Para tener una empresa exitosa y un equipo de ventas eficiente, debes contar con una guía de ventas y una estrategia bien definida. Esta estrategia incluye crear un proceso de ventas detallado para que tus vendedores puedan seguirlo.
Diseñar un proceso de ventas es algo serio porque estás decidiendo cómo:
- Van a trabajar tus vendedores y alcanzar sus objetivos
- Va a crecer tu negocio
O lo haces bien y aumentan mucho tus ventas, o lo haces mal y paralizas la productividad de tu equipo.
Nuestra experiencia nos ha enseñado que muchos procesos de ventas fallan porque se equivocan en uno de estos dos puntos:
- Van más allá de sus posibilidades. Por ejemplo, apuestan por crecer muy rápido y gastan demasiado en tecnología, publicidad y contrataciones. Son procesos exigentes pero ambiguos. Crean confusión e inconsistencia.
- Limitan el crecimiento del equipo de ventas por miedo a invertir en tecnología, procesos y personal. Esto hace que los vendedores no puedan atender bien a los prospectos y estén llenos de trabajo administrativo. El resultado es un mal servicio al cliente y un equipo de ventas estresado.
Estos problemas se pueden superar con tu proceso de ventas centrado en objetivos realistas y actividades detalladas. También es clave optimizar de forma constante, usar herramientas digitales y priorizar en las tareas más eficientes.
Qué es un proceso de ventas
Un proceso de ventas, detallado en tu manual de ventas, es una guía paso a paso que orienta a tus vendedores desde el primer contacto hasta el cierre de una venta. Es decir, es la representación de las etapas por las que debe pasar un prospecto desde que descubre tu empresa hasta que se convierte en cliente.
Las etapas del flujo del proceso de ventas se reflejan en el embudo de ventas. Cada una se basa en una serie de actividades necesarias para poder guiar a tus prospectos a que tomen una decisión. Por ejemplo: llamadas en frío, reuniones, negociaciones, etc.
Estas actividades también sirven para determinar si quieres llevar un prospecto a la siguiente etapa. Te ayudan a enfocarte en los prospectos que muestran interés por tu propuesta, a tomar decisiones para convencerlos de escoger tu solución, y a descartar a los que tienen necesidades que no encajan con tus servicios o productos.
Tener un proceso de ventas confiable te ayudará a aumentar el flujo de clientes nuevos y acelerar el crecimiento de tu negocio. Además, te dará una visión clara de las actividades que tus vendedores deben completar y qué prospectos son más interesantes.
Relación entre el pipeline del proceso de venta y el embudo
El significado de embudo se suele confundir con el de pipeline del proceso de ventas, y se usan como sinónimos. Esto se debe a que hay una estrecha relación entre ellos, pero no son exactamente lo mismo.
Embudo definición
Es una representación visual con forma de embudo, como su nombre lo indica, de las etapas por las que pasa tu prospecto durante el proceso de venta.
Las etapas del embudo ocurren en paralelo con las del buyer journey (recorrido de compra del cliente).
El embudo es también una buena herramienta para alinear el trabajo del área de marketing y ventas. Ya que ambas áreas deben entender bien cómo el buyer journey influye en sus esfuerzos de conversión de leads y en su estrategia de ventas.
En el embudo se registran las cifras con las que mides los resultados de cada etapa. Algunas de ellas son:
- número y valor medio de los tratos
- tasas de conversión y de cierre
- tiempo promedio para cerrar un trato
Pipeline significado
El pipeline es el flujo de tu proceso de ventas y también se puede representar de forma visual. Pero, en lugar de tener forma de embudo, el pipeline suele ser un mapa lineal. En el pipeline se destacan las actividades que se realizan para llevar al prospecto de una etapa a otra del proceso de ventas.
En resumen, con el proceso de ventas sistematizas las etapas que tienes que completar para realizar una venta. Mientras que el embudo es un recurso para entender cómo se está desarrollando cada etapa. Te ayuda a gestionar mejor el pipeline de los procesos complejos y demorados.
Características clave del embudo y del proceso que orientan la gestión de ventas
- Métricas: tu embudo tiene una amplia variedad de métricas que sirven para analizar el flujo de tu proceso de ventas.
- Mantenimiento: un embudo limpio mejora el flujo de tu proceso de ventas.
- Optimización: gestionar bien tu embudo y tu pipeline te permite evaluar y optimizar cada etapa del ciclo de ventas.
- Gestión del equipo de ventas: saber cómo y cuándo ayudar a tu equipo a aprovechar al máximo estos recursos, es una parte crucial de la gestión de ventas.
- Pronóstico de ventas: las métricas de tu embudo y una visión clara de tu pipeline te ayudan a pronosticar tus ventas y aumentar los ingresos.
- Integración de herramientas: hay aplicaciones que simplifican la gestión de tu embudo. Esto potencia el flujo de tu proceso de ventas y mejora el rendimiento de tu negocio.
