Dado que las empresas organizan cada vez más su trabajo diario en torno a proyectos, las habilidades y los conceptos de la gestión de proyectos son más relevantes que nunca.
Las oficinas de gestión de proyectos (PMO) proporcionan estructura y coherencia al trabajo basado en proyectos en toda la organización, lo que ayuda a los equipos a repetir patrones exitosos y alcanzar sus objetivos de manera eficiente.
En este artículo, aprenderás cómo funcionan las PMO (project management office, por sus siglas en inglés) y cómo el uso de una puede ayudar a tu empresa a minimizar el riesgo y crecer más rápido. También enumeraremos algunos aspectos relacionados con las mejores prácticas para ayudarte a maximizar el retorno de la inversión (ROI) de tu oficina de administración de proyectos.
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¿Qué es una PMO y cómo funciona?
Una oficina de gestión de proyectos, o PMO (project management office), es un equipo o departamento que define y mantiene los estándares de gestión de proyectos de una organización.
El objetivo principal de una PMO es maximizar la eficacia y la eficiencia de los proyectos de su organización a través de un marco de gobernanza y refinamiento de los procesos, políticas, métricas y métodos relevantes.
Las PMO son cada vez más populares a medida que más empresas se dan cuenta de los beneficios.
Según datos de Wellingtone, el 82 % de las organizaciones tenían al menos una PMO en 2021 y el 47 % utilizaba varias. Por otro lado, un estudio realizado por PwC y PMI analizó 230 organizaciones a nivel mundial con oficinas de dirección de proyectos (PMO) de alto desempeño, incluyendo 14 en Latinoamérica.
Esta tendencia de crecimiento sugiere que las empresas están prestando más atención a la alta calidad del trabajo basado en proyectos, aunque todavía hay margen de mejora. Solo un tercio de los encuestados por Wellingtone (profesionales de la gestión de proyectos y programas) dijeron que estaban satisfechos con el nivel actual de madurez de los proyectos de sus organizaciones.
¿Qué hace una PMO?
En el nivel más amplio, las PMO son responsables de guiar a los equipos de gestión de proyectos y administrar toda la documentación del proyecto.
Las cinco actividades y responsabilidades más comunes de la PMO son:
Informes de estado del proyecto. Informar a las partes interesadas del proyecto sobre el progreso y el rendimiento del mismo.
Mantenimiento de listas de proyectos y gestión de portafolio de proyectos. Mantener registros precisos sobre la ejecución de proyectos que están en curso, completados y próximos dentro de una empresa.
Administración de metodologías de gestión de proyectos y plantillas de documentos. Definir y actualizar continuamente los marcos de trabajo que los directores del proyecto utilizan para liderar proyectos.
Facilitar los procesos de aprobación de proyectos. Establecer y supervisar los procedimientos por los que deben pasar los gerentes de proyecto para obtener la aprobación de las partes interesadas del proyecto.
Evaluación y monitoreo de proyectos y gestión del cambio. Proporcionar una evaluación independiente de las posibilidades de éxito de un proyecto (incluyendo la probabilidad de adopción por parte del personal), antes y durante el ciclo de vida del proyecto.
Las necesidades empresariales dictan las prioridades diarias de una PMO, por lo que las actividades pueden diferir entre organizaciones y circunstancias.
Por ejemplo, una empresa que forma un nuevo equipo de proyecto o promueve a un miembro del equipo a la posición principal puede requerir que su PMO brinde orientación más directa al ejercer como consultor interno. De esta manera, la PMO puede utilizar su amplia experiencia para ayudar a los gerentes de proyectos menos experimentados a evitar errores y desarrollar sus habilidades mientras trabajan.
PMO vs gestor de proyecto vs gestor de programa: ¿Cuál es la diferencia?
Verás que los términos PMO, gestor de proyecto y gestor de programa se usan mucho juntos.
Si bien están vinculados, cada uno tiene su propio significado. Comprender las diferencias hace que sea más fácil:
Comunicarse con profesionales de la gestión de proyectos
Elaborar un caso de negocio de PMO para las partes interesadas de tu organización
Saber dónde buscar orientación experta
¿Qué es un gestor de proyectos?
