9 estrategias de gestión del tiempo respaldadas por datos para aumentar la productividad

Todos tenemos las mismas 24 horas al día, entonces, ¿por qué algunas personas consiguen hacer más que otras en el tiempo que tienen? La respuesta: una gestión eficiente del tiempo.

Incluso si eres una persona organizada, puedes emplear herramientas y estrategias de gestión específicas para mejorar aún más tu productividad.

En este artículo, explicaremos qué es la gestión del tiempo y por qué es importante. También te daremos nueve estrategias respaldadas por datos para maximizar la productividad de tu día.

¿Qué es la gestión del tiempo? Definición de gestión del tiempo

La gestión del tiempo se refiere a la capacidad que tienes para planificar actividades y organizar tu tiempo con el fin de asegurarte de que dedicas una cantidad adecuada a cada tarea. Es una habilidad muy valorada para quienes desean aumentar su productividad en el trabajo, los estudios y el hogar.

Gestionar el tiempo es más fácil decirlo que hacerlo. Durante décadas, se han hecho esfuerzos por hacer más con los días o las semanas (por ejemplo, establecer metas o practicar la autodisciplina) mediante la invención de varios métodos, algunos de los cuales incluso están patentados.

Imagina a una gerente de ventas que quiere equilibrar su carga de trabajo y completar más tareas. Para ello, podría realizar tareas en momentos específicos del día, lo que se conoce como time blocking.

Por ejemplo, puede establecer un límite de una hora para ponerse al día con asuntos urgentes cuando comienza su jornada, como llamadas importantes y correos electrónicos. Como la gerente rinde más durante la mañana, reserva las siguientes dos horas para la planificación estratégica.

Para completar estas tareas de manera efectiva, la gerente cierra la puerta de su oficina, limita las notificaciones de su celular y establece un estado de “Ausente” en su aplicación de comunicaciones del equipo. También usa una herramienta de programación para automatizar cualquier solicitud de reunión que pueda recibir durante este tiempo.

Los malos hábitos y una cultura de inmediatez pueden complicar el día. Sin embargo, una adecuada gestión del tiempo puede marcar la diferencia entre un día productivo y uno en el que sientes que nunca tendrás suficiente tiempo.

Los efectos también pueden acumularse, con lo que puedes tener más o menos tiempo para dedicar a aquellas tareas prioritarias cruciales que te afectan en el ámbito tanto personal como profesional.

La gestión del tiempo es algo natural para algunas personas, mientras que otras deben adoptar estrategias para aprovechar al máximo su día y quizás puedan preguntarse: ¿por qué es importante la gestión del tiempo?

¿Por qué son esenciales las habilidades de gestión del tiempo para la productividad?

Una gestión eficaz del tiempo te permitirá entregar trabajos de alta calidad de manera constante y a tiempo. Además, también puede ayudarte a alcanzar tus metas personales y profesionales, lo que se traduce en oportunidades y el crecimiento de tu carrera.

Por ejemplo, un representante de ventas que gestiona bien sus tareas diarias asegura seguimientos puntuales, reuniones eficientes con sus clientes y suficiente tiempo para contactar con nuevos prospectos. Este representante supera sus objetivos de ventas, se convierte en un profesional excepcional y ve cómo se le abren puertas para manejar cuentas más grandes y recibir ascensos.

A continuación, cuatro beneficios respaldados por datos para quienes necesitan más motivación para probar algunas técnicas de gestión del tiempo:

• Reducción de la presión mental. Planificar y priorizar tareas puede reducir la sobrecarga cognitiva, lo que te ayudará a lograr más y relajarte cuando termine el día.
  

• Mejora del pensamiento estratégico. Una investigación de Microsoft sugiere que casi dos de cada tres personas sienten que les falta tiempo y energía para hacer su trabajo. Como resultado, tienen 3.6 veces más probabilidades de tener dificultades con la innovación y el pensamiento estratégico. Con más tiempo para pensar, los empleados pueden ser más creativos y probar nuevos enfoques.
  

• Mejor bienestar en el trabajo. Un artículo sugiere que el efecto de la gestión del tiempo en la satisfacción con la vida fue un 72 % más fuerte que en la satisfacción con el trabajo.
  

• Menos estrés laboral. Un estudio de Intangible Capital afirma que la gestión del tiempo es esencial para la prevención de enfermedades asociadas con el estrés.

Está claro que las habilidades de gestión del tiempo pueden tener un efecto en varios aspectos de la vida, lo que lleva a una mayor eficiencia, menos estrés y éxito en general.

9 consejos de gestión del tiempo para hacer más en menos tiempo

Hay muchos consejos sobre cómo gestionar mejor el tiempo. Sin embargo, la gestión del tiempo puede ser difícil debido a factores psicológicos, ambientales y prácticos.

Abordar esos obstáculos y adoptar algunas técnicas comprobadas pueden ayudarte a superar las dificultades de la gestión del tiempo y prepararte para el éxito.

A continuación, nueve consejos de gestión del tiempo para sacarles el máximo provecho a tus días y alcanzar tus objetivos.

1. Prioriza tus tareas diarias usando la matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower, llamada así en honor al presidente de EE. UU. Dwight D. Eisenhower, clasifica las tareas específicas según su importancia y urgencia para priorizarlas con mayor precisión. Su famosa cita sobre la gestión del tiempo, “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes”, dio origen al nombre de esta estrategia.

El informe de Microsoft mencionado anteriormente también sugiere que el 68 % de las personas no tiene suficiente tiempo de concentración ininterrumpida durante la jornada laboral. La buena noticia es que la matriz de Eisenhower puede ayudarte a identificar las tareas más importantes y a concentrarte en ellas.

Cómo implementar la matriz de Eisenhower

Hay cuatro categorías o cuadrantes, que se dividen en dos columnas (etiquetadas como “urgente” y “no urgente”) y dos filas (etiquetadas como “importante” y “no importante”).

La idea es asignar todas las tareas a un cuadrante específico y luego:

• Completa las tareas importantes y urgentes de inmediato

• Programa para más tarde las tareas importantes pero no urgentes

• Delega las tareas urgentes pero no importantes a otra persona

• Elimina por completo las tareas que no son urgentes ni importantes

Para usar la matriz de Eisenhower, escribe una lista de tareas pendientes y luego usa códigos de colores para priorizar las tareas en sus cuadrantes (por ejemplo, rojo significa urgente, verde significa eliminar). Eliminar primero las tareas innecesarias también puede ayudarte a concentrarte mejor y evitar sentir demasiada presión.

2. Usa el time blocking con la técnica Pomodoro, pero experimenta con la duración

La técnica Pomodoro es un ejercicio de bloqueo de tiempo desarrollado por el estudiante Francesco Cirillo. Al organizar su horario de estudio universitario, utilizó un temporizador de cocina con forma de tomate para concentrarse en una tarea a la vez.

Reducir tu enfoque y trabajar en ráfagas cortas puede ayudarte a mantener niveles de concentración más altos y reducir la posibilidad de agotamiento mental.

La técnica original dicta que los bloques de tiempo (o “Pomodoros”) deben ser de 25 minutos, pero quizás esa no sea la duración óptima para ti. En su lugar, experimenta con bloques más cortos o más largos hasta encontrar el límite que te funcione.

Cómo implementar la técnica Pomodoro

Busca un temporizador (de cualquier forma, no debe tener forma de tomate) o usa tu celular para controlar los bloques de tiempo. Luego, prueba la técnica Pomodoro de la siguiente manera:

• Elige una tarea

• Configura el temporizador según te convenga

• Trabaja en esa tarea sin interrupciones hasta que suene el temporizador

• Haz un descanso breve

• Haz un descanso más largo cada cuatro ciclos

La duración ideal del bloqueo de tiempo puede variar según la persona o la tarea, así que considera comenzar con un bloque más corto (por ejemplo, 10 minutos) y aumentarlo a medida que encuentres que puedes concentrarte por más tiempo.

Según el neurobiólogo Andrew Huberman, los periodos ideales de esfuerzo mental y físico deberían durar unos 90 minutos. Con base en este consejo, sería recomendable descansar al menos cada hora y media.

3. Restringe la realización de varias tareas a la vez combinando Pareto y Getting Things Done

El principio de Pareto (o la regla del 80/20) afirma que aproximadamente el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas. Comprender este concepto te ayudará a priorizar las tareas más críticas con el mayor impacto.

El economista italiano Vilfredo Pareto observó la regla del 80/20 en diferentes áreas de su vida en el siglo XIX. Por ejemplo, el 20 % de la población poseía el 80 % de la tierra, y el 20 % de sus plantas producían el 80 % de los frutos.

En los negocios, hay una máxima popular que afirma que el 20 % de los clientes genera el 80 % de las ganancias de una empresa, y el 80 % de los resultados proviene del 20 % de las acciones.

Una investigación de PwC sugiere que una parte importante del tiempo que dedicamos a tareas rutinarias no es eficiente, por lo que es posible que necesites enfocar más tus esfuerzos en áreas que te ayuden a maximizar tu productividad.

Empieza por identificar las tareas que tendrán el mayor impacto en tu negocio o equipo, y luego concéntrate en completarlas. Puedes hacerlo usando el método Getting Things Done (GTD).

Cómo usar el método Getting Things Done

El método GTD (desarrollado por David Allen a principios de los 2000), que en español se ha traducido como “Organizarse con eficacia”, tiene como objetivo organizar y almacenar todas las tareas en una fuente externa. Esto te permite concentrarte en la siguiente tarea sin tener que recordarlo todo.

Incluso cuando crees que no estás haciendo multitarea, tu cerebro siempre está reorganizando mentalmente tu lista de actividades pendientes para asegurarse de que no olvides nada.

El método GTD elimina esa presión, con lo que consigues trabajar de manera más eficiente. A continuación, los cinco pasos para poder “organizarse con eficacia”:

• Captura todo. Anota cualquier tarea o actividad pendientes que se te ocurran en una sola “bandeja de entrada” (por ejemplo, usando la integración de Pipedrive con Notion o cualquier herramienta digital que prefieras).
  

• Aclara. Define todo lo que has capturado usando un verbo (por ejemplo, “Revisar comentarios de usuarios”) y cualquier otro contexto (como la fecha de vencimiento de la tarea).
  

• Organiza. Clasifica todo en el lugar adecuado dentro de una estructura organizativa (por ejemplo, por nivel de prioridad).
  

• Actúa. Comienza a hacer las actividades y tareas.
  

• Revisa. Reflexiona sobre tu lista al inicio y al final del día para actualizarla según sea necesario.

Combina el principio de Pareto con el método GTD para liberar tu mente y enfocarte en las tareas que realmente importan.

4. Experimenta con apps de gestión del tiempo para evitar la procrastinación

Las apps de gestión del tiempo ayudan a que las personas y los equipos administren su tiempo de manera más efectiva. Algunas funcionalidades útiles incluyen planificación, organización, seguimiento y optimización del uso del tiempo para mejorar la productividad y la eficiencia.

Probar diferentes herramientas te ayudará a encontrar las que mejor se adaptan a tus preferencias personales y estilo de trabajo. Con ello, aumentará la probabilidad de que sigas usándolas a largo plazo y mantengas el control sobre tu tiempo.

Además, estas apps pueden ayudarte a ser más consciente de tus hábitos de procrastinación y a actuar en consecuencia. Con el tiempo, este enfoque puede motivar cambios de comportamiento.

Cómo usar las apps de gestión del tiempo para mantener la productividad

Con tantas apps disponibles en el mercado, puedes elegir las que mejor se adapten a ti usando el marco de trabajo jobs-to-be-done (JTBD). Identifica lo que deseas lograr en una situación específica y busca una herramienta que resuelva ese problema.

Por ejemplo, puedes rastrear el tiempo que dedicas a cada tarea o mejorar los flujos de trabajo de gestión de proyectos.

A continuación, algunas de las mejores apps de gestión del tiempo con funciones útiles:

• Asana: Maneja la gestión de trabajo de una empresa para ayudar a los equipos a colaborar y garantizar que los proyectos progresen según la planificación.
  

• Todoist: Ofrece gestión de tareas inteligente y listas de actividades pendientes para mantenerte organizado y aumentar tu productividad personal.
  

• Timely: Automatiza el seguimiento del tiempo para proporcionar información precisa sobre cómo pasas tus días.
  

• GoalsOnTrack: Te ayuda a establecer metas SMART (acrónimo en inglés que se traduce como específicas, medibles, alcanzables, realistas y basadas en el tiempo) para lograr metas personales y profesionales.

También puedes usar herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés), como Pipedrive. Las numerosas funciones, complementos e integraciones de Pipedrive pueden ahorrarte a ti y a tu equipo tiempo en una gran variedad de actividades.

Para empezar, puedes automatizar muchas partes que requieren de más tiempo y esfuerzo de tu proceso de ventas y hacer que el equipo reciba notificaciones automáticas cuando cambien los estados.

El Asistente de Ventas con IA de Pipedrive te proporciona información y recomendaciones en tiempo real generadas por IA para ayudarte a mejorar la eficiencia en ventas y cerrar más tratos. El complemento Projects optimiza la gestión de proyectos para obtener flujos de trabajo sin fricciones y una finalización puntual.

También puedes acceder a Pipedrive a través de una app móvil para mantener la productividad cuando no estás en la oficina.

5. Dale un “por qué” a tus tareas para añadir sentido y motivación

Darle relevancia a una tarea en tu vida (o en la de las personas que te importan) puede motivarte a terminarla con éxito. Por ejemplo, es posible que necesites tener un 10 % más de reuniones de ventas para alcanzar tu cuota.

Darle un “por qué” a esta tarea podría verse así:

También puede resultar útil tener en mente que sentir que estás mejorando el bienestar de otras personas con una tarea la hace más significativa.

Por ejemplo, “Si hago esto ahora, mi equipo podría superar su objetivo semanal”. Este sentimiento puede mejorar el bienestar de los trabajadores y aumentar la productividad de las organizaciones.

Puedes aplicar este método a tus metas laborales o personales con el fin de motivarte para que puedas cumplirlas.

Cómo mejorar tu lista de tareas con un “por qué”

Cuando una tarea carece de un significado mayor, es más difícil sentir motivación para completarla. Por lo que añadir un contexto te permitirá resaltar las razones de cada tarea y crear un sentido de propósito para llevarla a cabo.

Escribe tu lista de tareas en un momento tranquilo (al comienzo del mes o la noche anterior), y añade un “por qué” al lado de cada una.

A continuación, algunos ejemplos:

• “Identificar las estrategias más exitosas en los informes de ventas semanales nos ayudará a cumplir los objetivos trimestrales y financiar el crecimiento del equipo, lo que me permitirá tener libres los domingos para entrenar al equipo de fútbol de mi hijo”.
  

• “Coordinar un taller de formación sobre el último sistema CRM agilizará nuestro proceso de ventas y reducirá el trabajo administrativo, lo que me permitirá disfrutar de noches más relajadas con mi pareja”.
  

• “Desarrollar una campaña de alcance dirigida a prospectos de alto valor nos ayudará a cerrar un trato, con lo que tendré más tiempo para ser voluntario en el centro comunitario local”.

Incluso si una tarea ya tiene un beneficio para la empresa, puedes hacerla más significativa explicando cómo te beneficia personalmente.

6. Alinea las recompensas por completar tareas con el esfuerzo que pongas en ellas

Recompensarte cuando completas una tarea genera una gratificación inmediata (una emoción positiva), por lo que hacerlo con regularidad puede reforzar el comportamiento y entrenar a tu cerebro para construir un hábito productivo.