Tu embudo y el flujo de tu proceso deben facilitar:
- La gestión visual de todos los eventos que forman parte del proceso de ventas.
- Una buena visión de tus prospectos en todos los momentos de su recorrido de compra.
- El acceso a datos valiosos (por ejemplo, a las tasas de conversión) que muestran qué actividades de ventas dan resultados en cada etapa.
No existe una estructura única que funcione para todas las empresas. Las etapas que incluyas en tu proceso de ventas dependerán de tu negocio. Y las definirás según las actividades que llevas a cabo para captar prospectos y cerrar tratos.
Para establecer cuándo un trato debe avanzar en el pipeline de tu proceso de ventas, debes definir qué actividades deben completarse, o qué condiciones deben cumplirse, en cada etapa de tu ciclo de ventas.
Con una herramienta CRM, como Pipedrive, te será más fácil alinear tu embudo con el pipeline de tu proceso. Esto hará que la gestión de ventas sea más sencilla.
También podrás configurar varios embudos si necesitas gestionar distintos proyectos de ventas. Y podrás analizar tus métricas por embudo y por etapa.
Principios de un proceso de ventas
Debe ser claro y repetible
Tu proceso de ventas debe dejar claro qué vendes y qué etapas necesitas completar para la venta. Debe ser fácil de medir y repetir. Y debe ayudar a eliminar la distracción en las ventas.
Cualquier vendedor nuevo en tu equipo debe ser capaz de entenderlo, agregar valor y alcanzar los objetivos de venta en poco tiempo.
Mandy Cole, ex vicepresidenta de ventas en Zenefits, ha creado y hecho crecer equipos de ventas en varias compañías (como LivingSocial, MyNewPlace, Main Street Hub, Stella & Dot y Citysearch).
Mandy ha visto que muchas empresas contratan personal de ventas y esperan que “se las arreglen” por su cuenta. Este es un grave error. Por eso Mandy resalta:
“Un proceso de ventas te ayuda a priorizar oportunidades. La falta de procesos frustra a tus vendedores y quema más energía de la necesaria”
Antes de crear o mejorar tu proceso de ventas, reúnete con tu equipo. Juntos revisen los métodos de ventas actuales; consulten su manual de ventas, las técnicas para llegar al cliente y el impacto de tus productos o servicios en el mercado.
Lo debes definir y optimizar con bases de datos actuales
Necesitas datos precisos para tomar decisiones. Si no cuentas con información clara y confiable, vas a tomar decisiones basadas en suposiciones. Esto te lleva a cometer grandes errores estratégicos.
La base de datos de prospectos y clientes es información muy valiosa para tu empresa. Úsala para ver el progreso de cada uno de tus tratos dentro del proceso de ventas. También te ayuda a enfocar el trabajo de tu equipo. Por lo tanto, la debes organizar, centralizar y actualizar.
Otros datos relevantes son las métricas (tasas de conversión, ventas totales, gastos, etc.) que te permiten analizar tus KPI, o indicadores de rendimiento.
Con ayuda de herramientas digitales, puedes automatizar la recolección de datos y métricas para integrarlos en un sistema CRM, como Pipedrive. Además, te facilitan el trabajo a la hora de enviar correos de seguimiento, invitaciones a eventos y promociones para tus clientes y prospectos.
Pasos para crear un proceso de ventas
Ahora que sabes qué recursos y principios son clave para gestionar tu proceso de ventas, es hora de trazar un modelo de éxito. Para empezar:
- Prepara una lista detallada del perfil de tu cliente meta. Usa un CRM para estudiar y categorizar a tus prospectos y clientes actuales.
- Preparar un mapa del buyer journey de tu cliente meta.
- Desglosa las actividades que realizas en tu proceso de ventas actual para acompañar cada etapa del buyer journey.
Después, sigue estos pasos:
Divide tu proceso en etapas
Como comentamos al inicio, tu proceso de ventas registra y lleva un control de cada una las etapas de tu ciclo de ventas. Estas etapas incluyen:
- Prospección: haces el primer contacto con los leads seleccionados por marketing, y los leads que te buscan para pedir información general.
- Calificación: recopilas información de los prospectos que muestran más interés para identificar si cumplen con tu perfil de cliente meta. Estas dos primeras etapas coinciden con la etapa de descubrimiento del buyer journey y con la parte superior del embudo de ventas. El prospecto identifica que tiene un problema o necesidad y empieza a informarse para entender mejor su situación. Mientras que tu marca decide si debe mantenerlo en el embudo.
- Cita y diagnóstico: nutres la relación con tus prospectos calificados. Evalúas cuál es su problema y realizas un diagnóstico. También valoras si tu propuesta única de valor se adapta a sus necesidades. El prospecto, por su parte, se encuentra en la fase de consideración de su buyer journey. Entiende mejor su necesidad y evalúa soluciones. Le interesa recibir información de valor, como guías de expertos, y atención personalizada.
