So geht Warmakquise: Tipps, Tricks und Beispiele

Ausdauer, starke Nerven und eine hohe Frustrationstoleranz brauchen Vertriebler bei der Kaltakquise.

Die Warmakquise hingegen ist effizienter und konzentriert sich auf qualifizierte Leads, bei denen von einer höheren Kaufbereitschaft ausgegangen werden kann.

In diesem Artikel erfahren Sie, wo genau die Grenzen zwischen Warm- und Kaltakquise verlaufen und erhalten 7 Tipps für eine effizientere Warmakquise.

Warmakquise: Definition und Erfolgsquote

Die Warmakquise bezeichnet die Kontaktaufnahme zu bereits bestehenden Kunden oder Leads, die sich durch bestimmte Handlungen „qualifiziert” haben.

Beispiele für eine solche Qualifizierung sind:

• Der Lead hat ein Whitepaper auf Ihrer Website heruntergeladen

• Der Lead hat ein Webinar besucht

• Der Lead hat sich für eine Probeversion Ihrer Software angemeldet

Da der potenzielle Kunde bzw. der warme Lead bereits auf indirektem Wege mit Ihrem Unternehmen Berührungspunkte aufweist, erleichtert das Ihrem Sales-Team die Kontaktaufnahme: Zum einen gibt es einen konkreten Anlass, auf den Sie Bezug nehmen können (etwa: „Wie hat Ihnen das Webinar gefallen?”, „Kann ich Sie beim Testen unserer Software unterstützen?”).

Zum anderen kann aufgrund des Verhaltens des warmen Leads mit höherer Wahrscheinlichkeit davon ausgegangen werden, dass ein Interesse an Ihrem Produkt besteht.

Aus diesem Grund hat die Warmakquise eine höhere Erfolgsquote als die Kaltakquise und ist für jeden Vertriebsmitarbeiter eine willkommene Gelegenheit, effizient Abschlüsse zu erzielen.

Mögliche Instrumente für die Kundengewinnung mittels Warmakquise sind:

• Die eigene Website

• Social-Media-Marketing

• Empfehlungsmarketing

• Content Marketing (Whitepaper, Tutorials, E-Books und weitere Assets)

• Newsletter

Hier gilt jedoch: Entscheiden Sie beim Cross- und Upselling von Fall zu Fall, statt Ihre geschätzten Bestandskunden jeden Monat mit neuen Sales-Offensiven zu überrollen. Die angebotenen Dienste sollten immer zur jeweiligen Kundin passen.

Und: Da Sie die Herausforderungen Ihrer Bestandskunden bereits kennen, können Sie gezielt Leistungen anbieten, die auf sie zugeschnitten sind, was Ihnen einen weiteren Verkaufsvorteil verschafft.

Wo liegen die Unterschiede zwischen Kalt- und Warmakquise?

Im Unterschied zur Warmakquise bezeichnet die Kaltakquise den Versuch der Kontaktaufnahme mit potenziellen Neukunden. Die Kaltakquise ist dabei die erste Kommunikation, die zwischen Unternehmen und Kundschaft stattfindet.

Die Kontaktaufnahme geschieht beispielsweise durch:

• Veranstaltungen oder Messeauftritte

• Haustürbesuche

• Telekommunikation (Telefonakquise, Akquise über E-Mail)

• Suchmaschinen-Marketing-Maßnahmen

Im B2C ist die Kaltakquise mittels Kommunikationstechnologien jedoch verboten. Werbliche Kontaktaufnahmen zu Privatkunden gehören nämlich zum unlauteren Wettbewerb. Das regelt Paragraf 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).

Im B2B-Bereich sieht das etwas anders aus: Sobald Sie davon ausgehen können, dass sich potenzielle Geschäftskunden für Ihr Produkt interessieren, dürfen Sie Kontakt aufnehmen.

Fertigen Sie beispielsweise Maschinen für den Tischlereibetrieb, so ist die Kontaktaufnahme zu Handwerkern ein sicheres Terrain. Um sicherzugehen, können Sie mit einem Anwalt die rechtlichen Bestimmungen für die Kaltakquise in Ihrer spezifischen Branche klären.

