Guía completa de las herramientas y tecnologías que los vendedores deberían usar

¿Aprovechan los vendedores al máximo la tecnología de ventas disponible?

Según nuestro Informe sobre el Estado de las Ventas 2019-2020, el 49 % de los representantes no utilizan la tecnología ni las herramientas de automatización para abordar los desafíos de la prospección de clientes. En otras palabras, a pesar de saber que la calificación de leads es un desafío que las herramientas de automatización podrían facilitar, tres cuartas partes de los vendedores se conforman con la tecnología que tienen a su disposición.

Así también, en nuestro Informe sobre el Estado de las Ventas y el Marketing 2022/2023, los encuestados también informaron que las empresas tenían seis veces más probabilidades de invertir más que menos en tecnología en el 2022

El uso de herramientas de automatización o de tecnología en el lugar de trabajo ha crecido 23 puntos porcentuales desde 2019. La mayoría de los participantes (85 %) usa un software de CRM para gestionar las ventas.

Si bien aún existen brechas en la adopción de herramientas de automatización de ventas y prospección, así como de la inteligencia artificial, los beneficios de este tipo de inversión en tecnología tras el primer año de su implementación ofrecen:

• Mejorar sus ventas por 28 %

• Acelerar su ciclo de ventas 49 %

• Cerrar ventas 21 % más grandes

• Manejar una cartera de clientes 93 % más grande

Invertir en tecnología de ventas puede optimizar los procesos de ventas, reducir el tiempo dedicado a las tareas manuales, generar informes bien argumentados y ofrecer la capacidad de dedicar más tiempo a vender y cerrar tratos. En otras palabras, son todos beneficios que merecen la pena por el desembolso inicial. Además, las empresas de software diseñan y crean continuamente soluciones tecnológicas más robustas que son fáciles de implementar y adaptar a los procesos y necesidades de sus usuarios.

Esta guía analiza los conceptos básicos, incluidos los tipos de herramientas disponibles para los equipos actuales y cómo pueden mejorar tu negocio.

¿Qué es la tecnología de ventas?

La tecnología de ventas generalmente se presenta en forma de herramientas de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) que ayudan al personal con las actividades de ventas.

Al utilizar herramientas y tecnología para ventas, tus representantes pueden automatizar tareas tales como:

• Ingreso de datos

• Envío de correos electrónicos a clientes potenciales y a clientes

• Compartición de notas y colaboración en tareas

• Programación de llamadas o reuniones

• Localización de contenido creativo o archivos

• Prospección

• Enriquecimiento de leads

• Generación de informes

• Creación, envío y seguimiento de propuestas

Cada una de estas tareas se puede complementar con tecnología de automatización o la inteligencia artificial (IA), según el servicio SaaS específico que elija. La IA y la automatización pueden revolucionar ciertas tareas de ventas, como encontrar y clasificar clientes potenciales o chatear con clientes potenciales a través de un servicio de chatbot para calificarlos. Luego, los representantes pueden usar el tiempo recuperado para centrarse en cumplir objetivos y cerrar ventas.

Analizaremos exactamente cómo tus representantes pueden usar las herramientas de habilitación de ventas para potenciar estas tareas en una sección posterior.

¿Cuáles son los beneficios de invertir en tecnología de ventas?

Actualizar tu tecnología de ventas es una inversión que se amortiza por sí sola y puede mejorar la salud general de tu negocio. A continuación, se presentan algunos beneficios clave:

Capacitar a tus representantes para que hagan mejor su trabajo

Según los datos de nuestro Informe sobre el Estado de las Ventas 2019-2020, los representantes que están satisfechos con sus herramientas de ventas tienen un 18 % más de probabilidades de considerarse exitosos en su trabajo y un 28 % más satisfechos en sus funciones.

La tecnología para las ventas facilita a los representantes la gestión y realización de sus tareas diarias. Analicemos las llamadas en frío como ejemplo. Hacer llamadas telefónicas a clientes potenciales es una parte importante de la agenda diaria o semanal de todo representante de ventas, y tomar notas en cada llamada requiere un tiempo valioso del día de tu representante.

