Entre el 45 % y el 85 % de los correos electrónicos que se envían a diario son spam. Además de los mensajes fraudulentos, los correos publicitarios de empresas suelen terminar en la bandeja de correo no deseado, especialmente cuando el destinatario no ha consentido recibir boletines electrónicos. De modo que, para evitarlo y protegerse desde el punto de vista legal, las empresas deberían emplear el proceso de Opt-in.
En este artículo aprenderás a qué se refiere el Opt-in y las consideraciones legales que se deberían tener en cuenta a la hora de enviar ofertas por email.
¿Qué es Opt-in?
Opt-in, también conocido como correo electrónico de suscripción, se refiere a un proceso de marketing autorizado en el que los usuarios dan su consentimiento a recibir correos electrónicos publicitarios. Para ello, el usuario coloca su dirección de correo electrónico en un formulario o autoriza la gestión de sus datos personales cuando confirma el uso de las cookies.
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Los distintos procedimientos de Opt-in
Marketing autorizado implica que los usuarios otorguen su consentimiento explícito para recibir publicidad. El proceso usado principalmente en el marketing publicitario se conoce como Opt-in. Algunos ejemplos comunes de los procesos de Opt-in son confirmar cookies, suscribirse a un boletín electrónico o descargar recursos de contenido.
En todos estos ejemplos, el usuario da su consentimiento al procesamiento de datos personales. En el caso de que la persona haga una reclamación formal contra el emisor, el proceso de Opt-in sirve de base legal para la parte demandada. Por tal motivo, se almacenan los datos siguientes:
URL del formulario de registro
Marca de tiempo y dirección IP del registro y de la confirmación
Declaración de consentimiento
Correo electrónico de doble Opt-in, si fuera necesario
Estos datos constituyen una prueba del consentimiento por parte del usuario. Sin embargo, en el marketing autorizado, hay distinción entre los diferentes procesos de Opt-in, aunque solo se recomienda el conocido método de doble Opt-in, ya que la persona da su claro consentimiento al procesamiento de sus datos.
A continuación, presentamos los diferentes métodos de Opt-in.
Opt-in único
Con el Opt-in único (SOI, por sus siglas en inglés), los usuarios escriben su dirección de correo electrónico en un formulario de contacto y por ende dan su permiso a recibir campañas de boletines electrónicos. También se conoce como Opt-in sencillo.
La dirección de correo electrónico entonces se agrega a una lista de envíos, también conocida como mailing list. Desde el punto de vista legal, el procedimiento de Opt-in único es incompleto, porque la persona nunca verifica su dirección de correo electrónico. Por lo tanto, no se puede considerar que el consentimiento haya sido otorgado de forma manifiesta.
Opt-in confirmado
El proceso de Opt-in confirmado (COI, por sus siglas en inglés) es parecido al Opt-in único. Sin embargo, la persona recibe un correo de confirmación en el que se le informa de su suscripción al boletín electrónico. No obstante, del mismo modo que el Opt-in único, no se solicita verificación alguna, que es la razón por la que no se aconseja el uso del método de Opt-in confirmado.
Doble Opt-in
Desde una perspectiva legal, el doble Opt-in (DOI, por sus siglas en inglés) es la opción más segura para el marketing por correo electrónico. El usuario introduce su dirección de correo electrónico en un formulario de contacto y en el siguiente paso recibe un correo electrónico con un enlace de confirmación que debe clicar para volver a verificar su inclusión voluntaria. Este es un segundo consentimiento, por ello se le conoce como doble Opt-in.
Doble Opt-in como la práctica más recomendada
El doble Opt-in protege tanto a los usuarios finales como a las empresas. Para los clientes, la confirmación doble garantiza que no se les ha registrado en listas de correo de boletines electrónicos sin su consentimiento y que no se hará un uso indebido de sus datos de contacto. Para el equipo de marketing, por su parte, les sirve de base legal para prevenir la violación de las regulaciones de protección de datos de cada país.
Países como México, Brasil, Argentina, Colombia, Perú, Uruguay, entre otros, cuentan con sus propias leyes que regulan la recopilación, el almacenamiento y el uso de los datos personales. No obstante y, pese a que aún no existe un marco legal unificado para toda la región que exija el cumplimiento del doble Opt-in, este método de doble consentimiento es la práctica más recomendada, ya que ofrece un sólido respaldo legal tanto para las empresas como para los consumidores.
En muchos países de Latinoamérica, como México, Argentina, Brasil, Colombia, Perú, Uruguay, está prohibido contactar a consumidores sin su consentimiento previo. Sin embargo, en otros países, como Chile, Ecuador y Paraguay, es posible hacer un primer contacto, siempre y cuando se ofrezca la opción de Opt-out, que mencionaremos a continuación.
¿Cuál es la diferencia entre Opt-in y Opt-out?
