Cuando trabajas en ventas debes enfocarte exactamente en eso: ¡vender!
Sin embargo, muchas veces las personas responsables de aumentar los ingresos de tu negocio no hacen lo anterior. Dedican la mayor parte de su tiempo en tareas que no incrementan directamente los resultados de ventas.
Forbes realizó recientemente una encuesta a casi 1000 representantes de ventas. Encontró que los vendedores sólo utilizan el 35% de su tiempo para vender.
El resto de su tiempo es absorbido por tareas administrativas. Algunas de ellas son la entrada de datos, redacción de reportes, programación de eventos, u otras tareas manuales repetitivas.
Vamos a traducir esto en números…
Por ejemplo, a un representante de ventas le pagan $84,000.00. Este es el salario base promedio anual de un representante de ventas en México. Entonces la compañía típica gasta $55,250.00 al año para que este profesional de ventas ejecute tareas administrativas.
Suena ridículo, ¿no crees?
Es lógico entonces que tu equipo de ventas no esté llegando a su meta de una manera constante. Esto es porque la mayoría de su tiempo lo invierten en todo menos vender.
¡No puedes permitirte que tu equipo de ventas siga perdiendo el tiempo!
Pipedrive está diseñado para minimizar tu proceso administrativo, ahorrarte tiempo y dinero. Somos un software CRM (Administrador de relaciones con clientes, por sus siglas en inglés) creado por vendedores, diseñado para vendedores. Sabemos lo molesto que puede ser pasar horas en tareas manuales repetitivas. Ese tiempo lo podrías invertir en nutrir la relación con un prospecto y cerrar más tratos.
Hemos estado trabajando muy duro durante más de un año para desarrollar una función que mejorará tu eficiencia. También brindará un cambio para cualquiera que tenga que realizar tareas administrativas de manera repetitiva en su proceso de ventas.
El equipo de Pipedrive se complace en anunciar el lanzamiento de las Automatizaciones.
¡Esta función ya está disponible para todos nuestros clientes Avanzado, Profesional, Power y Corporativo! Si no tienes una cuenta de Pipedrive, prueba el plan Avanzado de forma gratuita. Así podrás utilizar nuestras Automatizaciones por 14 días.
Queremos enfocar a tu equipo de ventas en lo que hace mejor; vender. Para poder hacerlo buscamos reducir la cantidad de tiempo que ocupas en procesos manuales y repetitivos. Y gracias a esta nueva función ¡ahora es posible!
Presentamos nuestra nueva función de automatización de flujo de trabajo
Pero primero, ¿qué es un flujo de trabajo?
Hay muchísimos artículos en internet que hablan sobre este tema. No obstante, muchas veces sobre complican el asunto. En vez de ayudar terminan confundiendo, así que nosotros decidimos darte una descripción muy sencilla de este concepto:
Un flujo de trabajo es la secuencia de pasos que deben suceder dentro de un proceso para llegar al resultado deseado.
Un ejemplo podría ser tu proceso de generación de potenciales clientes:
- Identificar las características del prospecto ideal.
- Buscar personas que cumplan con el perfil.
- Recabar su información en una base de datos.
- Cargar la base de datos a tu CRM.
- Crear la nueva oportunidad en tu embudo de ventas.
- Redactar un correo electrónico.
- Enviar el correo electrónico.
- Esperar por las respuestas.
- Hacer la llamada en frío.
- Redactar los resultados de la llamada en tu CRM.
- Programar tu próxima actividad con el prospecto.
- Enviar el correo de seguimiento.
Esta lista de pasos secuenciados de una manera ilustrativa es un ejemplo claro de un flujo de trabajo dentro de las ventas.
¿Qué son los flujos de trabajo automáticos?
Una automatización de flujo de trabajo (o flujo de trabajo automático) mezcla la tecnología y la capacidad humana. Así optimiza la manera en la que trabajamos y reduce el rango de actividades repetitivas que lleva a cabo una persona. De esta manera la persona puede y enfocar su tiempo en actividades más complicadas. Actividades que requieren de un conocimiento y enfoque especializado.
¿Qué significa todo esto para ti?
Fácil… con nuestras Automatizaciones puedes olvidarte de todas esas tareas repetitivas. Todo el trabajo administrativo se llevará a cabo. Pero sin desenfocar a tus vendedores de su prioridad: crear nuevos clientes de tu producto o servicio.
