Gestionar distintos tipos de proyectos de clientes, productos o de marketing cuando eres propietario de una pequeña empresa puede resultar abrumador si no dispones de un sistema claro.
Un RAID log o registro RAID te ayudará a organizar y hacer un seguimiento coherente de los principales elementos de registro (por ejemplo, riesgos, problemas y decisiones), que serán claves para tu hoja de ruta y planes de proyecto.
En este artículo, aprenderás dos métodos para crear tus propios RAID log para mantener a todo tu equipo de marketing enfocado y minimizar los posibles desafíos.
¿Qué es un RAID log? Significado del registro RAID
Un RAID log es un documento centralizado que los diferentes equipos (por ejemplo, ventas, marketing y operaciones) utilizan para realizar un seguimiento de los elementos clave de la gestión de proyectos (riesgos, acciones, suposiciones, problemas, decisiones y dependencias).
Definición de RAID log: es un sistema eficaz de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a registrar detalles importantes, lo que facilita el seguimiento coherente y la detección de posibles problemas.
Un RAID log puede adoptar muchas formas. Por ejemplo, se puede utilizar una herramienta de gestión de proyectos específica o una simple plantilla de hoja de cálculo. Más adelante te explicaremos ambas opciones con más detalle.
Aquí tienes un ejemplo de plantilla para registros con una hoja de cálculo creada en Google Sheets.
Un RAID log ayuda a los miembros del equipo del proyecto a mantenerse organizados, con la posibilidad de registrar cualquier asunto, tarea, problema potencial y decisión importante.
Estas plantillas de registro ayudan a detectar posibles problemas con antelación y a que todos se hagan responsables, ya que cada miembro del equipo puede ver quién se encarga de cada tarea.
El acrónimo RAID significa:
Riesgos (“risks”). Posibles acontecimientos o situaciones que podrían afectar negativamente al proyecto (por ejemplo, actualizaciones de software).
Acciones/supuestos (“actions” o “assumptions”). Tareas o pasos que los equipos deben dar para abordar los riesgos complejos y problemas, y garantizar un avance fluido hacia los objetivos del proyecto (por ejemplo, programar reuniones adicionales).
Problemas (“issues”). Problemas o retos actuales que requieren atención o resolución inmediata (por ejemplo, un error de software).
Decisiones/dependencias (“decisions” o “dependencies”). Decisiones importantes que se toman durante el proyecto o tareas que dependen de otras y afectan a la dirección, estrategia o ejecución (por ejemplo, elegir una nueva herramienta de ciberseguridad).
Dependiendo de las necesidades de tu proyecto, puedes cambiar “acciones” por “suposiciones” y “decisiones” por “dependencias” o utilizar todos los términos en tus registros RAID.
¿Por qué un RAID log es útil para los equipos de proyecto?
Un RAID log ayuda a los equipos a seguir el progreso del proyecto y a gestionar los riesgos potenciales antes de que se conviertan en un problema.
A continuación, os presentamos tres razones comunes por las que los equipos de proyecto utilizan un RAID log:
1. Estado claro del proyecto
Los registros RAID facilitan la identificación de riesgos iniciales y problemas de un vistazo. Esta transparencia garantiza que todo el equipo se mantenga alineado e informado desde la planificación del proyecto hasta su finalización.
Ejemplo: un project manager (gestor de proyectos) puede observar en el RAID log de la semana que la fase de desarrollo del proyecto está en marcha y que todos están al día con los plazos y las entregas.
Un RAID log actualizado proporciona una vista clara del progreso y permite a todos identificar dónde pueden aportar para tener un impacto potencial positivo.
2. Gestión proactiva de riesgos
Actualizar periódicamente tu RAID log con los riesgos del proyecto te permitirá centrarte en la resolución de problemas antes de que se agraven. Una gestión eficaz de los riesgos potenciales te ayuda a cumplir con el calendario del proyecto y a tener bajo control el presupuesto mientras avanzas en tu plan de proyecto.
Ejemplo: tu gestor de proyecto puede implementar un horario de trabajo flexible tras identificar un riesgo relacionado con el síndrome “burnout” (o síndrome del desgaste profesional).
Esta decisión mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal, y mantiene a todos productivos para que no se retrase la fecha de entrega.
3. Mejora la comunicación y la rendición de cuentas
Un RAID log sirve como una fuente única de información para los debates en equipo y reuniones del proyecto. Un documento centralizado ayuda a que todos los miembros del equipo sean responsables al registrar las acciones o decisiones del proyecto.