Los gestores de proyectos, conocidos como project managers en inglés, son responsables de planificar, organizar y dirigir proyectos (y actividades relacionadas) dentro de una organización. La estructura de la PMO de la organización dictará lo siguiente:
El nivel de control del director del proyecto
La frecuencia de la comunicación entre el gestor del proyecto y la PMO
Las empresas pueden nombrar directores del proyecto internos o externalizar la responsabilidad a un gestor de proyectos autónomo. Este último enfoque puede ser más rentable para las empresas con presupuestos más pequeños y menos proyectos, ya que les permite pagar solo cuando los proyectos están activos. Un equipo de profesionales de proyecto también se beneficia de la orientación de expertos, incluso cuando su organización no puede justificar una contratación permanente.
¿Qué es un gestor de programas?
Los proyectos son esfuerzos temporales y puntuales para implementar el cambio. Cuando una empresa vincula múltiples proyectos e iniciativas para lograr un resultado mayor, esto se convierte en un programa.
Un gerente de programa supervisa los programas y los proyectos dentro de ellos para asegurarse de que estén alineados con los objetivos generales de la empresa, entre otros aspectos clave.
Mientras que los gerentes de programas y proyectos comparten algunas responsabilidades y habilidades, los gerentes de programas tienen un enfoque más estratégico. Mantienen estrechos vínculos con los principales responsables de la toma de decisiones para traducir el pensamiento ejecutivo en decisiones cotidianas de los proyectos.
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Los 4 tipos de PMO y dónde encajan mejor
Existen varias estructuras de PMO que se adaptan a diferentes tipos de empresas, tamaños y necesidades. Usar la correcta puede marcar la diferencia entre una gestión de proyectos efectiva e ineficaz dentro de tu organización.
Las grandes empresas con presupuestos para múltiples PMO pueden utilizar una variedad de estructuras para cubrir varios tipos y alcances de proyectos específicos.
Debido a las limitaciones presupuestarias y de alcance, es más probable que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) tengan una única PMO que lo abarque todo, lo que significa que el papel de la PMO adapta su enfoque de un caso a otro.
Para ayudarte a crear la PMO adecuada para tus objetivos, aquí tienes los cuatro tipos principales y sus características.
1. La PMO activista
Las PMO activistas adoptan un enfoque amplio y facilitador, permiten que los gerentes de proyectos y otros líderes utilicen su amplia experiencia para manejar los detalles más finos y son adecuadas para organizaciones con funciones de gestión de proyectos maduras.
Su prioridad es siempre alinear la entrega de proyectos con la visión general y el apoyo de la empresa mediante un control moderado, en lugar de instruir a los gerentes de proyecto.
Los procesos y estándares bien refinados de la PMO activista ayudan a que los proyectos se ejecuten con una participación mínima de la PMO. Como resultado, el enfoque funciona bien en grandes empresas con gerentes de proyectos establecidos, donde es normal que muchos proyectos sucedan simultáneamente.
2. La PMO de entrega (o PMO de entrega de proyectos)
Gartner estima que al menos el 40 % de las PMO son PMO de entrega, lo que hace que este sea el tipo más común.
Las PMO de entrega son similares a las activistas en el sentido de que apoyan pasivamente a los gerentes de proyecto para alcanzar los objetivos y ejercen un control moderado, pero tienden a priorizar los resultados a corto plazo (es decir, los entregables) sobre la visión empresarial a largo plazo.
Su enfoque en los entregables a corto plazo significa que las PMO de entrega son muy adecuadas para proyectos ágiles y empresas que utilizan esta metodología.
Gestión de proyectos en cascada frente a gestión ágil de proyectos
En cascada | Ágil |
La metodología en cascada consiste en completar tareas y fases de forma lineal y secuencial. El progreso en un proyecto en cascada va en una dirección (como una cascada), lo que significa que este enfoque es más adecuado para proyectos en los que el resultado deseado está claramente definido y es poco probable que cambie. También significa que hay dependencias de tareas, por lo que es posible que una fase no comience antes de que se complete otra. | Los equipos que utilizan metodologías ágiles de gestión de proyectos trabajan en fases cortas (conocidas como sprints), probando e informando con regularidad para descubrir oportunidades de refinamiento. Pueden moverse hacia adelante y hacia atrás entre las fases de trabajo para realizar los cambios necesarios y utilizar múltiples entregables más pequeños como hitos del proyecto. La flexibilidad de las metodologías ágiles las vuelve útiles para proyectos sin un objetivo final claramente definido. |
3. La PMO de cumplimiento
Las PMO de cumplimiento ayudan a garantizar que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto, a tiempo y alineados con las expectativas de gestión de calidad, entre otros aspectos fundamentales. El director del proyecto identificará estas tres limitaciones durante las fases de inicio y planificación de un proyecto.