Los usuarios siguen teniendo el problema que plantean los formularios de Opt-out, es decir, en un formulario de registro, todas las opciones que consienten el envío de correos electrónicos con fines de publicidad ya aparecen seleccionadas. Entonces, el usuario debe ser quien deshaga la selección de estas casillas de verificación. Por lo que, si la persona no revisa bien el formulario, sin quererlo, habrá introducido su dirección de correo electrónico en una lista de correos.
Las empresas deberían evitar esta práctica, ya que los correos no deseados con fines publicitarios no sólo les causan molestias a los clientes, sino que representan un riesgo innecesario desde un punto de vista legal. La opción más segura de acuerdo con la legislación actual es el procedimiento de doble Opt-in, debido a que respeta la privacidad del consumidor.
Prácticas recomendables sobre el procedimiento de doble Opt-in para boletines electrónicos
El caso de uso más común del procedimiento de doble Opt-in es el marketing por correo de boletines electrónicos. Las empresas están obligadas a hacerlo porque solicitan consentimiento expreso para procesar y almacenar los datos de clientes. En cambio, las empresas que envían campañas de email marketing no deseadas corren el riesgo de perjudicar su imagen. Que es también uno de los grandes inconvenientes cuando se adquiere una base de datos de personas que no conocen tu marca.
No es un secreto para nadie en el mundo del marketing que la confianza en el remitente es uno de los factores más determinantes para que una persona abra o no un correo electrónico. De modo que si envías boletines electrónicos de forma aleatoria a clientes que no conocen tu empresa o marca, la mayoría de los mensajes de tu marketing por email acabará en la carpeta de spam o en la papelera. Por tal motivo, si quieres contar con una base de datos de calidad, el doble opt-in es quizás la mejor herramienta para garantizar la confianza.
El primer paso para ganar nuevos leads y suscriptores de boletines electrónicos es mediante un proceso de registro con formulario y es en este punto en el que el nivel de fiabilidad de muchas empresas se hace evidente. Si quieres asegurarte de que tus estrategias de marketing por email no acaben en la bandeja de spam de tu cliente potencial, lo ideal sería que contaras con métodos de autenticación como DMARC, DKIM y SPF.
De hecho, en lo que se refiere al envío de emails masivos, dos de los principales proveedores de email, han empezado a exigirles a los remitentes que verifiquen su identidad mediante protocolos estándar como SPF, DKIM y DMARC. Además, también se debe facilitar el proceso de baja y enviar sólo los correos electrónicos que sean del interés del usuario.
Como mencionamos anteriormente, no existe una institución que regule la protección de los datos personales en toda la región latinoamericana, por lo que resulta necesario adherirse a las regulaciones propias de cada país. No obstante, los siguientes no son consejos exclusivos sino recomendaciones generales que deberías tener en cuenta para no transgredir ninguna legislación y efectuar un marketing de boletines electrónicos que respete los intereses de los usuarios:
Solicita el consentimiento explícito de los usuarios para poder enviarles comunicaciones comerciales
Evita el uso de casillas de verificación preseleccionadas, ya que algunos países prohíben esta práctica
Toda comunicación electrónica debe permitirle al destinatario identificar al emisor. Del mismo modo, el tema del contenido del email debe ser claro y específico.
Recuerda que la confirmación es sólo para el boletín y no se puede usar para el envío de otras ofertas
Debes ofrecer opciones de Opt-out que se puedan identificar con claridad
Ten en cuenta que los formularios de email Opt-in deben solicitar únicamente direcciones de email
En Latinoamérica, cada país tiene sus propias regulaciones en materia de protección de datos personales, por ello es esencial conocer y cumplir con la legislación aplicable en cada jurisdicción. Además de respetar las leyes en vigor, otras recomendaciones que deberías valorar para efectuar una campaña de email marketing efectiva mediante el uso del doble opt-in son enviar un correo de bienvenida, una vez que el usuario haya recibido el email de confirmación y haya clicado el enlace de verificación, e incluir en el cuerpo del correo instrucciones claras de Opt-out.
Consideraciones finales
Tu estrategia de marketing digital debería emplear el proceso de suscripción doble Opt-in si lo que buscas es que el envío de tus mensajes de marketing llegue a las bandejas de entrada de tus leads y así evitar una denuncia por spam. Este proceso doble ha dejado de ser opcional, con lo que ha pasado a ser obligatorio si las empresas desean efectuar una campaña de marketing de mensajes que se adhiera a las prácticas responsables de protección de datos personales.
El doble Opt-in es la manera más segura de enviar suscripciones de email a los usuarios de tu lista de contactos que están claramente interesados en tus ofertas. Además, de esta manera, demuestras que respetas los datos personales de tus clientes, lo que con seguridad apreciarán y les hará avanzar en tu embudo de ventas, a la vez que tendrás mayores tasas de apertura.
