Para garantizar el éxito y control de actividades de ventas debemos administrar a nuestro equipo de ventas y administración comercial a la perfección. La mejor manera de lograrlo es con una buena administración de ventas, para lo cual es necesario reconocer la importancia y características de la administración. Esta es una de las funciones de un jefe de ventas más prioritarias y debe ser la base de tu táctica.
El concepto e importancia de la administración de ventas es notoria y ésta te ayuda a maximizar las ganancias para tu equipo. También es importante tener claro cuáles son las funciones de la administración de ventas.
¿Por qué?
Brinda transparencia sobre los roles y expectativas de desempeño de tu equipo.
Genera procesos fáciles de entender y replicables.
Enfoca a tu equipo en los desafíos más importantes de tu organización.
Estos tres puntos te permiten mejorar el entendimiento de tu estrategia de ventas en todo el departamento comercial. Podrás mejorar tus previsiones de ventas y pronósticos de resultados. También es útil crear guías sobre qué es la administración de operaciones (importancia de la administración de operaciones) que sean claras para todas las personas involucradas en el ciclo de venta.
¿A quién no le gusta un escenario de este tipo? Es una situación gana-gana perfecta para tu departamento de ventas.
En esta guía vas a encontrar una explicación práctica sobre qué es la administración (resumen), el objetivo de la administración de ventas, por qué es importante la administración, cuáles son los tipos de administración y los principios básicos para implementarla.
¿Qué es y para qué sirve la administración de ventas?
La gestión de ventas es el proceso constante de desarrollar una fuerza comercial y coordinar las operaciones comerciales y características de administración de ventas del día a día. Debes implementar estrategias en administración de ventas que permitan a tu empresa alcanzar e incluso superar sus objetivos de ventas de manera consistente.
Esta disciplina de negocios trata de asignar personal y recursos de forma efectiva para alcanzar los objetivos de ingresos de tu empresa. Tanto a corto como a largo plazo.
Algunas de las tareas básicas del concepto de administración del proceso de comercialización incluyen:
Crear modelos y predicciones de oferta y demanda
Crear estrategias de venta
Presupuestar costos operativos
Reclutar, capacitar y medir el desarrollo del personal de ventas
Establecer metas, cuotas de ventas, descuentos y comisiones de venta
Proyecciones de ventas e ingresos del departamento comercial
Claro está que el rol de un gerente de ventas cambia con base en las necesidades de su organización. Ser un buen gerente de administración de ventas implica gestionar tanto las actividades como las emociones de tu equipo.
Gran parte del trabajo de la gestión de ventas es mantener a tu equipo motivado y enfocado en sus objetivos realistas. Esto no solo exige comprensión sobre lo que es gestión de ventas en términos procesales, sino también habilidades comerciales y de inteligencia emocional para liderar eficazmente.
En resumen, la gestión y administración de ventas prepara las estrategias de venta. Recluta y prepara a la fuerza de ventas, mide y pronostica los resultados del departamento de ventas. También sirve como una clase de coach y motivador personal para el equipo de ventas.
¿Suena complicado, verdad?
Créeme, lo es.
Para que esto sea posible es necesario tener una visión clara de dónde estás parado, lo que significa tener claro para qué sirve la administración o qué entiendes por administración. También hacia dónde quieres ir y cuáles son las herramientas que te ayudarán.
Por eso en Pipedrive creamos esta guía práctica para todo gerente de ventas.
Esta guía te permitirá comprender el objetivo de un administrador en ventas, cómo llevar la administración de un negocio, los elementos de la administración, además de funciones y características de la administración, lo cual te ayudará a establecer lo que entiendes por administración.
Sin más introducción, entremos al tema.
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Aspectos de la administración de ventas
Existen tres aspectos básicos en toda gestión de ventas:
Operaciones
Estrategia
Análisis
Como mencionamos con anterioridad, los procesos de ventas y detalles variarán dependiendo de cada negocio. Pero las operaciones, la estrategia y el análisis son las tres partes de la administración comercial más fundamentales.
Operaciones de venta: Crear un equipo
Una gran parte de entender lo que se hace en el área de ventas y cómo hacerlo de forma existosa es saber que las personas que elijas para formar parte de tu equipo de ventas serán los cimientos de todas tus actividades de administración de ventas.
Tus representantes de ventas son la conexión directa entre el producto, tu marca y el cliente.
