Para gestionar de forma eficaz a tu equipo de ventas, debes tener un buen manejo de los datos y una estrategia de informes de ventas que funcione.
En esta guía, vamos a mostrarte de forma gratuita qué tipo de plantilla de informe de ventas necesitas para recopilar información clave del negocio y te ofrecemos 10 ejemplos de reportes de ventas. Entre ellos incluimos uno de desempeño del personal, que puedes usar para mejorar la evaluación, revisión y pronóstico de las metas de tu equipo.
Por qué los informes de ventas son cruciales para tu empresa
Seguramente, tú y tu equipo tienen que gestionar diversas tareas relevantes en el día a día. Es importante rastrearlas para reportar y discutir los datos y hallazgos con los representantes de la empresa.
Por eso, aquí compartimos una lista de las ventajas que tiene preparar reportes de ventas relevantes y detallados.
Los informes ayudan a alinear las metas de tu equipo de ventas y de la empresa en general
Cuando las metas de ventas y de marketing están alineadas, las empresas tienen más probabilidades de alcanzar o superar sus objetivos de ventas. Los departamentos que fomentan la comunicación y colaboración entre ellos, tienen mucha más probabilidad de obtener resultados positivos.
La previsión de ventas y los objetivos de ventas se definen a partir de estos datos. Los representantes de ventas deben conocer bien estas metas para trazar su plan de ventas.
Descarga tu guía para perfeccionar tus propuestas de venta
Los reportes de ventas fomentan la transparencia y responsabilidad entre los representantes
La gerencia de ventas debe saber quiénes son los vendedores con mejor desempeño, así como quiénes tienen alguna dificultad. Si sabes quién está impulsando y quién está frenando a tu equipo, serás capaz de reconocer y promover los comportamientos productivos, a la vez que realizas ajustes en las áreas necesarias.
Tus representantes de ventas deben saber cómo está siendo su desempeño. Un estudio de Gallup muestra que el personal se compromete más cuando la gerencia se preocupa por su desempeño y desarrollo.
Un buen proceso de gestión de ventas te ayudará a coordinar las tareas de ventas, motivar a tu equipo y de esta forma mejorar el desempeño general. Los representantes pueden evaluar y repensar sus estrategias de ventas basándose en los hallazgos de los informes de progreso y en los informes de desempeño profesional. La finalidad es estimularlos con propuestas para que evolucionen, en lugar de desmotivarlos.
Los informes fomentan una cultura de trabajo en equipo y colaboración
Aunque, por lo general, los vendedores se desafían y motivan con la idea de competir, los equipos como un todo trabajan por el mismo fin: cerrar tratos.
Compartir datos clave con tu equipo genera la motivación fundamental para que los representantes trabajen juntos y se apoyen mutuamente para alcanzar los objetivos de ventas. Por eso, tus datos de desempeño deben destacar esa visión de forma precisa.
Los informes brindan previsiones de ventas y ayudan a definir metas más precisas
En una época en la que muchos representantes de ventas no están consiguiendo llegar a sus metas de ventas mensuales y anuales, las buenas previsiones o pronósticos de ventas son grandes aliados para cualquier equipo.
Contar con datos realistas del histórico de ventas permite elaborar pronósticos de ingresos más precisos y un comparativo de ventas mensuales o anuales, lo cual influye en todo el plan de negocio, desde la estrategia de ventas hasta cómo serán las próximas contrataciones.
Además, los reportes de desempeño profesional que resaltan los puntos clave de rendimiento (KPIs) y las actividades que dan buenos resultados pueden ayudarte a tomar decisiones para enfocarte en las acciones que llevan a cerrar más tratos. De igual manera, podrás definir mejor los objetivos de ventas para que tus representantes los alcancen más fácilmente.
10 ejemplos de informes de ventas que tu equipo puede utilizar en la práctica
Ten presente que probablemente necesitarás tener más de una plantilla de informe de ventas para ganar una visión amplia del desempeño de la estrategia de tu empresa. No obstante, no es necesario que uses todas las plantillas que te ofrecemos para comenzar a sacarle provecho a tus reportes de ventas.
Cualquier combinación de los modelos propuestos a continuación es un buen punto de partida para que empieces a analizar y prever mejor el desempeño futuro de tu equipo.
1. Informe del embudo de ventas
Un informe del embudo de ventas muestra dónde se ubican y cómo evolucionan los tratos de tu equipo divididos por trimestre. Si aún no estás usando un CRM o una herramienta específica para reportes, puedes crear este tipo de plantilla de informe de ventas o formato de ventas diarias en las hojas de cálculo de Excel (hoja de venta) y así visualizar de forma simple todos tus tratos.
