La gestión de proyectos es, con frecuencia, un desafío considerable para las empresas. Si no cuentas con las herramientas de software adecuadas, resulta complicado coordinar las acciones entre los diferentes participantes del proyecto. Asimismo, la visibilidad sobre las tareas realizadas y el calendario de proyecto es limitada.
El diagrama de Gantt es una potente herramienta para resolver estos problemas. Enumera las actividades principales y tareas relacionadas con el desarrollo del proyecto para visualizar más fácilmente el progreso del mismo a lo largo del tiempo. También te permite dividir el alcance del proyecto en tareas más pequeñas.
¿Qué es un diagrama de Gantt? ¿Para qué sirve el diagrama de Gantt? ¿Cómo hacer un diagrama de Gantt y con qué herramientas? Descubre las respuestas a estas preguntas en el resto del artículo.
El diagrama de Gantt es una herramienta eficaz en el proceso de gestión de proyectos. Facilita la planificación del ciclo de vida del proyecto al proporcionar una representación gráfica de cada tarea a realizar y el progreso del proyecto.
A la izquierda del gráfico, tienes una lista con todas las tareas que hay que hacer. Arriba, en el encabezado, está el tiempo del proyecto (en días, semanas o meses). Cada tarea se muestra con una barra horizontal, que se llama barra de Gantt. Si te fijas en la posición y en lo larga que es cada barra, puedes ver cuándo empieza, cuánto dura y cuándo termina cada tarea, facilitando el seguimiento de la evolución del proyecto.
Los directores de proyectos suelen utilizar los diagramas de Gantt para obtener una visión global de lo que están haciendo sus equipos. Eso les permite centralizar en un único documento las acciones a realizar, la superposición de tareas y la duración prevista del proyecto.
Aunque es muy popular hoy en día (se presta muy bien al formato digital), el diagrama de Gantt no es nuevo. En 1896, el ingeniero polaco Karol Adamiecki diseñó una herramienta de diagrama muy similar llamada armonograma. Sin embargo, este último no cruzó las fronteras de Polonia. Fue en 1910 cuando un ingeniero estadounidense, Henry Gantt, inventó el ahora famoso diagrama de Gantt.
¿Para qué sirve el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt se utiliza para diferentes tipos de proyectos. Muy a menudo, junto con el diagrama de PERT, ofrece muchas ventajas:
Planificación eficaz de tareas
El diagrama de Gantt facilita la planificación de proyectos al proporcionar una visión general detallada. En particular, te permite identificar las tareas más largas. Estas son clave porque un retraso en su ejecución impacta significativamente en el resto del proyecto. Por lo tanto, el diagrama de Gantt facilita la definición de las tareas que requieren más tiempo y que son prioritarias en la planificación.
Crear un diagrama de Gantt suele ser el primer paso en un plan de gestión de proyectos más amplio. Este enfoque permite un desglose detallado del proyecto en tareas más pequeñas, planificarlas y ajustar el plan general a las etapas del proceso. Después, es posible adaptar esta información a una plantilla de diagrama más útil para los equipos involucrados.
Una mejor visión general del proyecto
La ventaja del diagrama de Gantt reside en su capacidad para visualizar proyectos complejos en el tiempo. Ofrece una visión global de los diferentes requisitos del proyecto y los actores involucrados en el mismo.
Esta herramienta esencial de planificación permite a los equipos comprender mejor:
La fase del proyecto y tareas a ejecutar para una finalización del proyecto exitosa
Las fechas límite o fechas de entrega para cada tarea, representadas por barras horizontales cuya longitud indica la duración
Los responsables de cada tarea
Los hitos clave que marcan momentos importantes en el avance del proyecto
La gestión de recursos necesaria para cada tarea (materiales, personal, financiación)
Con el diagrama de Gantt, cada miembro del equipo sabe quién hace qué, en qué orden y cuándo.
Identificación clara de las dependencias entre tareas
En un diagrama de Gantt, las dependencias entre las diferentes tareas se muestran como flechas. Mostrar estas relaciones entre cada etapa del proyecto ayuda a planificar el proyecto de manera realista.
Con un plan de acción claro, los retrasos son menos frecuentes en el calendario del proyecto. En caso de circunstancias imprevistas, el gerente de proyecto puede llevar a cabo la asignación de recursos humanos al lugar correcto. De este modo, puede evitar los cuellos de botella. Es esta adaptabilidad la que hace que el diagrama de Gantt sea esencial en muchos métodos de gestión de proyectos.