Puedes olvidarte de tener que mandar los mismos correos electrónicos una y otra vez a todos los prospectos y clientes. O de tener que programar actividades y seguimientos conforme tus prospectos avanzan por tu embudo de ventas. También puedes dejar de cambiar manualmente al propietario de tus tratos al momento que cambian de embudo de ventas. Y ya no tendrás que crear tratos nuevos cada vez que cargas una base de datos a tu CRM
Sólo necesitas configurar los criterios que van a servir como nuestros disparadores de actividad. Debes decirnos qué es lo que quieres que suceda cuando un prospecto cumpla con estas condiciones y listo. Nuestra tecnología está lista para manejar tus molestas tareas administrativas de manera instantánea y automática. Así ahorrarás muchísimo tiempo y minimizas el margen de error humano. Ese que muchas veces genera la pérdida de clientes y prospectos debido al mal seguimiento.
Este video rápido te da una buena descripción de por qué y cómo usar una automatización de flujo de trabajo para mejorar tus ventas.
El tablero de embudo de ventas de Pipedrive te permite administrar todo tu proceso de ventas en un solo lugar. Nuestras automatizaciones te ayudan a enfocarte en lo que más importa y así minimizar tu carga de trabajo.
Un proceso de búsqueda de clientes potenciales automatizado se vería así:
- Identificar las características del cliente potencial ideal.
- Buscar personas que cumplan con el perfil.
- Recabar su información en una base de datos.
- Cargar la base de datos a tu CRM.
- Crear la nueva oportunidad en tu embudo de ventas.
- Redactar un correo electrónico.
- Enviar el correo electrónico.
- Esperar por respuestas.
- Hacer la llamada en frío.
- Redactar los resultados de la llamada en tu CRM.
- Programar tu próxima actividad con el prospecto.
- Enviar el correo de seguimiento.
Las actividades en negritas son las que llevaría a cabo tu vendedor. Del resto no tendrías que preocuparte, Pipedrive se encarga.
Cómo usar una automatización de flujo de trabajo en 5 pasos.
- Haz clic en la foto de tu perfil y busca la pestaña “automatización”
- Haz clic en “nuevo flujo de trabajo”. Asigna un nombre y agrega el activador que desees como inicio en tu flujo de trabajo automatizado. El resto lo hará Pipedrive por ti, asegurando que todo se lleve a cabo sin que tú pierdas tiempo.
- Solo necesitas configurar tus automatizaciones, sentarte y ver cómo la magia sucede.
- Te recomendamos especificar las condiciones del activador del flujo de trabajo. Así podrás asegurarte de que las acciones se ejecuten únicamente cuando un trato cumpla con todos tus criterios específicos.
- Haz clic en “Crear acción” para decidir qué acciones deseas que sucedan automáticamente después de que se cumplan los criterios.
- Después de configurar tu acción, activa tu flujo de trabajo, dando clic en la pestaña de “Tuyos”. En la página de configuración de flujo de trabajo.
Eres libre de decidir si tus flujos de trabajo son grandes o pequeños. Igual, puedes agregar múltiples actividades a tu flujo para optimizar tu proceso de ventas.
¿Deseas más ayuda para crear tus propios flujos de trabajo automatizados? Asegúrate de leer nuestra guía sobre automatización de flujo de trabajo en el centro de soporte. De esta manera podrás obtener una descripción detallada de los pasos a seguir para su configuración.
Algunas de las mejores maneras de ahorrar tiempo con nuestras automatizaciones
La automatización del flujo de trabajo da un enorme alcance, no te limites a uno o dos flujos.
Debes analizar todo tu proceso de ventas para tratar de encontrar cualquier instancia que puedas automatizar. ¡Las opciones son casi infinitas!
Te invitamos a que revises el breve video explicativo que compartimos anteriormente en el artículo. Este te enseña cómo crear automáticamente un trato cada vez que agregues a una persona u organización a Pipedrive.
Pero queremos ayudarte a encontrar soluciones. Nuevas formas en que las automatizaciones puedan eliminar el trabajo administrativo en tu proceso de ventas.
Aquí hay otros dos flujos de trabajo más útiles y populares que puedes automatizar enseguida:
Envía automáticamente un correo electrónico personalizado cada vez que ganes un trato.
Asigna automáticamente un vendedor a un trato. También asigna actividades de seguimiento a tu equipo cada vez que agregues un trato a tu embudo.
¿Por qué necesitas tomar ventaja de nuestra Automatización de Flujo de Trabajo?
