Plantilla de pipeline de ventas: descarga gratis y guía detallada

Un pipeline de ventas es una muestra visual de dónde están los prospectos en su jornada de compra. Pero solo es realmente eficaz si se gestiona bien.

En un estudio de Vantage Point, el 56% de las personas encuestadas respondió que su gestión de pipelines le parecía deficiente o neutral. De acuerdo al mismo estudio, una gestión eficaz de los pipelines de ventas aumenta hasta en un 15% los ingresos. Esto muestra su crucial importancia y cómo hay una brecha entre entender qué es un pipeline de ventas y sus beneficios, y saber implementar uno con éxito.

En este artículo te mostramos todo sobre un pipeline: qué es, por qué lo necesitas, cómo una hoja de cálculo puede servir como plantilla inicial de pipeline de ventas ﹣pero al crecer el negocio, deberás reemplazarla﹣cómo puedes organizarte con plantillas gratuitas (y luego migrar a un CRM), y qué debes incluir en un pipeline para que sea eficiente.

Antes de continuar, nuestro equipo de ventas experto creó una plantilla de pipeline de ventas para ayudarte a dar el pistoletazo de salida.

Descarga y prueba, totalmente gratis, esta eficaz plantilla para pipelines de ventas. La puedes ir consultando y rellenando a medida que lees nuestra guía.

Esta plantilla fue diseñada a medida por nuestro equipo especialista en ventas. Pero es editable y personalizable según tus necesidades. Solo tienes que descargarla, añadir los detalles de los contactos y de los tratos, y verás cómo hace el resto del trabajo por ti.

Pipeline: qué es en ventas

Seguro te has preguntado qué es pipeline en ventas. Es un esquema visual para organizar y supervisar tus leads, prospectos y clientes en su jornada de compra.

Cada etapa de un pipeline, que es cada fase por la que pasa un trato, debe estar bien definida y mapeada: desde la generación de leads hasta el cierre. Al tener una buena visión de las oportunidades de tu empresa, optimizas tus operaciones de ventas, evitas tener que rebuscar información y aumentas las conversiones.

Las etapas y filtros de tu pipeline te ofrecen una perspectiva general, actualizada y fácil de interpretar, del desempeño de tu equipo. Por ejemplo, supongamos que una de tus representantes está superando con creces los resultados del resto del equipo. En un caso así, puedes analizar qué acciones está realizando esa representante e implementar esas supertácticas de ventas en todo el departamento. De la misma forma, puedes detectar acciones que no están funcionando y eliminarlas de tu proceso de ventas.

Tener pipelines, ya sea en hojas de cálculo o un software pipeline, también ayuda a tus representantes a organizarse (para que no se pierdan entre sus múltiples tratos). Con solo echar una ojeada a su pipeline, pueden ver en qué punto está cada trato y cuáles son los próximos pasos a dar. Esto es clave para mejorar el desempeño en las ventas.

Muchas personas visualizan su pipeline de ventas como un embudo. Esto lleva a interpretar pipeline en español como embudo de ventas. Ambos son conceptos muy parecidos porque te dan una visión de las etapas de tu proceso de ventas, pero su enfoque y sus objetivos pueden ser distintos.

La diferencia principal entre qué es pipeline en ventas y un embudo es que el pipeline muestra el tamaño de los tratos y las acciones necesarias para que un prospecto específico avance en su jornada de compra.

Se enfoca en la perspectiva de quien realiza la venta. En cambio, un embudo de ventas muestra en más detalle la evolución de los clientes: cómo los leads y prospectos van avanzando a través de tu proceso de ventas y en qué momento renuncian. Es decir, el embudo te ofrece las tasas de conversión de cada etapa.

Ambas herramientas son útiles y te permiten mejorar tu proceso de ventas. Sin embargo, si lo que buscas es ver un resumen más conciso de dónde están los tratos en este momento y cuáles son los próximos pasos que deben dar tus representantes, un pipeline de ventas sería lo más práctico.

¿Por qué necesitas tener un pipeline de ventas?

Si vendes algo, ya tienes un pipeline, aunque no seas consciente de ello o no sepas bien qué es un pipeline en español. ¿Por qué? Porque es muy probable que tu equipo siga un procedimiento similar cada vez que interactúa con los prospectos de ventas.