Según el Dr. Ibar Langle Duarte:

Saber que te espera una recompensa cuando terminas una tarea también hará que quieras hacerla y completarla.

Cómo recompensarte por completar tareas

Cuando culmines una tarea clave, celébralo con algo que mantenga la motivación y te haga disfrutar el proceso.

Las recompensas por tareas diarias no tienen que ser grandes. Por ejemplo, puedes recompensarte con:

• Un descanso para tomar café
  

• Un paseo corto
  

• Un aperitivo (como una barra de chocolate o un batido)
  

• Un hobby que disfrutes (como dibujar o tocar un instrumento)
  

• Una conversación con un amigo o familiar

También es importante que el tamaño de la recompensa se corresponda con el esfuerzo requerido para completar la tarea. Las tareas más grandes deberían recibir recompensas más significativas (por ejemplo, un día de spa o una escapada de fin de semana), mientras que las tareas pequeñas o más fáciles, tendrán recompensas más pequeñas.

La moderación en las recompensas diarias asegura que sigan siendo efectivas y que las más grandes se sientan especiales. También puedes variar tus recompensas regulares para mantener el interés.

7. Que no te incomode pedir ayuda cuando sea necesario

A veces, necesitamos pedir ayuda para gestionar nuestra carga de trabajo y no sentirnos abrumados. Sin embargo, a menudo no lo hacemos porque somos demasiado autosuficientes, orgullosos o tememos el rechazo, una sensación que activa las mismas áreas del cerebro que el dolor físico.

La autosuficiencia (por ejemplo, pensar de forma independiente y abrazar tu individualidad) es un rasgo psicológico que puede darte felicidad, pero puede ser un obstáculo si la usas para afrontar todos los desafíos sin ayuda de nadie.

Si la falta de habilidades, conocimientos o dirección te lleva a una mala gestión del tiempo, es momento de aprender a pedir ayuda sin que ello te haga sentir incomodidad.

Cómo pedir ayuda en el trabajo

Seguramente cuentas con una gran cantidad de conocimientos y experiencia entre tus colegas y personas de tu entorno. Aprovecha esos recursos pidiendo ayuda y utilizando la sabiduría colectiva de tu equipo para encontrar soluciones y mejorar la eficiencia.

Si no acostumbras a pedir ayuda, aquí tienes algunos consejos:

• Comienza pidiendo ayuda en tareas más pequeñas y menos intimidantes para aumentar tu confianza gradualmente

• Ensaya lo que quieres decir antes de acercarte a alguien para reducir la ansiedad

• Busca un momento en el que la persona a la que le vas a pedir ayuda no parezca muy ocupada o estresada, con ello aumentará la probabilidad de que esté disponible

• Fomenta la reciprocidad y construye una reputación cooperativa al ayudar a otros miembros del equipo primero

• Prueba diferentes maneras de hacer peticiones amablemente (por ejemplo, “¿Podría compartir algunas ideas contigo durante cinco minutos?”) para ver cuál genera la mejor reacción

Siempre que recibas ayuda, recuerda mostrar gratitud. Ello generará interacciones positivas y puede motivar a los demás a ofrecerte ayuda en el futuro.

8. Desactiva las notificaciones molestas del celular

Para muchas personas, los teléfonos inteligentes son esenciales tanto para la vida laboral como para la vida personal. Sin embargo, las notificaciones pueden interrumpir la concentración y hacer que sea difícil mantener el enfoque.

Recuperar la concentración cada vez que te interrumpen requiere tiempo y esfuerzo, lo que puede disminuir la productividad general.

Muchas estadísticas colocan al celular a la cabeza de la lista de las distracciones en el lugar de trabajo. Algunas investigaciones revelan que un empleado usa el celular entre 5 y 6 horas en promedio por semana para temas ajenos al trabajo. Incluso cuando está apagado, tener el teléfono cerca es suficiente para reducir nuestra capacidad cognitiva.

Aunque no puedas apagar tu celular por completo (por ejemplo, si tienes hijos o menores a cargo), puedes limitar las aplicaciones que te distraen.