- Negociación: personalizas tu propuesta única de valor para intentar llevar al prospecto al cierre. En esta etapa, el prospecto está preparado para comprar. Es el momento de decisión de su buyer journey. Si tiene alguna duda final entre proveedores, es hora de:
- Ofrecer datos contundentes (cifras, testimonios, referencias directas de otros clientes).
- Brindar un descuento u oferta diferenciada.
- Facilitar al máximo los pasos finales de la compra.
- Cierre: defines las condiciones de contratación y se cierra la venta. Al concretar la venta, pasamos a la que sería la continuación del buyer journey: el deleite. El cliente va a consumir tu producto o servicio, y no debes olvidarte de él. Es clave garantizar su satisfacción en esta etapa para fidelizarlo a largo plazo.
También puedes plantearte las etapas de tu proceso de venta como un recorrido en el que debes:
Alcanzar a tu cliente potencial - Generar empatía – Concientizar - Ganar confianza - Permitirle probar – Ayudarlo a comprar
La etapa de Alcanzar es equivalente a la de prospección. La empatía se puede lograr encontrando un interés en común. La etapa de concientizar es la de diagnóstico: se busca que el prospecto reflexione y defina bien su problema. Para ganar confianza, le explicas tu propuesta al prospecto con los beneficios y las garantías. Luego debes permitirle probar tu solución para que decida comprar.
Las etapas de generar empatía, concientizar y ganar confianza son muy importantes. Si no se realizan de forma correcta, las probabilidades de cerrar la venta se reducen.
Es muy importante que cumplas las etapas de tu proceso de ventas en el tiempo debido. Lo último que quieres es parecer un vendedor desesperado que busca convencer a un cliente lo más rápido posible. ¿No odias cuando pides información sobre un producto y de buenas a primeras el vendedor intenta cerrar la venta? ¡Sin preocuparse por entender por qué estás buscando ese producto!
Estás creando un proceso de ventas para acompañar a tu prospecto durante su decisión de compra y ayudarlo a resolver un problema. No intentes forzarlo a que compre en la primera etapa.
Las etapas las debes ajustar a tu situación específica. Quizás alguna es más compleja y la tendrás que dividir en varias fases. Para organizarte mejor, crea un embudo de ventas que te sirva como referencia visual de cada etapa.
Define tus metas de ventas globales
El segundo paso para crear un proceso de ventas efectivo es definir qué quieres lograr con él.
Para definir tu meta de ventas globales, considera:
- ¿Cuánto vendiste el año pasado?
- De estas ventas, ¿cuántas fueron a clientes nuevos y cuántas a clientes existentes?
Piensa cuáles son tus expectativas de crecimiento. Analiza cuánto deben aumentar tus ventas para alcanzarlas. Identifica qué indicadores de rendimiento deben mejorar. Define los objetivos específicos de cada etapa de tu proceso de ventas para alcanzar tu meta global.
Analiza los datos de tus KPI
Los KPI, o indicadores clave de desempeño, te servirán para extraer los datos relevantes de tus ventas. Los datos de tus KPI son la materia prima para ajustar los objetivos dentro de tu proceso de ventas.
Una de las herramientas más prácticas para ordenar tus datos es un CRM que incluya paneles de KPI de ventas. También te servirá como un esquema visual para ayudar a tu fuerza de ventas a entender sus objetivos y cómo alcanzarlos.
El panel de indicadores en el CRM te permite acceder a y actualizar la información de forma mucho más fácil y ágil que las herramientas tradicionales (hojas de cálculo, libros de ruta, PDF, etc.).
Por lo general, los KPI se miden semanal, mensual y anualmente. Así puedes predecir el comportamiento de las ventas y determinar qué etapas de tu proceso de ventas necesitan más atención.
Analiza los indicadores según tu tipo de producto o servicio y tu sector de ventas. No obstante, existen tres indicadores que siempre tendrás que analizar y mejorar:
- Volumen: por ejemplo, el volumen de prospectos generados por mes (divididos por estrategia de generación)
- Conversión: por ejemplo, la tasa de conversión de lead a prospecto calificado y de prospecto a cliente
- Tiempo: por ejemplo, duración del ciclo de venta (desde la captación del lead hasta convertirlo en cliente). El tiempo es un factor clave para entender en qué etapas tu proceso de ventas se ralentiza y qué se podría optimizar.
Otras métricas importantes que debes considerar son:
- Número de tratos. Saber cuántas oportunidades calificadas hay en tu embudo en todo momento, y en dónde están, te permite evaluar la salud de tu proceso de ventas.
- Valor de los tratos. Sumar el valor total de todos los tratos en tu embudo te da una idea de tus ingresos potenciales. También te muestra si estás camino a cumplir tus cuotas de ventas.
- Tamaño promedio de los tratos. Al dividir el valor total de los tratos en tu embudo entre el número de los mismos, obtendrás el tamaño promedio de tus contratos de ventas. Con esta información puedes calcular cuántos tratos necesitas para lograr tus metas de ingresos por ventas.