Al ser más activas, las PMO de cumplimiento son particularmente efectivas en empresas con procesos de gestión de proyectos inmaduros. En ausencia de procedimientos y documentación coherentes, la PMO puede dar orientación adicional a los project managers sin experiencia.
4. La PMO centralizada
Incluso más que otros tipos, la PMO centralizada actúa como una fuente de referencia para toda la información de gestión de proyectos y la toma de decisiones dentro de una empresa. A veces se denominan PMO directivas.
Además de establecer los estándares del proyecto e influir directamente en los resultados del mismo, una PMO centralizada puede ayudar a los nuevos gerentes de proyecto y contrataciones a ponerse al día con los procesos de la empresa.
Con un mayor control sobre los procesos y una influencia más directa en los proyectos individuales, las PMO centralizadas encajan bien en grandes organizaciones con procesos de gestión de proyectos menos maduros.
5 formas en que una PMO exitosa agiliza el crecimiento del negocio
Una PMO añade estandarización, estructura y responsabilidad a todos los procesos del proyecto dentro de una empresa. Si se hace bien, impulsa una mayor seguridad de proyectos y un mayor control sobre el crecimiento y la maniobrabilidad de la organización.
Aquí hay cinco beneficios clave de establecer una:
1. Los procesos estandarizados aumentan la eficiencia y la previsibilidad
Con una PMO que posee y mantiene las mejores prácticas, no es necesario reinventar la rueda con cada proyecto.
Existe un marco refinado para que el director de proyecto aplique sus propios objetivos, lo que significa que ahorra tiempo en las etapas de iniciación y planificación del proceso típico de gestión de proyectos.
Mientras que los gestores de proyectos aislados pueden elegir cómo medir el rendimiento del proyecto, una PMO suele utilizar los mismos KPI en todos los proyectos. Esto crea datos comparables que facilitan a las empresas la detección de ineficiencias y la predicción precisa de los resultados futuros.
Por ejemplo, una PMO de apoyo podría comparar el gasto estimado de los proyectos en un período de 12 meses con el gasto real. Si hay una disparidad, pueden investigar formas de mejorar la precisión de los pronósticos en la etapa de planificación.
2. Las principales iniciativas estratégicas reciben la atención que merecen para mejorar los resultados
Los grandes proyectos que contribuyen al crecimiento de una empresa deben ser liderados por personas con las habilidades adecuadas y el tiempo suficiente para dedicar, pero a menudo no lo son. Más de la mitad de los proyectos son manejados por personas cuya principal responsabilidad no es la de un gerente de proyecto.
Tener una PMO centrada en maximizar los beneficios del proyecto garantiza que los proyectos, y los marcos que los guían, reciban constantemente la atención que necesitan para ofrecer todo el valor.
Mientras que los gestores de proyectos internos (y los gestores de proyectos en funciones) suelen trabajar en los objetivos con poco tiempo para la reflexión, la PMO puede tomarse su tiempo para medir los resultados y perfeccionar los flujos de trabajo sin interrumpir el avance del negocio en curso. De este modo, las tasas de éxito de los proyectos deberían mejorar cada vez y las tareas habituales seguirán recibiendo la atención adecuada.
Margot Nack, directora sénior de productos de Adobe Systems, destaca el valor del enfoque en un artículo del Project Management Institute (PMI) sobre cuándo se necesita una PMO:
“Una PMO crea un nivel de coordinación que es difícil de lograr sobre una base de gestión de proyectos ad hoc. Hay más claridad, hay un mayor enfoque estratégico y hay una mayor capacidad para coordinar proyectos de manera eficiente”.
3. Un mayor énfasis en la gestión de riesgos reduce los desafíos y los fracasos
Si bien el trabajo del gerente de proyecto es identificar, evaluar y mitigar los riesgos relacionados con su trabajo, a la PMO le interesa crear un procedimiento de gestión de riesgos efectivo (y eficiente en el tiempo) para que los gerentes de proyecto lo sigan. Solo así podrán cumplir su propósito de maximizar los beneficios del proyecto.
Un proceso simplificado, coherente y fácil de seguir garantiza que la gestión de riesgos no se convierta en una tarea o una acción tardía. Las plantillas refinadas de la PMO muestran a los gerentes de proyecto qué buscar y cómo documentarlo, minimizando los desafíos inesperados a lo largo del proyecto.