Registrar tu ciclo de ventas y tus procesos ayuda a tus representantes a organizar los nuevos prospectos y clientes que entran en el embudo y a rastrear acciones específicas. Por ejemplo, un representante puede indicar el momento en el que un lead pasa a ser un prospecto calificado o el número de veces, y a través de qué canales, ha contactado con sus prospectos.

Al detallar este tipo de actividades, se eliminan las suposiciones y se estructura mejor el proceso en todas sus fases. Un pipeline de ventas es una forma de reflejar esas actividades a lo largo de cada etapa del pipeline para poder rastrearlas. Esto incentiva a tus representantes a seguir acciones relevantes con métricas, en lugar de dar pasos sin brújula.

Al recopilar la información clave, tu fuerza de ventas podrá identificar con facilidad qué prospectos necesitan más dedicación. Así podrá priorizar a la hora de elegir contactos, hacer seguimiento, programar reuniones y decidir qué hacer para avanzar un trato.

Tu equipo también podrá diferenciar mejor los leads calientes de los fríos para gastar menos tiempo intentando convencer a un cliente potencial que no encaja con tu cliente meta.

Finalmente, contar con un pipeline de ventas organizado, bien alimentado y accesible, te brinda ventajas como: optimizar y automatizar tareas, definir objetivos más realistas e indicadores clave para monitorear. También reduce los cuellos de botella, mejora tus resultados comerciales y aumenta los ingresos.

¿Cuándo se puede usar una plantilla para pipeline de ventas en una hoja de cálculo?

Hoy en día, hay muchísimas herramientas de ventas disponibles. Eso te puede agobiar. Una solución CRM, que funciona como un software pipeline, ofrece grandes beneficios. Pero para gerentes de ventas de empresas pequeñas y con pocos tratos, quizás es mejor comenzar con una plantilla de pipeline de ventas más simple.

Si estás registrando tu pipeline en un papel o, es más, en tu cabeza, pasar a una hoja de cálculo va a ser un cambio importante. Es un recurso genial para que te familiarices con el proceso de recopilar los datos de tus tratos, incluidos: tamaño, fase de la negociación, rentabilidad, pronóstico de ventas, información clave de los prospectos y más.

Al tener tu pipeline en una hoja de cálculo, podrás ver el panorama general de tus tratos actuales y así será más fácil tomar decisiones basadas en los datos. Esto te permite hacer seguimiento del progreso de tu equipo y optimizar tus procesos diarios. El resultado: ganarás tiempo valioso y tendrás más energía para apoyar a tu equipo.

Uno de los beneficios más obvios es que la hoja de cálculo, como su nombre indica, hace los cálculos por ti. A medida que creces, esta automatización es crucial, sobre todo si tu equipo está administrando varios tratos en diferentes fases, con diversas probabilidades de cierre.

Igualmente, es un recurso que te ayuda a mantener un buen ritmo en tu proceso de ventas. Con un vistazo, puedes monitorear el desempeño individual de un vendedor, el tamaño de todos los tratos y tus pronósticos de ventas mensual y trimestral.

También puedes personalizar tu plantilla de pipeline de ventas de acuerdo a las necesidades específicas de tu empresa. Añade etapas con facilidad y modifica las fórmulas para que se adapten a tu proceso y al comportamiento de tus clientes.

¿Crees que necesitas recopilar otras informaciones? ¿Quieres identificar a ese 10% que acepta programar una reunión? Con algunos clics podrás optimizar tu pipeline en español con información relevante para alcanzar tus objetivos.

Y ¿sabes qué es lo mejor? Es gratis. Incluso si no tienes Excel, puedes usar una solución gratuita, como Open Office o Google Sheets, para sacarle partido a tu plantilla de pipeline de ventas.

Una administración de ventas efectiva se basa en el equilibrio entre: operaciones de ventas, estrategias y análisis. Si en una de estas áreas los procesos son lentos, las otras dos áreas no van a recibir la atención necesaria. Así que es importante que las optimices al máximo con herramientas eficaces.

Cuándo es mejor usar un CRM

Cuando escales al siguiente nivel y tengas un equipo más grande, con muchos más tratos, notarás que una hoja de cálculo tiene sus limitaciones. Si tu plantilla Excel de ventas se queda corta, llegó el momento de invertir en un servicio de software para administrar ventas especializado que algunos conocen como software pipeline. Pero qué es pipeline software: estamos hablando de un CRM.