- Tasa de cierre de los tratos. Conocer el porcentaje promedio de tratos que tu equipo cierra te ayudará a identificar oportunidades de capacitación. También te servirá para estimar los ingresos mensuales, trimestrales y anuales.
- Velocidad de las ventas. Tu velocidad de venta es el tiempo promedio que tardas en convertir a un prospecto calificado en un cliente. Saber el tiempo que un trato suele durar en tu embudo antes de cerrarse, revela en qué partes del proceso se pueden hacer mejoras.
El embudo de cada vendedor cambia de manera regular. Por eso este tipo de métricas sirven como referentes valiosos para monitorear los resultados actuales y predecir tendencias de ventas futuras.
También es crucial gestionar las métricas de ventas no saludables. Por ejemplo, un signo común de un embudo no saludable es tener demasiados tratos sin resolver entre manos.
Captar un gran número de prospectos calificados siempre es un beneficio. Pero, sin un flujo de ventas eficiente y organizado, muchos de ellos se estancarán en el embudo. Lidiar con tantos tratos a la vez puede hacer que no sea tan claro en cuál debes priorizar tu tiempo.
Visualizar en qué parte del embudo se ubica cada prospecto y qué actividades los hacen avanzar, hace que el fracaso de las ventas sea menos probable. La mejor manera de mantener el flujo de tu proceso de ventas activo es:
- Identificando las etapas y los prospectos lentos. Revisa tus métricas de velocidad de ventas para detectar qué prospectos llevan más tiempo del promedio en tu embudo. Observa en qué etapas están tardando más de lo deseado y cuál es el motivo.
- Decide el mejor curso de acción. Evalúa si debes eliminar a los prospectos lentos de tu embudo o realizar actividades diferentes en algunas etapas para mejorar el flujo de tus tratos.
- Haz un seguimiento final. Antes de eliminar de manera definitiva a un cliente potencial, envíale un correo electrónico para reevaluar su interés. Si aún ves potencial, considera mantenerlo. Si no, agrégalo a una lista de seguimiento futuro.
Otra acción que te puede interesar realizar es una evaluación comparativa, o benchmarking. Es decir, tomar datos de tus KPI y compararlos con puntos de referencias del mercado.
El benchmarking te sirve para ver el desempeño de tu producto o servicio en comparación con otros parecidos. Algunas referencias que puedes evaluar son: los precios, las ventas anuales, el tipo de mercado, etc.
Ahora que sabes qué medir y analizar para optimizar tu proceso de ventas, llega el momento de establecer objetivos específicos.
Define tus objetivos por etapas
Muchos equipos de ventas se enfocan solo en el resultado final de todo el proceso. Es decir, definen una meta de ventas totales y no diseñan paso a paso el camino para alcanzarla.
Además, esta meta tiende a ser bastante arbitraria. A veces es lo que el dueño de la empresa “siente” que su equipo debería vender.
Para alcanzar tu meta final y mejorar tus resultados, necesitas tener claros los objetivos que debes lograr en cada etapa de tu proceso de ventas. Esto te permite tener una idea clara de si te estás acercando a tu meta final o no.
Veamos un ejemplo:
El año pasado vendiste USD 1,000,000. Tu meta global de este año es que tus ventas crezcan un 40%. Al revisar tus KPI concluyes que para alcanzar esa meta necesitas generar 10 clientes nuevos por mes. Tu tasa de conversión de prospecto a cliente es del 20%. Entonces, un objetivo específico de tu etapa de calificación es generar 50 prospectos de calidad por mes.
Para organizar los objetivos de tu proceso de ventas y hacerles seguimiento, usa la función de objetivos y el panel de resultados del CRM de Pipedrive. Consejo: escoge un KPI para cada etapa del proceso de venta y será más fácil medir si te estás acercando a cada objetivo.
Define qué actividades deben completarse para alcanzar los objetivos por etapas
Un proceso de ventas claro debe basarse en actividades que ayuden a los representantes de ventas a enfocarse y que guíen a todos tus vendedores. Estas actividades son todas las que se completan durante un ciclo de ventas.
Es decir, son las acciones que realizas para alcanzar los objetivos de cada etapa de tu proceso y poder pasar a la siguiente.
Intenta que sean actividades claras y medibles para que tu equipo de ventas las entienda y las pueda realizar con éxito. Analiza cuáles son las que tienen mejor tasa de conversión dentro de tu ciclo de ventas y optimízalas.
Algunas actividades comunes, por etapas, son:
- Prospección: registrar y clasificar los leads calificados por marketing; realizar el primer contacto con el lead
- Calificación: realizar llamadas o emails de calificación; llamadas o emails de seguimiento; búsqueda de datos del lead; análisis de datos del lead (propios y de terceros)
- Cita y diagnóstico: programar reuniones con los prospectos; preparar las reuniones con los prospectos (estudio de su situación actual, sus puntos de dolor, el producto o servicio que usa actualmente, etc.); realizar diagnóstico de su problema; determinar si tu solución resuelve su problema
- Negociación: enviar una propuesta única de valor personalizada, programar una reunión para negociar la propuesta, ajustar la propuesta a las demandas del cliente potencial..