Una PMO que identifica los riesgos en un proyecto puede compartir detalles con los gerentes sobre iniciativas similares o vinculadas, lo que ayuda a toda la organización a ser más reacia al riesgo.
Por ejemplo, si un proyecto de diversificación presenta un desafío legal inesperado, la PMO puede ajustar la sección de análisis de riesgos de su marco de gestión de proyectos para asegurarse de que otros gestores se anticipen al problema, ahorrando tiempo durante la planificación.
4. El conocimiento centralizado establece las mejores prácticas para un rendimiento constante
La información de riesgos no es el único conocimiento que se puede compartir. Al mantenerse al día con las mejores prácticas de gestión de proyectos, las PMO pueden brindar capacitación actualizada para ayudar a los gerentes de proyectos a optimizar el rendimiento y mantenerse por delante de los competidores.
Esto es particularmente útil para equipos de proyectos sin experiencia y para nuevas contrataciones. Cuando llegan al negocio, pueden acceder inmediatamente a una gran cantidad de conocimientos sobre cómo la empresa gestiona sus proyectos. La preparación para la incorporación y la mejora de las competencias ahorra tiempo a la empresa y reduce los costos de formación.
5. Un puente hacia los responsables de la toma de decisiones para proyectos mejor alineados
El propósito más amplio de la PMO es garantizar que los proyectos estén alineados con la visión a largo plazo de la empresa. En la mayoría de los casos, conocerán bien esta visión y podrán apoyar, modificar o detener proyectos en consecuencia.
Cuando los proyectos necesitan más claridad u orientación, la PMO actúa como enlace entre el director del proyecto y el responsable de la toma de decisiones. Existe un relacionamiento y entendimiento con ambas partes, lo que garantiza que la comunicación fluya de manera eficiente.
Según una encuesta de PwC de 2022, las PMO más maduras (que también reportan el mayor crecimiento de los ingresos y de las métricas de satisfacción del cliente más altas) afirman tener fuertes vínculos con la alta dirección. Del 5 % superior, el 94 % está de acuerdo en que los ejecutivos de su organización apoyan las actividades y objetivos de la PMO. Un 93 % está de acuerdo en que sus ejecutivos ven a la PMO como un socio estratégico.
Si las prioridades de una empresa cambian inesperadamente, la PMO puede traducir lo que aprenden de los ejecutivos en información procesable para los gerentes de proyectos. Esto permite a los gestores de proyectos adaptar su trabajo rápidamente para mantener la probabilidad de un resultado positivo y evitar el desperdicio de recursos.
Cómo maximizar los esfuerzos de crecimiento con una PMO: 4 consejos de mejores prácticas
Hay muchos datos que ilustran el valor de las PMO.
El informe del PMI, titulado “El éxito de las PMO en Latinoamérica”, reveló que el 94 % de las empresas que forman parte del 10 % con PMO de mejor desempeño a nivel global considera que su oficina de proyectos mantiene de forma constante una alineación total entre las iniciativas, los KPI y los objetivos estratégicos y de transformación de la organización en su conjunto.
Sin embargo, si establecer una PMO por sí solo fuera suficiente para garantizar un mejor rendimiento empresarial, todas las empresas tendrían una.
Se necesita tiempo, inversión y cuidado para configurar y ejecutar una PMO que optimice constantemente la productividad y contribuya al crecimiento del negocio.
A continuación, te ofrecemos cuatro consejos de mejores prácticas que te ayudarán a maximizar los beneficios:
1. Evalúa tus necesidades para determinar si puedes justificar una PMO
Una PMO mejora los resultados del proyecto en las circunstancias adecuadas. Depende de ti determinar si tu empresa necesita una.
La experimentada directora de programas Mary Hubbard explica los criterios clave de forma breve:
Suena simple, pero considera cuántos proyectos ha emprendido tu empresa en el último año. Si la respuesta es ninguno, no necesitas una PMO. Si has realizado uno o dos y logrado todos los resultados deseados, esta configuración funciona para tus necesidades actuales y, de nuevo, es probable que no necesites una PMO.
Sin embargo, si estás intensificando los esfuerzos de crecimiento y generando progreso en torno a los proyectos, o simplemente no obtienes grandes rendimientos de las inversiones regulares en proyectos, una PMO puede dar una dirección coherente.