Un CRM te da acceso a informes y analíticas avanzadas. Además, fomenta la colaboración de tu equipo y el trabajo colectivo para cerrar los tratos. Y aún más, un CRM te brinda un panorama más detallado del progreso de tu equipo hacia las metas.

Una opción es nuestro software CRM que ofrece todas las funciones clave para supervisar las ventas.

A medida que tu equipo crece, es crucial almacenar con orden y lógica los datos de los prospectos para localizarlos al vuelo. Tu fuerza de ventas debe ser capaz de revisar con rapidez los registros individuales y de equipo para hacer un seguimiento exitoso y encontrar la información de su interés.

Los CRM en la nube, como Pipedrive, te garantiza que los datos se guarden correctamente y se integren automáticamente con tu plataforma de correo electrónico y tu calendario. De esta forma puedes tener al día todas las operaciones a medida que tus prospectos avanzan en el pipeline.

Si tienes una startup o una pequeña empresa con un crecimiento prometedor, pasar de una hoja de cálculo a una cuenta en un CRM puede parecer un desafío, pero tiene grandes beneficios.

Por ejemplo, el equipo de tres personas de Expanish ahora consigue hacer seguimiento de más de 600 prospectos al mes y duplicó su tasa de conversión con la adopción de nuestro sistema CRM. Mientras tanto, la startup Leyout logró que su proceso de ventas sea tres veces más eficiente al usar el CRM.

Por lo tanto, sin importar el producto o servicio que vendas, el uso de un CRM con cientos de integraciones, como es el caso de Pipedrive, puede ofrecerte una gran cantidad de beneficios.

Además, puedes entrar en tu cuenta y actualizar datos en el CRM en un pispás desde un dispositivo móvil o de escritorio. Esto permite que tus representantes añadan contenido en cualquier momento, lo cual mejora los tiempos de respuesta, la colaboración y el monitoreo de responsabilidades.

Hojas de cálculo para pipelines de ventas

¿Qué datos se recopilan en un pipeline de ventas?

Tu pipeline va a depender de tu proceso de ventas, por lo que varía de un negocio a otro. Cuando la estés creando, la idea es que reflejes los pasos que realiza tu equipo en cada venta.

Tener en la mira los objetivos anuales o cerrar un gran trato puede parecer abrumador, pero si desglosas los pasos que siguen tus representantes en su día a día, podrás crear una ruta de acción más motivadora. Tener una referencia clara, paso a paso, ayuda a tus representantes a visualizar todo el proceso con facilidad y lograr sus metas.

Además, mejorará tu gestión del pipeline porque podrás supervisar el desempeño en cada paso de forma tangible para evaluar mejor a tu equipo (de manera individual y grupal).

Y un consejo: observa con más atención los pasos con mayor impacto. No te preocupes demasiado en crear una propuesta de pipeline perfecta para los primeros registros. Tu pipeline es un documento vivo que irá cambiando a medida que evolucione tu proceso.

Otro aspecto importante es que debes pedirle su opinión a tu equipo de ventas. Recuerda que tu equipo es quien usará el pipeline y lo mantendrá actualizado. Por lo tanto, debe sentir que lo tomas en cuenta y que su dedicación en el mantenimiento del Pipedrive será parte del éxito de la empresa.

Aunque tu pipeline de ventas sea único, hay varios componentes básicos que suelen hacer parte de la gran mayoría de los pipelines eficientes. A continuación, compartimos esos componentes.

Detalles básicos

Las primeras dos columnas de la hoja de cálculo son para el Nombre del trato y la Persona de contacto. Son datos cruciales que siempre deben aparecer.

Si tienes que reemplazar a alguna persona de tu equipo, quien ocupe su lugar debe conocer esa información al instante. ¿Quién es la persona de contacto? ¿Hay varios contactos relevantes? ¿Confirmaste que esa es la persona indicada para hablar o hay que entablar contacto con alguien más de la empresa?

Asegúrate de que tus profesionales de ventas incluyen todos los detalles importantes. Esto también funciona como apoyo para tu estrategia de prospección y calificación porque tus representantes aprenden a recopilar y profundizar en los datos para entender qué clientes tienen potencial y cuáles son una pérdida de tiempo.