Ein weiterer großer Unterschied zur Warmakquise ist, dass Sie beim Erstkontakt – sei es per E-Mail, Telefon oder Chat – erst einmal das Vertrauen bei Ihrem Gegenüber aufbauen müssen. Skepsis und teilweise Empörung über die empfundene Störung sind in der Kaltakquise keine Seltenheit. Überzeugungskraft, ein sympathisches Auftreten und eine gut durchdachte Kundenansprache sind daher wichtige Voraussetzungen für den Verkaufserfolg bei der Neukundenakquise. Darüber hinaus erhöhen Sie Ihre Chancen deutlich, wenn Sie in zwei bis drei Sätzen auf den Punkt bringen können, wie Ihr Produkt das Kundenproblem löst.

Nicht zu unterschätzen sind auch die Kosten, die eine Kaltakquise erfordert.

Die Vorteile: Warmakquise spart Zeit und Ressourcen

Gesprächsteilnehmer, die den Telefonhörer wutentbrannt auflegen, werden Ihnen in der Warmakquise selten begegnen. Hat sich eine Neukundin bereits ein Whitepaper von Ihrer Website heruntergeladen, die Teilnahme an einem Webinar bestätigt oder war auf einer Messe schon mit Ihnen im Verkaufsgespräch, stehen die Chancen für einen erfolgreichen Deal sehr gut.

Die Vorteile der Warmakquise bestehen insgesamt darin, dass:

• Sie bereits im Kontakt mit dem potentiellen Kunden standen

• Sie daher auf Wissen über die Kundenbedürfnisse zurückgreifen können

• Sie bereits einen Vertrauensvorschuss beim Interessenten genießen

• Die Erfolgsquote für den Vertragsabschluss deutlich höher ist als bei der Kaltakquise

• Der Kunde bereits einen Eindruck vom Produkt oder der Dienstleistung hat, weshalb Sie Ihre Leistungen nicht mehr allzu detailliert erklären müssen

Ressourcen effizienter eingesetzt werden können als bei der Kaltakquise

Warmakquise-Beispiele: So gehen Sie B2B und B2C mit warmen Leads um

Warme Leads versprechen sowohl im B2B-Bereich („Business to Business“) als auch im B2C-Geschäft („Business to Consumer“) gute Erfolgschancen für den Vertrieb. Hier ein paar Beispiele:

Warmakquise im B2B-Bereich: Eine Erleichterung der Kaufentscheidung

Im B2B-Bereich ist der Weg zur Kaufentscheidung oft weit, insbesondere wenn mögliche Kundinnen und Kunden die Produkte oder Dienstleistungen noch gar nicht kennen. In manchen Branchen, beispielsweise im IT-Bereich, werden stark erklärungsbedürftige Produkte verkauft, sodass der Verkaufsprozess noch einmal länger ist.

Nehmen wir an, Sie möchten eine Software vertreiben, die es anderen Unternehmen ermöglicht, Onboardings für ihre Mitarbeitenden zu digitalisieren und somit Zeit und Kosten zu sparen. So könnte der Umgang mit warmen Leads zum Beispiel aussehen:

1. Per Kaltakquise wurde auf einer Messe bereits ein Erstkontakt zu einem interessierten Vertreter eines Unternehmens hergestellt – zum Beispiel aus dem Einkauf oder der Geschäftsführung.

2. Da Sie wissen, dass ein grundsätzliches Interesse an Ihrer Software besteht, senden Sie dem Interessenten im Nachgang eine Produktbroschüre mit Informationen zu.

3. Wenn Sie in der folgenden Woche zum Telefon greifen und einmal freundlich nachfragen, ob die Broschüre angekommen ist und ob es Fragen zum Produkt gibt, wird man Ihnen das kaum übelnehmen – im Gegensatz zur völlig „kalten“ Telefonakquise.