Contar con un grupo de ejecutivos de venta de alto rendimiento es un pilar de tu proceso de administración. Pero no solo se trata de contratar a buenos vendedores Un buen sistema de administración de la venta personal y colectiva se enfoca en mejorar las habilidades de todos los miembros del equipo.
Tu equipo de ventas debe sentirse como parte indispensable de la empresa.
Al incorporar nuevos talentos, debes tomarte el tiempo para entrenarlos y crear planes para desarrollar sus habilidades de manera constante.
No solo se trata de una capacitación al momento que un nuevo ejecutivo ingresa a tu equipo de ventas.
Debes capacitar y asesorar a tu equipo en actividades administrativas del ejecutivo de ventas, y durante todo el proceso de ventas. Debes asegurarte de que todavía están en camino y motivarlos cuando sea necesario.
No importa su experiencia, los años en tu empresa o el nivel de conocimiento profundo, las funciones de ventas en una empresa siempre van a continuar evolucionando. Debes crear un plan de desarrollo en las diversas funciones clave del concepto "administración de ventas" y demás para cada uno de los integrantes de tu equipo.
Piénsalo de esta manera:
¿Qué tienen Lionel Messi, Cristiano Ronaldo, Manny Pacquiao y Tom Brady en común?
Este grupo de deportistas sin duda tiene un talento natural descomunal. Pero además tienen un equipo de entrenadores que les ayudan a identificar cómo mejorar su desempeño y lograr resultados impresionantes.
No importa que sean los mejores atletas del mundo. Hasta la fecha siguen entrenando y aprendiendo mejores maneras de jugar.
Te aseguro que si no fuera así, no habrían llegado tan lejos.
Recuerda que capacitar a tu equipo no solo se trata de crear guías y ejercicios. Gran parte de capacitar a tu equipo de ventas consiste en generar una conexión verdadera con ellos.
Piensa en experiencias que te motivaron durante tu carrera y úsalas para inspirar y motivar a tu equipo de ventas, para que les quede claro para qué nos sirve la administración comercial.
Por otro lado, no olvides compartir tus decepciones y fracasos. Cuenta cómo los superaste y ofrece apoyo durante los periodos difíciles.
Esto hará que tus vendedores pierdan el miedo al fracaso y encuentren formas para solucionar sus problemas.
Implementar herramientas que faciliten la labor de ventas
No importa si Grant Cardone es parte de tu equipo; entender en qué consisten las ventas de calidad implica reconocer otros factores clave.
Si tus vendedores no cuentan con los instrumentos básicos para ejecutar las funciones básicas del departamento de ventas que sean necesarias, no lograrás nada.
Toda profesión requiere de instrumentos básicos. El carpintero tiene un martillo, el soldado un fusil y los vendedores tenemos tecnología.
Parte fundamental del area de administración de ventas es asegurar que tu equipo cuente con todos los recursos necesarios para seguir y cumplir con las actividades administrativas del ejecutivo de ventas. Funciones que deben estar habilitadas para poder hacer su trabajo.
¿No mandarías a un soldado a la guerra sin un arma o sí?
Algunas herramientas básicas para tu equipo de ventas son :
1. Contenido de marketing
Una de las responsabilidades de un gerente de ventas o director de ventas es trabajar de la mano del equipo de marketing.
Esto es necesario para asegurar que tu equipo cuente con documentación, presentaciones de ventas, folletos, bases de datos, indicadores clave, etc, que faciliten la labor de ventas.
Nuestros vendedores deben contar con esta información sí o sí, es un tema de profesionalismo y practicidad. Si no cuentas con ella es hora de poner manos a la obra.
2. Tecnología que minimice la carga de trabajo:
Ya sea que estemos hablando de tareas de administración de empresas, comunicación, prospección o automatización de ventas.
Tu equipo tiene que contar con las herramientas adecuadas. Herramientas que ayuden a llevar a cabo sus actividades de venta y de gestión de clientes de una manera ágil y efectiva.
Esto parece un tema de sentido común. Sin embargo, la realidad es que muchas veces nos topamos con equipos especializados que usan herramientas que son demasiado complicadas. Estas, en vez de ayudar, entorpecen la labor de ventas.
Puede que sigan casados con un sistema de hojas de cálculo insostenible. Un sin fin de libros de ruta, un ERP o un CRM hecho a la medida que apenas funciona.
