¿Te imaginas tener una visión clara de los procesos de tu empresa para garantizar un flujo continuo de actividades y entregas? Ese es uno de los principales objetivos del marco de trabajo Kanban: un sistema de gestión optimizado que ha ganado popularidad en los últimos años.
Kanban no es un método nuevo. Creado a mediados de los años 40, ha sido ampliamente probado y adoptado, destacándose por su simplicidad. Y lo mejor de todo es que empresas de cualquier tamaño pueden implementarlo.
Pero, a pesar de su sencillez, ¿será adaptable a cualquier negocio, como el tuyo? En este artículo, te explicaremos todo sobre el sistema Kanban: qué es, cómo funciona y cómo puedes aplicarlo a tus proyectos.
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¿Qué es la metodología Kanban?
Kanban es una metodología de gestión optimizada con una estructura muy simple y visual. Este sistema, adoptado por numerosas empresas en todo el mundo, ha ganado reconocimiento a lo largo del tiempo precisamente por ser fácil de adaptar a diferentes contextos.
El sistema Kanban actúa como una guía para todo lo que sucede en el día a día de una empresa. Gracias a la priorización de los procesos, se pueden establecer flujos estandarizados para cada etapa de un proyecto.
Además de indicar las tareas pendientes, Kanban te ayuda a delimitar las actividades que se encuentran en fase de desarrollo. Debido a su estructura bien organizada, es más probable que los profesionales sean más productivos, con lo que se consigue reducir costos y aumentar la autonomía.
De esta forma, al ofrecer una gestión del flujo de trabajo más coherente y eficiente, Kanban se convierte en una metodología ágil. Y, en este caso, una de las grandes ventajas del método es su accesibilidad para cualquier tipo de empresa.
La historia del método Kanban
Aunque el método Kanban es bastante conocido en todo el mundo, mucha gente no sabe cómo y dónde surgió. En realidad, esta metodología de gestión tiene su origen en el Sistema de Producción de Toyota (TPS, por sus siglas en inglés). En la década de 1940, en las fábricas de Toyota, los especialistas en gestión crearon un sistema de producción llamado “just in time” (justo a tiempo), que era muy diferente de las prácticas de fabricación de la época.
En este sistema, en lugar de producir ciertas cantidades de productos y esperar a que el mercado los absorbiera, la idea era mantener una línea de fabricación completamente basada en las demandas de los clientes. Es decir, solo se producía teniendo en cuenta el interés de compra.
Para que esta idea, bastante innovadora en aquel momento, funcionara correctamente, era necesario crear un sistema de gestión de tareas capaz de identificar cuellos de botella en toda la cadena de producción, desde la entrada de la materia prima en el inventario hasta la finalización del producto.
Antes de entrar en una explicación más detallada sobre el método, un dato curioso: "Kanban" es una palabra japonesa que puede traducirse como "tablero de señales" o "señalización".
Su significado cobrará mucho sentido a medida que profundices en el concepto de Kanban.
Kanban: cómo funciona y sus cuatro pilares
Kanban es un tablero visual que te proporciona una visión general de las actividades que están en proceso y de las que deben completarse dentro de una empresa.
Básicamente, está compuesto por columnas que representan las etapas del proceso de un producto o servicio. A medida que el proceso avanza, la información en las columnas cambia, lo que permite a la gestión tener un mayor control.
Kanban se puede implementar de diferentes formas: puedes usar un tablero o pizarra física, la pared de una oficina con notas adhesivas (post-its) o herramientas más modernas (como Pipedrive). Además, en la actualidad también es posible crear tableros Kanban en aplicaciones como por ejemplo Microsoft Teams.
Para que Kanban cumpla con su objetivo, que es mantener la organización de las entregas considerando la gestión de la cadena de producción, es clave entender sus cuatro pilares, los cuales te ayudarán a comprender tanto la parte teórica de Kanban como su aplicación práctica en cualquier empresa.
Cuatro pilares de guía
Kanban te permite organizar y estructurar sistemas productivos con un enfoque orientado a la eficiencia, basándose en fundamentos muy bien definidos.
Al seguir estos pilares, los gestores que deciden implementar Kanban pueden obtener una visión clara del estado actual de los procesos productivos y, a partir de ahí, mejorar los flujos de trabajo en el futuro.
Los pilares del Kanban son:
El primer pilar es comenzar con lo que ya haces. En este sentido, es esencial identificar cómo se llevan a cabo las actividades actualmente. Kanban no sugiere cambios bruscos, sino más bien adoptar la idea de que los procedimientos evolucionan de forma continua, buscando mejoras día a día.
Aceptar el cambio evolutivo y progresivo. Aunque en ocasiones parece que se necesita una transformación radical en los procesos, lo ideal es hacer pequeños ajustes respetando los procesos anteriores y actuales. Esto evita fricciones con el equipo y mantiene el ciclo de producción en marcha.