- Cierre: definir las fases de desarrollo de la propuesta, definir plazos de entrega, enviar los detalles del contrato al departamento legal, programar la reunión para firmar la venta
Para visualizar mejor las actividades y capacitar a tu equipo de ventas, usa gráficos específicos por etapas. Por ejemplo, habrá etapas donde una actividad te lleve directamente a otra, en ese caso, un diagrama puede ser muy útil. Pero en otras quizás debes realizar actividades simultáneas y un gráfico circular puede funcionar mejor.
Comparte tu proceso de ventas con tu equipo
Los pasos previos te permiten crear el modelo inicial de tu proceso de venta, no obstante, el camino no acaba aquí. Debes evaluar si tu equipo lo entiende bien y definir cómo lo van a implementar.
Para ello, necesitarás programar una reunión y establecer un plan de trabajo con tu equipo de ventas. En la reunión, muéstrales el proceso y pídeles que te expliquen cómo funciona. Con este simple ejercicio vas a notar qué tan claro es tu proceso y cómo lo están interpretando tus representantes y vendedores.
Algunas preguntas que puedes hacerles para conocer sus opiniones son:
- ¿Las etapas están bien definidas?
- ¿Están claras las metas y actividades que los vendedores deben cumplir en cada etapa? ¿Cuáles son?
- ¿Cómo pueden los representantes usar los datos del comienzo del embudo?
No te desalientes si descubres que tu proceso no es tan claro como creías. Al contrario, esta es una gran oportunidad para mejorarlo con el feedback que recibas.
Valida tu proceso de venta con los reportes
Llegó la hora de comprobar si tu proceso de ventas funciona. Una buena forma de hacerlo es analizando los reportes de ventas de tu equipo.
¿Cómo puedes obtener reportes de ventas que te den datos útiles? Tus reportes deben reflejar la información clave de tu proceso de ventas, es decir: objetivos alcanzados, tasas de conversión, volumen de las ventas y rendimiento de tus representantes.
Otra información que puedes incluir son las opiniones de los clientes. No importa si son buenas o malas. Su punto de vista te ayuda a entender qué quieren y qué esperan de tu marca.
A la hora de crear tus reportes, ten en cuenta los siguientes puntos:
- De las ventas, ¿cuántas se cerraron con clientes nuevos?
- ¿Cuántas ventas hiciste el período pasado y cuántas hiciste en este?
- ¿Cuántos prospectos atendiste para lograr estas ventas?
- ¿Cuántas oportunidades de ventas tiene cada vendedor
Organiza y monitorea tu proceso de ventas con un CRM
Un CRM es un software para gestionar las relaciones con tus clientes. Te permite integrar las herramientas que usas en tu proceso de ventas y evaluar los indicadores más relevantes de tu mercado.
Si tu negocio crece, aumentarán las tareas administrativas. Con un CRM, automatiza las tareas manuales más repetitivas, ahorra tiempo y céntrate en lo importante: vender.
Algunas tareas específicas que puedes hacer con un CRM son:
- Organizar la información de los prospectos (nuevos y consolidados)
- Programar el envío de formularios, correos, etc.
- Programar llamadas y citas
- Mapear las relaciones con los clientes
- Organizar la comunicación interna (por ejemplo, facilitarle al área de contabilidad los datos de un cliente para la facturación)
- Ver las tasas de conversión de los prospectos por etapas
- Ver el tiempo dedicado a la prospección
- Ver el tiempo entre la primera conversación y las actividades de seguimiento
- Medir el tiempo promedio entre la etapa de calificación de prospectos hasta el cierre de los tratos
Si organizas de forma adecuada tu CRM, todo tu equipo de ventas tendrá en un solo lugar la información necesaria para trabajar. Los datos relevantes no se perderán entre carpetas y las decisiones se tomarán con base en datos registrados.
A la hora de escoger un CRM, pregúntate lo siguiente:
- ¿Mis vendedores se van a sentir cómodos con este CRM?
- ¿Realmente lo van a usar?
- ¿Qué tan fácil es capacitar a mi equipo para que use este CRM?
- ¿Este CRM les facilita la vida a mis vendedores?
- ¿Qué debería ofrecerme este CRM para llegar a mis metas?
Inducción sobre el proceso de ventas
Un equipo de ventas alineado es proactivo porque entiende qué debe hacer y cómo hacerlo de forma rápida.
Como gerente de ventas, es importante capacitar bien a tu equipo en todo aspecto de la gestión de ventas, pero también estar abierto a su contribuciones valiosas. Los representantes y vendedores son quienes están en contacto directo con los clientes en el día a día y su feedback debe ser considerado.
Otro aspecto crucial es saber reconocer cuando necesitan tu ayuda. Por ejemplo, si tu equipo no entiende el ritmo con el que los tratos se mueven a través de sus embudos, no aprovecharán al máximo su tiempo y recursos.
