Wie Pipedrive die Arbeitsabläufe der GP Law Group transformierte und der Kanzlei Skalierbarkeit ermöglichte

GP Law Groups Suche nach einem besseren System

David Gharakhanian Jr., Rechtsanwalt und Mitgründer der GP Law Group, erkannte, dass Tabellen und Word-Dokumente mit dem zunehmenden Wachstum des Unternehmens nicht mehr praktikabel waren und die Skalierbarkeit einschränkten.

Die Kanzlei unternahm den Versuch, ein in der Personenschadensbranche weit verbreitetes CRM-System einzuführen, hat jedoch aufgrund von Herausforderungen bei der Benutzeroberfläche und dem Anpassungsprozess nie richtig Fuß gefasst. Das Preismodell enthielt zudem viele versteckte Gebühren, was hohe Kosten im Verhältnis zur Qualität der Software verursachte.

Nachdem Zeit und Geld in ein gescheitertes Case-Management-System investiert worden waren, suchte das Team nach einer benutzerfreundlicheren Software zu einem fairen Preis.

Optimierung des Fall-Managements der GP Law Group

SaaShop, der Pipedrive Elite-Partner der GP Law Group, hat umfangreiche Workflows entwickelt, die jede Phase der Fallbearbeitung der Anwaltskanzlei abdecken. Wenn ein Deal erstellt wird, werden eine Reihe von angehefteten Notizen zum Deal hinzugefügt, um wichtige Informationen zum Fall wie den Behandlungsplan, den Status der Krankenakten, den Stand der Verhandlungen usw. auf einen Blick einsehbar zu machen.

Meaghan betont die Wichtigkeit von Fristen in der Rechtspraxis. Anders als in anderen Branchen kann man ein Dokument schlichtweg nicht verspätet einreichen. Wenn eine wichtige Deadline verpasst wird, kann dies zum Scheitern eines Falles führen. Wenn wichtige Termine, wie z. B. die Verjährungsfristen, zu einem Deal hinzugefügt werden, werden Kalenderereignisse erstellt. Wichtige Aktivitäten werden zudem in einen Slack-Kanal übertragen, in dem sich die Teams gegenseitig auf dem Laufenden halten können.

Während ein Fall die Pipelines für potenzielle und aktive Kunden durchläuft, werden den verschiedenen Teammitgliedern je nach Fallstatus unterschiedliche Aufgaben zugewiesen. Die Aktivitäten werden den Mitarbeitern basierend auf Bedingungen wie dem Wert des Deals, dem Fachgebiet und dem bisherigen Verlauf des Deals durch die Pipeline zugewiesen. Meaghan kümmert sich beispielsweise um alle Deals, bei denen die Vorverhandlungsphasen übersprungen und direkt mit der Prozessphase begonnen wird.

Der Erfolg der Kanzlei hängt von der Erfüllung dieser verschiedenen automatisierten Aufgaben ab. Daher stützt sich das Team auf ein Dashboard, das die Aktivitäten jedes Nutzers analysiert. Die Aktivitätsberichte enthalten die Gesamtzahl der jedem Nutzer zugewiesenen Aktivitäten, vergleichen den Prozentsatz der erledigten Aufgaben mit den insgesamt zugewiesenen Aufgaben und zeigen, in welchen Phasen die Aktivitäten abgeschlossen werden (oder nicht). Diese Daten geben dem Management Einblicke in den Umfang der einzelnen Bereiche und die Arbeitsbelastung der Teammitglieder und helfen den Führungskräften, die Performance zu analysieren.

Beispielberichte, die die GP Law Group in Pipedrive eingerichtet hat

• Ein Kreisdiagramm für jeden Nutzer, das alle Aktivitäten aufzeichnet, die offenen Fällen zugeordnet und nach „zu erledigen“/„erledigt“ unterteilt sind, und dem Management einen schnellen Vergleich der individuellen Performance unter Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitsbelastungen ermöglicht.

• Ein Diagrammbericht, in dem alle Nutzer und offenen Fälle sowie jede Phase in der Pipeline für aktive Fälle betrachtet und nach „zu erledigen“ und „erledigt“ segmentiert werden.

• Neue Kunden nach Monat – diejenigen, die von „potenziellen Kunden” in die Pipeline für „aktive Kunden” übergegangen sind. Wenn ein Deal in diese Phase übergeht, wird zudem eine automatische Slack-Benachrichtigung versendet.