Gray Matters es una consultora de desarrollo empresarial que utiliza Pipedrive para analizar los embudos de ventas de sus clientes
Con esta información, Gray Matters identificó las tendencias de la industria y creó productos especializados para agencias creativas
Gracias a Pipedrive, Gray Matters aumentó su tasa de conversión de un 20 % a un 30 % en los últimos 18 meses
Después de más de una década en el sector de las ventas, Adam Graham creó Gray Matters, una consultora de desarrollo empresarial que ayuda a las agencias creativas a crecer, atraer y ganar nuevos clientes.
La empresa ayuda a las agencias creativas y de marketing con el desarrollo de sus negocios, su posicionamiento, a identificarse, saber a quién se deben dirigir y cómo atraer a dicha audiencia. También ayudan a las agencias con las ventas.
“Muchos dueños de empresas carecen de experiencia en las ventas. Nuestro trabajo es enseñarles, capacitarlos y mostrarles cómo vender con más eficiencia y adoptar un modelo de ventas”, explica Adam.
Basándose en su experiencia, Adam utilizó muchos sistemas CRM, y cuando fundó Gray Matters utilizó Google Sheets para almacenar sus datos de ventas y ahorrar dinero.
Pero cuando se dio cuenta de que necesitaba una herramienta más potente, pero con un costo accesible para administrar los datos y el flujo de ventas de sus prospectos, recurrió a Pipedrive.
Cómo dejó de lado las hojas de cálculo
Adam usó Google Sheets, “porque estaban personalizadas tal como las necesitaba”.
No obstante, cuando Gray Matters empezó a expandirse, Adam no demoró en darse cuenta de que con las hojas de cálculo estaban perdiendo oportunidades.
Por eso buscó un CRM que tuviera la misma flexibilidad de adaptación que le brindaban las hojas de cálculo.
“La posibilidad de personalizar todo fue lo que me atrajo de Pipedrive. Es la función que más me interesa en un sistema de CRM. La capacidad de etiquetar a alguien, a un prospecto o a un cliente en segundos”.
Más descubrimientos con Pipedrive
Rápidamente, Adam descubrió que con la función campos personalizados, así como con otras funciones de Pipedrive, tenía la posibilidad de lograr mucho más.
“Pipedrive fue un parteaguas en la forma en que informamos y, una vez más, los campos personalizados, nos ayudan en la recopilación de datos”, dice Adam.
“La capacidad de agregar diferentes orígenes y entradas de datos nos permite analizar a nuestros clientes y prospectos de diferentes maneras y eso impacta la estrategia que usamos”.
“Ahora empezamos a agregar campos como: cuándo se fundó la empresa, el tamaño del negocio, la facturación. Y cuando consultamos los datos, podemos entender en qué momento ganamos o perdimos, y por qué”.
“Ahora entendemos nuestras tasas de conversión de una audiencia determinada y de qué manera podríamos tener más éxito y promover nuestros servicios a esas audiencias en particular de otra manera. También nos indica los aspectos en los que no estamos bien y eso ha generado el desarrollo de productos”.
“Desarrollamos nuevos productos para una audiencia determinada porque observamos una tendencia a partir de los datos de ventas que tenemos en Pipedrive”.
Mejoras en todos los indicadores
“Desde que empezamos a usar Pipedrive, las mejoras son evidentes en todos los indicadores, tanto en más ventas a clientes existentes como a nuevos clientes”, nos dice Adam.
“Para nosotros, lo mejor es la transparencia”, continúa. “Tener la capacidad de ver cómo ha progresado nuestra relación con cada cliente o prospecto. Poder ingresar, ver las notas y compartirlas con diferentes empleados y freelancers. De esa manera no perdemos tiempo innecesario poniéndolos al día acerca de un prospecto, no hay superposiciones de tareas, por lo que no dañamos la marca si alguien se lanza a hacer algo sin conocer los antecedentes de un trato”.
“Con Pipedrive, mejoramos nuestra tasa de conversión de un 20 % a un 30 % en los últimos 18 meses, y lo logramos porque nos concentramos en cerrar los tratos y los clientes adecuados. Pipedrive nos ayuda a ver a quién debemos prestar más atención y cuál es nuestra audiencia, a fin de calificarlos mejor y nutrir la relación durante el proceso con los embudos".
“Finalmente, Pipedrive nos mantiene bien encaminados, dando prioridad enfocada a las ventas y nos ayuda a seguir moviendo a los prospectos al siguiente paso”.
Debes practicar lo que enseñas
Gray Matters, como empresa de consultoría, trabaja con muchas agencias que podrían beneficiarse de una herramienta CRM. Ahora Adam y su equipo recomiendan Pipedrive a muchos de sus propios clientes.
“Después de 18 meses de usar Pipedrive reconocemos los indudables beneficios. Nos gusta porque es muy visual, muy personalizable, accesible y satisface nuestras necesidades”, explica Adam. “Somos una empresa que ayuda con las ventas y el desarrollo comercial, y por lo tanto es muy importante que practiquemos lo que enseñamos y nos gusta ejecutar las prácticas más eficientes”.
“Contar con un proceso de ventas fijo y reglamentado es vital no solo para nuestro éxito sino también para el éxito de nuestros clientes. Debemos gestionar el día y establecer acciones, y concentrarnos en lo más importante en este momento. Tener un embudo muy visual te permite ser muy honesto contigo mismo, consciente de lo que se encuentra en el embudo y lo que no. Y eso te obliga a actuar”.
Adam a menudo trata con fundadores y directores ejecutivos de pequeñas agencias, y muchas personas que inician un negocio de ese tipo no tienen experiencia en las ventas. Suelen centrarse en las cifras de fin de año, nos dice Adam, y eso solo agrega presión. En cambio, los anima a concentrarse en lo que deben atender en este preciso instante.
“Usamos Pipedrive para orientar a estas personas. Pipedrive les sugiere acciones claras, y les indica cuál es la siguiente acción establecida cada vez que se finaliza algo. Creo que lo importante es ayudarlos a que se concentren en el aquí y ahora. Si te concentras en esas cosas, el resto se soluciona como consecuencia”.
“Describimos a Pipedrive como el mejor amigo del propietario de un negocio. Te mantiene bien encaminado, actuando con honestidad y comprometido con tu objetivo comercial”.
Muchos de sus clientes abandonan sus procesos de ventas demasiado rápido, algo que el equipo de Gray Matters está previniendo al usar Pipedrive.
“Muchos clientes se acercan y nos preguntan cómo creamos un embudo. Cómo logramos que los clientes nos conozcan”, dice Adam. “Los clientes a los que se dirigen no están necesariamente en el mercado en busca de lo que quieren. Eso no quiere decir que no quieran comprar tus servicios, sino que no los quieren adquirir en este mismo momento”.
“Eso es precisamente la labor de un buen CRM, a veces el proceso de negociación puede demorar hasta dos años, pero la mayoría de los dueños de negocios cambian su proceso a los tres o seis meses porque no está dando resultados. Eso es lo que los decepciona: quieren resultados a corto plazo. Un “no” es un “no” ahora, pero la pregunta es: ¿cómo puedo continuar fomentando la relación?”
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