En lugar de perder el tiempo tomando notas y registrando llamadas, la tecnología de ventas como Kixie registra automáticamente las llamadas y las grabaciones de llamadas en tiempo real. Esto ayuda a que tus representantes estén más organizados y les da la oportunidad de volver a escuchar las llamadas luego para obtener información de la conversación. Además, estas herramientas pueden desviar las llamadas a los teléfonos celulares de tu representante para que, si se alejan de su escritorio, no pierdan una llamada.

Una tecnología de ventas como esta ayuda a liberar a tus representantes de horas de esfuerzo manual que de otro modo tendrían que dedicar a estas actividades. Con ese nuevo tiempo libre y el apoyo automatizado adicional, tus representantes se sentirán capacitados para concentrarse en obtener resultados e impulsar ingresos.

Elimine las tareas que consumen mucho tiempo de los programas de sus representantes

Una investigación de McKinsey señala que un porcentaje considerable de tareas repetitivas son automatizables. Estas tareas incluyen:

• Ingreso manual de datos y toma de notas

• Investigación de candidatos para establecer un primer contacto

• Seguimiento de clientes y agentes

• Aprobaciones y actualizaciones de campañas o iniciativas de ventas
  

El mismo estudio de McKinsey también señala que el trabajador promedio puede ahorrar más de seis horas por semana mediante la automatización de ventas.

Liberar a tus vendedores de tareas tediosas no sólo les da más tiempo para hablar con clientes, sino que también les ayuda a evitar el síndrome de burnout, que es el agotamiento mental que se padece cuando te sientes emocional, física o mentalmente exhausto. En nuestro Informe del Estado de las ventas 2019 - 2020, el 54 % de los representantes de ventas afirmaron trabajar regularmente los fines de semana, el 68 % dijo no recibir compensación por ese trabajo extra y cerca de un quinto (22 %) de los profesionales de ventas trabajan más de 50 horas por semana.

Las jornadas largas con poca compensación dificultan encontrar un equilibrio óptimo entre la vida laboral y personal. Al eliminar las tareas tediosas, les devuelves a los representantes horas cruciales en su semana laboral, lo que ayuda a reducir los niveles de estrés y aumentar la motivación. En definitiva, automatizar tareas manuales con un software de ventas permite a los representantes centrarse en la parte de su trabajo que realmente disfrutan: vender.

Además, los representantes de alto rendimiento a menudo se toman el tiempo para perfeccionar sus habilidades blandas, lo que a la larga los convierte en mejores representantes y líderes de ventas. Por otro lado, los representantes que están ocupados con tareas manuales que consumen mucho tiempo, no tienen la oportunidad de capacitarse y crecer.

Teniendo en cuenta que el 92 % de los encuestados en nuestro informe afirmaron desarrollar sus habilidades de ventas en el trabajo, la mejor manera de preparar a tus representantes para el éxito es darles suficiente tiempo libre para aprender y mejorar. ¿Cómo puedes lograrlo? Proporcionándoles las herramientas que necesitan para automatizar tareas manuales, lo que les da el espacio necesario para mejorar su desempeño en las ventas y, en última instancia, generar resultados valiosos.

Dale a tu equipo de ventas una ventaja competitiva

Nuestro Informe sobre el Estado de las Ventas resalta el hecho de que aproximadamente la mitad de los equipos de ventas no usan ningún tipo de tecnología de ventas dedicada o herramientas de automatización para la prospección. Esto significa que hay una enorme ventana de oportunidad para que tu empresa supere a la competencia.

Imagina que tienes procesos y flujos de trabajo automatizados configurados para responder de inmediato a las consultas, hacerles seguimiento a los clientes y recopilar más información sobre las personas antes de la prospección. Hacerlo aumenta tu eficiencia y capacidad para expandir tu pipeline, y te pondrá por delante de ese competidor que todavía usa hojas de cálculo o realiza actividades manuales para establecer un primer contacto.

