Wir alle kennen es: Die Deadline rückt näher, die To-do-Liste wird immer länger, und doch erwischen wir uns dabei, wie wir unnötige Aufgaben erledigen oder uns von sozialen Medien ablenken lassen.
Die Kunst des Aufschiebens, oft als „Verschieberitis“ bezeichnet, ist für viele ein ständiger Begleiter im Alltag. Doch warum fällt es uns so schwer, wichtige Aufgaben rechtzeitig zu erledigen? Und vor allem: Wie können wir diese ungesunde Gewohnheit durchbrechen?
In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf effektive Methoden vor, die Ihnen helfen werden, Ihr Zeitmanagement zu verbessern und die Verschieberitis ein für alle Mal hinter sich zu lassen. Es ist Zeit, die Kontrolle zurückzugewinnen und produktiver zu werden!
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement bezeichnet die bewusste Planung und Nutzung von Zeit, um Aufgaben effizient und zielgerichtet zu erledigen. Es hilft, Prioritäten zu setzen, Stress zu reduzieren und die eigene Produktivität zu steigern.
Zeitmanagement vs. Selbstmanagement: Eine Abgrenzung
Zeitmanagement und Selbstmanagement sind eng miteinander verknüpft, da effektive Zeitplanung ein wesentlicher Bestandteil des persönlichen Erfolgs und Wohlbefindens ist.
Während Zeitmanagement sich auf die effiziente Nutzung der verfügbaren Stunden konzentriert, umfasst Selbstmanagement die Fähigkeit, Ziele zu setzen, die eigene Motivation aufrechtzuerhalten und sich selbst zu organisieren. Beide Ansätze zielen darauf ab, nicht nur berufliche Aufgaben zu meistern, sondern auch genügend Raum für das Privatleben zu schaffen.
Hier kommt das Konzept der Work-Life-Balance ins Spiel: Wer seine Zeit und sich selbst gut managt, schafft es, die Anforderungen des Berufs mit persönlichen Interessen und Erholung in Einklang zu bringen.
Die 5 besten Zeitmanagement-Methoden
Um diese perfekte Balance zu erreichen, ist ein gutes Zeitmanagement unverzichtbar. Im Folgenden finden Sie einige der besten Methoden, die dabei helfen können, den Alltag produktiver und stressfreier zu gestalten.
Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip unterteilt alle Aufgaben in vier Kategorien: Die Dinge, die eilig und wichtig sind, erledigen Sie selbst und sofort. Dazu gehören Projekte, drängende Probleme und Besprechungen. Wichtiges, das nicht eilt, wird terminiert, so beispielsweise Fortbildungen, echte Erholung, strategische Arbeit und Beziehungsarbeit. Diese Kategorie gilt als besonders wichtiger Erfolgsfaktor.
Was nicht so dringlich aber wichtig ist, delegieren Sie zeitnah. Unwichtiges und nicht Dringliches wird ignoriert. Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, stärker zu priorisieren und Ihre Stärken auszuspielen.
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist schnell und unkompliziert anzuwenden. Ihr Ziel besteht darin, den Fokus auf die wichtigen Aufgaben zu lenken. Sie hilft Ihnen dabei, zu priorisieren. Unterschieden wird zwischen A-Aufgaben, die nicht delegierbar und wichtig sind, B-Aufgaben, die durchschnittlich wichtig und zum Teil delegierbar sind, sowie C-Aufgaben. Diese bestehen in der Regel aus Routinearbeiten, Ablage, Verwaltung, Korrespondenz und Verwaltung. Sie kosten viel Zeit bei wenig Ertrag.
Eine gute Tagesplanung wäre beispielsweise zwei A-Aufgaben (drei Stunden), zwei bis drei B-Aufgaben (eine Stunde insgesamt) und 45 Minuten für C-Aufgaben einzuplanen.
ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode klingt nach Bergen, ist aber ein Akronym für eine Zeitmanagement-Methode. Sie notieren bei der Alpen-Methode, was Sie am nächsten Tag planen. Beziehen Sie Ihre Wochen- und Monatsziele ein.
