Qué es scrum y por qué te conviene conocerlo

De vez en cuando aparecen en el mercado nuevas formas de conocimiento empresarial para el desarrollo de proyectos y gestión de empresas. Scrum nació con el objetivo fundamental de generar soluciones rápidas y controlar el desarrollo de productos. ¿Sabes de qué se trata?

Antes de que sientas la usual resistencia por exponerte a otro método de gestión de proyectos, sin saber si realmente será útil para tus equipos de desarrollo, considera esto: scrum es adaptable, puede utilizarse en diferentes contextos.

Aunque es cierto que scrum requiere de tu entera atención al principio, créenos que vale la pena. Una vez que lo incluyas en tu rutina, puedes traer beneficios clave que aumentarían la probabilidad de éxito del equipo.

¿Qué te parece si exploramos algo más sobre scrum? ¡Descubre por qué necesitas conocer esta metodología!

¿Qué es scrum?

Esta frase puede sonar muy amplia, pero permite extraer algunos conceptos importantes:

• Scrum no es una metodología con prácticas predeterminadas y cerradas

• No es un proceso para crear productos o proyectos

• No es complejo
  

Además, es una estructura que fomenta y facilita el trabajo en equipo con una meta clara: conseguir que una estructura de personas se organice para alcanzar un objetivo común. A partir de ahí, el equipo puede analizar los avances logrados y los fracasos, buscando la constante evolución del producto.

De este modo, la metodología ágil scrum considera que cada proyecto es único y por lo tanto está expuesto a ajustes y correcciones durante su progreso.

Jeff Sutherland, coautor del libro SCRUM: El arte de hacer el doble del trabajo en la mitad de tiempo, explica que cualquier gran proyecto implica muchas variables y una extensa lista de tareas. Por eso no existe una fórmula exacta que funcione en todos los casos. Aceptar el factor de "adaptación" es la clave del éxito de la metodología ágil.

Si acaso estás preguntándote: “¿qué es scrum?”, la palabra tiene su origen en el rugby. En este deporte, cuando los equipos se forman para intentar tomar posesión del balón, realizan una jugada llamada scrum.

¿Cómo funciona scrum?

Para muchos, la mera explicación de esta metodología despierta de inmediato el deseo de aplicarla en un equipo y en reuniones de planificación. No es casualidad que haya profesionales especializados y certificados en scrum.

Pero su aplicación no es tan práctica como en los métodos de venta. Por eso, antes de optar por utilizar esta metodología como líder del equipo, o incluso para organizar el desarrollo del proyecto, es crucial que entiendas cómo funciona y cuáles son sus roles principales.

Básicamente, la propuesta de scrum consiste en dividir un proyecto en varias etapas de desarrollo iterativo más pequeñas, supervisando cada una.

A lo largo de estas etapas, también llamadas ciclos de actividad, equipos pequeños y grandes realizan con frecuencia reuniones de actualización, que sirven para alinear las tareas establecidas y sugerir mejoras al proceso rápidamente.

Esto te permite no sólo tener un profundo conocimiento sobre elementos clave del proyecto, sino también hacer ajustes, actualizar tiempos establecidos y cambiar de estrategia cuando sea necesario. En otras palabras, todo es más libre y adaptable.\

Aborda también el aspecto psicológico del ser humano. En general, a las personas les puede resultar difícil mantenerse motivadas al trabajar en proyectos de amplia gama. Pero cuando entienden la importancia de cada pequeño paso hacia adelante, transforman esa satisfacción por el trabajo realizado en motivación para hacerlo mejor en las siguientes tareas.

Scrum en la práctica

Una vez que comprendas el concepto de scrum, entenderás los términos que representan a sus protagonistas, los eventos, las actividades y sus etapas. Te daremos el detalle más adelante, pero por ahora, obtén una visión más amplia para comprender el contexto general de las metodologías ágiles.

Todo el trabajo que hay que hacer en un proyecto es organizado por el propietario de producto (PO, por sus siglas en inglés) en un backlog, que es una lista de elementos por hacer para lograr el desarrollo del producto o alcanzar los objetivos del proyecto. Puede durar semanas y, en algunos casos, meses.

El equipo scrum ejecuta ciertas tareas necesarias, como la comprobación de elementos clave del backlog del producto para convertirlos en incrementos (pasos para alcanzar un objetivo) durante un sprint (periodo de tiempo limitado de un mes o menos) en el que se desarrolla una versión progresiva y utilizable de un producto.

El equipo de desarrollo y los demás implicados, los stakeholders, pueden inspeccionar los resultados del sprint actual y hacer ajustes importantes para el siguiente.