Ahora ya sabes como manejar esta función y por qué la necesitas. Echemos un vistazo a algunas de las formas en que puedes beneficiar a tu negocio.
1. No más repeticiones
La automación elimina de forma instantánea todas las tareas repetitivas que afectan tu precisión y eficiencia. Lo que puede eventualmente afectar tu crecimiento de ventas.
Esta función no solo te ahorra tiempo. También mejorará la calidad del ambiente laboral de tu equipo de ventas, quitando el trabajo aburrido y estresante. Cuando elimines todo esto de tu carga de trabajo, también eliminarás una gruesa capa de aburrimiento y frustración en tu dia.
2. Eliminar el error humano evitando que la información importante se escape
De vez en cuando, cometemos errores. Incluso los gerentes y representantes de ventas más diligentes y experimentados pueden cometerlos. Por ejemplo, al olvidarse de agregar datos importantes y críticos o al agregar datos incorrectos.
Estos pequeños errores o faltas de información pueden convertirse en tratos perdidos. Por lo consiguiente en menores ingresos.
Es fácil olvidarse de enviar un correo electrónico o llamar a la persona equivocada cuando tienes muchas tareas por hacer.
Nosotros te ayudamos a evitar errores al organizar tus tareas automáticas y presentarte una lista de actividades que necesitas completar.
3. Horas (incluso días) de tiempo ahorrado
Las tareas automatizadas, como enviar correos electrónicos o crear llamadas de seguimiento pueden parecer pequeñas. Sin embargo, suma todo el tiempo que inviertes para ejecutar estas actividades de manera mensual. Te darás cuenta de que es una cantidad impresionante.
Un equipo de atención al cliente de tres personas puede ahorrar 600 horas por año aprovechando esta simple automatización. Esto según una investigación reciente realizada por GrooveHQ.
Incluso para un equipo pequeño como este, 600 horas ahorradas equivalen a 25 días de productividad adicional ¡cada año!
4. Trabajo en equipo y capacitación de nuevos vendedores mucho más fácil y rápida
La automatización permite a los administradores y gerentes establecer procesos de ventas estandarizados que todos en el equipo sigan.
Piensa que un día un representante de ventas puede estar fuera de la oficina. Alguien puede hacer sus tareas del dia fácilmente, ¡mucho más fácil que tratar de descifrar esas notas post it garabateadas!
La automatización del flujo de trabajo también facilita la división de tareas entre los integrantes del equipo. Ayudan a promover el trabajo en equipo para cerrar tratos. Ya que nuestra función de automatización les permite pasar tratos sin problemas, de manera constante.
Aún mejor: La simplicidad de la automatización del flujo de trabajo hace que la capacitación y la inducción sea mucho más fácil
Piensa en el tiempo que pasas documentando tus procesos administrativos y procesos de venta. Suma cuánto tardas enseñando a los nuevos colaboradores como administrar estos flujos de trabajo.
Ahora puedes conectar a un nuevo vendedor directamente a tu proceso de ventas. Lo puedes hacer con la confianza de que estos procesos se ejecutarán de manera consistente y precisa. Con base al cumplimiento de los activadores de tus procesos automatizados.
Ayuda a tu equipo a crecer mucho más rápido
Comienza a aprovechar la tecnología de automatizaciones de ventas para optimizar tus procesos de ventas. Si deseas hacer crecer a tu equipo y escalar tu negocio, necesitas optimizar continuamente tu proceso de ventas. Así podrás minimizar el trabajo repetitivo tanto como sea posible.
Automatizar tus procesos de venta mejora las dinámicas de venta. Esta función de Pipedrive te brinda la capacidad de disminuir exponencialmente el tiempo que tu equipo pierde en el manejo de tareas manuales repetitivas. Por lo tanto, permite que se enfoquen en lo que más importa, vender.
Es hora de dejar que Pipedrive maneje lo monótono de tu día. Así podrás concentrarte en aumentar la productividad y eficiencia de tu equipo.
¡Recuerda que esta función ya está disponible para todos nuestros clientes Avanzado y Profesional!
Si no tienes una cuenta de Pipedrive, prueba el plan Avanzado de forma gratuita por 14 días. Estamos seguros que al probar nuestras automatizaciones de venta, tu trabajo no volverá a ser el mismo.
El artículo fue publicado el 28/08/2018. Las descripciones del producto eran correctas en el momento de la publicación.
