Las funciones básicas de un negocio, desde la gestión del cambio hasta el lanzamiento de un nuevo producto, requieren una buena comunicación. De lo contrario, corres el riesgo de enviar mensajes poco claros, de generar resistencia al cambio y poner en peligro el éxito de tu proyecto.
Un plan de comunicación aclara los mensajes clave, los plazos y los objetivos para garantizar la alineación y el éxito.
En este artículo descubrirás en qué consiste un plan de comunicación, por qué es necesario para el éxito y cuándo utilizarlo. También aprenderás a crear un buen plan de comunicación.
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¿Qué es un plan de comunicación?
Un plan de comunicación es un esquema de cómo tu organización comparte información con las partes interesadas para lograr objetivos específicos, como la implementación de cambios en toda la empresa o el lanzamiento de nuevos productos. Los propietarios y líderes de negocios utilizan estos planes para determinar los mensajes clave y los plazos de comunicación.
Hay dos tipos de planes de comunicación:
Un plan de comunicación interna se centra en compartir información dentro de la organización. Por ejemplo, si estás implementando un modelo de trabajo híbrido, un plan de comunicación interna describe cómo informarás a los empleados sobre las nuevas políticas.
Un plan de comunicación externa describe cómo compartirás la información con audiencias externas a la organización, como clientes, inversores, socios y el público. Por ejemplo, durante el lanzamiento de un producto, un plan de comunicación externa detalla los planes de publicidad, comunicados de prensa y campañas en las redes sociales.
Puedes utilizar ambos tipos de planes de comunicación para el mismo proyecto. Supongamos que estás implementando una transformación digital en toda la empresa. A continuación, te explicamos cómo utilizarías los planes de comunicación interna y externa en esta situación:
Un plan de comunicación interna actualiza a los equipos sobre cómo funcionarán los nuevos sistemas y el impacto en su trabajo diario
Un plan de comunicación externa actualiza a los clientes y accionistas sobre cómo la transformación digital mejora la experiencia de compra.
Componentes clave de un plan de comunicación
Un plan de comunicación eficaz incluye elementos específicos que garantizan que todas las actividades de comunicación estén alineadas con el objetivo general.
Aquí hay un desglose de los componentes esenciales:
Componentes clave | Definiciones |
Objetivos | Los objetivos del plan de comunicación, como alinear a las partes interesadas en una nueva iniciativa empresarial. |
Público objetivo/partes interesadas | Aquellos que recibirán la comunicación, como las partes interesadas internas (por ejemplo, empleados y gerentes) y las partes interesadas externas (por ejemplo, clientes e inversores) |
Mensajes clave | La información principal que quieres transmitir a tu audiencia |
Las plataformas para transmitir la comunicación, como correos electrónicos, redes sociales o reuniones en persona | |
Calendario de comunicaciones | El cronograma de cuándo se llevarán a cabo las comunicaciones, incluyendo los hitos clave y los plazos. |
Funciones y responsabilidades | Aquellos que son responsables de crear, entregar y monitorear cada parte del plan de comunicación |
Métricas de éxito | Los criterios para evaluar la efectividad del plan, como las tasas de participación por correo electrónico, los comentarios de las encuestas o los cambios en el comportamiento de las partes interesadas. |
Aunque no es esencial, también es posible que quieras crear un plan de contingencia.
Un plan de contingencia te ayuda a prepararte para posibles desafíos, como retrasos inesperados en las aprobaciones de las partes interesadas clave, que podrían interrumpir el calendario de comunicación. El plan garantiza que cuentes con estrategias y respuestas alternativas.
¿Cuándo se debe utilizar un plan de comunicación?
Un plan de comunicación es útil para cualquier proyecto o transformación empresarial que requiera una comunicación eficaz, estratégica y coherente.
Estos son algunos ejemplos de cuándo usar un plan de comunicación:
Lanzar nuevas campañas o proyectos. Sincroniza la información sobre nuevos productos para alinear la mensajería para los equipos internos y los clientes.