También hay cinco eventos (o ceremonias) que forman parte de esta metodología:

• Reunión de planificación

• Scrum diario, una reunión diaria con el equipo

• Revisión del sprint, para confirmar que las acciones siguen apuntando al objetivo del sprint

• Retrospectiva del sprint, una reunión de análisis de sprints anteriores

• Sprint, que es el conjunto de las cuatro actividades mencionadas anteriormente

Pero, ¿quién es el propietario de producto, quién define al equipo scrum y cómo funciona cada ciclo de sprint? ¡Averígualo a continuación!

Funciones de los miembros del equipo en scrum

Cuando se analiza en detalle, es habitual que surjan dudas sobre el método scrum y sobre quién participa en cada etapa propuesta.

Créenos: en scrum no hay nada presente por mera casualidad. Es la combinación de todos sus elementos la que marca la diferencia.

Propietario de producto (PO)

Orienta y dirige el progreso de los proyectos. Además de comprender cómo debe ir el producto al mercado en su conjunto, este profesional debe ser capaz de comunicarse claramente con el equipo.

Al fin y al cabo, el PO es responsable de tomar decisiones basadas en hechos y análisis, que pueden repercutir en todo, desde el alcance del proyecto hasta sus entregables. También ayuda a definir, cuando es necesario, cuáles serán las prioridades del equipo en cada revisión del sprint.

Scrum Master

Si el propietario de producto es quien determina lo necesario para el éxito del proyecto, el scrum master es la persona encargada de guiar al equipo de scrum a través del proceso. En otras palabras, apoya al equipo en la implementación de cada etapa.

Se debe tener en cuenta que, bajo la metodología scrum, todos se encuentran al mismo nivel y persiguen el mismo objetivo. Aunque el título parezca indicar lo contrario, el scrum master no ejerce autoridad sobre el equipo ágil. Sin embargo, tiene el papel fundamental de garantizar el alto rendimiento de todos los implicados.

Una buena forma de entender al scrum master es verlo como un facilitador de eventos. Esto se debe a que realizará las reuniones y hará que las etapas sean más “fáciles” de gestionar.

Desarrolladores

Por último, el tercer papel dentro de scrum está representado por los desarrolladores (Development Team), un término heredado de la industria tecnológica, en la que scrum dio sus primeros pasos. Como habrás adivinado, sí: son los que desarrollan el proyecto.

Son los actores clave en la realización de determinadas tareas. Un equipo de desarrolladores trabaja usualmente en grupos de tres a nueve profesionales y suelen ser multifuncionales, ya que cada proyecto requiere competencias diferentes.

Los desarrolladores también persiguen convertirse en un equipo en autogestión. Aunque el scrum master facilita el proceso, el equipo de desarrollo elige las herramientas, los métodos, las soluciones y el modo de actuar.

Eventos scrum

Decidiste utilizar la metodología ágil para el seguimiento del proyecto y ya definiste tu plantilla de scrum, incluyendo PO, scrum master y desarrolladores. ¿Cómo debe actuar cada uno de ellos para alcanzar los tiempos acordados?

Aquí es donde entran en juego los eventos scrum, que son puntos de encuentro esenciales para garantizar el buen funcionamiento de lo que se está desarrollando. Estas reuniones suelen celebrarse a la misma hora y en el mismo lugar.

Además, todos estos eventos tienen una duración fija. Al fin y al cabo, el método propone agilidad.

Conoce un poco más sobre los eventos scrum.

Conoce un poco más sobre los eventos scrum.

1. Planificación de sprints

Es la planificación que debe hacerse cada vez que va a comenzar un nuevo sprint. En este punto, los implicados determinan qué se entregará al final de una etapa y cómo se realizará este trabajo.

En la reunión de planificación, los desarrolladores seleccionan los elementos que se desarrollarán durante el sprint. Estas actividades son introducidas previamente en el backlog del producto por el propietario del producto.

Además, hay tres temas importantes que resolver en la planificación del sprint.

• ¿Por qué es importante este sprint?

• ¿Cuál es el objetivo principal de este sprint?

• ¿Cómo se realizará el trabajo elegido?

Esta reunión de planificación del equipo encargado proporciona una base estructurada para las actividades prácticas que vendrán a continuación

2. Reuniones diarias de Scrum

Si hay una reunión de planificación, también será importante que haya reuniones de supervisión. En eso consiste el scrum diario.

Se trata de una reunión diaria, de no más de 15 minutos, que siempre ocurre en el mismo sitio y a la misma hora. Aquí el equipo comprueba lo que se hizo el día anterior y decide lo que se hará en las próximas horas.

