Sin un método sistemático, supervisar las responsabilidades durante la ejecución de un proyecto puede resultar casi imposible, ya que las tareas se pierden de vista y las responsabilidades se desdibujan.
Las matrices RACI permiten definir las responsabilidades, con lo que mejora la colaboración y se garantiza el éxito del proyecto.
En este artículo, aprenderás lo que son las matrices RACI, por qué son importantes y cómo usarlas para optimizar los esfuerzos en la gestión de tus proyectos. Además, pondremos a tu disposición una plantilla de matriz RACI que podrás personalizar para cualquier equipo y proyecto.
¿Qué es una matriz RACI?
Una matriz RACI (en inglés, RACI chart) es una herramienta de gestión de proyectos que define los roles y las responsabilidades de un proyecto. Se trata de una matriz simple que vincula la participación de cada parte interesada en la ejecución del proyecto, desde la responsabilidad directa hasta los roles de supervisión.
RACI es un acrónimo inglés que puede traducirse como Responsables, Autoridad/aprobador, Consultores e Informados. A continuación te ofrecemos una explicación de cada término:
Responsables
Las personas “Responsables” realizan el trabajo para completar los entregables del proyecto. Su participación es activa y directa y necesitan ponerse en acción para poder efectuar la entrega del proyecto.
Por ejemplo, en una campaña de marketing para el lanzamiento de un producto nuevo, las personas “Responsables” pueden ser los creadores de contenido que escriben para el blog, crean contenido para las redes sociales y diseñan gráficos para los anuncios.
Autoridad o aprobador
La persona con “Autoridad” es quien rendirá cuentas por la tarea o el entregable. Esta persona revisa el trabajo realizado y aprueba su calidad. Para evitar conflictos entre equipos o sus miembros, este rol solo se le debería asignar a una sola persona por proyecto.
El gerente del departamento de marketing podría ser la autoridad en la misma campaña de marketing. La autoridad supervisa que se cumpla el plan del proyecto, revisa el contenido antes de su publicación e informa de las métricas a la alta gerencia.
Nota: en el caso de equipos más pequeños, a una misma persona se le pueden asignar los roles de responsable y autoridad para una tarea.
Consultores
Los “Consultores” son las personas a quienes se les piden opiniones e información. Por lo general, son expertos, gerentes o altos ejecutivos que supervisan el proyecto sin participación directa y asesoran cuando es necesario durante el desarrollo del proyecto.
Por ejemplo, durante la campaña de lanzamiento de un producto, los gerentes de productos podrían ofrecer información específica sobre la campaña cuando se les pide. Los consultores pueden proporcionar información detallada sobre el producto y detalles sobre el perfil de cliente ideal para crear materiales de marketing más efectivos.
Informados
El rol “Informados” hace referencia a las personas que necesitan estar al día sobre el avance del proyecto, aunque no participan en el proceso de toma de decisiones.
Las partes informadas pueden ser los altos ejecutivos, dueños de negocios o socios externos que desean conocer el progreso del proyecto general, pero que no influyen en las actividades diarias.
Ejemplo de una matriz RACI (y plantilla)
Una matriz RACI se construye al vincular cada tarea con las responsabilidades de los integrantes del equipo del proyecto usando un formato de tabla. Cada cuadro en la matriz representa el papel que desempeña cada persona específica en una tarea particular, y se le asigna uno de los roles RACI: Responsable (R), Autoridad o aprobador (A), Consultor (C) e Informado (I).
En la práctica, se vería de la siguiente manera:
Observa la primera tarea: Investigación de mercado. La matriz RACI hace que sea fácil visualizar la siguiente información:
El gerente de marketing es la autoridad de esta tarea
El creador de contenido es la persona responsable de realizar la investigación de mercado
El diseñador gráfico y el ejecutivo sénior conocen la tarea pero no participan directamente
El gerente de productos proporcionará detalles y opiniones para ayudar en la investigación de mercado
Al definir con claridad cada rol, la matriz RACI ayuda a evitar confusión, mejorar la responsabilidad y optimizar la gestión del proyecto.
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Cómo crear una matriz RACI
Sigue las instrucciones a continuación para desarrollar una matriz RACI que te garantice que los integrantes del equipo entienden con claridad las tareas y responsabilidades del proyecto.
