Pipedrive es una excelente herramienta de CRM de ventas, pero sus características fáciles de usar y su flexibilidad hacen que nuestros usuarios a menudo la utilicen por diferentes razones. Reintech, especialistas en reclutamiento de tecnología, es una de esas empresas que ha utilizado Pipedrive para realizar un seguimiento de 1,500 ingenieros de software a través de un riguroso proceso de contratación y registro en el portal que todavía utilizan. Así es como lo hicieron.
- El equipo de tres personas de Reintech entrevistó y evaluó a 1,500 solicitantes en solo un año
- Un miembro del equipo solo está disponible durante ocho horas a la semana, pero ninguno ha acumulado horas extra
- Utilizan un proceso que incorpora múltiples herramientas integradas
La empresa británica Reintech, que tiene empleados en el Reino Unido y Ucrania, ayuda a las empresas de tecnología a hacer crecer sus equipos de desarrollo de software en Europa del Este. Al ser un equipo de cuatro personas, Reintech se apoya la asistencia externa y en software de automatización para ayudarlos a gestionar proyectos a buen ritmo.
La dificultad que tenía Reintech
Antes de crear el proceso en el que Pipedrive es fundamental, el equipo de Reintech dedicaba casi todo su tiempo a agregar información manualmente a su sistema de gestión.
“Al principio usábamos un sistema más simple y todos los días dedicábamos mucho tiempo a crear nuevas tarjetas, ingresando información sobre candidatos y enviando mensajes de notificación en cada paso; era un proceso caótico”, nos dice Viktoria Kovalenko, líder de reclutamiento. “Pensamos que debía haber algo mejor para nuestras necesidades”.
Para abordar el problema, crearon un proceso que requería un equipo pequeño y el uso de varias herramientas interconectadas para gestionar mejor las solicitudes de sus clientes; esto era, en gran parte, gracias a la automatización. Como explica la promotora de los desarrolladores, Sasha Bondar:
“El negocio generaba una gran cantidad de transacciones, pero la tecnología pudo manejar y gestionar este proceso porque:
- La automatización reduce el tiempo de las transacciones comerciales.
- La automatización reduce el costo de las transacciones comerciales.
La productividad por persona ha aumentado drásticamente, y un equipo de una a dos personas puede hacer lo que un equipo de 10 podía hacer hace 10-15 años”.
El proceso que Reintech creó con Pipedrive
1. Un desarrollador solicita una cuenta en la plataforma de Reintech
Herramientas: Pipedrive y LinkedIn
Primero, un candidato potencial se postula a un anuncio publicado en LinkedIn o a través del sitio web de Reintech. Este candidato luego se crea como un nuevo contacto en Pipedrive y como un nuevo trato, y luego pasa a la primera etapa del embudo: ‘Nueva solicitud’.
2. La primera llamada telefónica
Herramientas: Pipedrive
La reclutadora de Reintech, Julia Kolesnikova, se conecta con cada candidato por teléfono para verificar toda la información que han proporcionado. También presenta la plataforma de la compañía al desarrollador, describe los siguientes pasos del proceso de investigación y programa una entrevista en línea con el entrevistador de Reintech y Viktoria.
“Me gusta mucho lo flexible que es Pipedrive. Nos permitió procesar cientos de desarrolladores al mismo tiempo”, dice Sasha.
3. Programación de una entrevista
Herramientas: Pipedrive y Calendly
Si se programa una entrevista, la tarjeta del prospecto se mueve a la etapa ‘Entrevista programada’.
“Si un candidato no puede elegir un horario para una entrevista durante la primera llamada, se envía automáticamente un correo electrónico con un enlace a la página de Calendly de Viktoria para que el candidato pueda seleccionar el horario que más le convenga”, explica Sasha. “Esta automatización se inicia moviéndolos a la etapa ‘Solicitud de entrevista de habilidades blandas’ de nuestro embudo”.
Una vez que el candidato selecciona una hora en Calendly, un webhook notifica al equipo de Reintech que es hora de pasarlos a la etapa de ‘Entrevista programada’.
Si un candidato no tiene la información requerida para crear un perfil, el equipo agrega una tarea a Pipedrive con un recordatorio para conectarse con el candidato más tarde. Cuando un candidato cancela o reprograma una entrevista, el equipo de Reintech actualiza el contacto.
“Pipedrive crea y asigna automáticamente tareas y envía mensajes de correo electrónico en función de nuestra actividad, por ejemplo, después de mover la tarjeta de una etapa a otra”, dice Viktoria, que disfruta el uso de Avances de Pipedrive y de las herramientas de informes para rastrear el progreso. “Me gusta mucho mirar las buenas estadísticas al final de los períodos productivos”.
“Pipedrive se actualiza constantemente, crecemos y nuestras necesidades también se transforman. De modo que seguiremos usando nuevas funciones y automatizando mejor nuestros procesos”, explica Sasha. Por ejemplo, la empresa ya ha integrado el Buzón de prospectos a su proceso, lo que les ayuda a gestionar los nuevos contactos adquiridos a través de su sitio web de LinkedIn.
