Als Vertriebsleiter wissen Sie, dass Erfolg im Sales nicht nur in der Anzahl der aktuell abgeschlossenen Geschäfte begründet liegt. Es geht auch darum, das Wachstum Ihres Unternehmens im Auge behalten – doch es kann schwierig sein, genau zu bestimmen, wer oder was zum Erfolg (oder Misserfolg) wirklich beiträgt.
Immerhin gibt es viele Phasen und Faktoren, die im Verkaufsprozess eine Rolle spielen. Hier kommt das Vertriebsreporting ins Spiel.
Was umfasst Vertriebsreporting?
Erfolgreiches Vertriebsmanagement geht weit über das bloße Zählen von Umsätzen hinaus, denn Verkaufsabschlüsse sind nur ein Teil des Gesamtbildes.
Vertriebsreporting ist ein Instrument, das zeigt, wie viele Kontakte, Aktionen und Schritte notwendig sind, um ein Geschäft erfolgreich abzuschließen. Es beleuchtet den gesamten Verkaufsprozess – von der Leadgenerierung bis zum Vertragsabschluss – und hilft zu erkennen, wo und warum sich ein Geschäft möglicherweise verzögert oder ins Stocken gerät.
Ein durchdachter Sales-Report zeigt Ihnen darüber hinaus gezielt Schwachstellen und ermöglicht Ihnen auf diese Weise das proaktive Gegensteuern.
So liefert der Bericht Antworten auf entscheidende Fragen wie:
Warum generiert ein Teammitglied viele Kontakte, schließt jedoch nur wenige Geschäfte ab?
Warum erzielt ein Kollege regelmäßig hohe Umsätze, während andere Schwierigkeiten haben, in der Pipeline voranzukommen?
Ein guter Sales-Report zeigt Ihnen diese Diskrepanzen auf, sodass Sie schnell gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Gesamtleistung ergreifen können.
Sales Reports decken also entscheidende Faktoren auf, die für den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Verkaufsbemühungen verantwortlich sind.
Sie geben Ihnen aber nicht nur die Zahlen, sondern helfen Ihnen, die Hintergründe zu verstehen:
Wo verlieren Sie potenzielle Kunden in der Sales Pipeline?
Warum schließt ein Verkäufer häufiger ab als ein anderer?
Welche Strategien funktionieren wirklich?
Ein gut aufgesetztes Vertriebsreporting ermöglicht es Ihnen, tiefer in den Verkaufsprozess einzutauchen, Fortschritte in Echtzeit zu tracken und fundierte Prognosen für zukünftige Umsätze zu erstellen.
Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, den Fokus des Teams und der Mitarbeitenden gezielter auszurichten. Sales-Manager unterstützen Sales-Reports überdies bei datengetriebenen Entscheidungen zu Preisen, Produktionsmengen und Ressourcen.
Wichtige Kennzahlen im Vertriebsreporting
Es gibt verschiedene Sales-KPIs (Key-Performance-Indicators), die für die Vertriebssteuerung von entscheidender Bedeutung sind:
- Anzahl der Geschäfte in der Pipeline: Diese Kennzahl beschreibt die Gesamtzahl der Geschäfte in allen Phasen der Pipeline. Sie zeigt nicht nur die Menge der Leads, sondern auch, in welchen Phasen sie sich befinden, wann sie voraussichtlich abgeschlossen werden und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass sie Umsatz generieren. So wird ersichtlich, wie aktiv die Pipeline ist und wo möglicherweise nachgesteuert werden muss.
Geschäftsgröße: Die durchschnittliche Größe der Geschäfte in der Pipeline ist ein entscheidender Faktor für die Umsatzprognose und die Planung der Vertriebsstrategie. Unterschiedliche Geschäfte können sehr variabel in ihrer Größe sein. Indem die durchschnittliche Geschäftsgröße bekannt ist, kann der Vertrieb schnell und fundiert reagieren und strategische Entscheidungen treffen.
Konversionsrate (Abschlussrate): Diese Kennzahl gibt an, wie viele Kontakte im Durchschnitt notwendig sind, um ein Geschäft abzuschließen. Sie basiert auf früheren Ergebnissen und ist ein verlässlicher Indikator für die Effizienz des Verkaufsprozesses.