Planificar iniciativas complejas. Clarifica la actividad de comunicación para proyectos complejos, de modo que los equipos de proyecto puedan gestionar fácilmente la comunicación en medio de un trabajo intenso y detallado.
Navegar por el cambio. Informa a los empleados sobre qué esperar a lo largo de un cambio, reduciendo la incertidumbre y favoreciendo la adopción de nuevas políticas.
Abordar las crisis. Informa a los clientes y a las partes interesadas sobre las comunicaciones urgentes (como retiros de productos) para gestionar la reputación y la imagen de marca de tu empresa.
3 ejemplos de planes de comunicación
Veamos tres casos de uso diferentes para los planes de comunicación. Cada uno te mostrará cómo estructurar un plan exitoso para lograr objetivos de comunicación específicos.
1. Garantizar la alineación cultural en la fusión y adquisición de una empresa
En este ejemplo, los líderes empresariales están fusionando dos empresas. El plan de comunicación se centra en lograr una transición fluida y construir un clima laboral sólido.
Objetivo |
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Mensajes clave |
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Canales de comunicación |
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Calendario de comunicaciones |
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Funciones y responsabilidades |
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Métricas de éxito |
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2. Aumentar el conocimiento de la marca
Este plan de gestión de las comunicaciones describe cómo compartir mensajes clave y actualizaciones con las partes interesadas para aumentar el conocimiento de la marca.
Objetivo |
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Público objetivo |
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Mensajes clave |
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Canales de comunicación |
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Calendario de comunicaciones |
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Funciones y responsabilidades |
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Métricas de éxito |
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3. Lanzamiento de un nuevo producto o servicio
Este plan comunicacional describe cómo compartir las nuevas actualizaciones del producto, como compartir el valor del producto con las partes interesadas externas y garantizar que los equipos internos sepan cómo funciona el nuevo producto.
Objetivo |
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Público objetivo |
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Mensajes clave |
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Canales de comunicación |
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Calendario de comunicaciones |
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Funciones y responsabilidades |
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Métricas de éxito |
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¿Por qué es esencial un plan de comunicación?
Un plan de comunicación garantiza una información clara, estratégica y eficaz. Estos resultados son cruciales por varias razones:
Entrega el mensaje adecuado. Por ejemplo, durante el cambio organizacional (como la reestructuración), un plan comunicacional apoya y prepara a los empleados para adaptarse al cambio con éxito.
Alinea a los equipos y a las personas de toda la empresa. Si vas a lanzar un nuevo producto, un plan de comunicación alinea los mensajes de los equipos de marketing, ventas y atención al cliente. Las investigaciones también sugieren que una comunicación sólida juega un papel esencial en el éxito del proyecto.
Mide el éxito de la comunicación. Por ejemplo, hacer un seguimiento de las tasas de apertura de correos electrónicos y los comentarios para medir el compromiso de los empleados durante la implementación de una nueva política.
Crea comunicaciones dirigidas. En una fusión y adquisición, un plan de comunicación te ayuda a preparar mensajes personalizados para abordar las preocupaciones específicas de cada organización.
Crea un plan de comunicación eficaz en 8 pasos
Sigue este resumen paso a paso para crear un plan estratégico de comunicación eficaz.
1. Aclara el propósito
Define claramente la necesidad de tu plan de comunicación. ¿Estás lanzando un nuevo producto? ¿Implementando un cambio en toda la empresa?
Para aclarar el propósito, pregúntate:
Lo que quieres lograr
Cómo la comunicación efectiva puede ayudarte a lograrlo
Usemos el lanzamiento de un producto como ejemplo:
Lo que quieres lograr |
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Cómo la comunicación efectiva puede ayudarte a lograrlo |
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2. Establece las partes interesadas clave
Identifica a las personas o grupos específicos a los que deseas llegar. Saber con quién quieres comunicarte es un aspecto del plan que te ayuda a adaptar tus comunicaciones a tus necesidades y preferencias.
Por ejemplo, un equipo de ventas ocupado puede preferir actualizaciones concisas a través de un canal de comunicación instantáneo (como Slack). Los ejecutivos de alto nivel pueden valorar los desgloses más detallados por correo electrónico o en reuniones cara a cara.
