentisch wirken.
Nehmen Sie also diesen "Small Talk" mit in Ihre Vertriebsmeetings auf. Widmen Sie den aktuellen Geschehnissen in Ihrer Branche einige Minuten Ihrer Zeit.
So bleiben Sie in Sachen Wirtschaftsnachrichten stets auf dem neuesten Stand:
- Lesen Sie Fachpublikationen und behalten Sie die Trends im Auge
- Halten Sie Ausschau nach neuen Studien und Daten, die sich auf die Jobs Ihrer potenziellen Kunden auswirken
- Nutzen Sie Social Listening Tools, um zu verstehen, worüber Ihre Zielgruppe spricht
- Folgen Sie Influencern in den sozialen Medien und beobachten Sie interessante und im Trend liegenden Inhalte, die sie erstellen
Jeb Blount geht sogar so weit, dass er vorschlägt, dieses Thema wie einen Buchclub zu behandeln:
"Bitten Sie Ihr Team, ein Buch zu lesen. Bestimmen Sie vor jedem Meeting ein Kapitel, das diskutiert wird und ernennen Sie einen Vertriebsmitarbeiter, der die Diskussion leitet oder moderiert. Oder lassen Sie im Rotationsverfahren jeden Mitarbeiter einen Blogbeitrag auswählen, in dem ein für Ihr Team relevantes Thema behandelt wird. Diese Person verschickt den Link zusammen mit einer Einstiegsfrage an das ganze Team, damit im Meeting alle Mitarbeiter gut vorbereitet die Erkenntnisse aus dem Artikel diskutieren können."
Bringen Sie eine Auflistung der neuesten Brancheneinblicke mit zum Vertriebsmeeting. Fügen Sie Links zu relevanten Inhalten in das Besprechungsprotokoll ein.
Rollenspiele und Erfahrungsaustausch
Vor dem gesamten Team zu stehen, kann für gewisse Mitarbeiter einschüchternd sein.
Es bietet ihnen aber auch die Möglichkeit, sich zu verbessern.
Auf diese Weise werden Ihre Vertriebsmeetings nicht nur interessanter, sondern helfen den Vertriebsmitarbeitern auch, ihre Präsentation zu verfeinern und die Kommunikation mit potenziellen Kunden zu verbessern.
Lassen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter abwechselnd jede Woche ein Rollenspiel durchführen. Bestimmen Sie, wer den potenziellen Kunden spielt und informieren Sie beide Parteien im Voraus.
Möchten Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter schnell für diese Idee gewinnen?
Stellen Sie sich für diese Übung als erstes zur Verfügung.
Stellen Sie die Idee in einem Meeting vor und spielen Sie Ihr Verkaufsgespräch mit einem Mitarbeiter Ihres Teams durch.
Nach der Verkaufspräsentation kann jedes Teammitglied seine Meinung äußern. Die Idee ist, ehrliches Feedback zu Schwachstellen zu sammeln, welche die Mitarbeiter vielleicht selbst nicht erkennen können.
Bei dieser Gelegenheit können auch Fallstudien und Geschichten ausgetauscht werden, die von den Vertriebsmitarbeitern in ihre Verkaufsgespräche eingebaut werden können. Sie sitzen zwar nicht am Lagerfeuer, aber es ist wichtig, dass Sie die Verkäufer ermutigen, auch "erschreckende" Geschichten zu erzählen - Geschichten, in denen sie vielleicht nicht den richtigen Prozess befolgt oder einen Fehler gemacht haben, aber am Ende daraus gelernt und sich verbessert haben.
Laden Sie Fachspezialisten ein
Welche Quelle in Ihrem Unternehmen hat das größte Produkt- und Branchenwissen?
Die Antwort: Fachspezialisten.
Zu den Fachexperten gehören Produktverantwortliche, Gründer und Führungskräfte, die seit vielen Jahren in diesem Bereich tätig sind.
Laden Sie diese Experten hin und wieder zu Ihren Meetings ein. Bitten Sie sie, Einblicke in die folgenden Themen zu vermitteln:
- Ihr Werdegang im Unternehmen und in der Branche
- Wie ihr Arbeitsalltag aussieht
- Ihre Gedanken über die Zukunft Ihrer Branche
Sie können sogar monatlich eine Expertenrunde in Ihr Vertriebsmeeting integrieren. Wenn Sie Teil einer größeren Vertriebsorganisation sind, sprechen Sie mit den Geschäftsführern und Stakeholdern, um sie auf Ihrer Seite zu haben. Weisen Sie auf die Vorteile und Nutzen hin, die diese Sessions mit sich bringen.
Unabhängig davon, ob es sich um eine Diskussionsrunde oder einen Vortrag eines Experten handelt, sind diese Erkenntnisse für jeden Vertriebsmitarbeiter von unschätzbarem Wert.
Fünf Tipps zur Motivation Ihres Teams
Die oben genannten Prinzipien sind für Ihr Team inspirierend und motivierend.
Wenn Sie diese Elemente in Ihre Meetings einbauen, werden die Mitarbeiter den geplanten Sitzungen mit Spannung entgegenschauen.
Bedenken Sie jedoch, dass zwischen Energie und Moral ein Unterschied besteht. Die in diesem Abschnitt behandelten Themen werden Ihre Teammitglieder zur aktiven Teilnahme animieren, aber Sie müssen auch ihre Motivation aufrechterhalten.
Lassen Sie uns deshalb einige Ansätze betrachten, die Sie in Ihren Meetings verwenden können, um die Stimmung bei Ihren Mitarbeitern hoch zu halten.
- Wertschätzung zeigen. Es ist wichtig, den Vertriebsmitarbeitern Anerkennung für die geleistete Arbeit entgegenzubringen. Selbst die kleinste Verbesserung ist es wert, gefeiert zu werden. Wenn Sie sich bei ihnen bedanken und ihnen Vertrauen entgegenbringen, sowohl im Team als auch unter vier Augen, fühlen sie sich wertgeschätzt und sind bereit, ihre Zielvorgaben zu übertreffen.
- Zusammengehörigkeitsgefühl fördern. Heben Sie die Grenzen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeitern auf. Bieten Sie den Teammitgliedern die Verantwortung für neue Projekte an und geben Sie ihnen so die Möglichkeit, zu brillieren und gleichzeitig Ihre eigenen Fähigkeiten zu entwickeln.
- Eigenständigkeit unterstützen. Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, dass sie die volle Eigenverantwortung über ihre Ergebnisse haben. Können Sie etwaige Privilegien, die sie nicht nutzen, ermitteln und hervorheben?
- Eine Kultur der Transparenz schaffen. Wissen zu teilen, kann viel bewirken. Dazu gehört, dass Sie die Gründe für einen neuen Prozess erläutern oder die Daten teilen, die Ihre Entscheidung für eine große Veränderung untermauert haben.
- Persönliche Eigenschaften berücksichtigen. Jeder Mitarbeiter wird durch andere Dinge motiviert und reagiert in einer bestimmten Situation anders. Wenn Sie die Persönlichkeiten Ihrer Teammitglieder kennen, können Sie Ihren Führungsstil darauf abstimmen und sind sich bei Teambesprechungen der Werte und Ansichten Ihrer Mitarbeiter bewusst.
Die in diesem Abschnitt erläuterten Prinzipien sorgen dafür, dass sich Ihre Vertriebsmitarbeiter auf Ihre Meetings freuen und motiviert sind - und zwar im Vorfeld und danach. Im nächsten Schritt geht es darum, sie zur Zusammenarbeit und zum Mitwirken zu bewegen.
Teil 3: Strategischen Wert aus Vertriebsmitarbeitern gewinnen
Inzwischen wissen Sie, wie Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter in Meetings dazu motivieren können, sich einzubringen und zu engagieren.