Etapas de la venta

Las etapas de la venta te ayudan a identificar al vuelo en qué etapa de su jornada de compra está un prospecto.

¿Qué etapas necesita tu negocio? En este momento, ya deberías haber revisado con tu equipo cómo desarrolla el proceso de ventas y cuál es su flujo de trabajo. Es decir, conoces el paso a paso que sigue cada representante para cerrar un trato.

Muchos son pasos claros, como programar una llamada o enviar una propuesta. Otros son más complejos y necesitan de una buena descripción. Por ejemplo, contactar con un lead puede suponer varias actividades en varios canales, por ejemplo, un mensaje en LinkedIn o un correo electrónico. A la hora de calificar un prospecto, los factores relevantes pueden cambiar de negocio a negocio.

Para evitar confusiones, asegúrate de que todas las etapas son claras y específicas para que cualquier representante sepa cuándo un trato puede avanzar en el pipeline. Esto significa, que es posible que algunas etapas deban subdividirse en varios pasos. Pero no hagas un pipeline demasiado complejo: busca el equilibrio para que no sea una carga pesada que ocupe mucho del tiempo valioso de ventas.

En nuestra plantilla incluimos estas etapas predeterminadas:

• Idea: cliente potencial que encaja con tu producto o servicio

• Contactado: prospecto que ya fue contactado

• Propuesta enviada: el prospecto mostró interés y se le envió una propuesta

• Términos negociados: ya se negociaron los términos del contrato

• Aceptación verbal: el prospecto aceptó la propuesta, pero falta firmar el contrato

Puedes abrir la pestaña “Instrucciones” en la hoja de cálculo para modificar los nombres de estas etapas. También puedes añadir otras etapas a través del gestor de datos. Así podrás tener las etapas disponibles en un menú desplegable para facilitar y unificar el trabajo de tu equipo cuando rellenen el Pipedrive.

Tamaño del trato

¿Cuánto vale un trato? Lo ideal es que pongas una cifra específica en este campo. Si no sabrás el valor exacto hasta que se firme el contrato, usa el valor promedio de tus tratos previos para tener una referencia.

No obstante, asegúrate de que tus profesionales de ventas añadan esta información cuando esté disponible. Es fundamental tener el Pipedrive actualizado y así obtener pronósticos precisos.

Probabilidad

Un trato no se cierra hasta que el cliente no realiza la compra. En esta plantilla, se asigna un porcentaje de probabilidad de cierre según la etapa de la venta. Cuanto más avanza el prospecto en la jornada de compra, más probabilidades hay de llegar al cierre.

Por ejemplo, a los prospectos contactados se les asigna un 25% de probabilidad de cierre, mientras que a quienes dan una aceptación verbal se les asigna un 90%. La hoja de cálculo autorrellena estos porcentajes según la etapa definida en cada trato.

Probablemente, tendrás que cambiar estos porcentajes de acuerdo a la realidad de tu negocio. Por ejemplo, suele ser más probable vender un producto económico que una solución compleja diseñada a medida del cliente.

Este campo lo puedes editar cambiando las fórmulas en su celda respectiva. No hagas suposiciones de porcentajes, básate en tus ventas pasadas para que los resultados sean más precisos.

Pronóstico ingresos (ponderado)

Una gran ventaja de un pipeline organizado es que te permite pronosticar las ventas futuras. Al saber los ingresos que puedes obtener en un trimestre o semestre, puedes planificar mejor tus estrategias de ventas y centrarte en lo que genera mejores resultados.

En lugar de intentar adivinar, los pronósticos de oportunidades de ventas usan los datos de tu pipeline para predecir los ingresos totales.

El pronóstico o previsión de tu pipeline se calcula de forma automática usando los datos del tamaño de trato y la probabilidad de cierre. Con este pronóstico, evitas centrarte en tratos complejos con poca probabilidad de cierre y cuidas las oportunidades de ventas con más calidad.

Fecha de cierre prevista

Para que tus pronósticos sean eficaces, es importante saber cuándo es probable que se cierren los tratos. Este es un campo más complejo. Tanto representantes como prospectos tienden a subestimar el tiempo que lleva cerrar un trato. Además, si hay varias personas participando en la toma de decisiones, es más inexacta la previsión de una fecha de cierre.