Por ejemplo, una herramienta como Leadfeeder te permite definir filtros que califican a una empresa visitante como un cliente potencial o lead calificado para la venta. De esta manera, cuando un lead nuevo visita tu sitio web, si ese visitante se alinea con tus filtros predefinidos, Leadfeeder sincronizará automáticamente esos detalles con tu CRM y creará un nuevo cliente potencial, actividad y oportunidad en tu registro de CRM. Luego, enviará automáticamente notificaciones a tus representantes para que analicen más a fondo el cliente potencial.

Con la tecnología adecuada, los equipos de ventas pueden hacer aún más para mejorar su proceso de generación y calificación de leads.

LeadBooster de Pipedrive, por ejemplo, cuenta con una serie de herramientas para que puedas interactuar con los leads en cualquier momento y aprovechar cuando estén interesados. A continuación, dos herramientas clave de LeadBooster que puedes usar:

• Chatbot: se puede personalizar y agregar a tu sitio para entablar conversaciones con los visitantes de tu sitio web tan pronto como lleguen a tu página de inicio. En función de sus respuestas, puede referir a los clientes potenciales directamente a los representantes adecuados o almacenarlos en la Bandeja de entrada de leads.
  
  

• Live Chat: esta funcionalidad de chat se puede agregar a cualquier script de Chatbot para que tus representantes puedan conectarse en línea e interactuar con los leads que usan tu Chatbot en tiempo real.
  

Puedes encontrar más información sobre nuestras herramientas de generación de leads en nuestro complemento LeadBooster.

Es probable que al menos algunos de tus competidores directos estén haciendo uso de varias herramientas de tecnología de ventas, por lo que aprovechar la tecnología automatizada puede ayudarte a mantenerte a la vanguardia.

5 tipos de tecnología de ventas que deberías considerar

La necesidad de contar con un mejor conjunto de herramientas tecnológicas es evidente, pero ¿por dónde deberías empezar a formar el tuyo? A continuación, se muestran los tipos de tecnología de ventas que las empresas de hoy deberían adoptar.

1. CRM (customer relationship management)

Quizás sea el elemento más importante de la tecnología de ventas para tu negocio. Tu CRM funciona como una plataforma integral para administrar la información de tus leads y clientes. Piensa en tu solución de CRM como el centro neurálgico alrededor del cual construirás el resto de tus herramientas de ventas.

Como lo indica nuestro Informe sobre el Estado de las Ventas, las personas que usan un CRM para ventas tienen un 9 % más de probabilidad de alcanzar sus objetivos. ¡Y esos mismos vendedores también reportaron estar más satisfechos con su trabajo!

Esto se debe a que un CRM se encarga de gran parte del trabajo pesado de las interacciones diarias con los clientes. Desde correos electrónicos y llamadas telefónicas hasta interacciones individuales con tu sitio web, tu CRM registra todas las actividades de tus prospectos, leads y datos de clientes por igual. Solo esto te permite ahorrar horas de ingreso manual de datos.

Además de rastrear tus interacciones anteriores, un CRM también te brinda un espacio para planificar tus próximos pasos. De un vistazo, puedes ver las conversaciones que ya has tenido y lo que sigue a medida que te acercas al cierre.

Darle prioridad a estos detalles facilita el establecimiento de una cadencia de ventas efectiva para todos y cada uno de los clientes.

Un CRM debería evitar que tengas que revisar hojas de cálculo, tu bandeja de entrada y el software de marcación automática de tu empresa. Además, las funciones como las plantillas de correo electrónico integradas te permiten personalizar tu estrategia de ventas de una manera adaptable.

Rastrear transacciones y tratos cerrados en tu CRM te permite ver el retorno de la inversión (ROI por sus siglas en inglés) directo de tus esfuerzos de ventas. Además, las funciones como el pronóstico de ventas te permiten utilizar los datos de los clientes para comprender cómo el desempeño de tus equipos tendrá un impacto en tu empresa en general.