Die Frage ist nun, wie Sie dieses Engagement in strategischen Wert umwandeln können.
Lassen Sie sie vor, während und nach dem Meeting einen Beitrag zu leisten.
Menschen streben nach Möglichkeiten, einen Mehrwert zu schaffen. Top-Performer sind besonders daran interessiert, neue Ideen zu teilen - was ihnen wiederum ihre eigene Arbeit erleichtert und zu besseren Ergebnissen führt.
Und wenn sie diese Ideen einbringen, profitieren alle davon.
Für Mitarbeiter, die den Wert, ihre Sichtweise mit anderen zu teilen, nicht erkennen, liefert Anthony Iannarino vom The Sales Blog eine überzeugende Motivation:
“Engagement ist ein Zeichen von Professionalität.
Einige Ihrer Kollegen werden sich im Meeting oder bei Diskussionen nicht einbringen, es sei denn, es geht beispielsweise um Gehälter oder etwas, worüber sie sich beklagen können.
Ihr Engagement, Ihre Fragen, Ihre Kommentare, Ihre Ansichten und Ihre Erfahrungen bringen auch anderen Vorteile. Es zeigt Ihre Professionalität und es zeigt Ihre Führungsqualitäten.”
Werfen wir einen Blick auf fünf Techniken, um Ihre Mitarbeiter während Vertriebsmeetings zur aktiven Beteiligung zu ermutigen und mehr Wert daraus zu schöpfen.
Bringen Sie Bewegung in den Raum
Verkaufen Sie Ihren Mitarbeitern die Zusammenarbeit so, wie Sie es bei einem potenziellen Kunden tun würden. Nutzen Sie Ihre eigenen Verkaufsfähigkeiten, um den Wert zu demonstrieren, den sie gewinnen, wenn sie selbst einen Wert schaffen.
Beginnen Sie mit der Anregung zu Mikro-Investitionen, was ein simples "Ja" auf eine Frage sein kann.
Eine weitere Möglichkeit ist die Einführung neuer Konzepte, für die Sie die Mitarbeiter die Ideen ausarbeiten lassen. Geben Sie ihnen einen Anhaltspunkt und ermutigen Sie sie zu Feedback. Stellen Sie dann Fragen, die sie zu der Idee führen, die sie "besitzen" sollen.
Sie können beispielsweise das Konzept, neue Ideen zur Generierung von Vertriebskontakten in jedes wöchentliche Meeting einzubringen, an Ihre Mitarbeiter übertragen. Der Anstoß für diese Idee könnte sein: "Wie können wir mehr eigene hochqualifizierte Leads generieren?"
Wenn das Team seine eigenen Ideen einbringt, beginnen Sie damit, die Prozesse rund um diese Ideen zu entwickeln und diese zu delegieren.
Sorgen Sie für Interaktion in Ihren Sakes Meetings
Die Mitarbeiter in den gesamten Prozess der Sitzungsplanung und -durchführung einzubeziehen, ist eine hervorragende Möglichkeit, sie zum aktiven Mitwirken zu ermutigen.
Dazu gehört die Vorbereitung des Meetings sowie wie der Ablauf und die Diskussionspunkte. Auf diese Weise übernehmen sie die volle Verantwortung für ihren "Teil" der Sitzung.
Und selbst nachdem sie ihren Teil erledigt haben, werden sie weiterhin motiviert sein, sich einzubringen - eine Energie, die oft ansteckend ist.
Ein weiterer Ansatz ist die Arbeit in Zweiergruppen oder Teams. Integrieren Sie einen Workshop in Ihr Meeting und lassen Sie jedes Team an einem bestimmten Problem arbeiten.
Widmen Sie dieser Aufgabe einen Teil Ihrer Sitzung. Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, kann jedes Team seine eigenen Ideen vorstellen.