Establece las partes interesadas clave enumerando todos los equipos e individuos (internos y externos) afectados por el proyecto.
Usemos de nuevo una fusión de empresas como ejemplo. Estos son todos los grupos de interés afectados por una fusión:
Partes interesadas internas | Partes interesadas externas |
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3. Identifica los canales de comunicación adecuados
Selecciona el canal correcto de comunicación para llegar a tu grupo demográfico ideal. La selección de canales adecuados garantiza que la audiencia correcta reciba y comprenda tu mensaje.
Estas son algunas formas de investigar las preferencias de comunicación para empresas:
Realizar encuestas. Recopila comentarios de las partes interesadas internas y externas para comprender sus expectativas, métodos de comunicación preferidos y preocupaciones clave.
Analiza las interacciones pasadas. Revisa las comunicaciones anteriores para identificar tendencias en la interacción entre personas, preguntas comunes y estilos de mensajería efectivos.
Utiliza los datos de CRM. Aprovecha la información de tus herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para comprender los hábitos de comunicación, los canales preferidos y las respuestas anteriores a mensajes similares.
También puedes evaluar tus esfuerzos de comunicación existentes para identificar lo que funciona bien y lo que necesita mejorar.
Realiza una auditoría de comunicación para evaluar tus esfuerzos actuales. Analiza la efectividad de los diferentes canales a través de métricas como:
Impresiones (cuántas personas ven tu comunicación)
Tasas de apertura (cuántas personas abren tu comunicación)
Niveles de participación (cuántas personas interactúan con tu comunicación haciendo clic, dando me gusta o compartiéndola)
Nota: A la hora de elegir el método de comunicación ideal, ten en cuenta la naturaleza del mensaje. Para temas delicados, como la reestructuración de puestos de trabajo o los cambios en los roles de la organización, comunícate en persona. Para actualizaciones detalladas y amplias, el correo electrónico podría ser una mejor alternativa.
4. Crea un calendario de comunicaciones
Desarrolla una hoja de ruta de comunicación que describa las actualizaciones y los mensajes esenciales para tu audiencia. Por ejemplo, si vas a lanzar un producto, establece fechas para la campaña de expectativa (teaser campaign, en inglés), el anuncio oficial y los seguimientos posteriores al lanzamiento.
El cronograma te permite monitorear el progreso y asegurarte de que el plan se mantenga en marcha.
A continuación, te explicamos cómo crear un calendario para el plan de comunicación:
Identifica la fecha de inicio ideal. Elige una fecha que esté alineada con el inicio del proyecto o el primer hito clave. Por ejemplo, si tu transformación digital comienza el 1 de marzo, planifica tu primera comunicación el 1 de febrero para preparar a los equipos para el cambio.
Planea las comunicaciones necesarias. Determina los mensajes clave y agrégalos al calendario de comunicaciones.
Ten en cuenta la frecuencia de la comunicación. Asegúrate de tener suficiente tiempo entre comunicaciones para preparar y escribir el mensaje correcto.
Finaliza el calendario. Revisa el cronograma para asegurarte de que has programado los mensajes a intervalos adecuados. En el lanzamiento de un nuevo producto, puedes enviar correos electrónicos de seguimiento a los clientes al menos dos semanas después de la fecha de lanzamiento para que las personas tengan tiempo de probar el producto.
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5. Asigna roles a los miembros del equipo
Asigna roles y responsabilidades para asegurarte de que todos entiendan lo que deben hacer para entregar el plan con éxito. Las tareas claras garantizarán una ejecución del plan fluida y eficiente.
Para asignar roles, define claramente quién es responsable de cada tarea. Así es como se vería esto para el lanzamiento de un nuevo producto:
Los líderes comunican las actualizaciones sobre el nuevo producto a los equipos internos y a las partes interesadas clave
El equipo de marketing elabora y envía actualizaciones a los clientes potenciales y actuales clientes
El equipo de ventas se relaciona con los clientes potenciales e impulsa la adopción de productos
El equipo de atención al cliente prepara y comparte preguntas frecuentes y guías de solución de problemas para los clientes
El equipo de producto proporciona información detallada sobre las características y los plazos del producto
Comparte estos roles con tu equipo por correo electrónico, en persona o utilizando la tecnología. En un CRM de ventas, por ejemplo, puedes asignar tareas a los usuarios. De esa manera, todas las responsabilidades están en una ubicación central y accesible.