Al hablar de las empresas orientadas a proyectos que no tienen PMO, Hubbard añade:
Si no te identificas con ninguno de estos casos y estás en duda, considera la posibilidad de externalizar las responsabilidades de la PMO para empezar. Experimenta algunos de los numerosos beneficios y decide si puedes justificar una inversión a tiempo completo.
2. Establece niveles de control y destaca los logros de la PMO para demostrar valor
Poner a alguien por encima de tus gestores de proyecto sin una explicación adecuada, especialmente si se trata de una PMO controladora, puede causar resentimiento y obstaculizar la productividad.
Hay tres pasos para mantener relaciones sólidas y permitir una colaboración efectiva:
Involucra a todos los gerentes de proyecto y miembros del equipo al establecer una PMO. Explica los numerosos beneficios, discute las preocupaciones y aprende de su conocimiento sobre qué desafíos y objetivos priorizar. Haz esto para enfatizar el impacto positivo que una PMO puede tener en el trabajo de todos.
Establece responsabilidades claras del gestor de proyecto y la PMO desde el principio para evitar la falta de comunicación y el resentimiento. Ambas partes deben comprender sus prioridades y debes equilibrar los niveles de control de manera efectiva. Por ejemplo, una PMO de cumplimiento que espera participar más activamente en los proyectos es más probable que choque por las responsabilidades con un gerente de proyecto práctico y con mucha experiencia.
Cuando la PMO esté establecida, destaca sus logros con regularidad utilizando métricas consistentes y accesibles. Por ejemplo: “Desde que establecimos nuestra PMO, el ROI del proyecto ha aumentado un 22 %. La PMO ha contribuido a esto aliviando cuatro riesgos principales y acortando nuestra etapa típica de planificación de proyectos en un 15 %”. Esto recordará a los gerentes de proyecto el valor de sus relaciones con la PMO.
No siempre se puede demostrar la eficacia y los logros de la PMO con métricas cuantitativas. Realiza encuestas a los empleados para medir y dar a conocer el valor subjetivo de una PMO.
3. Establece las expectativas de presentación de informes con antelación
Como enlace entre los proyectos y la alta dirección, las PMO deben informar sobre el estado y el rendimiento del proyecto. Sin embargo, estos informes solo son valiosos cuando contienen datos que ayudan a los altos directivos a tomar mejores decisiones empresariales.
Mbula Schoen, director analista sénior de Gartner, explica:
La alta dirección debe definir claramente el valor que espera de una PMO durante su formación y luego seguir comunicándolo para tener en cuenta los cambios en las prioridades. De este modo, la PMO sabe qué datos son más valiosos y, como resultado, crea informes útiles de forma constante.
4. Invierte en software de PMO para obtener visibilidad en toda la empresa
El software PMO (oficina de administración de proyectos) añade un extra de consistencia y eficiencia a los proyectos al centralizar:
Horarios de actividades
Responsabilidades del director de proyecto y de los miembros del equipo
Mediciones de resultados
Avances de hitos
Comunicación en equipo
A nivel individual de proyecto, tener datos consistentes en una sola ubicación mantiene a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo organizados e informados para que puedan avanzar hacia los mismos objetivos del proyecto.
Haciendo uso de las mismas herramientas, las PMO pueden ver el progreso de los proyectos en tableros de control en tiempo real sin distraer al líder del proyecto ni tener que esperar un informe final. Pueden usar datos en vivo (que a menudo se muestran en paneles de control fáciles de digerir) para tomar decisiones de proceso rápidamente y actualizar a los ejecutivos con un esfuerzo mínimo.
Hay muchas herramientas de gestión de proyectos y rastreadores de PMO disponibles, todos con sus propias ventajas y limitaciones. Las soluciones de gestión de tareas que se integran con tu tecnología existente te ayudarán a mantener datos limpios y coherentes (lo que permite una visión más precisa) y a ahorrar tiempo al reducir la necesidad de copiar información entre plataformas.
Consideraciones finales
Una PMO cuidadosamente gestionada puede asegurar que se lleven a cabo proyectos alineados con los objetivos empresariales, prever el rendimiento para una optimización de recursos y ahorrarte tiempo y dinero al agilizar los procesos.
No todas las empresas necesitan una PMO, pero en las circunstancias adecuadas, es una inversión justificable.
Si tu empresa, como muchas otras, organiza cada vez más el trabajo diario en torno a proyectos, establecer una PMO podría ser lo que te ayude a crecer más rápido que tus competidores.
