Los recibos de venta son clave para realizar un seguimiento de las operaciones y finanzas de una empresa. Cuando realizas una venta, debes documentarla y proporcionar al comprador un comprobante de compra.
Los dueños de negocios y los profesionales de ventas a menudo pasan por alto los recibos de venta porque son muy comunes. Sin embargo, tener recibos de venta consistentes y fáciles de leer te hará la vida mucho más fácil y garantizará que cumplas con las leyes fiscales de tu país.
Las plantillas de recibos de venta con tu marca también pueden ayudar a darle profesionalismo a tu negocio.
En este artículo, explicaremos por qué los recibos de venta son importantes para las empresas y los clientes, en qué se diferencian de las facturas y qué información debes incluir en tus recibos.
Plantillas gratuitas de recibos de venta (Word y Excel)
Si sabes todo lo que necesitas saber sobre los recibos de venta, no busques más. Aquí tienes algunas plantillas de recibos de venta en blanco editables e imprimibles que puedes utilizar para empezar.
Descargue sus plantillas de recibos de ventas gratuitas aquí
Ambos funcionan como plantillas de recibos de venta para pequeñas empresas.
Ten en cuenta que una plantilla de recibo de venta (o modelo de recibo de pago) es diferente de una plantilla de factura. Si deseas obtener más información sobre los recibos de venta, incluyendo la diferencia entre los recibos de venta y las facturas, sigue leyendo.
¿Por qué necesitas recibos de venta?
Los recibos de venta son un registro que demuestra que el comprador ha pagado por los bienes o servicios que le prestaste.
Es un requisito legal que las empresas minoristas ofrezcan a los clientes recibos después de una compra por muchas razones.
Proporcionan a los clientes una prueba de la venta
Esto es importante por varias razones. En primer lugar, es posible que el cliente necesite un comprobante de compra para obtener deducciones fiscales, por ejemplo, si compró artículos como parte de su trabajo.
También les permite devolver un artículo defectuoso o no deseado, y sirve como recordatorio de lo que compraron en caso de que quieran comprar más de los mismos artículos.
Protegen a los negocios minoristas de las estafas de devoluciones falsas
Intentar devolver artículos robados o artículos que se compraron en otro lugar a cambio de crédito o dinero de la tienda es una estafa común. Las empresas pueden evitar esta situacion exigiendo recibos para realizar devoluciones, porque son comprobantes de pago.
Permiten a las empresas registrar las ventas para la contabilidad
Es sencillo, los recibos de venta proporcionan documentación de las actividades de ventas para las empresas. Esto les ayuda a realizar un seguimiento de sus finanzas, controlar sus ingresos durante un período y presupuestar en consecuencia.
Están obligados a registrar las ventas para efectos fiscales
La mayoría de los países exigen recibos de venta para demostrar el flujo de caja por razones fiscales. Las empresas deben pagar impuestos en función de sus ventas, lo que significa que deben cumplir con estrictas leyes de mantenimiento de registros.
Los recibos de venta proporcionan un rastro físico que demuestra sus registros de ventas durante un período en el caso de una auditoría.
Ayudan a las empresas a gestionar su inventario
Junto con un sistema de transacciones digitales, un registro de qué productos se vendieron en qué momentos ayuda a las empresas con el seguimiento de las ventas. El seguimiento de ventas les permite evaluar la demanda de productos y pronosticar los pedidos de productos con precisión.
La diferencia entre una factura y un recibo de venta
Los recibos de venta y las facturas a menudo se confunden debido a su apariencia similar, pero sirven para dos propósitos que, aunque se relacionan, son distintos.
Se entrega una factura a un cliente para solicitar el pago de los bienes y servicios prestados. Esto sucede antes de que el cliente haya realizado el pago. Debido a esto, una factura a menudo contiene información adicional, como opciones de pago y una fecha límite.
Un recibo de venta se entrega a un cliente después del pago para demostrar que ha pagado por los bienes y servicios.
Ambos son diferentes de un formulario de orden de ventas, que es un formulario que se crea para confirmar el pedido de bienes o servicios a un cliente.
5 tipos de recibos de venta
Debido a la variedad de negocios, productos y servicios, no hay un formato de recibo único que sea universalmente aplicable. Por ejemplo, una plantilla de recibo de venta de automóviles se verá completamente diferente de una plantilla de recibo de venta de software empresarial.
En lugar de distinguir por industria, puedes clasificar los recibos de venta por propósito. Estos son algunos tipos comunes de recibos de venta que las empresas pueden usar para diferentes propósitos.
1. Recibos de caja registradora
Podría decirse que la forma más común de recibo son los recibos de venta que las cajas registradoras imprimen después de una transacción de venta. Describen los artículos comprados con sus precios, el importe total pagado, la forma de pago y la hora y fecha en que se produjo la compra.
2. Recibos escritos a mano
Los vendedores prefieren los recibos escritos a mano en las industrias donde las ventas se realizan en persona, como los comerciantes que necesitan crear recibos en el lugar de trabajo.
Por lo general, un vendedor llevará un talonario de recibos, lleno de formularios de recibos en blanco. Los vendedores pueden completar estos recibos en papel en el acto, con información sobre las compras de artículos, su costo y cuánto pagó el comprador por ellos.
3. Recibos de copia al carbón
Las copias al carbón son trozos duplicados de papel carbón que trazan recibos escritos a mano en otro comprobante. Esto permite a los vendedores proporcionar a los compradores un recibo escrito a mano mientras conservan una copia para sí mismos.