Respetar los procesos, las funciones y las responsabilidades actuales. La metodología Kanban no te exige que reestructures la jerarquía de tu empresa. La idea es reconocer el aporte de tus equipos y hacer mejoras en los procesos sin generar miedo a despidos o grandes cambios dentro de la organización.
Fomentar el liderazgo en todos los niveles. En este método, cada persona tiene un impacto en el proceso productivo. Por eso, es clave fomentar un entorno participativo en el que los colaboradores, desde cualquier función, se sientan motivados a buscar una mejora constante de manera conjunta.
¿Cuáles son los tipos de Kanban?
Conocer los pilares del método Kanban es el primer paso para entender cómo su estructura permite generar cambios positivos en cualquier empresa.
La lógica de la metodología Kanban siempre es la misma, pero existen dos modelos diferentes, que se ajustan tanto a la fabricación de productos como a la prestación de servicios.
A pesar de sus diferencias, ambos modelos comparten un diseño similar: un tablero con columnas que representan las etapas de un proceso productivo.
Los dos tipos de tableros Kanban son:
Kanban de producción
El tablero Kanban de producción es ampliamente utilizado por empresas que manejan material intelectual o brindan servicios.
Este tablero está compuesto por tres columnas principales: Por hacer (to do), Haciendo (doing) y Hecho (done).
En estas columnas, los gestores del equipo añaden las actividades que deben realizarse. Es fundamental que cada tarea incluya información básica, como qué se debe hacer, cuál es la fecha límite, quién es el responsable de la entrega, entre otros detalles.
A medida que las tareas se completan, se mueven de una columna a otra. Cada vez que se libera espacio en la columna Haciendo, se puede añadir una nueva tarea desde la lista Por hacer.
El uso de colores en el tablero Kanban facilita la comprensión. Por eso, puede ser útil utilizar colores diferentes para identificar a los responsables o clasificar los tipos de tareas.
Kanban de movimiento
Este modelo está orientado a la fabricación de bienes y fue la estructura original que surgió en las fábricas de Toyota, y que se fue perfeccionando a lo largo de los años.
La idea del tablero Kanban es dividir las etapas del proceso de producción en columnas. Como cada empresa tiene fases específicas, no hay un número fijo de columnas.
Por lo general, las etapas incluyen un número determinado de productos. De este modo, un proceso solo avanza a la siguiente fase cuando se ha completado la fase anterior.
Es como una cadena de eventos, en la que una fase ocurre después de la otra. Una vez que la etapa inicial queda “libre”, se pueden añadir más productos para su fabricación.
Es importante entender que la duración del ciclo de producción se determina según el patrón de consumo y la rotación del inventario. Esto ayuda a reducir costos, ya que las empresas solo fabrican lo que el mercado demanda.
En este sentido, contar con un buen CRM y comprender a fondo tu mercado pueden marcar una gran diferencia.
¿Y el e-Kanban?
El método Kanban siempre ha ofrecido dos modelos principales. Sin embargo, en los últimos años, muchas personas comenzaron a considerar la existencia de un tercer modelo: e-Kanban.
Este no es más que un Kanban en línea. En la práctica, sigue la misma lógica tradicional, pero su aplicación se realiza en un entorno virtual.
En este sentido, no hay diferencias reales. El sistema Kanban ha funcionado en distintas plataformas desde su creación. El entorno virtual es simplemente una nueva herramienta que facilita su uso y ya cuenta con aplicaciones capaces de replicar la metodología.
La estructura del método Kanban
Una de las características que hacen que Kanban sea tan popular es su facilidad de uso. Su estructura es bastante simple y puede ser replicada en diversos entornos, ya sean virtuales o físicos.
Kanban tiene un diseño simplificado, que se divide en cuadros que varían en número según la actividad. Estos cuadros representan las áreas delimitadas para cada etapa de un proceso productivo, donde cada columna del tablero representa una fase del mismo.
No es casualidad que el primer pilar del Kanban, que ya ofrece una guía inicial, sea identificar cómo es el proceso productivo actual. Por lo que es necesario conocerlo para estructurar las columnas del tablero.
Después de esto, cada actividad dentro de este proceso recibe una tarjeta, la cual debe contener información básica (puedes usar el modelo 5W2H como referencia para hacer un resumen de las tareas).
Cada vez que una actividad cambia de estado, es decir, pasa a la siguiente fase, se mueve en el tablero. De esta forma, se mantiene un flujo de trabajo productivo, con una estructura muy práctica y accesible.
Kanban vs Scrum: ¿cuál es la relación?
Scrum y Kanban son metodologías ágiles, es decir, son metodologías diseñadas para mejorar los flujos de trabajo. Sin embargo, las similitudes no van más allá. El Scrum tiene una estructura bastante estandarizada, y es recomendable seguirla de manera rigurosa para obtener resultados óptimos.