1. Identificar las tareas y los entregables del proyecto
El primer paso se trata de identificar y hacer una lista de las tareas del proyecto, así como las actividades y los entregables correspondientes. Por ejemplo, un proyecto podría ser mejorar tu proceso de ventas. Por lo tanto, las tareas de este proyecto podrían ser:
Determinar tus procesos de ventas existentes e identificar las ineficiencias
Desarrollar nuevas estrategias de ventas
Implementar nuevas herramientas de ventas
Crear materiales de formación de ventas
Evaluar el impacto de las mejoras
Para evitar ambigüedades, define cada tarea de forma clara y específica. Por ejemplo, podrías dividir el paso sobre el desarrollo de nuevas estrategias de ventas en tres actividades: analizar datos de clientes, identificar tácticas de ventas clave y esbozar un manual de ventas.
Nota: incluir miembros clave del equipo en una sesión de lluvia de ideas podría ayudarte a crear una lista de tareas más completa. Además, también es importante documentar y organizar tus tareas de forma metódica con el fin de sentar bases sólidas para la asignación de roles en los siguientes pasos.
2. Determinar roles y partes interesadas
El segundo paso para crear una matriz RACI es identificar las partes interesadas clave y sus roles. Empieza por hacer una lista de todas las personas que participarán directa e indirectamente. El objetivo es tener una idea clara de los miembros del equipo, los gerentes y las partes interesadas externas.
Por ejemplo, los roles clave en el proyecto de mejora del proceso de ventas pueden ser los representantes de ventas, un consultor comercial externo y el gerente de ventas. Consulta tu organigrama para asegurarte de que no dejas por fuera a ningún empleado o parte interesada importantes.
Definir cada rol de manera clara es crucial. En el mejor de los casos, cada tarea debería tener una persona responsable y una persona con autoridad.
En nuestro ejemplo, el gerente de ventas podría ser la persona con autoridad responsable del proyecto en su totalidad pero no de ninguna tarea, mientras que el analista comercial solo proporcionaría consejos con base en el análisis de datos de ventas.
3. Crear una matriz RACI
El paso siguiente es construir la matriz RACI en función de tu lista de tareas, roles y partes interesadas.
Lo primero que deberías hacer es una tabla. Para ello, puedes usar un programa de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets, o un software de gestión de proyectos que permita crear matrices RACI. Si deseas ahorrar tiempo, usa la plantilla que compartimos antes.
En la tabla, coloca las tareas en la primera columna y todos los roles y las partes interesadas en la primera fila o vice versa.
En el caso del proyecto de mejora del proceso de ventas, las filas pueden ser “Realizar evaluación del proceso de ventas” y “Desarrollar nuevas estrategias de ventas”, mientras que en las columnas podrías colocar “Gerente de ventas”, “Representantes de ventas”, “Consultor comercial” y “Ejecutivos sénior”.
También es recomendable incluir una leyenda en la matriz para explicar los acrónimos, los roles y las tareas que no sean tan obvios.
4. Asignar responsabilidades, revisar e implementar
Para cada tarea, asigna los roles Responsable (R), Autoridad (A), Consultor (C) e Informado (I) colocando la letra correspondiente en la celda donde coincidan la fila de la tarea y la columna del rol.. Cada tarea debería tener una persona encargada para garantizar la responsabilidad correspondiente. Por supuesto, varias personas pueden ser responsables si más de una persona ejecuta la misma tarea.
Asignaciones ilustrativas de la tarea “Desarrollar nuevas estrategias de ventas”:
Responsable (R): Representantes de ventas
Autoridad o aprobador (A): Gerente de ventas
Consultor (C): Asesor comercial
Informado (I): Ejecutivo sénior
Registra las asignaciones de forma clara y toma nota de cualesquiera áreas que quizás necesites revisar luego.
Cuando hayas terminado la matriz RACI, revisa las asignaciones junto con todos los miembros del equipo y las partes interesadas y asegúrate de que todos entienden sus roles. Si hay opiniones o sugerencias, haz algunos ajustes finales y comparte la matriz RACI definitiva con todas las personas que participarán en el proyecto.
Los beneficios de usar una matriz RACI
Las matrices RACI pueden ser útiles para que los departamentos, como el de gestión de proyectos y de marketing y ventas, funcionen de manera más eficiente. A continuación, los principales beneficios de usar una matriz RACI:
Roles y responsabilidades claras. Usar una matriz RACI garantiza que todos sepan sus tareas y deberes específicos. Esta claridad reduce ambigüedad, previene las responsabilidades solapadas y optimiza la entrega del proyecto.