Ejemplo: puedes utilizar un RAID log para confirmar si todos han completado sus tareas asignadas en la última reunión.
Documentar claramente todas las actualizaciones puede ayudar a prevenir malentendidos y a que se olviden cosas importantes.
Cómo crear e implementar un RAID log con Pipedrive
La plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de Pipedrive te permite crear un registro RAID configurando un nuevo embudo de ventas y añadiendo campos personalizados.
Projects, el software de gestión de proyectos de Pipedrive, es una herramienta de planificación más sencilla para propietarios de pequeñas empresas, diseñada para gestionar registros con detalles complejos y ofrecer información detallada de un vistazo.
Aquí te enseñamos los seis pasos para crear un RAID log dentro de Projects de Pipedrive:
1. Crear un proyecto personalizado para la gestión RAID
Comienza creando un nuevo proyecto personalizado para tu registro RAID. Este tablero se convertirá en tu lugar central para gestionar el ciclo de vida del proyecto, metodologías y decisiones en tiempo real.
Dirígete a la pestaña Projects en Pipedrive. Crea un nuevo proyecto que se llame “RAID log” y añade tarjetas personalizadas para cada categoría.
Para representar los elementos de tu RAID, etiqueta cada tarjeta como “Riesgos”, “Acciones/Supuestos”, “Problemas” y “Decisiones/Dependencias”.
Nota: los proyectos complejos y a largo plazo tienden a utilizar “suposiciones” y “dependencias” debido a una mayor incertidumbre y a las dependencias de tareas.
La organización y el seguimiento coherente de cada elemento garantiza que todos los miembros del equipo de marketing tengan una visión clara del estado del proyecto para futuras discusiones y actualizaciones.
2. Añadir tareas para cada entrada del registro RAID
Crea una lista de tareas que representen riesgos, acciones, suposiciones, problemas, decisiones o dependencias del proyecto específicas. Mantener todos los elementos del registro claros y orientados a la acción ayuda a todos a comprender cómo cada una contribuye al éxito del proyecto.
Por ejemplo, puedes añadir:
“Confirmar con el equipo de TI que los servidores actuales pueden soportar un aumento del tráfico del 20 %” (supuesto)
“Revisar los flujos de trabajo actuales para mejorarlos” (problema)
Dentro de Projects, añade cada tarea bajo su categoría correspondiente.
Para cada tarea, incluye los siguientes detalles clave:
Título. Describe claramente la tarea (por ejemplo, “Riesgo: interrupción de la cadena de suministro”).
Descripción. Proporciona una explicación detallada, que incluye el contexto, las implicaciones y las posibles soluciones (por ejemplo, analizar un retraso en la entrega de materiales esenciales, que podría afectar a la línea de tiempo del proyecto).
Fecha de vencimiento. Asigna fechas de inicio y fin para mantener cada tarea en curso.
Propietario. Asigna a los miembros del equipo responsables de supervisar o resolver cada elemento.
También puedes dividir cada tarea en subtareas más manejables para delegar responsabilidades con mayor eficacia.
La gestión clara de tareas ayuda a que todos sean responsables y garantiza que el proyecto avance sin problemas.
3. Incluir detalles adicionales con campos personalizados
Utiliza campos personalizados para capturar información más detallada del proyecto. Cuanto más entienda todo el mundo cada elemento del RAID, mejores decisiones con conocimiento se tomarán.
En Projects de Pipedrive, haz clic en “Personalizar campos” dentro de la sección “Detalles” de tu proyecto.
Gravedad del riesgo. Indica la gravedad del registro de problemas (por ejemplo, alta prioridad, media o baja).
Validez de los supuestos. Haz un seguimiento sobre si los supuestos son válidos o han cambiado con el tiempo.
Estado de la dependencia. Supervisa si la dependencia está resuelta, pendiente o retrasada.
Los campos adicionales ayudan a los miembros del equipo a evaluar rápidamente los niveles de prioridad, tomar mejores decisiones informadas y actuar en consecuencia.
4. Hacer un seguimiento del progreso y el estado de las tareas
El seguimiento del progreso y del estado de las tareas es esencial para comprender cómo cada elemento del RAID avanza en su ciclo de vida. Por ejemplo, cada tarea puede incluir un estado “Abierto”, “En curso” o “Resuelto”.