El objetivo de este formato de informe comercial es ofrecer un panorama general del negocio, no de los detalles específicos del embudo o del desempeño de cada persona del equipo.
Inicialmente, los reportes de ventas en excel serán útiles, pero cuando tu equipo crezca, deberás usar algún CRM que ofrezca más recursos para mejorar la colaboración del equipo y la automatización de tareas. Esto te permitirá enfocarte en acciones individuales.
2. Informe semanal de ventas
Contar con una plantilla de informe de ventas semanales te permite recopilar y evaluar las tendencias del equipo sin tener que estar constantemente microgestionando a tus representantes de ventas. Estos datos también pueden ser útiles para discutir en las reuniones semanales de ventas o en las conversaciones uno a uno con tu personal.
Una plantilla de informe de ventas semanales se centra en las acciones y desempeño del equipo y de cada vendedor. Debe mostrar, por ejemplo, quién está cerrando más tratos y quién está realizando más llamadas.
Igualmente, puedes utilizar el formato de informes comerciales semanales para mapear el número total de reuniones cumplidas y conversiones, así supervisas si tu equipo está siendo realmente productivo.
3. Informe de ventas mensual / trimestral
Este reporte reúne las tendencias generales de tu equipo, muestra el estado de salud de tu embudo y de los ingresos.
El mayor beneficio de contar con una plantilla de informe de ventas mensual es que ofrece a tu equipo un período de tiempo razonable para recopilar datos valiosos que informen la toma de decisiones y puedan traducirse en propuestas accionables. Si quieres observar qué está funcionando y qué no, analizar tus informes de uno o dos meses te dará una buena idea.
Por ejemplo, si en un par de meses consecutivos hay una caída evidente en las conversiones o en las llamadas, está claro que hay un problema y debes identificar la causa. En cambio, si notas un aumento en las ventas o en la tasa de conversión, es un indicador de que algo está funcionando bien, por lo que es momento de analizar los informes más detallados para entender qué es exactamente lo que está haciendo la diferencia.
Este informe mensual también es una referencia importante para compartir con otros departamentos o cargos de la empresa ya que ofrece una visión general de cómo está posicionándose tu equipo dentro del negocio.
4. Ejemplo de informe de desempeño del personal
Es una muy buena idea contar con una plantilla de informe de desempeño de los empleados. Este tipo de reporte individual no solo es útil para la gerencia, sino que ayuda a cada vendedor a visualizar de forma clara sus datos de ventas, como los tratos cerrados o los prospectos perdidos, es decir, su desempeño. Esta visión refuerza la autoevaluación y el sentido de compromiso.
A continuación, puedes ver un ejemplo de informe de desempeño del personal de un equipo pequeño (desglosado según el desempeño individual) en Pipedrive. Nuestra plataforma te permite controlar los permisos de acceso de los usuarios a este tipo de base de datos.
Es decir, puedes gestionar de forma individual quién puede consultar cada informe para evitar que los vendedores espíen el desempeño de otras personas de su equipo.
5. Informe para evaluar el desempeño profesional (individual o de equipo)
Como vimos, los informes de desempeño individual de tus empleados brindan una visión clara de qué representantes tienen el mejor rendimiento y qué es lo que está funcionando.
Pero más allá de registrar los datos habituales de un informe de desempeño individual, como el número de llamadas realizadas, los clientes potenciales contactados o los tratos cerrados, es importante evaluar aspectos más complejos. Para ello, te proponemos este ejemplo de informe de desempeño más específico.
Algunos indicadores de desempeño valiosos son:
Productividad: La capacidad del empleado de ofrecer resultados en comparación con los recursos utilizados
Capacidad: Los resultados ofrecidos por el empleado en comparación con el tiempo de ejecución
Calidad: Los resultados ofrecidos por el empleado en comparación con la satisfacción de la clientela
Estrategia: Los resultados ofrecidos por el empleado en relación con las estrategias y objetivos definidos por la empresa
6. Informe del estado de los prospectos
En ciertos casos o para algunos tipos de negocios, es beneficioso contar con una plantilla de informe del registro de ventas específica para registrar datos de un único prospecto o cuenta. Es aquí donde entra en juego el informe de estado de los prospectos.
Supervisar el estado de un prospecto significa tener control de cada interacción que lo acerca más a convertirse en un cliente. Este informe permite registrar una lista de acciones eficaces de lead nurturing para implementar con tus clientes potenciales más valiosos en las siguientes etapas de tus ventas.
7. Informe anual del plan de ventas
En una época de tantos cambios acelerados, es difícil prever el futuro. Sin embargo, es crucial contar con un plan de acción.