Und aus dem Nichts heraus diskutieren die Teilnehmer über ihre Ideen und tragen zu den Ideen der anderen bei.
Sie können natürlich auch einfach eine Frage-Antwort-Runde durchführen. Geben Sie den Mitarbeitern eine bestimmte Idee oder Herausforderung vor, stellen Sie Fragen dazu und ermutigen Sie sie zu Feedback.
Vorbereitung auf Verhandlungen
Verhandlungen gehören ganz einfach zum Leben eines Vertriebsmitarbeiters dazu.
Sie werden auch in Ihren Vertriebsmeetings nicht fehlen.
Bereiten Sie sich nicht nur auf Verhandlungen vor, regen Sie sie an.
Beginnen Sie mit unbedeutenderen Themen und Angelegenheiten, die keine große Diskussion erfordern. Dadurch laufen sich Ihre Mitarbeiter warm und sind bereit, größere und wichtigere Sachen anzugehen.
Wenn Sie zu diesen wichtigeren Themen kommen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre "große Idee" vorbereitet haben. Reden Sie nicht lange um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie direkt zur Sache. Machen Sie aber klar, dass ein Kompromiss unvermeidlich ist und jeder wird mit dem Endergebnis zufrieden sein.
Sorgen Sie in diesem Zusammenhang dafür, dass Sie mit Daten und Einblicken ausgestattet sind, die diese Entscheidungen untermauern. So führen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter zu der logischsten Idee, die wiederum die besten Ergebnisse hervorbringt.
In welche Richtung die Verhandlungen auch gehen, seien Sie immer zu Kompromissen bereit.
Fällen Sie Entscheidungen im Kollektiv
Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Entscheidungen von einer Mehrheit getroffen werden.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass nicht jeder mit an Bord ist, stimmen Sie ab. Dies ermutigt zur kontinuierlichen Mitwirkung und veranlasst die Mitarbeiter, in bevorstehenden, produktiven Meetings im gleichen Stil zu verfahren.
Wenn Sie eine Abstimmung durchführen, bieten Sie nur eine Handvoll Optionen an. Je weniger Alternativen zur Auswahl stehen, desto weniger muss überlegt werden - was wiederum den Entscheidungsprozess beschleunigt.
Teil 4: Die Anatomie von wöchentlichen und zweiwöchentlichen Meetings
Viele der in diesem Leitfaden vorgestellten Ideen beziehen sich auf einmalige Meetings oder Vertriebssitzungen, bei denen die Mitarbeiterschulung im Zentrum steht.
Doch wie sieht es mit den überaus wichtigen Forecast- und Pipeline-Health-Meetings aus?
Wie Jeff Gitomer sagt:
“Vertriebsmeetings sollten ein Forum für Reporting, Unterstützung bei der Zielerreichung, Ermutigung, Problemlösung, Schulung, Austausch und Kommunikation sein. Der Zweck einer Vertriebssitzung ist es, die Vertriebsmitarbeiter für den Verkauf zu rüsten und zu motivieren.”
Schauen wir uns die beiden häufigsten Vertriebsmeetings genauer an: das wöchentliche Forecast- und das zweiwöchentliche Pipeline-Meeting.
Durchführung wöchentlicher Forecast-Meetings
Die Agenda eines wöchentlichen Forecast-Meetings beinhaltet in der Regel folgende Punkte:
- Entwicklung der Deals in den einzelnen Phasen
- Abgeschlossene Deals der Vorwoche
- Voraussichtliche Deal-Abschlüsse in der laufenden Woche
Jeder Ihrer Vertriebsmitarbeiter sollte diese drei Punkte erläutern. Der Zweck des Meetings ist, dass jeder Mitarbeiter seine Erfolge der vergangenen Woche vorstellt, einschließlich die abgeschlossenen Deals sowie Vertriebsaktivitäten, die andere Deals weiter in Richtung Ziellinie bewegt haben.