4. Auch wenn derzeit noch keine Kaufbereitschaft besteht, gibt das Gespräch Gelegenheit dazu, die Kundenbedürfnisse besser zu verstehen. Im nächsten Gespräch oder auch bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail können Sie viel überzeugender darstellen, warum Ihr Produkt genau diese Wünsche erfüllen kann. Außerdem können Sie klären, ob der Interessent die Kaufentscheidung allein treffen kann oder ob es noch andere Entscheiderinnen und Entscheider im Unternehmen gibt.

5. Alternativ können Sie dem Interessenten auch anbieten, die Software eine Zeit lang kostenlos zu testen – gern mit entsprechender Schulung Ihrerseits – oder das Produkt allen Entscheiderinnen und Entscheidern im Unternehmen gesammelt vorzuführen.

6. Auf diese Weise erhöhen Sie Schritt für Schritt die Kaufbereitschaft, bis es schließlich zum Vertragsabschluss kommt.

Natürlich gibt es mittlerweile viele weitere Wege, den Erstkontakt und die weitere Betreuung warmer Leads zu organisieren. Ein erster Kontakt kann beispielsweise auch über Social Media stattfinden und zum Download des Lead-Magneten auf Ihrer Website führen. Dann erhält der Interessent weitere Informationen über regelmäßige E-Mails, bis er bereit ist, sich auf ein Beratungsgespräch einzulassen.

Warmakquise im B2C: Für Impulskäufe ebenso geeignet wie für große Entscheidungen

Im B2C werden kleine Käufe, aber auch große Investitionen getätigt. Das „Anwärmen“ der Leads ist umso wichtiger, je teurer das Produkt bzw. die Dienstleistung ist. Gehen wir in diesem Beispiel für die Warmakquise zunächst von einem relativ günstigen Produkt aus – einem Online-Kurs zum Gitarrenspiel. Hier ein möglicher Ablauf:

• Die Kaltakquise läuft über eine Facebook Ad, die eine Interessentin auf eine Landingpage leitet. Dort gibt sie ihre E-Mail-Adresse an und erhält im Gegenzug Zugang zu einem kostenlosen Schnupperkurs (Lead-Magnet).

• Eine anschließende Bestätigung per E-Mail enthält einen Rabattcode für den eigentlichen Online-Kurs, der verkauft werden soll.

• Wenn die potenzielle Kundin das Angebot noch nicht annimmt, kann eine folgende Mail-Kampagne ihr die Vorteile des Kurses vermitteln oder auch passende Produkte vorstellen (in diesem Beispiel etwa Plektren, Saiten oder Notensammlungen).

• Sobald die Kundin über das Produkt gut informiert ist, wird der betreffende Kurs erneut angeboten, gegebenenfalls erneut mit einem Preisnachlass.

Höherpreisige Produkte – etwa Autos oder Luxusreisen – lassen sich im Gegensatz dazu oft leichter per Beratungsgespräch verkaufen. Doch auch hier beginnt die „Erwärmung“ der Leads oft lange vorher, beispielsweise über die Bereitstellung weiterer Produktinformationen und Rabattaktionen.

8 Tipps für eine erfolgreiche Warmakquise: Best Practices

Die Warmakquise ist auf eine durchdachte Strategie im Online-Marketing angewiesen. Wenn Sie die Probleme Ihrer Zielgruppe erkannt haben und relevante Angebote zur Verfügung stellen, über die Sie die Leadgenerierung ankurbeln, sind Ihnen erfolgreiche Deals sicher.

Damit Ihre Warmakquise zum erfolgreichen Vertragsabschluss führt, sollten Sie die folgenden Akquise-Tipps in Ihrer Strategie berücksichtigen:

1. Kundenakquise mithilfe eines CRM organisieren

Nutzen Sie ein Customer-Relationship-Management-System, um den Überblick über vielversprechende Leads zu behalten und die Leadgenerierung und -qualifizierung insgesamt einfacher zu gestalten. Das erleichtert es Ihnen, den Kontakt zu potenziellen Kunden zu pflegen, Routinearbeiten zu eliminieren und den Fortschritt beim Lead Nurturing im Blick zu behalten.