El plan anual de ventas se basa en los informes comerciales y otros reportes de la empresa del año anterior. Ayuda a definir mejor las metas de ventas, las campañas y determinar cuántos representantes serán necesarios para llevar a cabo esas tareas.
8. Informe de ventas y marketing
Previamente, mencionamos que cuando el área de ventas y de marketing trabajan en conjunto, los ingresos aumentan. Por lo tanto, resulta útil contar con un informe que muestre el desempeño de ambas áreas para monitorear mejor la colaboración.
Rastrear los resultados de las acciones y canales de marketing permite identificar formas de mejorar el ROI (retorno de la inversión). Esto aplica para acciones en Google, anuncios pagos, emails en frío, publicaciones en blogs, redes sociales y demás canales de marketing y ventas.
Igualmente, el departamento de ventas de tu empresa debe colaborar con el de marketing en la estrategia de elaboración de los reportes. Esto no solo simplifica el proceso de ventas, sino que también te permite recopilar datos valiosos sobre los prospectos, por ejemplo: cómo es el desempeño de los prospectos de ventas por email en comparación con los de otras fuentes.
9. Reporte de ventas diarias
Los informes diarios de actividades de ventas tienen que ser cortos y fáciles de digerir. No se centran en tendencias, sino en cuestiones cotidianas. Un formato de reporte de actividades diarias de trabajo en Excel puede ser útil aquí.
Por ejemplo, cuántas reuniones se programaron o quién cerró un trato. Hacer este seguimiento de las acciones de ventas es importante para monitorear a corto plazo cómo se está desempeñando cada persona del equipo a través de un reporte de ventas. Ejemplo: Puedes apoyarte en un ejemplo de reporte de ventas en Excel para estructurar esta información de manera sencilla.
10. Informe de actividades
Los informes de actividades te brindan una visión más completa de la productividad de tu equipo al mostrarte qué acciones están impulsando las ventas.
Con los reportes de actividades detallados (como los avances de desempeño de acciones de Pipedrive) puedes ver quién de tu equipo realizó más acciones y obtener una visión general de las actividades planeadas para luego poder verificar qué porcentaje del trabajo previsto se ejecutó.
Métricas más importantes en los informes de ventas
Existen muchas métricas de ventas que te ayudan a evaluar el éxito de tu negocio. No hay un informe en el que quepan todas (ni sería aconsejable hacerlo).
Aquí te dejamos un resumen de métricas importantes que debes observar e incluir en tus reportes de ventas en Excel (ejemplos como los mencionados) y en tu CRM para garantizar que los datos recopilados se conviertan en acciones.
Correos electrónicos enviados y/o llamadas realizadas
Rastrear los emails y las llamadas es clave por dos motivos: revela la productividad de tus vendedores y muestra cuáles de esas acciones resultan en reuniones y demostraciones.
Acciones / actividades concluidas por individuo
Mapear las acciones de ventas concluidas te permite determinar cuáles son las más valiosas y qué representantes están alcanzando sus metas.
Tratos nuevos
Tanto tus representantes como tu facturación necesitan que haya un flujo frecuente de tratos nuevos. Si esto no ocurre, debes analizar tu estrategia de ventas y buscar alternativas para traer más leads a tu embudo.
Valor de los tratos nuevos
Tener más tratos no quiere decir que todos sean de calidad. Supervisar el valor de tus tratos te permite priorizar aquellos con mayor potencial.
Tratos cerrados
¿Qué necesita un prospecto para recorrer el embudo y convertirse en un trato? Al analizar las características comunes entre los tratos cerrados, podrás pulir la estrategia de tu departamento de ventas continuamente.
Tratos perdidos
Las victorias se celebran y las derrotas se analizan. Si estás perdiendo varios tratos en la misma etapa de tu embudo, debes estudiar el motivo. En esto pueden ayudarte los informes de Pipedrive que muestran los principales motivos de pérdidas de tratos.
Tasa de conversión de prospectos
Las tasas de conversión son cruciales para evaluar la eficiencia de tu estrategia de ventas y si tus metas de ingresos son realistas.
Tiempo promedio de conversión
Nota que la mayoría de los ejemplos de informes de ventas que te presentamos aquí abarcan un período de tiempo determinado. Al saber cuál es el tiempo promedio que te lleva convertir un prospecto, podrás gestionar mejor tus expectativas de desempeño y resultados de ventas.
Fuentes de las ventas
Al detectar de dónde vienen los consumidores, podrás definir mejor qué canales de venta son más ventajosos.
Valor de vida del cliente (CLV)
El valor de vida del cliente (CLV, del inglés Customer Lifetime Value) permite prever cuál puede ser el rendimiento de un cliente para tu empresa durante toda su relación con la marca.