Verkaufsgeschwindigkeit (Verkaufszykluszeit): Die Sales-Velocity beschreibt die durchschnittliche Zeit, die ein Lead benötigt, um durch die Pipeline bis zur Abschlussphase zu gelangen. Ein schneller Verkaufszyklus spricht für effiziente Prozesse und zeigt, dass das Team in der Lage ist, potenzielle Kunden zügig durch den Verkaufsprozess zu führen.
Solche Metriken bieten Ihnen wertvolle Anhaltspunkte für Ihre Zielsetzung und das Tracking des Fortschritts. Falls Sie noch in der Implementierungsphase sind, mag die Festlegung von Durchschnittswerten als Herausforderung erscheinen. Doch mit der Zeit werden Sie den Nutzen Ihrer Kennzahlen erkennen und sie als wertvolle Werkzeuge zur Steuerung Ihres Vertriebsprozesses wahrnehmen.
Tools zur Verwaltung Ihrer Sales-Reports
Zur Erstellung und Verwaltung von Vertriebsberichten ist es ratsam, ein Customer Relationship Management (CRM)-System zu nutzen, das Echtzeiteinblicke und Berichtsoptionen bietet.
Das Tool visualisiert die Vertriebsaktivitäten, hebt Schwachstellen und Erfolge hervor und erleichtert die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Falls Sie noch kein CRM-System implementiert haben, können Excel-Tabellen eine Zwischenlösung sein. In jedem Fall sollten die Vertriebsdaten strukturiert und regelmäßig aktualisiert werden, um aussagekräftige Berichte zu erhalten.
Ein häufig übersehener Aspekt ist die Tatsache, dass Zahlen allein nicht immer die ganze Geschichte erzählen. Ein Vertriebsbericht zeigt Ihnen zwar wertvolle Daten und Muster, jedoch ist es auch wichtig, dass Sie das Team und seine Aktivitäten persönlich beobachten. Qualitative Berichte und Analysen sollten stets ergänzend zu den quantitativen Daten erstellt werden, um ein vollständiges Bild des Verkaufsprozesses zu erhalten.
Ein weiterer Vorteil der Vertriebsberichte: Sie fördern einen gesunden Wettbewerb im Team. Wenn die Leistungen der einzelnen Teammitglieder transparent dargestellt werden, entstehen oftmals Anreize zur Verbesserung.
Viele Vertriebsmitarbeiter fühlen sich durch einen gesunden Wettbewerb motiviert und steigern ihre Leistung, wenn sie erkennen, wie sie im Vergleich zum Team dastehen. Ein regelmäßiger Vergleich innerhalb des Teams kann also die Gesamtleistung spürbar verbessern.
Abschließende Überlegungen
Vertriebsreportings sind weit mehr als eine Sammlung von Zahlen. Sie helfen, das Rätselraten bei Entscheidungen im Vertrieb zu beenden, indem sie eine klare und umfassende Übersicht darüber geben, wo das Unternehmen in jeder Phase des Verkaufsprozesses steht. Indem der Fokus auf messbare Aktivitäten und klare Ergebnisse gelegt wird, erhöht sich nicht nur der Wert jedes einzelnen Verkäufers, sondern auch der des Unternehmens insgesamt.
Ein sorgfältig erstellter Vertriebsbericht gibt Antworten auf kritische Fragen: Wie gut läuft der Verkaufsprozess? Welche Faktoren beeinflussen den Umsatz am stärksten? Wo gibt es Potenzial für Verbesserung? Diese Berichte schaffen Klarheit und Orientierung und tragen maßgeblich dazu bei, dass der Vertrieb gezielt optimiert werden kann.
Vertriebsberichte fördern die langfristige Planung und ermöglichen es, sich besser auf die Bedürfnisse des Marktes einzustellen. Wenn das Unternehmen wächst, sollten die Berichte kontinuierlich angepasst und erweitert werden, um weiterhin als wertvolles Steuerungsinstrument zu dienen. Durch eine präzise Erfassung und Analyse der Vertriebsdaten gewinnen Vertriebsleiter die Kontrolle über ihre Prozesse zurück und sind besser gerüstet, um den langfristigen Erfolg des Unternehmens sicherzustellen.
Setzen Sie auf Vertriebsberichte und gewinnen Sie mehr Kontrolle über Ihren Vertriebserfolg.