La mejor manera de calcular las posibles fechas de cierre es, nuevamente, mirando hacia atrás. Revisa cuánto sueles tardar en cerrar un trato según su tamaño y complejidad. En cualquier caso, ten presente que aun con esta referencia es posible que tengas que actualizar la fecha de cierre a medida que el trato avanza. Pero siempre ten una fecha de cierre en la mira para que tus representantes se motiven a mover ese trato. Sin fechas definidas, es fácil perder de vista algunos prospectos y dejar pasar oportunidades interesantes.

Contacto interno

Este campo es bastante simple. Se trata de quién está llevando el trato de tu lado. Esto puede cambiar a medida que el trato avanza, por ejemplo, puede pasar de un SDR a una gerente de cuentas. No olvides actualizar esta información.

Monitorear quién se encarga de cada trato te permite medir mejor el desempeño del equipo y asignar los tratos con eficacia y equilibrio.

Próximos pasos

Siempre debes saber cuál es el próximo paso para entender cómo llevar a tus prospectos a la siguiente etapa. Por ejemplo, a un cliente potencial que está en la etapa “idea” hay que contactarlo. Una vez que pasa a la etapa “contactado”, es probable que debas hacer seguimiento con una segunda llamada o correo.

Al igual que las etapas, los pasos a seguir en una venta también tienen que estar bien definidos. Cualquier persona debe ser capaz de ver un paso y entender claramente qué debe hacer para avanzar. No deben ser explicaciones complicadas, pero asegúrate de que sean específicas. Por ejemplo, “enviar correo de seguimiento el 10/06” es mucho más preciso que, simplemente decir, “hacer seguimiento”.

Esa visión clara de los próximos pasos en el camino hace que tu equipo sea más proactivo en lugar de simplemente reaccionar a las respuestas de los prospectos.

¿Plantillas excel para crm son recomendadas? - Un resumen

Las plantillas de Excel pueden ser una opción adecuada para un CRM (Customer Relationship Management) si tienes necesidades simples y no requieres funciones muy complejas o automatizadas. Sin embargo, hay algunas consideraciones importantes a tener en cuenta:

Ventajas de las plantillas de Excel para CRM:

• Facilidad de uso: Las plantillas de Excel suelen ser fáciles de entender y utilizar, especialmente si estás familiarizado con Excel.

• Personalización: Puedes ajustar y personalizar la plantilla según tus necesidades específicas. No se requiere software adicional: Si ya tienes Microsoft Excel, no necesitas adquirir una nueva herramienta o plataforma CRM.

• Costo: Las plantillas de Excel son generalmente más económicas que las soluciones CRM completas.

Desventajas de las plantillas de Excel para CRM:

• Limitaciones en funcionalidades: Las plantillas de Excel pueden ser limitadas en cuanto a la cantidad de datos y la complejidad que pueden manejar. A medida que crece tu negocio y aumenta la cantidad de clientes y registros, puede volverse menos eficiente.

• Escalabilidad: A medida que tu negocio crece, puede ser complicado mantener y administrar grandes cantidades de datos en una plantilla de Excel.

• Menor automatización: Las plantillas de Excel requieren más trabajo manual, lo que puede llevar a errores y falta de eficiencia.

• Menos análisis y seguimiento: Comparado con un CRM dedicado, una plantilla de Excel puede ofrecer menos funciones de análisis y seguimiento de datos.

En resumen, si estás comenzando o tienes un negocio pequeño con necesidades CRM sencillas, las plantillas de Excel pueden ser una opción viable y económica. Sin embargo, a medida que tu negocio crezca y tus necesidades se vuelvan más complejas, es recomendable considerar una solución CRM dedicada que ofrezca más funcionalidades, automatización y escalabilidad para mejorar la gestión de las relaciones con los clientes y potenciar el crecimiento de tu empresa.

Conclusiones

Administrar tu pipeline de ventas con eficacia es un aspecto clave para mejorar todo el proceso de ventas e impulsar los ingresos. Y lo mejor de todo es que puede ser algo sencillo.

Una simple hoja de cálculo puede ser tu aliada inicial para organizar los datos, identificar qué se puede mejorar y gerenciar a tu equipo con eficiencia.