Tres aspectos claves en tus ventas deben ser:
Saber cuánto cuesta adquirir un cliente en comparación a cuánto cuesta retenerlo
Mejorar el CLV
Generar ingresos recurrentes
Además, el CLV es una métrica muy relevante en el pronóstico de ventas.
Rotación
La tasa de rotación de clientes es la medida de cuántos clientes dejan de relacionarse con tu marca en un período de tiempo específico. Tanto a nivel cuantitativo como cualitativo, la tasa de rotación influencia directamente tu pronóstico de ventas y te brinda datos para entender los motivos por los cuales tus clientes dejan de hacer negocios con tu marca.
Por supuesto, existen muchas otras métricas que también son importantes de monitorear. Una gran ventaja de crear informes con Pipedrive es que todas las métricas son fáciles de entender, personalizables y aparecen de manera destacada. En lugar de tener que suponer cifras o intentar localizarlas manualmente, nuestra plataforma te brinda reportes precisos, de fácil acceso y fáciles de compartir con tu equipo.
Cómo garantizar que tus informes de ventas sean eficaces
Definiste tus modelos de evaluación y qué informes de ventas generar. ¿Qué sigue ahora?
Aquí tienes algunas sugerencias para garantizar que tu equipo utilice los datos con propiedad y eficiencia.
Comparte los informes de desempeño con el equipo
Como comentamos previamente, los gerentes de ventas deben compartir los datos de desempeño. Esto permite mejorar las estrategias y mantener a los profesionales comprometidos.
Todas las propuestas de plantillas de informes de ventas que propusimos en este artículo, se pueden compartir. No existe una forma única de compartir los datos, pero aquí te dejamos algunas ideas para hacerlo, además de las reuniones presenciales:
Repasar los datos al compartir pantalla (como Zoom u otras plataformas similares)
Crear y compartir un modelo Kanban con los datos (en aplicaciones como Trello ou Asana)
Programar el envío de emails semanales o mensuales que destaquen los hallazgos de los principales reportes de ventas
Todo lo que puedas hacer para que tus informes sean más accesibles y atractivos, es un punto a tu favor. Incluso crear tableros con el ranking de ventas. Ese tipo de datos puede ser estimulante si en tu equipo existe una “competencia” saludable ya que crea curiosidad e interés.
La idea central es simple: informa a tus representantes sobre lo que ocurre en la empresa para que puedan mejorar. Los informes permiten ofrecer esa información de forma eficiente.
No satures a tu equipo con los datos
Crear y compartir informes se puede hacer un vicio. Cuanto más profundizas en los datos, más ganas dan de entender y detallar todo al máximo.
No obstante, hay que ser asertivos y enfocarse en los hechos clave cuando se comparten datos con el equipo. Si no, corres el riesgo de sobrecargar al personal. Así que elige con cuidado qué métricas compartir y con qué frecuencia enviar informes.
Recuerda que no existe una fórmula única para determinar cómo y cuándo compartir un informe. Un equipo pequeño quizás puede discutir los datos de ventas relevantes en una presentación diaria, en cambio, para un equipo más grande puede ser mejor hacerlo al final de la semana. Siempre que estén analizando los datos, estarán en un buen camino.
Tampoco olvides que ningún informe de ventas engloba todo lo que es importante del negocio. Si tienes que segmentar tus datos e informes, ¡hazlo!
Convierte los datos en etapas prácticas
El objetivo final de los informes es generar algún tipo de acción en tu equipo. Puede ser repensar el número de llamadas o evaluar invertir más en un canal específico.
Al debatir los datos del negocio, se definen mejor los pasos a seguir, se establecen prioridades claras y las próximas etapas que se deben abordar.
Y no solo se trata de compartir una plantilla de informe de ventas con tu equipo; también es importante plantearse:
¿Estamos en el camino correcto para alcanzar nuestras metas de ventas?
Si la respuesta es no, ¿qué cambios debemos hacer? Si la respuesta es sí, ¿qué es lo que estamos haciendo bien?
¿Cómo podemos mejorar las conversaciones con nuestra clientela?
Esas preguntas pueden ayudarte a dirigir tu estrategia de ventas hacia acciones prácticas.
Conclusión
Usar informes de ventas es totalmente necesario en el mundo de las ventas actual. Estos modelos que hemos compartido aquí junto con el ejemplo de reporte de desempeño, te ayudarán a empezar a organizar tus datos y a optimizar tu actividad comercial.
Saca partido a estos ejemplos, métricas y consejos para que tu equipo empiece a aprovechar los datos y mejorar las ventas.