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Cómo se hace un diagrama de Gantt
Información a incluir
En su forma más simple, el diagrama de Gantt consta de tres elementos clave:
La lista de tareas: desplegada en el eje vertical y a la izquierda del documento, enumera todas las tareas y actividades del proyecto.
La línea de tiempo: se muestra en el eje horizontal y en la parte superior del diagrama. Permite visualizar la duración del proyecto en días, semanas o meses.
Barras horizontales o gráficos de barras de Gantt: Cada barra representa una tarea a realizar. Su posición y longitud indican la fecha de inicio, la duración y la fecha de finalización de la tarea en cuestión.
Estos tres elementos te permiten crear un diseño de diagrama básico. Sin embargo, no permiten definir partes responsables o dependencias entre cada paso. Esta es la razón por la que generalmente necesitas agregar los siguientes elementos en el proceso de creación:
Flechas: Se utilizan para indicar las dependencias de tareas y el orden para realizar las mismas.
Diamantes o estrellas: Indican cada etapa del proyecto que es crucial e hitos importantes. Es decir, hacen referencia a plazos importantes.
Personas responsables: A través de una foto o color, las personas responsables se muestran en el diagrama de Gantt. Cada tarea se asigna a una o más personas.
La ruta crítica: representa una secuencia de tareas interdependientes que es esencial para cumplir con el plazo.
Comment faire un diagramme de Gantt sur Google Sheets ?
Créer un diagramme de Gantt sur Google Sheets est simple et rapide. Voici les étapes à suivre :
Créez un tableur dans Google Sheets. Il doit au minimum inclure trois colonnes : une pour les tâches à effectuer, une pour la date de début de chacune d’entre elles et une dernière pour la date de fin. Vous pouvez également ajouter une quatrième colonne avec les responsables de chaque tâche.
Pasos a seguir
Hay varios ejemplos de diagrama de Gantt y formas de cómo crear un diagrama de Gantt. No obstante, en términos generales, los pasos necesarios son siempre los mismos:
Definir las tareas y los hitos del proyecto
El objetivo de este paso es dividir el proyecto en varias tareas o actividades programadas. Cada tarea puede contener subtareas. Por ejemplo, la tarea "construir una casa" se puede dividir en varias subtareas o fechas importantes: "construir los cimientos", "construir las paredes" e "instalar el techo".
A continuación, se deben identificar las etapas clave del proyecto. Se trata de objetivos a alcanzar y que segmentan el proyecto en varias grandes fases.
Estimar la duración de cada tarea
Este paso a veces es complicado, sobre todo cuando depende de elementos externos a la empresa. En términos generales, cuantas más personas involucre una tarea, más larga se puede estimar su duración en el calendario del proyecto.
Crear conexiones entre tareas
Establecer una dependencia entre diferentes tareas te permite definir una secuencia lógica. En el ejemplo anterior, la tarea "construir los muros" no puede tener lugar antes de la tarea "construir los cimientos". Existen diferentes tipos de dependencias:
Inicio-Inicio (II): La tarea solo puede iniciarse si la otra también ha comenzado
Inicio-Final (IF): La tarea solo puede finalizar si se ha iniciado la anterior
Final-Inicio (FI): La tarea solo puede iniciarse si se completa la anterior
Final-Final (FF): Ambas tareas deben terminar al mismo tiempo
Programar tareas
Este paso es simple: debes colocar cada tarea en el diagrama. Dado que has estimado el plazo para cada una de ellas con antelación, todo lo que tienes que hacer es organizar el horario para una programación de proyectos impecable.
Asignar tareas
Finalmente, el gerente de proyecto debe asignar cada tarea a uno o más miembros del equipo del proyecto. La asignación se expresa como una tasa. Por ejemplo, una persona que trabaja a tiempo completo en una tarea corresponde a una tasa del 100 %. Una tasa del 300 % significa que un equipo de tres personas está trabajando a tiempo completo en una acción para que el proyecto avance.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?