Cómo asignar tareas en Pipedrive
Utiliza las actividades para describir las funciones y responsabilidades de comunicación directamente en tu calendario de CRM. Para optimizar tus esfuerzos de comunicación, crea todas tus tareas en una ubicación central.
Encuentra actividades haciendo clic en el icono “Actividades” en el menú de navegación del lado izquierdo:
Elige el formato de tu actividad, incluyendo tareas, llamadas, reuniones, plazos y correos electrónicos (o crea una actividad personalizada).
Dirígete al calendario de ventas o a la vista de lista de la pestaña de actividades y haz clic en el botón “+ Actividad”:
Cuando aparezca el mensaje “Programar una actividad”, agrega los siguientes detalles de la actividad:
Título: el nombre de tu actividad
Tipo: el tipo de actividad predeterminado o personalizado
Hora, fecha y duración: cuándo es y cuánto dura la actividad
Ocupada o libre: las actividades se establecen como “Libres” de forma predeterminada. Si una actividad está configurada como “Ocupada”, los clientes no pueden reservar esa franja horaria a través de ningún enlace del Planificador
Nota: una descripción de tu actividad (esto es privado y solo visible dentro de tu cuenta de Pipedrive)
También puedes vincular el trato, la organización y el contacto a la actividad. Por ejemplo, si una de tus tareas implica ponerse en contacto con un cliente, puedes vincular su información de contacto a la actividad.
Así es como aparece esta información en Pipedrive:
A continuación, agrega invitados, ubicaciones o descripciones a tu actividad expandiendo la sección debajo de la sección de hora, fecha y duración de la ventana de la actividad:
Para completar actividades, márcalas como finalizadas en la lista de actividades o en la vista de calendario:
Nota: Debes activar la sincronización de calendario para enviar invitaciones a actividades. Este proceso implica sincronizar tu cuenta de Pipedrive con tu sistema de calendario preferido, como Google Calendar, Microsoft Calendar o Outlook.
6. Establece metas e hitos para medir el éxito
Identifica las métricas de rendimiento para determinar el éxito. Estas métricas te ayudan a comprender el balance del plan y si tus esfuerzos de comunicación respaldan el objetivo general.
Imagina que el objetivo es garantizar que los empleados se integren y utilicen con éxito un nuevo sistema en toda la empresa. Para medir el éxito, las métricas podrían incluir lo siguiente:
Seguimiento de las preguntas de los empleados sobre el software. Realiza un seguimiento del volumen y la naturaleza de las preguntas para identificar las áreas comunes de confusión. Una disminución de las preguntas repetitivas a lo largo del tiempo indica una mejor comprensión (y, por lo tanto, implica una mejor comunicación por tu parte).
Recopilación de comentarios posteriores a la implementación. Evalúa la satisfacción de los empleados y la facilidad de uso del nuevo sistema. La alta satisfacción indica que tus comunicaciones dieron a los miembros del equipo el conocimiento y las habilidades para usar el software de manera efectiva.
Utiliza el marco de objetivos SMART para crear objetivos claros, medibles y con plazos determinados.
Por ejemplo, un objetivo SMART para un plan en torno a la implementación de un nuevo sistema interno podría ser el siguiente:
Aumentar la comprensión y el compromiso de los empleados con el nuevo sistema en un 90 % en tres meses compartiendo materiales de comunicación y capacitación efectivos sobre el uso del software.
7. Redacta el plan de comunicación
Para agilizar el proceso, agrega toda la información a un plan de comunicación utilizando una plantilla lista para usar (como la que se proporciona en este artículo). Escribir el plan te permite agregar más detalles y contexto sobre comunicaciones específicas.