Además de dar una visión general del trabajo que está haciendo cada miembro, éstas reuniones diarias de scrum también permiten compartir dificultades y obstáculos. Entonces se convierte también en una ventana de apoyo para una gestión ágil de problemas.

También es una gran oportunidad para identificar cómo se sienten los desarrolladores respecto al cumplimiento del sprint. ¿Sienten confianza? ¿Creen necesitar extender el ciclo de desarrollo?

Por supuesto, siempre que se identifica un problema, después de una reunión rápida hay encuentros entre miembros del equipo para identificar posibles soluciones.

3. Revisión de Sprint

El último día del sprint se celebra una reunión de revisión. Esta reunión sirve para revisar los desarrollos del producto y, si es necesario, hacer ajustes en el ​backlog del producto.

Es habitual que esta reunión dure hasta dos horas. Pero para que sea productiva, necesitas tener a mano información real: ¿qué se entregó? ¿hay tareas pendientes? ¿hay que replantear prioridades?

Además, el equipo de scrum tiene que estar centrado en la actividad de revisión, sin incurrir en conversaciones paralelas que puedan poner en peligro la alta calidad esperada.

4. Retrospectiva del Sprint

Como último evento del sprint, está la retrospectiva; un momento para compartir los conocimientos adquiridos y analizar todo lo que se hizo y cómo se hizo a lo largo del proceso.

Es habitual que la retrospectiva tenga lugar después de la revisión. La diferencia entre ambos eventos es que la propuesta es para que el equipo sea sincero sobre lo que funciona y las adaptaciones necesarias en su forma de trabajar.

De hecho, a menudo es la única oportunidad que tienen los desarrolladores scrum de analizar su propio desempeño. En este sentido, con una evaluación del trabajo del equipo, realizada por el equipo, se encuentran oportunidades de mejora cuyas soluciones suelen ser fácilmente aceptadas por los miembros.

5. Sprint

Sprint es la etapa de la construcción de un proyecto que engloba los cuatro acontecimientos descritos anteriormente.

Por ejemplo, supongamos que tu equipo está desarrollando un nuevo sitio web para tu empresa de software innovador. El sitio web sería el proyecto, y los sprints serían las tareas en mente: el diseño, el desarrollo de contenidos, la programación, la instalación de componentes, etc.

Es habitual que un sprint dure entre una y tres semanas. Después, se lleva a cabo un análisis paso a paso del rendimiento para realizar ajustes o corregir el comportamiento de cara a la siguiente etapa.

¿Quién puede utilizar la metodología scrum?

Scrum se ha aplicado y popularizado ampliamente en empresas de desarrollo de software, pero lo cierto es que es muy flexible y no se limita a ese entorno.

La metodología puede utilizarse en distintas organizaciones, siempre que haya un proyecto o producto que desarrollar, incluidos sectores como ventas, marketing, finanzas, atención al cliente e incluso el ámbito jurídico.

¿Scrum y el método Agile son lo mismo?

Si alguna vez has oído hablar de scrum, especialmente en el campo del desarrollo de software, puede que te hayas topado con el término Agile. ¿Cuál es la diferencia?

Lo primero que tienes que saber es que no existe un método ágil. Existe un Manifiesto Ágil en el que se presentan prácticas de gestión de proyectos basadas en valores específicos.

Por tanto, scrum y el Manifiesto Ágil son cosas completamente distintas, ya que este último consiste en un método. Sin embargo, es posible considerar scrum como una herramienta de desarrollo ágil o marco de aplicación del Manifiesto Ágil.

Conclusión

Con lo que hemos cubierto, probablemente te preguntes: ¿vale la pena gestionar mi proyecto basado en el método scrum?

Esta pregunta no tiene una respuesta única. No existe ningún libro sobre scrum que proporcione una fórmula de alta calidad que garantice alcanzar las expectativas del cliente.

La razón es que cada empresa, proyecto y producto tiene su propio ritmo, una variabilidad que el modelo basado en scrum permite. En general, es muy adaptable y funciona bien en distintas áreas y actividades.

Además, los pilares de scrum: transparencia, inspección y adaptación, suelen ser objetivos comunes para la mayoría de las empresas, al igual que sus cinco valores: foco, apertura, respeto, valor y compromiso.

En otras palabras, aplicar este método puede contribuir no sólo a una gestión eficaz de los proyectos, sino también a reforzar los mensajes importantes que tu empresa quiere transmitir a los profesionales implicados y socios de negocio.

Dicho esto, para saber si scrum es la metodología ideal para tu empresa, identifica los aspectos en común y realiza una prueba de implantación. Puede que te sorprendan los resultados.