Así como hay programas de inducción para los nuevos miembros de la fuerza de ventas, también es útil tener uno para tu equipo actual sobre el proceso de ventas.
En este programa de inducción debes repasar:
- Cómo adquieren los clientes los productos o servicios de tu empresa
- Cuáles son los procesos de prospección que te ayudan a identificar las mejores oportunidades en el mercado
- Cómo tu equipo de ventas puede detectar bloqueos o problemas con clientes y prospectos para descubrir qué necesitan realmente
- Qué estrategias son populares en el mercado actual para prospectar y cerrar tratos
Presta atención a las fortalezas y oportunidades de tu proceso y de tu equipo de ventas. Si notas que hay un bloqueo en tu proceso por causa de un vendedor, habla con él para entender el motivo. Si el problema es que un objetivo o una actividad no están claros, puedes reforzar la capacitación para evitar que otros vendedores tengan el mismo bloqueo.
Alienta a tus vendedores a mantener sus embudos limpios y enséñales a aprovechar al máximo sus métricas. Esto les dará un mayor control sobre sus cuotas de ventas y los mantendrá motivados.
Finalmente, ten presente que no todo el mundo en tu equipo debe saber la misma información. Segmenta tu fuerza de ventas y divide las tareas. Eso hará más fácil el aprendizaje y que lo pongan en práctica con éxito.
Optimiza tu proceso de ventas
¿Cómo saber qué es lo más conveniente para tu negocio a la hora de optimizar tu proceso de ventas?
Siempre que desees mejorar un proceso de negocios, comienza trazando un diagrama del flujo del trabajo actual. Usa un software especializado. Después, ajusta tu proceso de venta hasta cumplir con ciertos criterios esenciales y elimina lo que sobra.
Hay una regla general a la hora de gestionar tu proceso de ventas. Mientras más largo sea, más probable será que tus prospectos cambien de opinión o que las ventas no se cierren.
Intenta ajustar tu ciclo de ventas al máximo. Un ciclo de ventas más corto evitará que los clientes potenciales pierdan interés. Pero debes lograrlo sin presionarlos demasiado.
No esperes hasta las últimas etapas del ciclo de ventas para intervenir y ayudar a tus vendedores a cerrar tratos difíciles. Ayuda a tu equipo a establecer estrategias desde las primeras etapas. De esta forma lograrás un mayor impacto.
Las revisiones de tu embudo y proceso de ventas suelen tomar alrededor de una hora. Pueden llevarse a cabo en períodos diarios, semanales o mensuales. Aprovéchalas para analizar los tratos más recientes o significativos de tu equipo.
Para optimizar la duración del ciclo de ventas:
- Investiga cuáles son los canales de venta que producen los mejores resultados y prospectos. Enfócate en ellos.
- Pule el perfil de tu cliente meta para mejorar tu proceso de calificación de prospectos. Así evitarás perder tiempo en leads curiosos sin potencial de conversión.
- Revisa la calidad y la relevancia de tu oferta o propuesta de venta inicial.
- Acorta el tiempo entre cada seguimiento.
Es importante que el proceso de ventas sea lo más corto posible. Sin embargo, asegúrate de que esto no sea a expensas de recortar pasos importantes en el camino.
Mejorar un proceso de ventas incompleto
No incluir una etapa crucial de tu proceso de ventas, o no desarrollarla bien, puede ocasionar bloqueos y deficiencias. Para evitar estas fallas:
- Asegúrate de que los datos que produces son precisos y están al día. Esto te sirve para identificar cómo puedes mejorar las métricas de tu embudo. Por ejemplo, aumentando el valor o el volumen de los tratos.
- Registra notas detalladas sobre cada prospecto a medida que pasen por tu embudo.
- Revisa en qué áreas suelen amontonarse o diluirse tus tratos. Así identificarás qué actividades de ventas no están recibiendo el tiempo o la atención que necesitan.
Por ejemplo, una etapa de prospección ineficaz podría encoger tu embudo y hacer que las oportunidades de ventas lucrativas sean pocas y lejanas. Por otra parte, no contar con una etapa de seguimiento bien definida podría significar la pérdida de tus prospectos.
Otro aspecto que debes observar son los tratos activos:
- Llévalos a etapas de venta anteriores cuando sea necesario. Por ejemplo, cuando la persona con la que has estado en contacto deja su empresa.
- Actualiza tus fechas de cierre estimadas a medida que cada trato avanza.
- Revisa y ajusta los valores de los tratos para que sean lo más precisos posible.
Cómo hacer un diagnostico de ventas
Realizar un diagnóstico de ventas es un proceso clave para evaluar el rendimiento y la eficacia de las estrategias de ventas de una empresa. Aquí te presento una guía paso a paso para llevar a cabo un diagnóstico de ventas efectivo:
Recopila datos relevantes: Reúne toda la información relacionada con las ventas, como datos de ventas históricos, informes de ingresos, tasas de conversión, métricas de ventas, rendimiento de vendedores, entre otros.