Un CRM te ofrece información constante sobre las actividades de tu equipo de ventas y la salud general de tu pipeline. Tus representantes también pueden acceder a esta información, y saben que tú puedes hacerlo, lo que crea un sentido de responsabilidad y los ayuda a comprender qué funciona y a mantener los tratos en movimiento. Un CRM es una herramienta imprescindible en términos de tecnología de ventas y gestión del pipeline.

2. Herramientas de enriquecimiento de leads

Otro dato clave de nuestro Informe sobre el Estado de las Ventas es que la prospección y calificación de leads se encuentran entre los principales desafíos de los equipos de ventas modernos.

Según nuestro informe, solo la mitad de los representantes (52 %) dice dedicar gran parte de su jornada laboral a la venta activa. Mientras tanto, el 47 % de los encuestados reportaron invertir una gran parte de su tiempo en la prospección. Si bien la prospección es importante para personalizar la manera de llegar a los clientes, la investigación puede convertirse en una gran pérdida de tiempo si tus conversaciones no dan resultados. Aquí es donde entra en juego el enriquecimiento de leads.

En pocas palabras, las herramientas de enriquecimiento de leads te permiten completar los detalles de tus contactos sin tener que realizar investigaciones manuales. Desde datos de empresa e información demográfica hasta sus redes sociales y más, el enriquecimiento de leads te brinda una visión más completa de tus contactos.

Por ejemplo, una herramienta como Datos Inteligentes de Contacto obtiene datos web sobre tus contactos de forma instantánea, lo que te permite precalificar leads con un solo clic. Utilizando solo una dirección de correo electrónico y datos públicos, Datos Inteligentes de Contacto buscará parámetros como industria, número de empleados o ingresos, y luego comparará tu perfil de cliente objetivo con los datos adquiridos.

Con base en estos resultados, puedes comenzar a hacer tu lista con los contactos con quienes quieres comunicarte. Datos Inteligentes de Contacto extrae automáticamente los correos electrónicos o los nombres de usuario a partir de redes sociales como LinkedIn, lo que te brinda cierta flexibilidad en cuanto a cómo ponerte en contacto. Con todos estos datos sincronizados con tu CRM, este es un ejemplo perfecto de cómo tu tecnología de ventas puede (y debe) funcionar en conjunto.

A través del enriquecimiento de leads, agilizas el proceso de investigación tanto de leads como de prospectos. Esto facilita la vida de tus representantes y asegura que pases menos tiempo con leads que, en última instancia, no tienen interés en lo que ofreces.

3. Herramientas de capacitación y participación en ventas

Lo que sea que puedas hacer para eliminar las conjeturas al cerrar tratos es una ventaja. ¿Tus leads prefieren seguimiento por teléfono o correo electrónico? ¿Cuándo se considera “demasiado pronto” para ponerse en contacto? ¿Los estás presionando demasiado?

Las plataformas de capacitación y participación en ventas impulsadas por IA pueden ser un poderoso aliado para ayudarte a responder a esas preguntas. Las herramientas de análisis predictivo analizan lo que ha funcionado en el pasado y luego ayudan a determinar los próximos pasos para cualquier oportunidad dada en función de estos datos.

Por ejemplo, herramientas como Outreach.io utilizan información del cliente para ayudarte a crear una cadencia de ventas que tenga sentido. La plataforma destaca pasos y puntos de referencia notables que son cruciales para cerrar un trato.

Al crear secuencias de ventas, puedes analizar y recrear puntos de contacto que realmente produzcan ventas. Luego puedes replicar lo que funciona y compartirlo con el resto de tu equipo.

Este es un excelente ejemplo de automatización de ventas e IA en acción. Estas herramientas ayudan a tus representantes a evitar analizar de forma insuficiente o excesiva su proceso y fomentan interacciones coherentes con tus clientes.

4. Herramientas de programación y derivación de ventas

La sabiduría convencional nos dice que los equipos de ventas necesitan acelerar su ritmo de captación de leads. