La resolución de problemas forma parte de la vida laboral cotidiana tanto como prender la computadora o charlar en la máquina de café. A veces hay un conflicto entre dos colegas, a veces los proveedores causan problemas, otras veces el cambio de circunstancias provoca complicaciones imprevistas. Sea cual sea el conflicto, la capacidad de resolución creativa de problemas es una competencia clave en el trabajo.
En este artículo presentamos cinco estrategias para resolver problemas y dificultades rápidamente, e introducimos un sistema de resolución de problemas en cuatro pasos.
¿Qué significa la resolución de problemas en el trabajo? Procedimiento básico en 4 pasos
Los métodos para identificar, analizar y finalmente resolver problemas se denominan estrategias de resolución de problemas. Te ayudan a encontrar rápidamente la mejor solución para todo tipo de problemas, ya sean profesionales, personales o técnicos. Cada una de estas técnicas de resolución de problemas se caracteriza por su enfoque individual, pero todas siguen cuatro pasos básicos.
1. La descripción del problema
Solo puedes encontrar una solución a tu problema si lo conoces exactamente. Utiliza las preguntas de la “W” (en inglés serían Who, What, When, Where, How and Why) para iniciar tu búsqueda de soluciones y análisis de la situación:
¿Quién?
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Dónde?
¿Cómo?
¿Por qué?
Luego, formula el problema de la manera más simple posible.
Si el problema es muy complejo, divídelo en varios subproblemas más pequeños para abordarlos de forma individual.
2. La lluvia de ideas
El siguiente paso es crear una lista de posibles soluciones, creando una lluvia de ideas.
El intercambio de ideas crea una lista de posibles soluciones. Esta lluvia de ideas te permite registrar todos los cursos de acción posibles y luego decidir cuál es el más prometedor o más efectivo.
En esta fase de la solución de problemas, debes involucrar a tu equipo cuando sea necesario. La participación de las partes interesadas es particularmente importante, es decir, los empleados que se ven principalmente y directamente afectados por el problema a resolver.
3. La toma de decisiones
A partir de tu lista de posibles soluciones, elabora una lista más corta de las soluciones concretas más eficaces. Estas soluciones deben:
No causar más problemas
Ajustarse a los objetivos de tu empresa
Ser asequibles y realistas
4. Poner en práctica la solución
A continuación, pon en práctica la estrategia de solución que hayas elegido para el problema. Puede que tengas que dividir la solución en varios pasos. Si involucras a otros miembros del equipo, debes organizar sesiones periódicas de retroalimentación para proceder con la mayor eficacia posible. Antes de iniciar la implementación, establece métricas clave que puedas utilizar para medir el éxito de la solución.
Si la solución elegida no funciona, da un paso atrás y revisa tu lista de posibles soluciones más efectivas. Examínala otra vez con tu nuevo nivel de conocimientos y determina los siguientes pasos a seguir con el enfoque de solución.
5 estrategias efectivas para la resolución de problemas
El proceso de solución que elijas dependerá de la naturaleza del problema. Si ya ha ocurrido antes, puedes echar mano de tu gran experiencia. Si existen muchas soluciones posibles, el “método de prueba y error” puede ser la estrategia más inteligente. Sin embargo, este enfoque suele ser ineficaz.
Por eso te mostramos aquí cinco estrategias de resolución de problemas que pueden conducirte a tu objetivo de forma estructurada.
1. El método de los cinco porqués
Este método te ayuda a avanzar en la resolución de problemas de forma sistemática, es decir, haciéndote repetidamente la pregunta “¿Por qué?” hasta que hayas encontrado la causa real de tu problema.
A menudo, los problemas suelen ser causados por algo más profundo. El método de los cinco porqués permite identificar la causa real y resolver problemas complejos.
Procede de la siguiente manera:
Anota el problema superficial
Pregúntate por qué ha ocurrido el problema y escribe la respuesta debajo del problema
Si la respuesta no es la causa del problema, repite el segundo paso hasta que hayas encontrado la verdadera causa (esto suele suceder, a más tardar, a la quinta pregunta “¿Por qué?”).
Una vez que hayas encontrado la respuesta correcta, puedes resolver el problema trabajando hacia atrás a partir de la causa
2. El método del árbol de problemas
El árbol de problemas representa visualmente las causas y los efectos de un problema. Las causas son las raíces del árbol, el problema real es el tronco y sus consecuencias son las ramas. Una vez que hayas creado el árbol de problemas, puedes convertirlo en un árbol de soluciones.
Sigue estos pasos para visualizar tu problema:
En el primer paso, identifica el problema y escríbelo en negativo en el centro de una hoja de papel
A continuación, identifica su causa y escríbela como la raíz debajo del problema. Utiliza flechas para mostrar las conexiones
Escribe las consecuencias del problema encima de las causas. Conecta estas ramas al tronco del árbolCuando el árbol esté completo, marca las causas y consecuencias más importantes y las más fáciles de resolver
A continuación, crea un árbol de soluciones. Convierte todos los puntos negativos en positivos para encontrar las posibles soluciones
Comprueba tu árbol de soluciones. ¿Son claras y realistas las posibles soluciones? ¿Hay lagunas entre las causas y las consecuencias?
3. El análisis FODA
El análisis FODA o DAFO (conocido como SWOT, en inglés) se utiliza sobre todo en las empresas para la planificación estratégica y la gestión de ventas. Sin embargo, también es adecuado para la resolución de problemas. Las siglas FODA corresponden a las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Una vez que hayas seguido los cuatro pasos básicos del proceso de resolución de problemas mencionados anteriormente, el análisis FODA te ayudará a encontrar la mejor solución. Para ello, analiza tus planteamientos haciéndote estas preguntas:
¿Cuáles son los puntos fuertes de la solución?
¿Cuáles son sus puntos débiles?
¿Crea oportunidades?
¿Conlleva riesgos?
Esto te permitirá comparar tus planteamientos e identificar cuál de todos es el mejor.
4. El análisis de medios y fines
En este método se analizan los medios necesarios para alcanzar un determinado resultado (fin).
Empieza por definir el estado actual y el estado deseado
A continuación, define las posibles soluciones para llegar de la posición inicial a la posición final
Luego, elabora una lista de posibles obstáculos y piensa en formas de superarlos
5. Consulta a los expertos
Algunos problemas simplemente no pueden resolverse sin conocimientos especializados. El mero intento cuesta mucho tiempo y dinero, y a menudo también nervios. En estos casos, lo más eficaz es recurrir a expertos externos con grandes habilidades de resolución.
Conclusión: la capacidad de resolución de problemas es una de las habilidades más importantes en la vida profesional
En el día a día de la vida empresarial, las cosas no siempre funcionan de manera tan exacta como un reloj. Por eso es importante desarrollar las habilidades de resolución de problemas. La formación adecuada de los empleados es una inversión que vale la pena.
Porque les da las herramientas para encontrar una buena solución a todo tipo de problemas de forma rápida, eficaz y económica en su trabajo diario.