„A" steht für Aufgaben, die Sie für den nächsten Tag notieren. „L" bezeichnet die Länge oder Dauer, die Sie für die Arbeit einplanen. „P" sind Pufferzeiten für spontane und unerwartete Aktivitäten. Sie sollten dafür tatsächlich etwa 40 % einplanen, also gute drei von acht Arbeitsstunden. Vieles lässt sich einfach nicht planen und häufig müssen Sie dafür andere Dinge kürzen. „E" steht für Entscheidungen, die die Priorisierung der Tätigkeiten betrifft. Was ist wirklich dringend, was kann delegiert werden? Eine ABC-Analyse kann Ihnen hier weiterhelfen.
Möglicherweise spielen Uhrzeiten eine Rolle. Wann werden Sie beispielsweise häufiger durch Telefonate unterbrochen? Zuletzt folgt das „N" für Nachkontrolle. Die Kontrolle der Abläufe und Ergebnisse gibt Ihnen Aufschluss über Verbesserungspotentiale.
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip als Zeitmanagement-Methode fußt auf der Grundlage, dass Perfektionismus häufig mehr schadet, als er nützt. Vilfredo Paretos 80/20-Regel besagt nämlich, dass wir in 20 % der Zeit 80 % der Ergebnisse erzielen können.
Dafür ist es wichtig, dass Sie Ihre Stärken und Schwächen realistisch einschätzen und klare Ziele setzen. Perfektionismus kann hier kontraproduktiv sein, denn Perfektionisten verzetteln sich schnell in Details und verlieren darüber das eigentliche Ziel aus den Augen. Wenn möglich, nutzen Sie Ihre Zeit für gewinnbringende Arbeiten und überlassen Sie die 20 % „Feinschliff" anderen.
To-do-Liste
Die gute alte To-do-Liste ist eine simple, aber sehr effektive Methode, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Vorzugsweise am Ende des Tages erstellt, wenn die Tagesaktivitäten noch präsent sind, hilft eine To-do-Liste am nächsten Tag dabei, schneller in den Arbeitstag hineinzufinden und weniger zu vergessen. Sehr gut ist auch eine Rubrik „to relax", die den Ausgleich zur hohen Produktivität der To-Do-Liste herstellt.
Zeitmanagement-Tools: Das sind die Besten
Zeit ist ein knappes Gut. Um sie besser einzuteilen, gibt es Tools und Apps, die Sie dabei unterstützen sollen, Ihre wertvolle Zeit produktiver zu nutzen. Die besten gratis-Zeitmanagement-Apps und -tools stellen wir Ihnen vor.
Pocket hilft, Ablenkungen und Unterbrechungen zu vermeiden. Die App speichert zum Beispiel witzige Videos, Memes und spannende Artikel, die Ihnen geschickt werden. So können Sie fokussiert arbeiten und später die gespeicherten Inhalte anschauen.
Trello
Trello ist ein Tool, das die Teamarbeit fördert. Das Trello-Board beispielsweise strukturiert und visualisiert den Status von Tasks, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind.
Timer
Das einfachste Zeitmanagement-Tool ist der Timer in Ihrem Handy oder separat. Gerade bei unliebsamen Aufgaben, zu denen Sie sich nur schwer aufraffen können, hilft der Timer Ihnen, etwas Druck aufzubauen und eine Deadline festzulegen. Dieses weckt den Ehrgeiz. Motivierend wirkt auch die Aussicht, dass Sie es danach „geschafft" haben. Wenn Sie in der Zeit auf Flugmodus gehen, gibt es auch keine Störungen.
RescueTime
RescueTime ist eine kostenlose Zeitmanagement-Software, die dabei hilft, nicht so viel Zeit im Internet zu verschwenden. Sie zeigt Ihnen genau an, wo und wie lange Sie sich aufgehalten haben und erfasst gleichzeitig erledigte Aufgaben und Leistungen. Eine Auflistung, wie viel Zeit Sie beispielsweise für Meetings oder E-Mails aufwenden, gibt Ihnen wichtige Anregungen dafür, wie Sie Ihre Zeitplanung verbessern können.
Zeitmanagement-Tipps: 4 Tipps für mehr Produktivität im Beruf
Sie möchten Ihr Zeitmanagement verbessern? Dann haben wir einige Tipps für Sie und Ihr Team:
Monotasking statt Multitasking
Wachsende Anforderungen führen dazu, dass immer mehr gleichzeitig erledigt wird. Während Sie mit einem Kunden telefonieren, lesen Sie eine E-Mail, sortieren Ihre Post und schielen auf die letzte WhatsApp. Nicht nur passieren dadurch mehr Fehler, sondern es ist auch ungesund. Hirnforscher haben bereits vor über einem Jahrzehnt herausgefunden, dass unser Gehirn einfach nicht darauf ausgelegt ist. Von daher: Eins nach dem anderen.