4. Albaranes de entrega
Un albarán de entrega es el recibo que se incluye en un paquete. Además de la información habitual, un albarán de entrega incluirá detalles de envío así como instrucciones sobre cómo realizar una devolución.
5. Recibos digitales
Los recibos digitales son idénticos a los recibos físicos, pero existen como documentos digitales que los vendedores envían a los clientes por correo electrónico. Con muchas empresas (como las de comercio electrónico) operando exclusivamente en línea, los recibos digitales se están volviendo mucho más comunes.
Lo bueno de los recibos digitales es que se pueden integrar fácilmente con un software de gestión de CRM y de pipeline de ventas. Pipedrive, por ejemplo, se integra con QuickBooks para que puedas ver qué recibos de venta están asociados a qué tratos y cuentas.
También puedes usar Smart Docs, la plataforma de creación y gestión de documentos de ventas de Pipedrive, para crear plantillas de recibos y rastrear la interacción de los contactos con ellos.
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Qué incluir en un recibo de venta
Los detalles que incluyas en tu recibo de venta dependen en gran medida de la industria. Sin embargo, se debe incluir cierta información necesaria en cada recibo.
Por lo general, hay dos secciones principales en un recibo de venta
El encabezado
Esta sección contiene información sobre el origen de la compra: el comerciante o el minorista. El objetivo principal de esta sección es proporcionar información sobre el negocio, el lugar y el momento de la compra.
Número de recibo. Este es esencialmente el número de orden de compra. El número de recibo facilita al vendedor (o a la empresa) el seguimiento de determinadas compras.
Fecha de compra. La marca temporal ayuda a realizar un seguimiento de los recibos en caso de una devolución o auditoría.
Información del comerciante. Esto debe incluir el nombre de la empresa, el número de teléfono y la dirección de la empresa. La dirección puede ser la sede de la empresa, una persona clave con autoridad o la sucursal de compra.
Esto proporciona al cliente un medio para ponerse en contacto con la empresa si es necesario y también actúa como prueba de que compró los artículos a un proveedor en particular.
La información de la compra
Esta es la parte principal del recibo de venta, que contiene toda la información sobre el comprador y el producto o servicio. El propósito de esta sección es describir en detalle los bienes o servicios que el comprador adquirió.
Información del comprador. Algunos recibos no necesitan incluir información del comprador, como los que se obtienen de los supermercados con pagos en efectivo. Sin embargo, dependiendo del tipo de compra, es posible que se requiera más información, especialmente si se trata de una compra compleja o costosa.
En este caso, se puede incluir el nombre legal completo del comprador, así como la dirección de su casa o negocio. Del mismo modo, si deseas realizar un seguimiento de tus ventas por cliente, debes incluirlo.
Detalles del producto o servicio. De nuevo, esto variará en función de la naturaleza del producto o servicio. La información que debe documentarse incluye una descripción de lo que se compró, la cantidad de bienes comprados y el precio unitario.
Datos del pago. La última sección incluye información sobre el precio y la forma de pago. Esta sección debe incluir el subtotal del costo, los descuentos aplicados, el impuesto sobre las ventas (por ejemplo, IVA o GST), el monto total y el método de pago. Dependiendo del método de pago, es posible que se requieran detalles adicionales, como el número de tarjeta de crédito o la información de la cuenta bancaria.
Cómo crear un gran recibo de venta
Los recibos de venta son documentos simples y cotidianos, pero eso no significa que tengan que ser insípidos. Una gran plantilla puede hacer que tus recibos se vean más profesionales, aumentar la legibilidad y mejorar la experiencia del cliente en general.
Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta a la hora de diseñar tu recibo de venta.
Incluye la marca
Tu recibo de compra debe incluir tu logotipo. Otras cosas a tener en cuenta son los colores, el tipo de letra y el eslogan de tu marca (si tienes uno).
La marca no solo ayuda a mantener a tu empresa en los pensamientos de tus clientes, sino que también los ayuda a organizar y realizar un seguimiento de tus recibos.
Presta atención a los detalles
Una gran plantilla de recibo de venta tiene todos los campos obligatorios para que puedas completarla lo más rápido posible.
Por ejemplo, si eres un paisajista, es posible que quieras incluir campos para el tamaño del jardín, los servicios prestados (como cortar el césped o desmalezar) y el precio por pie cuadrado de cada servicio. Etiqueta claramente cada sección para que se pueda hacer referencia a ella rápidamente.
Facilita la lectura
Cuanto más accesible sea tu recibo, mejor será para la persona que lo llena y para la persona que lo lee.
En el caso de los recibos digitales, utiliza fuentes fáciles de leer en un tamaño razonable y presenta toda la información de forma agradable.
En el caso de los recibos escritos a mano, trata de escribirlos con claridad para evitar confusiones más adelante. Cuanto mejor sea tu diseño, más fácil será.
Consideraciones finales
Darle a tu cliente un recibo de venta es el paso final en el proceso de ventas antes de comenzar a cultivar esa relación para futuras ventas.
Hacer que tus recibos de venta sean atractivos y fáciles de leer hace que sean más fáciles de catalogar y rastrear, si es necesario. También te hace ver más profesional y organizado, ayudándoles a decidirse a hacer negocios contigo de nuevo.