Es totalmente posible hacer un diagrama de Gantt en Excel sin utilizar un software de gestión de proyectos. Estos son los pasos esenciales a seguir:
Crea 4 columnas: nombre de la tarea, fecha de inicio, fecha de finalización y duración de la tarea
Agrega los datos del proyecto a la hoja de cálculo
Dirígete al menú Insertar > Gráficos > Histograma > Barras 2D
Agrega los datos al gráfico
Dale formato para facilitar la lectura
Para ahorrar tiempo, Microsoft también ofrece plantillas de diagramas gratuitas.
¿Cómo se hace un diagrama de Gantt en Hojas de cálculo de Google?
Crear un diagrama de Gantt en Hojas de cálculo de Google (Google Sheets) es rápido y fácil. Estos son los pasos a seguir:
Crea una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google. Debe incluir al menos tres columnas: una para las tareas que se van a completar, otra para la fecha de inicio de cada tarea y otra para la fecha de finalización. También puedes añadir una cuarta columna con las personas responsables de cada tarea.
2. Copia el encabezado de la tabla y pégalo donde quieras mostrar el diagrama de Gantt. Cambia los encabezados "Fecha de inicio" a "Día" y "Fecha de finalización" a "Duración". En la columna "Día", agrega esta fórmula: " = ENT(B2)-ENT($B$2) " y aplícala a todas las tareas del proyecto. Esta fórmula calcula el número de días entre el inicio del proyecto y el inicio de cada tarea. En nuestro ejemplo, la construcción de los muros comienza 12 días después de que se lanza el proyecto.
3. En la columna "Duración", agrega esta fórmula: " =C2-B2 ". Esta se utiliza para calcular la duración de cada tarea. Aplica esta fórmula a todas las tareas individuales.
4. Selecciona la tabla que acabas de crear y haz clic en "Insertar" en el menú y luego en "Gráfico". Se abrirá una ventana a la derecha. Selecciona la opción "Gráfico de barras apiladas" para crear tu diagrama de Gantt en Hojas de cálculo de Google. Haz clic en una de las barras de tareas azules del gráfico y luego cambia la configuración de opacidad de relleno a 0 %
Ahora tienes la base de lo que es un diagrama de Gantt. Todo lo que tienes que hacer es personalizarlo según tus necesidades.
Casos de uso de diagramas de Gantt
El diagrama de Gantt es utilizado por empresas de todos los tamaños, desde startups hasta grandes empresas. Con lo fácil que es un diagrama de Gantt de hacer y usar, esto lo convierte en una herramienta de gestión de proyectos popular para los líderes empresariales que buscan crecer. Pero sus usos no se detienen ahí:
Lanzamiento de productos o servicios nuevos: un diagrama de Gantt proporciona una visión clara en el caso de lanzamientos de productos. Te brinda una idea clara de los pasos necesarios para el buen funcionamiento del proyecto y su cronología. Es particularmente útil para que los equipos de ventas puedan comprender por dónde va el proceso y, por lo tanto, comunicarse de manera más efectiva.
Configurar campañas de marketing: Lanzar una campaña de marketing a través de múltiples canales de comunicación puede ser un verdadero dolor de cabeza. El diagrama de Gantt garantiza un enfoque estructurado y lógico. La empresa también puede definir hitos que correspondan a cada etapa del ciclo de vida del cliente.
Presentación de entregables por parte de los equipos de ventas: los vendedores lo saben bien, sus prospectos tienen prisa constantemente. El diagrama de Gantt es un muy buen soporte para presentar un cronograma del proyecto o de entregables. Permite presentar los plazos estimados de forma clara y precisa. También se utiliza muy a menudo para responder a la pregunta "¿Cuándo?" del método QQOQCCP.
Aunque es muy popular, el diagrama de Gantt está lejos de ser la única opción para gestionar un proyecto de manera efectiva. El método ágil Scrum y el método Lean son, sin duda, las alternativas más populares. Si tu empresa está en el sector de las tecnologías de la información, la metodología de cascada es otra opción a tener en cuenta.
Consideraciones finales
Esperamos que este artículo te haya ayudado a aclarar qué es un diagrama de Gantt, una gran herramienta para cualquier gestor de proyectos o empresa que busque una hoja de ruta clara para sus iniciativas. Resulta muy útil para estructurar las diferentes estrategias y eventos importantes para el éxito del proyecto. A pesar de su aparente simplicidad, es flexible en proyectos a gran escala.
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