Beachten Sie Ihre persönliche Leistungskurve
Die meisten Menschen erreichen den Höhepunkt Ihrer Leistungskurve vormittags. Dann sind sie am leistungsfähigsten. Andere laufen erst nachmittags zur Hochform auf. Um Ihren eigenen Arbeitstag optimal zu nutzen und die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie die wichtigsten Aktivitäten in die Zeit legen, in der Sie individuell am leistungsfähigsten sind.
Entziehen Sie sich: Ablenkungen und Zeitdiebe vermeiden
Bei allem Respekt für den Teamspirit: Wenn Sie ein effektives Zeitmanagement und bessere Arbeitsergebnisse erreichen möchten, ist es wichtig, dass Sie sich zeitweise abkapseln. Ablenkungen durch Besucher, Kunden, Telefon, Internet und besonders Social Media sind in diesen Phasen nicht gefragt, sondern stören als Zeitfresser Ihre Konzentration.
Verschaffen Sie Ihrem Team mehr Zeit
Ein gutes Customer-Relationship-Management-System spart Zeit, indem es Aufgaben übernimmt, die Ihre Mitarbeitenden oft aufhalten. Das CRM von Pipedrive beispielsweise bringt die gesamte Organisation von Vertriebs-, Marketing und Serviceprozessen für Teams voran. Auch kann es die Planung neuer Unternehmensinitiativen effektiv unterstützen und vereinfacht damit die Zeitplanung.
Das Dashboard etwa visualisiert immer aktuell Prozesse, die von Phase zu Phase verschoben werden können. Automatische Workflows, Follow-Ups und Reminder entlasten Ihre Mitarbeitenden von Routineaufgaben und schaffen dafür mehr Zeit für Verkaufsabschlüsse.
Tipps für Zeitmanagement im Alltag
Ein effektives Zeitmanagement kann den Alltag deutlich entspannen und die eigene Produktivität steigern. Hier sind fünf praktische Tipps, wie Sie Ihre Zeit im täglichen Leben besser organisieren können:
To-do-Listen nutzen
Eine gut strukturierte To-do-Liste hilft, den Tag übersichtlich zu planen. Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen, und ordnen Sie sie nach ihrer Dringlichkeit. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass wichtige Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten und Sie immer einen klaren Überblick behalten.
Prioritäten setzen
Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Nutzen Sie das Eisenhower-Prinzip, um zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Erledigen Sie zuerst die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, und verschieben oder delegieren Sie weniger dringende Tätigkeiten. So vermeiden Sie Stress und Zeitdruck.
Zeitblöcke einteilen
Statt den Tag unstrukturiert anzugehen, hilft es, Aufgaben in Zeitblöcken zu organisieren. Bestimmen Sie feste Zeiträume für bestimmte Tätigkeiten, wie zum Beispiel E-Mails beantworten oder Projektarbeit. Diese Methode verhindert, dass Sie zwischen Aufgaben hin- und herwechseln und dabei Zeit verlieren.
Ablenkungen minimieren
Ablenkungen sind wahre Zeitfresser im Alltag. Schalten Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone aus, legen Sie Zeiten für Social Media fest oder arbeiten Sie in einer ruhigen Umgebung. Kleine Änderungen können hier einen großen Unterschied machen und die Konzentration verbessern.
Pausen einplanen
Auch Pausen gehören zu einem guten Zeitmanagement. Planen Sie regelmäßige kurze Pausen ein, um den Kopf frei zu bekommen und neue Energie zu tanken. Nach einer kurzen Erholungspause arbeitet man oft effizienter und fokussierter weiter.
Mit diesen Tipps lässt sich der Alltag strukturierter und entspannter gestalten, ohne dabei die eigene Produktivität aus den Augen zu verlieren.
Fazit: Zeitmanagement verbessert den Business-Alltag
Methoden, Apps und Tools für das Zeitmanagement sind wichtige Hilfsmittel, um die Produktivität und Zufriedenheit im Arbeitsalltag zu fördern.
Geschickt eingesetzt ermöglicht ein gutes Zeitmanagement nicht nur bessere Arbeitsergebnisse und weniger Stress, sondern auch eine ausgewogenere Work-Life-Balance.