Responsabilidad mejorada. Las matrices RACI enfatizan quién se encarga de cada tarea, lo que define claramente propiedad y autoridad. Esta responsabilidad evita confusión y aumenta el compromiso a terminar las tareas.
Comunicación óptima. Una matriz RACI establece canales de comunicación claros que determinan a quién pedirle consejos o información sobre la evolución del proyecto, con lo que se garantiza que las personas interesadas reciban actualizaciones y opiniones de manera oportuna.
Toma de decisiones optimizada. Designar con claridad quién toma las decisiones y proporciona información acelera el proceso de resolución. De esta manera, las matrices RACI pueden prevenir retrasos y garantizar decisiones más prontas.
Sugerencia: Integra tus matrices RACI con tu herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) para incrementar la eficiencia del proyecto que tengas entre manos. Vincula la matriz con las tareas y los campos relevantes para centralizar la información relacionada con los proyectos, lo que permitirá que los miembros de los equipos puedan seguir el progreso y mantener una comunicación constante con las partes interesadas.
7 buenas prácticas para mejorar la gestión de proyectos
A continuación, presentamos siete prácticas recomendadas que te ayudarán a ejecutar tus proyectos sin complicaciones, cumplir con los plazos establecidos y alcanzar tus metas:
1. Asigna por lo menos una persona “R” y una sola “A”
Como mencionamos antes, cada tarea debería tener por lo menos una persona “Responsable” (R), que ejecuta la tarea, y una sola “Autoridad” (A), que supervisa. No obstante, puedes tener a más de un responsable para una tarea, pero deberías evitar que haya más de una autoridad.
2. Evita sobrecargar a los miembros del equipo con demasiadas tareas
Asignar demasiados roles “Responsables” (R) a una misma persona del equipo puede producir desgaste y retrasos si ese miembro se convierte en un cuello de botella. En cambio, comparte responsabilidades con igualdad y evalúa el volumen de trabajo con cierta frecuencia para evitar sobrecargar a cualquier miembro del equipo.
3. Actualiza la matriz RACI según haya cambios
Los proyectos son dinámicos, por lo que los roles y las responsabilidades podrían tener que cambiar a medida que avanza el proyecto. Una matriz RACI actualizada asegurará que los roles reflejen el estado actual del proyecto.
Programa evaluaciones regulares (por ejemplo, al final de cada fase del proyecto) para revisar y adaptar la matriz RACI.
Si la actualizas, informa a todos los miembros del equipo para mantener la coherencia en todas las fases del proyecto.
4. Involucra a las partes interesadas
Involucrar a las partes interesadas ayuda a ganar su apoyo y garantiza que los proyectos estén alineados con objetivos comerciales más importantes.
Proporciónales actualizaciones periódicas, haciendo énfasis en los logros importantes y cualesquiera cambios de roles. Ten reuniones regulares y abre canales de comunicación para recibir opiniones y solucionar inquietudes a la brevedad.
5. Evita usar matrices RACI para proyectos simples
En el caso de proyectos pequeños con pocas tareas y pocos miembros de equipo, no se justifica el uso de una matriz RACI, ya que solo retrasará el proyecto debido al trabajo adicional innecesario.
Antes de empezar un proyecto, evalúa si es necesaria una matriz RACI. Si determinas que no, considera usar una herramienta de gestión de proyectos más sencilla como listas de verificación o un software de seguimiento de proyectos.
Las matrices RACI son más efectivas en el caso de un proyecto complejo con varios equipos y dependencias intrincadas.
6. No crees una matriz RACI y la dejes en el olvido
Una matriz RACI debería ser un documento activo que evoluciona con el proyecto, y no una gráfica estática que creas al inicio de un proyecto y luego la ignoras.
Si quieres asegurarte de que la usas al máximo, integra la matriz RACI con tus recursos de gestión de proyectos y en tus discusiones.
7. Simplifica
Tu matriz RACI debería ser clara y sencilla. Complicarla en exceso, es decir, incluir pequeñas tareas administrativas, puede hacer que sea más difícil de entender y reducir su efectividad.