Updates zu den Vertriebsaktivitäten sollten "inputbasiert" sein. Mit anderen Worten: Wie viele Anrufe, E-Mails und Nachfassaktionen hat jeder Vertreter in der Vorwoche getätigt?
Ihre Forecast-Meetings sollten wöchentlich am selben Wochentag und zur selben Uhrzeit stattfinden. Idealerweise finden diese Besprechungen persönlich statt, wobei auch Videokonferenzen funktionieren, besonders wenn Sie in einer "Inside Sales"-Organisation arbeiten.
Für Mitarbeiter mit langen Vertriebszyklen sind wöchentliche Meetings möglicherweise zu viel. Wenn Ihr Verkaufszyklus beispielsweise zwischen 6 und 12 Monaten beträgt, kann ein zweiwöchentliches oder sogar monatliches Forecast-Meeting sinnvoller sein.
Metriken zur Umsatzprognose
Beschränken Sie sich bei Ihren wöchentlichen Meetings auf ein Minimum an auswertbaren KPIs.
Hier sind die drei wichtigsten Metriken, über die Ihre Teams berichten sollten:
- Deal-Aktivitäten. Jeder Vertriebsmitarbeiter gibt ein Update zu den Aktivitäten, die Leads in die nächste Deal-Phase bewegen. Zum Beispiel ein Update über die Follow-up-E-Mail-Aktivitäten, durch die Leads von der Angebotsphase zur Verhandlungsrunde gelangen.
- Umwandlungskennzahlen. Diese geben Aufschluss über die Conversion-Raten, die Opportunities von einer Stufe des Trichters zur nächsten leiten. Zum Beispiel die Anzahl der Kalt-E-Mails, die zu Terminen führen.
- Gewonnene und verlorene Deals. Jeder Vertriebsmitarbeiter gibt ein Update darüber, welche Deals in der vergangenen Woche abgeschlossen wurden, einschließlich des Gesamtwerts jedes Deals und der Gesamtanzahl der Deals. Genauso wichtig ist ein Bericht über die Gründe, weshalb bestimmte Deals nicht zustande gekommen sind - ein Bereich, der sich für das Brainstorming neuer Ideen für zukünftige Meetings anbietet.
Die Wichtigkeit eines zweiwöchentlichen Pipeline-Meetings
Ihr wöchentliches Vertriebsmeeting liefert ein Update darüber, was sich am Ende der Pipeline abspielt. Das zweiwöchentliche Pipeline-Meeting hingegen befasst sich mit dem allgemeinen Zustand der Pipeline.
Dies umfasst die Sicherstellung einer gesunden Anzahl von qualifizierten Leads, die in die Pipeline einfließen.
Hier ist es Ihre Aufgabe als Vertriebsleiter, das Meeting zu leiten. Es empfiehlt sich, Vertriebsmitarbeiter, Account Manager und Marketingverantwortliche zu diesem Meeting einzuladen, da sich die Gesamtaktivität auf ihre täglichen Aufgaben auswirkt.
Wenn Sie eine externe Agentur mit der Generierung neuer Leads und Verkaufschancen beauftragen, sollten Sie diese in diesen Prozess einbeziehen. Je nach Ihrer Organisationsstruktur kann eine Videokonferenz für alle Beteiligten sinnvoller sein.
Diese Sitzung hat nur ein einziges Ziel: neue Leads zu generieren.
Ohne neue Leads bleibt die erste Phase Ihrer Sales-Pipeline leer. Es liegt an allen Beteiligten, dafür zu sorgen, dass regelmäßig neue Leads in Ihre Pipeline gelangen.
So kann jeder dazu beitragen:
- Vertriebsmitarbeiter: Konzentrieren Sie sich auf die Aktivitäten zur Lead-Generierung, die bereits in ihrer Verantwortung liegen. Dies kann Kaltanrufe, E-Mail-Aussendungen und Social Selling umfassen. Halten Sie separate Meetings zum Brainstorming und zur Überprüfung der Prozesse ab. Stellen Sie sicher, dass jedem Mitarbeiter die nötigen Ressourcen zur Verfügung stehen, damit er seine beste Arbeit leisten kann.