Determina cuáles son las herramientas adecuadas para tu equipo de ventas. Función que puedas automatizar y optimizar es acción que te dará mejores resultados. Deja de perder tu tiempo y asegura tus pilares del éxito dentro de la administración de ventas.
3. Contar con un proceso de ventas
Procesos internos simples de entender y fáciles de ejecutar son clave para crear un equipo de ventas de alto rendimiento.
Como bien hemos cubierto en muchos de nuestros artículos, un proceso de ventas te asegura escala operativa.
¿Quieres hacer que todos los miembros del equipo trabajen bajo los mismos objetivos de administración? Debes darles una guía realista y práctica de cómo cumplirlos.
Toma un tiempo para determinar cuál es la manera ideal de vender tus productos o servicios. Después, identifica las etapas y actividades que debe llevar tu proceso continuo.
Muchos vendedores todavía no utilizan un proceso de ventas porque creen que no es necesario. Pero, ¿en qué te puede ayudar un embudo de ventas?
Puedes tener a todos tus contactos en un solo lugar. Además puedes saber en qué parte de la venta se encuentran, de inicio a fin.
Tienes un mapa claro y confiable de qué pasos debes tomar para lograr la venta.
Establece un juego de reglas básicas. Estas te ayudan a enfocar tu tiempo en los prospectos más calificados dentro de tu cartera de clientes.
Normalmente, un proceso de ventas consta de cinco a siete pasos. Los cinco más comunes son: contacto, cliente calificado, demostración, propuesta y cierre.
Hay muchas áreas en las que un proceso bien establecido puede ayudar a tu equipo a mejorar su desempeño.
Aquí hay algunos ejemplos, puedes:
Prospectar nuevas oportunidades de venta
Identificar clientes potenciales de alta calidad
Manejar objeciones y dar seguimientos de venta
Nutrir a su cartera de clientes y de prospectos fríos
Estrategias de venta: define cuál será tu proceso de venta
Ya tienes a tu equipo formado y has construido un stack de herramientas básicas para ayudarles a vender. Es momento de implementar tu estrategia de ventas.
Las estrategias de venta se tipifican por contar con dos puntos claves.
Constan de una serie de metas comerciales, además de planes y tácticas para lograr estos objetivos.
Para crear una estrategia de ventas debes partir desde objetivos claros. ¿Qué es lo que quieres lograr? ¿Cuál es la definición del éxito para tu empresa?
Recuerda que toda meta debe ser fácil de medir. Debe ser ambiciosa pero alcanzable y debe estar ligada a un margen de tiempo.
Por ejemplo:
Meta: Generar 100 % de crecimiento en ingresos de venta en el transcurso de 2025.
Ya que cuentas con tus metas, es hora de crear un plan de cómo lograrlas.
A pesar de las metas de ventas que establezcas, debes crear un plan detallado. Este debe contar con las acciones que debes llevar a cabo para lograrlo.
Obviamente este tema depende de tu objetivo. No obstante, una recomendación es aplicar un método socrático de simplificación de conceptos para crear tu plan.
Es decir, debes quebrantar tu meta grande por lograr en un año. Puedes establecer una serie de metas pequeñas que piensas lograr mes a mes o trimestre por trimestre.
Meta: Generar 100 % de crecimiento en ingresos de venta en el transcurso de 2025.
Esta la puedes quebrantar en una serie de metas pequeñas ligadas a tu objetivo final, como las siguientes:
Enero | Llevar a cabo análisis de históricos de venta de productos para identificar perfil ideal de cliente |
Febrero | Crear un sistema de prospección en frío para atraer a nuestros clientes ideales. |
Marzo- Abril | Implementar experimento de nuevo proceso de prospección con un ejecutivo de ventas. Debe estar enfocado en contactar 200 oportunidades de ventas según el perfil del cliente ideal y el nuevo método de prospección |
Mayo | Capacitar al equipo de ventas sobre el nuevo proceso de prospección en frío. |
Junio | Lograr generar 50 % más oportunidades de venta calificadas que en el mes anterior. |
Julio | Establecer nuevas metas de prospección y dinámicas de comisión. |
El punto es convertir una meta abstracta en una serie de pasos simples.
Análisis de ventas: Los datos no mienten
Los informes de análisis de ventas proporcionan un registro del rendimiento pasado. También pueden usarse como una herramienta para predecir el rendimiento comercial futuro.