Establece objetivos claros: Define los objetivos específicos del diagnóstico de ventas. Pueden ser mejorar la tasa de conversión, aumentar el valor promedio de las ventas, identificar oportunidades de mejora en el proceso de ventas, etc.
Analiza el embudo de ventas: Examina cada etapa del embudo de ventas, desde la generación de leads hasta el cierre de ventas. Identifica las fortalezas y debilidades en cada etapa y busca posibles obstáculos que puedan afectar el flujo de ventas.
Evalúa el rendimiento de los vendedores: Analiza el rendimiento individual de los vendedores. Compara las metas establecidas con los resultados obtenidos y busca patrones o tendencias entre los vendedores más exitosos.
Examina las estrategias de generación de leads: Evalúa las tácticas y canales utilizados para generar leads. Determine cuáles están brindando los mejores resultados y cuáles podrían mejorarse o eliminarse.
Analiza el proceso de ventas: Examina cada paso del proceso de ventas, desde la prospección hasta el cierre. Identifica posibles áreas de mejora en términos de eficiencia, seguimiento de clientes y cierre de negociaciones.
Realiza encuestas y retroalimentación: Solicita opiniones y comentarios tanto a los clientes como a los miembros del equipo de ventas. Las encuestas y la retroalimentación pueden proporcionar información valiosa sobre la satisfacción del cliente y las áreas de mejora.
Compara con la competencia: Realiza un análisis comparativo con empresas competidoras para identificar diferencias en estrategias de ventas, enfoques de marketing y tácticas utilizadas.
Identifica oportunidades de mejora: Basándote en los datos recopilados y el análisis realizado, identifica las áreas que necesitan mejoras y establece un plan de acción con objetivos y plazos claros.
Implementa cambios y mide resultados: Lleva a cabo las mejoras y cambios identificados en el proceso de ventas. Mide y realiza seguimiento de los resultados para evaluar la efectividad de las modificaciones implementadas.
Un diagnóstico de ventas bien realizado puede brindar información valiosa para optimizar las estrategias de ventas, mejorar el rendimiento del equipo y aumentar los ingresos de la empresa. Es importante realizar diagnósticos periódicos para mantenerse actualizado y adaptarse a los cambios del mercado.
Crea pronósticos e impulsa tu negocio con tu proceso de ventas
El pronóstico y el impulso de los negocios van de la mano. Si gestionas bien el flujo de tu proceso de ventas, harás pronósticos más precisos. A su vez, esto facilita el cumplimiento de más objetivos de ventas.
La finalidad es tener un proceso de ventas saludable. Con ello, se pueden obtener resultados óptimos y datos precisos. Los pronósticos se hacen para predecir resultados de ventas a lo largo del tiempo. Y los puedes crear de forma ágil con la función Pronósticos de ventas de Pipedrive.
Hacer pronósticos mensuales, trimestrales y anuales te dará la información que necesitas para medir y dirigir el éxito de ventas de tu equipo. También te ayudará a tomar decisiones comerciales inteligentes que impulsarán tu crecimiento.
¿Por qué hacer un pronóstico de ventas?
Como dueño de un negocio o gerente de ventas, mantener tu proceso de ventas en un estado óptimo no es suficiente. Lo ideal es que además puedas usarlo para pronosticar el tamaño y la cantidad de tratos que se cerrarán durante un período de tiempo determinado.
Si tienes un embudo y un proceso de ventas claros, podrás estimar tus ingresos con más precisión. Con estos datos podrás gestionar mejor tu inventario de ventas, tus gastos y tu flujo de caja.
Pronosticar las ventas te ayuda a planificar de forma efectiva, tanto en épocas favorables como en períodos bajos.
Por ejemplo, si las ventas aumentan en el corto plazo, podrías:
- Invertir en más inventario.
- Contratar a nuevo personal de ventas.
- Ampliar tu equipo, instalaciones o infraestructura.
Si las ventas bajan, podrías:
- Reducir los gastos generales innecesarios.
- Retrasar la adquisición de un nuevo préstamo comercial.
- Revisar y eliminar los cuellos de botella del proceso de ventas, en especial en la etapa de prospección.
- Reorientar tus esfuerzos de marketing o reconsiderar a clientes potenciales fríos.
El pronóstico de ventas es más que una valiosa herramienta de gestión de negocios. Llevar un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo, también te muestra cuál es tu aportación como gerente en los resultados.
Veamos un ejemplo de esto.
Digamos que, gracias al pronóstico facilitado por las métricas de tu CRM, descubres que hay un total de 50 tratos previstos para cerrarse durante el próximo trimestre. Estos tratos tienen un valor estimado de USD 250.000. Sin embargo, tu objetivo de ventas es de USD 300.000.
Con esta información puedes implementar acciones inmediatas para aumentar los ingresos de ventas de tu equipo. Algunas son:
- Usar los datos de tu embudo para identificar las posibles razones del déficit. Quizás muchos vendedores se han quedado cortos en sus tareas de seguimiento.