Cómo reducir las distracciones del celular

Las notificaciones pueden hacer que reacciones de manera impulsiva (por ejemplo, empezar una conversación con un amigo o buscar productos en una tienda online). Eliminar estas posibles distracciones puede ayudarte a pensar más claramente y tomar decisiones más acertadas.

Aquí tienes algunos consejos para limitar las distracciones del celular:

• Activa el modo avión y colócalo fuera de tu vista (por ejemplo, en un cajón).
  

• Cambia al modo “No molestar” (o un modo similar que ofrezca tu celular) y déjalo en otra habitación. Si alguien llama tres veces, puede eludir este modo, lo que te garantiza que recibirás notificaciones cuando sean urgentes.
  

• Crea un modo personalizado “Trabajo” para ajustar la configuración de notificaciones de aplicaciones específicas (por ejemplo, puedes desactivar TikTok, pero permitir mensajes de texto de ciertos contactos si tu proveedor lo permite).
  

• Desactiva las notificaciones push o emergentes y configura las aplicaciones de modo que solo puedan descargar datos manualmente o en intervalos más largos, con lo que se disminuirá la probabilidad de que haya interrupciones.

Evitar recibir mensajes y notificaciones puede hacerte sentir ansiedad al principio, pero contar con una o dos horas de tiempo de concentración sin distracciones no laborales puede aumentar tu productividad y mejorar tu salud mental.

9. Programa descansos adecuados para mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal

Todos tenemos un límite en cuanto a nuestros recursos físicos y cognitivos. Los descansos cortos y regulares pueden ayudarte a recargar energías y mantener la concentración, pero deben ser los correctos.

Por ejemplo, tomarte 10 minutos para ponerte al día con tus redes sociales puede, en realidad, hacerte sentir más cansado a largo plazo.

Algunos estudios sugieren que los descansos breves mejoran considerablemente el enfoque. Sin embargo, el uso de las redes sociales durante estas pausas podría ser desaconsejable ya que pueden afectar la salud mental.

Leer y ver publicaciones, actualizaciones y noticias durante largos periodos de tiempo puede sobrecargar tu cerebro de información, lo que te hará sentir más cansancio que descanso. Además, es mucho más fácil perder la noción del tiempo, ya que siempre hay algo nuevo que ver.

Cómo programar descansos regulares

Durante los descansos, puede ser tentador usar tu celular (especialmente si lo has tenido en otra habitación), pero hay formas más efectivas de aprovechar tu tiempo.

En lugar de cambiar una pantalla por otra, prueba estas formas de pasar tus descansos:=

• Tómate un refrigerio, un vaso de agua o un café mientras te sientas al aire libre

• Estírate, haz yoga o cierra los ojos y practica mindfulness

• Lee algunas páginas de un libro

• Dedica unos minutos a organizar tu espacio de trabajo

• Da un paseo corto

Todos tenemos ritmos diferentes. Cuanto más trabajes según el tuyo, en lugar de ir en su contra, mayor será la productividad.

Es posible que rindas mejor a primera hora del día o que tu productividad aumente después del almuerzo. Sea cual sea tu ritmo, concéntrate en tomar descansos más cortos cuando estés en tu mejor momento y descansos más largos cuando necesites más tiempo de recuperación o procesamiento.

Conclusiones

Estos métodos de gestión del tiempo pueden ayudar a cualquiera que tenga dificultades para encontrar tiempo suficiente para alcanzar sus metas diarias, semanales o a largo plazo.

Gestionar tu tiempo no sólo te permitirá tener días más productivos, sino que también reducirá tus niveles de estrés, evitará el agotamiento y mejorará tu capacidad de concentración, con lo que aumentará tu calidad de vida.

Si tienes un negocio o eres líder de ventas y buscas optimizar el tiempo que dedicas para vender tus productos o servicios, prueba el CRM de Pipedrive. Este poderoso software de gestión te permitirá automatizar las tareas repetitivas de tu proceso de ventas para que puedas dedicarles más tiempo a tareas de mayor prioridad.