Para evitarlo, asegúrate de que cada uno de sus elementos se relaciona directamente con las metas estratégicas y los objetivos del proyecto. Céntrate en las tareas, los roles y las responsabilidades de mayor importancia y evita agregar demasiados detalles. Usa definiciones claras para cada elemento y asegúrate de que todos entienden la matriz antes de implementarla.
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Alternativas a RACI que puedes considerar
Las matrices RACI no son el único método para organizar roles y responsabilidades en los proyectos. A continuación, mencionaremos algunas matrices de asignación de responsabilidades alternativas que podrías considerar cuando RACI no es la opción ideal.
RASCI
Es una matriz que añade un rol de apoyo al modelo RACI, lo que la hace más apta para los proyectos en los que las tareas requieren ayuda extra. A continuación presentamos lo que cada letra representa en el modelo RASCI:
Responsable (R, en inglés Responsible) | Las personas que hacen el trabajo para completar la tarea. |
Autoridad (A, en inglés Accountable) | La parte encargada que debe aprobar las decisiones. |
Apoyo (S, en inglés Supportive) | Las personas que dan su apoyo para completar la tarea, por lo general bajo la dirección de la persona “Responsable”. |
Consultor (C, en inglés Consulted) | Las personas que dan consejos e información, por lo general son expertos en el área. |
Informado (I, en inglés Informed) | Las personas que necesitan estar informadas sobre el progreso o las decisiones, pero que no hacen ninguna labor directa. |
RASCI es una herramienta valiosa de gestión en el caso de equipos más grandes, en los que los empleados de apoyo desempeñan un rol más importante.
DACI
DACI se asemeja a RACI pero se enfoca más en tomar decisiones que en completar proyectos. A continuación, explicamos lo que significa cada rol:
Impulsor (D, en inglés Driver) | La persona responsable de llevar a cabo la tarea o la decisión. |
Aprobador (A, en inglés Approver) | La persona con la autoridad final para tomar las decisiones. |
Colaborador (C, en inglés Contributor) | Las personas que contribuyen a la decisión con información y opiniones. |
Informado (I, en inglés) | Alguien que necesita conocer el progreso y los resultados del proyecto, pero que no participa de manera directa. |
DACI es ideal para los proyectos que tienen puntos de decisión significativos que requieren una clara distinción entre impulsores y aprobadores.
CARS
CARS es otra matriz de gestión de proyectos que ofrece varios puntos de evaluación para los proyectos. Este modelo garantiza controles de calidad rigurosos y una clara organización. Sus siglas significan:
Crear (C, en inglés Create) | La persona o el equipo que crean un entregable o completan una tarea. |
Aprobar (A, en inglés Approve) | El decisor que aprueba las tareas y los entregables culminados durante el ciclo de vida de un proyecto. |
Revisar (R, en inglés Review) | Los miembros de equipo del proyecto que revisan la calidad y la completitud del trabajo antes de la aprobación final. |
Apoyar (S, en inglés Support) | Cualesquiera miembros externos al equipo que ayudan a ejecutar la tarea con consejos o información. |
La metodología CARS es útil en el caso de proyectos con mucha documentación o de entregables que implican múltiples etapas de creación, revisión y aprobación.
RAPID
RAPID es un marco de trabajo de toma decisiones un poco diferente que ayuda a aclarar los roles del equipo dentro de las organizaciones. Sus letras corresponden a:
Recomendar (R, en inglés Recommend) | La persona que recopila información, analiza opciones y propone lo que el proyecto requiere. |
Acordar (A, en inglés Agree) | La persona que proporciona información antes de aplicar la recomendación. Deben estar de acuerdo para que el proyecto avance. |
Ejecutar (P, en inglés Perform) | La persona responsable de ejecutar la decisión y realizar las actividades. |
Informar (I, en inglés Input) | Las personas que dan su opinión sobre la recomendación que ayuda a darles forma a las siguientes tareas y actividades. |
Decidir (D, en inglés Decide) | La persona con la autoridad de tomar la decisión final y resolver discrepancias. |
RAPID es una herramienta particularmente útil en el caso de proyectos complejos u organizaciones grandes con múltiples partes interesadas, ya que proporciona mecanismos de opinión y aprobación estructurados.
Consideraciones finales
Las matrices RACI son guías útiles que ayudan a definir responsabilidades en los proyectos, con lo que mejoran la responsabilidad y los resultados. Con nuestra plantilla de RACI, podrás crear una matriz RACI con facilidad e implementarla en tus proyectos de manera efectiva.
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