Por ejemplo, así es como podrías detallar el contenido de cada correo electrónico en torno a la implementación de un nuevo sistema en el componente del calendario:
Correo electrónico de anuncio. Presenta la nueva iniciativa o sistema, explica tu propósito y describe los próximos pasos: “Estamos entusiasmados de lanzar nuestro nuevo sistema en toda la empresa para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración. Esto es lo que necesitas saber para empezar”.
Correo electrónico de recordatorio de capacitación. Proporciona detalles sobre las próximas sesiones de capacitación, incluyendo las fechas, horas y enlaces de registro: “No pierdas la oportunidad de unirte a una sesión de capacitación práctica para aprender cómo sacar provecho al nuevo sistema”.
Correo electrónico de preguntas frecuentes. Responde a las preguntas más frecuentes o a los problemas más comunes: “Hemos recopilado las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre el nuevo sistema. Echa un vistazo a nuestras preguntas frecuentes para obtener soluciones rápidas”.
Correo electrónico posterior a la implementación. Solicita comentarios y destaca las historias de éxito: “Ahora que el sistema está activo, nos encantaría saber de ti. Comparte tu experiencia y mira cómo otros equipos usan la plataforma”.
Implementa sistemas para crear y enviar correos electrónicos a grupos segmentados utilizando un software de marketing por correo electrónico. Por ejemplo, puedes usar Campaigns de Pipedrive para crear correos electrónicos, filtrar tu audiencia, automatizar mensajes y analizar el rendimiento.
Nota: La inteligencia artificial (IA) es cada vez más popular. Considera cómo las herramientas de IA podrían mejorar tus comunicaciones. Por ejemplo, puedes utilizar asistentes de escritura impulsados por IA para redactar correos electrónicos más rápido y garantizar un tono y un estilo coherentes en todas las comunicaciones.
Cómo generar correos electrónicos automáticamente con Pipedrive AI
Usa el redactor de correos electrónicos con IA de Pipedrive para crear correos electrónicos profesionales y de alta calidad con un solo clic. Ahorra tiempo, minimiza el bloqueo del escritor y garantiza que la comunicación esté alineada con tu tono y estilo.
Para usar el escritor de correo electrónico con IA de Pipedrive, habilita la sincronización de correo electrónico. Dirígete a “Preferencias personales” > “Sincronización de correo electrónico” > “IA de correo electrónico”. A continuación, habilita la opción Generación de contenido de correo electrónico:
La función de creación de correo electrónico aparecerá en tu redactor de correo electrónico. Haz clic en “Escribir mi correo electrónico” para empezar.
Verás un mensaje con tres campos para agregar información adicional sobre el contenido, el tono y la longitud del correo electrónico.
Selecciona “Generar correo electrónico”. Después de unos momentos, verás una sugerencia de contenido de correo electrónico.
Puedes copiar el contenido en un nuevo correo electrónico o seleccionar “Regenerar” para crear una nueva respuesta.
Nota: La función de creación de correos electrónicos con IA de Pipedrive está disponible con los planes Profesional y superiores.
8. Comparte el plan de comunicación final
Distribuye el plan a los miembros del equipo y a las partes interesadas pertinentes. Compartir el plan garantiza que todos entiendan sus roles, responsabilidades y los objetivos establecidos.
Carga el documento en una ubicación central para asegurarte de que todos puedan acceder al mismo. Puedes utilizar plataformas de almacenamiento de documentos como Google Drive para cargar y compartir tu plan de comunicación.
Agregar el plan a una ubicación central también facilita la recopilación de comentarios y las respuestas a las preguntas. Los miembros del equipo pueden dejar sugerencias directamente en el plan, y todos pueden ver sus respuestas.
Este proceso también reduce la duplicación de comentarios, lo que facilita la selección de sugerencias y proporciona respuestas valiosas.
Consideraciones finales
Los planes de comunicación son valiosos para aclarar los mensajes clave, las audiencias, los plazos, las responsabilidades y los objetivos establecidos. Alinean a los equipos en el tono, la dirección y el propósito de la comunicación y garantizan que todos los mensajes apoyen el objetivo general.
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