En cambio, el Kanban no establece reglas universales, porque funciona más como una guía flexible que puede adaptarse a las necesidades de cada empresa. También se debe tener en cuenta que ninguno de estos métodos sustituye al otro. Puedes usar Kanban, Scrum o incluso combinarlos.
Cómo crear y ejecutar el método Kanban
La posibilidad de tener todos los procesos bien definidos, organizados y dirigidos hace que muchas personas busquen más información sobre el método Kanban. Pero, ¿cómo implementarlo en tu empresa?
La verdad es que implementar Kanban no es complicado. Después de todo, uno de sus pilares es generar un impacto mínimo, mediante ajustes y mejoras de forma continua.
Este enfoque está alineado con el concepto de Lean Manufacturing (o manufactura esbelta), un sistema de gestión enfocado en mejorar la eficiencia y productividad reduciendo errores y redundancias.
Aunque en teoría la idea pueda parecer confusa, a continuación te ofrecemos una guía detallada para implementar Kanban en tu negocio:
1. Identificar el tipo ideal de Kanban
Sabemos que existen dos modelos de Kanban: uno para producción y otro para movimiento. Así que el primer paso es definir cuál de ellos es el más adecuado para las necesidades de tu empresa.
Por ejemplo, si tu empresa fabrica bienes de consumo, deberás usar el Kanban de movimiento. Si, por el contrario, deseas organizar procesos de servicios, el Kanban de producción es el ideal.
Este también es un buen momento para decidir si vas a utilizar un tablero Kanban en línea o si prefieres un gran tablero físico en la oficina.
2. Alinear los equipos
Cada vez que se implementa un cambio, puede generarse cierta resistencia. Por eso, es fundamental hablar con tu equipo antes de introducir el Kanban.
Explica qué es la herramienta, cómo funciona, cuáles son sus beneficios y, lo más importante, asegúrate de aclarar que no se modificarán los roles ni los cargos dentro de la empresa.
3. Estructurar los procesos
Una vez que hayas definido el modelo de Kanban adecuado, es hora de comprender los procesos internos y productivos de tu empresa.
Si no sabes por dónde empezar, una buena opción es representar mediante un flujograma todos los procedimientos estándares. ¿Cómo comienza la producción de un producto y qué etapas existen hasta su entrega? Coloca cada fase en el tablero Kanban.
Además, llena las columnas con la información de las actividades que se llevan a cabo en cada fase. También puede ser útil imaginar un proyecto que se desarrolla desde cero.
4. Implementar el cambio
El flujograma de procesos te ayudará a entender cómo controlar las actividades y, si es necesario, qué cambios realizar.
Durante la implementación y las semanas posteriores, fomenta la participación del equipo. Con ello, motivarás al personal y le alentará a proponer nuevas ideas para mejorar.
5. Mantener el flujo del proceso
Finalmente, una vez que el proceso esté bien definido y estructurado, entrará en el flujo de producción. Es aquí donde el tablero Kanban que hayas elegido será muy útil, ya que te permitirá hacer un seguimiento de lo que se necesita hacer.
Es recomendable contar con algún tipo de control para verificar los cambios que ha generado el Kanban. Y, por supuesto, mantente abierto a realizar mejoras según sea necesario. Puedes usar el siguiente tablero Kanban como referencia.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar el método Kanban?
Una de las máximas más populares en la gestión de proyectos es que el Kanban ayuda a aumentar la productividad. Sin embargo, ese no es el único beneficio que ofrece esta metodología.
Para empezar, con la herramienta Kanban puedes definir cómo se desarrollará un proceso. Esto, a su vez, suele reducir el tiempo necesario para completar una tarea, ya que logras establecer el mejor flujo productivo posible.
Al reducir el tiempo, también reduces costos. En la práctica, significa que habrá una mejora económica en la empresa, al aprovechar al máximo todos sus recursos, incluidos los profesionales, quienes siempre están ocupados con tareas claras.
Finalmente, un gran beneficio de Kanban es lo fácil que es implementarlo. Ya sea con un tablero en la pared, post-its o en línea, no se necesita una gran inversión para poner en marcha esta metodología.
Conclusión
El objetivo principal de la metodología Kanban es enfocarse en la finalización de tareas, mejorando así la capacidad de producción. A través de pequeños ajustes, que no afectan la estructura de la empresa, el método logra generar más resultados con menos costos. Ese “más” incluye varios factores: mayor productividad, mayor compromiso del equipo, más tiempo disponible y mejor organización.
Por supuesto, toda metodología tiene puntos positivos y negativos, y no todas funcionan para todas las empresas. Por eso, es recomendable analizar si la herramienta Kanban puede ser útil para la realidad de tu negocio.
Si tienes dudas, puedes probar Kanban en un proceso pequeño de la empresa para evaluar el impacto que podría tener. Quizás descubras una herramienta poderosa que mejora la organización y los flujos de trabajo, lo que se traducirá en productos o servicios de alta calidad y una satisfacción del cliente optimizada.