- Marketingverantwortliche: Welche neuen Initiativen werden getestet, und welche Marketingaktivitäten erzielen die qualitativ besten Leads? Verknüpfen Sie Ihre Marketing-Automatisierung und Ihre Vertriebstechnologie, um Ihre profitabelsten Kanäle noch besser zu nutzen.
- Account Manager: Diese Leute sprechen täglich mit Ihren Kunden. Gibt es Möglichkeiten, neue Leads von bestehenden Kunden zu generieren? Account Manager haben die beste Gelegenheiten, Weiterempfehlungen zu generieren. Helfen Sie ihnen, dies so effektiv wie möglich zu tun.
Beginnen Sie Ihre Tagesordnung mit dem Beitrag der Marketingabteilung zur Pipeline. In dieser Präsentation wird die Anzahl der in den letzten zwei Wochen generierten neuen Leads im Vergleich zu Ihrer Zielvorgabe gemessen.
Bitten Sie sie, diese Ergebnisse nach jeder einzelnen Marketingaktivität zu unterteilen. Dazu gehören Paid Media, Content Marketing und Social Media-Kanäle.
Von Seiten Ihrer Vertriebsmitarbeiter muss die Anzahl der Leads erfasst werden, die sie im Vergleich zu ihrer Zielvorgabe zur Pipeline hinzugefügt haben. Dazu gehören die Ergebnisse aus Kaltanrufen sowie aus Empfehlungen, die sie durch ihre Kundenbeziehungen gewonnen haben.
Danach können Sie den allgemeinen Zustand der Pipeline aufzeigen. Berichten Sie hierzu über Kennzahlen wie den durchschnittliche Deal-Wert, die Abschlussquote und die durchschnittliche Dauer des Verkaufszyklus.
Ermutigen Sie abschließend jede Partei, neue Ideen einzubringen. Sprechen Sie vor dem Meeting mit Ihren Mitarbeitern über sämtliche Ideen, die sie für die Zusammenarbeit mit dem Marketing oder den Account Managern haben. Sammeln Sie diese Ideen und stellen Sie sie in diesem zweiwöchentlichen Meeting vor - mit der nötigen Anerkennung für die entwickelten Ideen und stellen Sie sie in diesem zweiwöchentlichen Meeting vor - mit der nötigen Anerkennung für die entwickelten Ideen.
Lead Qualification Guide
Bonus: Drei Ideen für Sales Meetings
Nun wissen Sie, was für inspirierende Vertriebsmeetings, aus denen alle Beteiligten wertvolle Erkenntnisse ziehen, entscheidend ist.
Unabhängig vom Format werden Sie stets in der Lage sein, die aktive Beteiligung zu fördern, strategische Ideen zu entwickeln und ein vollständiges Bild von der Performance Ihrer Vertriebsorganisation zu gewinnen.
Zum Abschluss dieses Leitfadens werfen wir einen Blick auf einige konkrete Meeting-Ideen, auf die Sie diese Prinzipien anwenden können.
Erste Idee: Rollenspielen für den Verkauf
Die Durchführung von Workshops, die sich Rollenspielen widmen, verfeinert die Verkaufstechniken der Teilnehmer, führt zu wertvollem Feedback und verbessert die Verkaufspräsentationen der Vertriebsmitarbeiter. Diese regelmäßig abzuhalten, ist eine ausgezeichnete Verkaufsstrategie.