- Aplicar una estrategia específica de asesoramiento para resolver el déficit. En ocasiones, debes trabajar con tu equipo para encontrar prospectos que han perdido el interés o que han durado más tiempo del habitual en cierta etapa del proceso.
- Fortalecer tus tácticas de motivación. Alentar a tu equipo a mantenerse enfocado y cerrar los tratos es de especial importancia durante un déficit de ventas.
Revisar tus métricas después de implementar acciones como estas, te mostrará si tus esfuerzos fueron exitosos o no. Los datos que obtengas te servirán para hacer ajustes y saber qué se puede repetir en el futuro.
Organiza y monitorea tu proceso de ventas con un CRM
El proceso de ventas ideal para tu negocio puede cambiar con el tiempo. Por eso, la forma más fácil de potenciar tus ventas y proceso es con un sistema CRM de ventas.
Un CRM es un software para gestionar las relaciones con tus clientes. Te permite integrar las herramientas que usas en tu proceso de ventas y evaluar los indicadores más relevantes de tu mercado.
Si tu negocio crece, aumentarán las tareas administrativas. Con un CRM, automatiza las tareas manuales más repetitivas, ahorra tiempo y céntrate en lo importante: vender.
Algunas tareas específicas que puedes hacer con un CRM son:
- Organizar la información de los prospectos (nuevos y consolidados)
- Clasificar tus prospectos por fecha o tamaño del trato
- Analizar las actividades de ventas para cada trato
- Programar el envío de formularios, correos, etc.
- Programar llamadas y citas
- Mapear las relaciones con los clientes
- Organizar la comunicación interna (por ejemplo, facilitarle al área de contabilidad los datos de un cliente para la facturación)
- Ver las tasas de conversión de los prospectos por etapas
- Ver el tiempo dedicado a la prospección
- Ver el tiempo entre la primera conversación y las actividades de seguimiento
- Medir el tiempo promedio entre la etapa de calificación de prospectos hasta el cierre de los tratos
- Detectar las oportunidades de mayor valor o más propensas a cerrarse para enfocarte en ellas.
Si organizas de forma adecuada tu CRM, todo tu equipo de ventas tendrá en un solo lugar la información necesaria para trabajar. Los datos relevantes no se perderán entre carpetas y las decisiones se tomarán con base en datos registrados.
A la hora de escoger un CRM, pregúntate lo siguiente:
- ¿Mis vendedores se van a sentir cómodos con este CRM?
- ¿Realmente lo van a usar?
- ¿Qué tan fácil es capacitar a mi equipo para que use este CRM?
- ¿Este CRM les facilita la vida a mis vendedores?
- ¿Qué debería ofrecerme este CRM para llegar a mis metas?
En el caso de Pipedrive, sus servicios integrados:
- Ofrecen una instalación sencilla.
- Son ideales para tener a tus equipos remotos funcionando sin problemas.
- Simplifican las tareas más comunes de las ventas. Esto incluye a la captación de leads, el email marketing y los contacto telefónicos.
Estas apps no solo optimizan tu proceso de ventas. Integraciones lúdicas como Pointagram te ayudan a explotar al máximo el potencial de tu equipo y fomentan su nivel de compromiso.
Recuerda que, aunque las ventas dependen de los resultados, no solo debes observar esto. También es crucial enfocarse en el proceso.
Consideraciones finales sobre el proceso de ventas
Si tu empresa cuenta con un proceso de ventas detallado y flexible, será mucho más fácil trabajar con prospectos de calidad y llevarlos al cierre. Esto hará que tus ventas aumenten y que tu empresa opere mejor. Además, mejorará la organización de tu empresa y la comunicación interna será más fluida.
Tu proceso debe dejar claro cómo ocurre el ciclo de venta actividad por actividad. Por ello, es clave definir una serie de pasos que ordenen estas actividades y fijen objetivos.
Un buen proceso de ventas, combinado con el poder de un CRM, te permitirá profundizar en los números. Podrás descubrir qué está funcionando mejor y mejorar las etapas o actividades que no están dando buenos resultados.
La gestión, el mantenimiento y la optimización del proceso de ventas de forma eficaz son cruciales para:
- Supervisar tus actividades de ventas y explorar tus opciones estratégicas.
- Asignar y gestionar recursos para cerrar más tratos.
- Revisar tu rendimiento actual y pronosticar tus resultados futuros.
Las herramientas y la tecnología adecuadas ayudan a los equipos a:
- Calificar mejor a los prospectos.
- Cerrar más tratos.
- Invertir menos tiempo en tareas manuales.
Es importante actualizar de forma regular tu proceso y tus herramientas para automatizar tareas. Así podrás agilizar tus ventas e invertir menos tiempo en actividades que no aportan nada a nivel económico.
Si tu proceso de ventas está listo y quieres hacer crecer tu organización de ventas, prueba Pipedrive Professional.
