Hire-and-Fire? Das war gestern. Erfolgreiches Workforce Management (WFM) ist eine Schlüsselkomponente zur Steigerung der Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen.
Mit den richtigen Prozessen und Tools können Sie nicht nur Ihre Personalkosten besser kontrollieren, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter verbessern. Das Resultat: Eine ausgeglichene und produktive Arbeitsumgebung, die auf langfristigen Erfolg ausgelegt ist.
In diesem Beitrag erfahren Sie das Wichtigste über die Grundlagen des Workforce Managements – von der Definition und den Zielen bis hin zu den wichtigsten Aufgabenbereichen.
Am Ende stellen wir Ihnen drei Softwarelösungen vor, die Ihnen bei der Umsetzung eines effizienten Workforce Managements helfen können.
Was ist Workforce Management? Eine Definition
Workforce Management ist zuständig für die Planung und Verwaltung der Belegschaft. Ziel ist es, den richtigen Mitarbeiter möglichst bedarfsgerecht bei bestimmten Aufgaben einzusetzen, um die Produktivität und die Kostenkontrolle zu maximieren. Dabei werden quantitative und qualitative Personalaspekte berücksichtigt, um eine optimale Ressourcennutzung sicherzustellen.
Workforce-Planning: Das sind die wichtigsten Aufgaben
Die Aufgabenbereiche des Workforce Managements umfassen alle Prozesse, die zur Planung und Steuerung des Personaleinsatzes erforderlich sind. Die optimierte Personaleinsatzplanung lässt sich in folgende Hauptbereiche unterteilen:
1. Bedarfsermittlung
Im ersten Schritt des Workforce Managements analysieren Sie den Personalbedarf. Mithilfe historischer Daten und Prognosen bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen benötigt werden. So vermeiden Sie Engpässe und stellen sicher, dass Ihre Ressourcen optimal eingesetzt werden. Kunden und Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
2. Personaleinsatzplanung
Die Einsatzplanung ist ein integraler Bestandteil des Workforce Managements. Hier werden die ermittelten Bedarfe in konkrete Schichtpläne und Arbeitszeiten umgesetzt. Dabei müssen verschiedene Faktoren wie Arbeitszeitmodelle, gesetzliche Vorschriften und individuelle Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Eine gut durchdachte Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
3. Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung sichert Ihnen ausreichend Personalressourcen, auch bei unerwarteten Schwankungen. In Branchen mit variierender Nachfrage, wie im Einzelhandel oder in der Gastronomie, ist eine flexible, quantitative Personaleinsatzplanung unverzichtbar, um zum richtigen Zeitpunkt die richtige Anzahl von Mitarbeitenden einsetzen zu können.
4. Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
Ein weiterer essenzieller Bestandteil des Workforce Managements ist die Zeiterfassung. Dabei dokumentieren Sie die geleisteten Arbeitsstunden und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Das Abwesenheitsmanagement umfasst die Planung und Verwaltung von Urlaub, Krankheitsfällen und anderen Abwesenheiten, um eine reibungslose Personalplanung sicherzustellen.
5. Mitarbeiterschulung und -entwicklung
Workforce Management heißt nicht nur, dass genügend Mitarbeiter verfügbar sind, sondern auch, dass diese die erforderlichen Qualifikationen und Kenntnisse besitzen und ausbauen. Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen entwickeln vielversprechende Mitarbeitende weiter und formen die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen zu einer produktiven Belegschaft.
6. Analyse und Reporting
Ein professionelles Workforce Management basiert auf datengetriebenen Entscheidungen. Die Analyse und das Reporting von Kennzahlen wie Produktivität, Fehlzeiten und Personalkosten resultiert in einer verbesserte Planung und Sie erkennen Engpässe frühzeitig. So treffen Sie fundierte Entscheidungen und steigern dauerhaft die Effizienz Ihrer Belegschaft.