¿A qué gerente no le gustaría saber el desempeño de cada persona que integra su fuerza de ventas?
Pues es aquí donde entra el poder de un CRM. Hay algunos CRM que te brindan informes de ventas. Estos se pueden usar para desarrollar estrategias de ventas y comprender mejor los resultados pasados. También para ayudar a pronosticar resultados futuros y, sobre todo, obtener informes del rendimiento generado por tu fuerza de ventas. Así tendrás una imagen clara de lo que está funcionando y los puntos de dolor.
¿Cómo medir el resultado que tiene nuestra toma de decisiones en un embudo de ventas bien definido? Nos podemos basar en 4 métricas diferentes:
Número de ofertas en tu embudo
Tamaño promedio de un trato en tu embudo
Proporción cercana o porcentaje promedio de tratos que se ganan
Velocidad de ventas, o promedio de vida útil del trato antes de que se gane
Recopilar estos datos te permitirá mejorar tu proceso de ventas y tu estrategia de una manera continua. Esto como resultado generará más ventas.
Objetivo de la administración de ventas
Por lo general la administración de ventas tiene cuatro objetivos específicos:
Aumentar el volumen de las ventas: En el mundo de las ventas el crecimiento es un tema muy importante.
El objetivo de la administración de ventas es precisamente este. Es decir, aumentar el volumen de ventas por medio de campañas o estrategias innovadoras.
Crecimiento continuo: Una empresa tiene sueldos por pagar, diferentes costos operativos por considerar y accionistas a quienes responderles.
Si tu primera meta es aumentar el volumen de ventas, la segunda es mantener una curva de crecimiento constante.
Una empresa no puede sobrevivir sin un crecimiento continuo.
Si no hay innovación a nivel de producto o de empresa, entonces se debe culpar a la empresa.
Pero puede que los productos sean buenos y la penetración de mercado aún no esté ocurriendo. Entonces es culpa del gerente de ventas, el equipo de marketing y los ejecutivos de ventas.
Mejora la evolución y conocimiento del producto: La administración de ventas requiere que los representantes estén en constante contacto con los clientes. También requiere que estén adquiriendo información de la competencia y realizando investigación de tendencias de mercado.
Este tipo de contacto determina el valor que se da al cliente y cómo se le vende el producto. Una administración de ventas te ayuda a ver cómo es que el cliente está recibiendo la propuesta. Además, el plan de negocios que la empresa está implementando.
Administración de ventas y resultados financieros: Los buenos resultados financieros son otro objetivo en la actualidad, donde se utiliza la administración de ventas. Están estrechamente relacionados, por lo que la administración de ventas también tiene implicaciones financieras. Mantener y gestionar las ventas es importante para mantener el producto, servicio u organización financieramente viable.
¿Quién se beneficia de una buena administración de ventas?
Una administración de ventas correcta afecta de manera positiva a toda la empresa.
Si tienes un gerente experimentado, con un sistema de administración de ventas bueno, tu empresa entera sentirá un desarrollo constante.
¿Sabes cuándo será mayor la probabilidad de que tu equipo logre su máximo rendimiento? Cuando tu proceso de ventas esté más maduro y cuanto más se adapte y mejore el gerente con el tiempo.
Hay tres partes claves involucradas en el proceso de administración de ventas: el jefe de ventas, vendedor y cliente.
El jefe de ventas (funciones)
Un gerente de ventas o jefe de ventas es alguien que dirige el equipo de ventas de organizaciones comerciales. Supervisa sus procesos y generalmente está a cargo del desarrollo del talento y el liderazgo.
La claridad y el alcance son elementos de administración de ventas esenciales. Esto se debe a que generalmente necesitan supervisar la planificación y la ejecución de los objetivos comerciales de toda la empresa.
Tener un proceso de gestión eficaz les permitirá impulsar su empresa hacia adelante. Tendrán una visión más clara de su posición frente a la competencia y sabrán cómo adelantarse a ellos.
Representantes de ventas
Los vendedores o agentes de ventas representan a la empresa y están en contacto directo con posibles clientes. Ya sea en persona, por teléfono o únicamente en línea.
Clientes
Con un proceso efectivo de administración de ventas el cliente inevitablemente tendrá una mejor experiencia. Estará más inclinado a beneficiarse de tu empresa y a comprar tu producto o servicios ofrecidos. Incluso pueden correr la voz.