2. Customer Journey bedenken

Verfolgen Sie Ihre Leads entlang der Customer Journey, sodass Sie Ihren Kundinnen und Kunden zum richtigen Zeitpunkt Mehrwert bieten können. Mit den passenden Segmenten, die auf die einzelnen Schritte der Customer Journey abgestimmt sind, können Sie einen konversionsstarken E-Mail-Funnel erstellen und so Ihre Warmakquise durch Automatisierung skalieren.

3. Nicht zu viel Zeit verstreichen lassen

Lassen Sie keine Zeit verstreichen, nachdem ein neuer Lead generiert wurde. Zu diesem Zeitpunkt ist der Kontakt wortwörtlich am wärmsten und befindet sich frisch in Ihrem Sales Funnel.

4. Persönliche Gespräche gut vorbereiten

Zeigt ein Interessent Bereitschaft zu einem persönlichen Gespräch, nutzen Sie Ihre CRM-Software, um die bisherige Customer Journey nachzuvollziehen. Achten Sie besonders auf Wünsche und Probleme, zu denen der Interessent sich bereits geäußert hat. So können Sie im Verkaufsgespräch passgenau darauf eingehen und aufzeigen, warum Ihr Angebot die ideale Lösung für das Problem des Kunden darstellt.

Auch ohne persönlichen Erstkontakt haben Sie die Möglichkeit, die Bedürfnisse warmer Leads besser kennenzulernen. Das kann beispielsweise über Umfragen, Kommentare in den sozialen Medien oder Antworten auf Mails passieren.

5. Regelmäßig Kontakt halten

Mit potenziellen neuen Kundinnen und Kunden, aber auch mit Bestandskunden sollten sie den Kontakt pflegen und warm halten. Melden Sie sich, wenn Sie neue Angebote oder spannende Neuigkeiten haben. Auch eine nette Karte zum Geburtstag oder zu Weihnachten kann Sie wieder ins Gedächtnis rufen.

Achten Sie jedoch darauf, nicht aufdringlich zu sein.

6. Auf Netzwerke und Influencer bauen

Influencer, Blogger und Experten sind wichtige Meinungsgeber für Ihre Marke. Fast jeder dritte Deutsche hat schon einmal auf Empfehlung eines Influencers ein Produkt gekauft. Bauen Sie ein Netzwerk von Multiplikatoren auf, die die Reichweite und das Image Ihres Unternehmens beflügeln.

7. Community-Management auf Social Media betreiben

Die LinkedIn Sales Solutions Auswertungen belegen, dass Unternehmen mit einem höheren Social-Selling-Index im Schnitt eine 45 % höhere Verkaufschance haben. Über Social Media können Sie nicht nur Neukundinnen und kunden akquirieren, sondern auch Interessentinnen und Interessenten weitere Informationen zur Verfügung stellen und die Beziehung stärken. Über Kommentare und Privatnachrichten können Sie außerdem direkt in Kontakt treten – eine weitere gute Möglichkeit, die Kundenbedürfnisse besser kennenzulernen.

8. Video-Marketing verwenden

Fast die Hälfte der Verbraucher schaut sich vor einer Kaufentscheidung YouTube-Videos häufig bis gelegentlich an. Erklär-Videos oder Tutorials helfen vor allem bei komplexen Produkten, einen Zugang zur Kundschaft zu bekommen und ihr die Kaufentscheidung zu erleichtern.

Fazit: Warmakquise lässt sich für einen effizienten Sales-Prozess nutzen

Im Unterschied zur Kaltakquise kümmern Sie sich bei der Warmakquise um potenzielle neue Kunden, die sich bereits mit Ihrem Angebot beschäftigt haben. Der Verkauf gelingt so in der Regel leichter. In der Warmakquise kommen unterschiedliche Assets zum Einsatz, zum Beispiel die eigene Website, Social Media, E-Mail- oder Video-Marketing. Eine leistungsfähige CRM-Software sollte nicht fehlen, denn mit dieser behalten Sie leichter den Überblick.