Workforce Management Software: das beste Tool für jeden Anspruch
Eine effiziente Umsetzung des Workforce Managements erreichen Sie am besten mit moderner Software. Wir stellen Ihnen drei erprobte Lösungen vor: Pipedrive, Personio und SAP SuccessFactors. Diese Systeme unterstützen Ihre Verwaltung und Planung und bieten umfangreiche Reporting- und Analysetools zur Maximierung der Personalprozesseffizienz.
1. Pipedrive – Die beste Lösung mit Fokus auf den Vertrieb
Pipedrive ist eine leistungsstarke CRM- und Workforce Management-Lösung, die speziell für den Vertrieb entwickelt wurde (CRM: Customer-Relationship-Management).
Die Software bietet Ihnen ein intuitives System, um Vertriebsmitarbeitende effizient zu managen, Leads zu organisieren und Verkaufsprozesse zu optimieren. Sie ermöglicht Ihnen eine detaillierte Planung und Überwachung der Verkaufsaktivitäten, sodass Sie jederzeit die Kontrolle über Ihr Vertriebsteam behalten.
Zu den Hauptfunktionen gehören:
Automatisierung von Routineaufgaben: Dank der Automatisierungsfunktionen können Sie manuelle Aufgaben deutlich reduzieren und so die Effizienz im Tagesgeschäft steigern.
Individuelle Anpassungen und Integration: Pipedrive lässt sich an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, skalieren und mit mehr als 400 anderen Tools integrieren.
Umfangreiches Reporting: Die Software bietet detaillierte Einblicke in die Sales-Performance, sodass Sie die Produktivität und Zielerreichung Ihres Teams jederzeit im Blick haben.
Fazit: Pipedrive eignet sich hervorragend für Unternehmen mit Sales-Fokus, die eine effiziente Lösung für das Management ihrer Vertriebsprozesse und Mitarbeitenden suchen.
2. Personio – zentrales HR-Management für KMUs
Personio bietet eine umfassende HR-Software, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist.
Die Plattform unterstützt Sie bei der Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der Einstellung über die Gehaltsabrechnung bis zur Personalentwicklung. Mit dem Tool können Sie alle Personalprozesse zentralisieren und so effizient planen und verwalten.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
Umfassendes Personalmanagement: Erleichtert die Verwaltung aller Personalprozesse und deckt sämtliche HR-Bereiche ab.
Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Unterstützt Sie bei der Erfassung von Arbeitszeiten und dem Management von Abwesenheiten, was eine nahtlose Personalplanung ermöglicht.
Integration mit anderen HR-Tools: Lässt sich problemlos in bestehende Systeme integrieren und bietet Schnittstellen zu zahlreichen Drittanbieter-Tools.
Fazit: Personio ist die ideale Lösung für KMUs, die eine zentrale Plattform für ihre Personalprozesse benötigen und ihr Workforce Management in einem einzigen Tool abdecken möchten.
3. SAP SuccessFactors – Die skalierbare Lösung für Großunternehmen
SAP SuccessFactors ist eine umfassende, cloudbasierte Lösung, die speziell für die komplexen Anforderungen von Großunternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen für das Talentmanagement, Personalentwicklung und Teamplanung.
Die Hauptmerkmale umfassen:
Skalierbare Plattform: Ideal für Unternehmen mit großen Personalstrukturen, die eine flexible Lösung benötigen.
Talentmanagement und Entwicklung: Fördert gezielt Talente und unterstützt individuelle Karrierepfade.
Analyse- und Reportingtools: Erlaubt tiefgehende Analysen zur Unterstützung datenbasierter Entscheidungen und Effizienzsteigerung.
Fazit: SAP SuccessFactors ist die ideale Wahl für Großunternehmen, die eine Lösung suchen, die mit den Anforderungen eines wachsenden Teams und komplexer HR-Prozesse Schritt halten kann.
Abschließende Gedanken
Workforce Management ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Wahl der passenden Software hängt dabei von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.
Für Unternehmen mit starkem Vertriebsfokus bietet Pipedrive die besten Funktionen, Personio dagegen ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine zentrale Plattform für ihre Personalverwaltung benötigen. SAP SuccessFactors eignet sich am besten für große Unternehmen, die eine skalierbare Lösung für komplexe Personalprozesse suchen.