Alice Heiman drücke es folgendermaßen aus:
“Verkaufssituation in Rollenspielen zu simulieren, ist die einzige Möglichkeit, die Positionierung, Präsentation und Abwicklung eines Verkaufsprozesses in einer kontrollierten Umgebung zu üben. Deshalb sind sie ein entscheidender Aspekt bei der Entwicklung von Verkaufsfähigkeiten. Vertriebsleiter können der Abneigung von Mitarbeitern gegenüber Rollenspielen entgegenwirken, indem sie selbst daran teilnehmen und eine Umgebung für konstruktives Feedback schaffen.”
Geben Sie vor dem Meeting ein Szenario vor, auf das sich die Mitarbeiter für ein Rollenspiel vorbereiten müssen. Zum Beispiel der Umgang mit argumentativen Interessenten oder peinliche Verkaufsmomente.
Noch besser ist, die Mitarbeiter zu bitten, sich auf die Rolle des Verkäufers und die des potenziellen Kunden vorzubereiten. Bilden Sie dann Paare und lassen Sie die Mitarbeiter abwechselnd ihr Verkaufsgespräch führen.
Auf diese Weise wird nicht nur die Interaktion gefördert, sondern alle Teilnehmer erhalten neue Ideen, wie sie ihre Präsentation verbessern können.
Zweite Idee: Mini-Schulungen durchführen
Verhelfen Sie Ihrem Team zu größerem Erfolg, indem Sie bestimmte Fähigkeiten oder Ideen fördern.
Zeigen Sie anhand der folgenden Ansätze, wie sie sich in einem bestimmten Bereich verbessern können:
- Schaffen Sie ein Rahmenkonzept. Jedes Schulungsprogramm benötigt eine Struktur. Erstellen Sie ein drei- bis fünfstufiges System, das den Mitarbeitern zeigt, wie sie das Gelernte in die Tat umsetzen können.
- Geben Sie Beispiele. Erzählen Sie von Ihren eigenen Erfahrungen, aber auch von Beispielen Dritter, welche diese Konzepte in der Praxis veranschaulichen.
- Führen Sie Rollenspiele durch. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter experimentieren und diese neuen Fähigkeiten untereinander praktizieren.
Vertriebskarrieren entwickeln sich ständig weiter und wachsen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter durch regelmäßige Schulungen die optimale Unterstützung erhalten.
Dritte Idee: Karriereziele setzen
Ihre Vertriebsmitarbeiter sollten eine klare Vorstellung davon haben, wohin sie ihre Karriere führen soll.
Helfen Sie ihnen, diesen Karrierepfad abzustecken, indem Sie Sessions zum Thema Zielsetzungen abhalten. Zeigen Sie die Möglichkeiten auf, die sich ihnen bieten und geben Sie Ratschläge und Feedback, wie diese Karriereziele erreicht werden können.
Vielleicht möchten sie eines Tages selbst Verkaufsleiter werden. Erklären Sie ihnen, was Sie getan haben, um diese Position zu erreichen, wie sich die Rahmenbedingungen verändert haben und was es braucht, um dorthin zu gelangen.
Ziele können sehr persönlich sein. Drängen Sie niemanden dazu, seine Träume vor dem Team preiszugeben, wenn er oder sie sich dabei nicht wohl fühlt. Setzen Sie diese Session mit den einzelnen Mitarbeitern in Einzelgesprächen fort.
Schlussfolgerung
Sie sehen - Vertriebsmeetings müssen keine lästige Pflichtübung sein.
Wenn sie sorgfältig geplant und effektiv umgesetzt werden, bieten sie den Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit, sich zu entfalten, zu wachsen und sich zu verbessern.
Sie sind zudem eine Quelle für neue strategische Verkaufsideen. Wie Sie erfahren haben, können diese neuen Ideen von den unerwartetsten Stellen kommen.
Nun liegt der Ball bei Ihnen: Was werden Sie unternehmen, um Ihre Vertriebsmeetings spannender und produktiver zu gestalten? Haben Sie Ideen, wie Sie Ihre Mitarbeiter während der Sitzungen motivieren, inspirieren und zum aktiven Mitmachen bewegen können?
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