Además de la alineación de equipo con los esfuerzos actuales, el progreso y el estado de las tareas te ayudan a identificar posibles cuellos de botella que requieren atención inmediata.
Utiliza la vista de detalles del proyecto en Projects para realizar un seguimiento del progreso y actualizar periódicamente el estado de cada tarea en función de su evolución.
Pipedrive también ofrece dos tipos de vistas para visualizar los elementos RAID:
Tablero. Utiliza la vista predeterminada estilo Kanban para supervisar rápidamente cada elemento (por ejemplo, riesgo o supuesto) bajo su categoría correspondiente.
Lista. La vista de lista ofrece una visión más detallada y estructurada de todos los elementos RAID, lo que facilita su clasificación y filtrado.
Así es como se ve la vista alternativa de lista.
Las vistas de lista suelen adaptarse mejor a proyectos con múltiples tareas detalladas (por ejemplo, desarrollo de software). Los tableros Kanban funcionan bien para proyectos ágiles o equipos enfocados en flujos de trabajo continuos (por ejemplo, campañas de marketing).
5. Vincular los elementos RAID a las ventas
Si tu proyecto está relacionado con ventas, puedes conectar tu gestión RAID al pipeline de ventas para vincular la gestión de riesgos y problemas con tus esfuerzos de venta. Conectar estos paneles ayuda a tu equipo a ver cómo los retos del proyecto podrían afectar a los clientes y las ventas.
Por ejemplo, supongamos que destacas un riesgo que afecta al plazo de entrega del pedido de un cliente. Puedes vincular ese elemento RAID directamente al trato o la organización dentro de Pipedrive.
Con este conocimiento, tu equipo de ventas puede informar proactivamente al cliente y abordar cualquier preocupación.
Conectar la gestión de proyectos y los procesos de ventas puede mejorar la comunicación a largo plazo y fortalecer las relaciones con los clientes, lo que impulsa el proceso de compra.
Otra ventaja de conectar ambos sistemas es que puedes priorizar recursos de forma eficaz y dar la atención necesaria a los tratos de alto valor para evitar contratiempos. Además, obtienes mayor visibilidad de los riesgos potenciales a lo largo de todo el recorrido del cliente.
6. Crear actualizaciones automáticas del RAID log
Puedes automatizar actividades específicas del proyecto en varios planes de Pipedrive. Las automatizaciones del flujo de trabajo actualizan automáticamente tu registro RAID para ahorrar tiempo y reducir errores manuales.
Por ejemplo, puedes configurar lo siguiente:
Mover las tareas del proyecto automáticamente entre etapas según su estado
Enviar notificaciones a los miembros del equipo cuando una tarea alcance un estado determinado (por ejemplo, si un riesgo pasa a ser crítico)
Crear recordatorios para los próximos plazos para asegurar que todos se mantengan enfocados
Puedes utilizar el botón “Añadir activador” en la página de “Automatizaciones” para elegir el asunto y el evento que activarán tu automatización.
Por ejemplo, podrás enviar una alerta cuando alguien añada un nuevo riesgo al RAID log para asegurarte de que tu equipo lo aborde de inmediato.
La automatización de estas actividades ayuda a organizar aún más el proyecto, de modo que puedas tener en cuenta todo lo necesario.
Cómo crear un registro RAID utilizando una plantilla de hoja de cálculo
Si aún no tienes una cuenta en Pipedrive, puedes gestionar mejor la planificación de proyectos futuros descargando esta plantilla de registro RAID gratuita.
Ajusta esta plantilla de registro personalizada para adaptarla a tus procesos únicos con la herramienta de hoja de cálculo que prefieras. Solo tienes que descargarla, introducir tus datos de contacto y empezar a personalizarla en Google Sheets o Microsoft Excel.
Descarga nuestra plantilla RAID Log y gestiona proyectos sin imprevistos
Reflexiones finales
Los registros RAID ayudan a tu equipo a mantenerse organizado y proactivo en la gestión de proyectos. Aprovecha al máximo el tuyo estableciendo un cronograma de desarrollo regular de auditoría del RAID log (por ejemplo, semanal o quincenal) para asegurarte de que se mantenga actualizado.
Con una potente herramienta basada en la nube como Projects de Pipedrive, puedes convertir tu RAID log en un documento vivo y accesible, que mantiene a todo tu equipo enfocado en alcanzar sus objetivos con un riesgo mínimo.