Con todas estas partes trabajando juntas, tu compañía se encamina hacia el éxito, especialmente contra sus competidores.
Beneficios de la administración de ventas
Imagina estar durante el día sin una planificación de ventas adecuada. El resultado por lo general es desastroso.
Es normal que durante el día aparezcan actividades que nos distraen y nos alejan de nuestro objetivo. Sin un plan, perdemos el rumbo y terminamos haciendo cualquier cosa menos lo que deberíamos hacer.
Es por eso que una administración de ventas bien establecida hará que todos conozcan cuál es el siguiente paso.
Tener claridad sobre las actividades que tienes que hacer durante el día sin duda es una ventaja. ¡Va a ser difícil desenfocarte de tu objetivo y desviarte del camino!
Estos son algunos de los beneficios de una buena administración de ventas:
El representante de ventas sabrá qué es lo que se espera de él y cuáles son los pasos a seguir para lograrlo.
El vendedor tendrá claridad sobre cuáles son los puntos importantes que debe realizar para cumplir con su cuota de ventas.
Los administradores de ventas podrán analizar el desempeño de todo su equipo de ventas. A la vez, podrán predecir cuáles son las mejores técnicas de ventas con base en los análisis anteriores.
Los altos directivos tendrán una visión clara del rendimiento que está teniendo su organización.
En resumen, todas las partes involucradas estarán enfocadas hacia la dirección correcta para poder generar ganancias.
Herramientas para facilitar la administración de ventas
Para proporcionar una visión clara de tu proceso de administración de ventas, necesitas un embudo de ventas. Además, una herramienta que te facilite ejecutarlo.
Un CRM es capaz de proporcionarte una visión clara de tu proceso de administración de ventas.
Teniendo una visión clara de tu proceso serás capaz de identificar las oportunidades de crecimiento para tu equipo de ventas.
Antes las empresas optaban por tener todos sus datos relacionados a los números de ventas en un Excel. Algunas incluso apuntaban los números de contactos en una agenda.
Pregúntale a cualquier gerente de ventas que lo haya llevado a cabo, el resultado es un caos total.
Con un CRM tendrás acceso a toda esta información en un solo lugar. También te señalará los puntos claves para poder completar tu objetivo.
Beneficios de un CRM
Como habíamos dicho anteriormente, un CRM debería ser una herramienta esencial en la vida de un vendedor.
Estas herramientas se encargan de juntar todas las prácticas. Tanto las estrategias de negocios, como las tecnologías que están enfocadas en ayudar a tu empresa a generar más clientes.
Los equipos de ventas que utilizan un CRM pueden:
Tener una visión y generar un análisis de todas las personas que se convirtieron en clientes. Con esto es posible identificar qué es lo que se está haciendo bien o mal en el proceso de ventas. Esto permitirá replicar las acciones correctas y eliminar las negativas.
Almacenar cada uno de los detalles de su prospecto
Aumentar la satisfacción del cliente, lo que al final aumenta las posibilidades de cierre y eventual fidelización.
Mantener a los clientes satisfechos por la buena relación existente, lo cual hace posible que se conviertan en clientes leales.
Este es un ejemplo de cómo un CRM le ayudó a una empresa a mejorar su gestión de ventas:
Una empresa de venta de colchones implementó esta herramienta para ayudar a su fuerza de ventas a vender más. En los primeros tres meses no generaron ni una ganancia. Pero gracias a esta herramienta pudieron identificar en qué parte de su proceso de ventas estaban fallando.
Estaban teniendo problemas al momento de contactar a sus prospectos. Pudieron ver que no estaban haciendo las llamadas suficientes. Mejoraron su forma de contacto y gracias a esto en los siguientes tres meses pudieron mejorar 46 % en ventas.
Esta compañía pudo notar cuáles eran las acciones que les impedían lograr cerrar o generar nuevos clientes, mejorar sus estrategias de gestión de ventas y concretar ventas.
Crear un proceso de administración de ventas no va a ser tarea fácil. Tal vez te encuentres con cuestiones que antes no contemplaban. Pero implementar un camino a seguir es de suma importancia si quieres lograr el éxito de tu organización.
Así que define cuál es el proceso de administración de ventas y cuáles son las herramientas que mejor se ajustan a tu equipo de ventas y administración comercial. De esto dependerá el aumento de tus ingresos.