El Equipo de Reintech
4. La entrevista de habilidades blandas
Herramientas: Pipedrive, Automatizaciones y Google Meet
A continuación, Viktoria se reúne con el candidato cara a cara a través de Google Meet para una entrevista de 30 minutos.
Si el candidato pasa esta etapa de la entrevista, el equipo solicita un horario en el que el candidato pueda realizar una prueba de nivel de inglés (el siguiente paso de verificación). Toda la información relevante se agrega a los campos personalizados.
El trato del candidato en Pipedrive se mueve a un paso llamado ‘Verificación programada de inglés’ y, utilizando una automatización de flujo de trabajo configurada en Pipedrive de Reintech, se envía un correo electrónico a la profesora de inglés que apoya al equipo. Este correo electrónico contiene toda la información necesaria para realizar la prueba: nombre, número de teléfono y franjas horarias deseadas.
5. Examen oral de inglés
Herramientas: Pipedrive y HackerRank
Después de que la profesora de inglés recibe un correo electrónico con detalles sobre cuándo y a quién evaluar, planea una llamada, adaptándola a su semana laboral de ocho horas. Se necesitan unos 15 minutos para comprobar si un candidato puede comunicarse lo suficientemente bien en inglés. Tras la llamada, Olga, la profesora, responde a Julia con el resultado.
Si el candidato aprueba la prueba de inglés, Julia mueve el trato del candidato a la etapa de ‘Prueba técnica’. Este es el paso final en el proceso de reclutamiento que se automatiza parcialmente con HackerRank y se completa en parte de forma manual.
“Las entrevistas se realizan principalmente por teléfono, lo que hace que el proceso sea aún más interesante y desafiante al mismo tiempo”, dice Olga. “Mi parte del proceso de selección de candidatos es importante, ya que tanto la calidad del proyecto como lo cómodo que se sentirá el candidato en su nuevo entorno de trabajo dependen del éxito de la etapa. Después de evaluar a varios miles de candidatos, me he dado cuenta de la dimensión de todo el proyecto”.
6. Prueba de la capacidad técnica de los candidatos
Herramientas: Pipedrive, HackerRank y Telegram
Inmediatamente después de que un candidato ingresa a la etapa de ‘Prueba técnica’, Pipedrive inicia automáticamente una nueva prueba en HackerRank, una solución de evaluación técnica y entrevista remota para contratar desarrolladores, y entrega instrucciones de prueba al candidato.
“Cuando el candidato completa la prueba técnica, recibimos un webhook de HackerRank, y luego, si pasa la prueba, colocamos automáticamente al candidato en la etapa ‘Aprobado’ en nuestro embudo de Pipedrive”, nos dice Sasha.
“Si el enlace de prueba caduca o el candidato no lo aprueba en su primer intento, le permitimos seleccionar una hora para un segundo intento a través de nuestro bot de Telegram”.
Telegram, en este caso, es la herramienta de mensajería instantánea.
“Después de pasar la entrevista de habilidades blandas, el candidato puede conectar su cuenta de Reintech a nuestro bot de Telegram para recibir todas las actualizaciones sobre el proceso de reclutamiento a través de mensajería instantánea”, explica Sasha.
“El bot también brinda la posibilidad de reprogramar una prueba técnica. Después, nuestro Bot de Reintech notifica al desarrollador sobre nuevas oportunidades de trabajo y le pregunta su disponibilidad”.
7. Para completar el perfil del candidato
Herramientas: Pipedrive
Cuando un candidato ingresa a la etapa de ‘Aprobado’, el proceso de verificación está completo. Ahora pueden completar su perfil en Reintech y, después de revisarlo, el equipo de Reintech lo publica en su marketplace.
Pipedrive en el núcleo del proceso de automatización
Aunque al menos un miembro del equipo de Reintech está involucrado en casi todas las etapas de su proceso, gran parte está automatizado de forma tal que pueden gestionar a muchos candidatos al mismo tiempo.
“Con la ayuda de Pipedrive como el núcleo de nuestro proceso de automatización, nuestro enfoque nos permite procesar cientos de aplicaciones cada mes con un equipo pequeño”, dice Sasha. “El mayor valor de Pipedrive es la función de Automatizaciones, en combinación con la API y las integraciones de Pipedrive”.
Mientras tanto, para Julia, que gestiona gran parte del lado manual del proceso, el seguimiento y la supervisión también son fundamentales:
“Es un proceso automatizado rápido y conveniente, que nos permite trabajar en un entorno cómodo. Las tareas están claramente establecidas y asignadas para que no haya situaciones en las que no sé qué hacer. Me gusta poder vigilar el progreso del trabajo y hacer comentarios”.
“Veo cómo el sistema nos ayuda a mantener la atención del solicitante y a mantenerlos motivados durante todo el proceso de reclutamiento. Es un trabajo dinámico, en el que obtienes satisfacción con el resultado final y comentarios positivos de los desarrolladores”.
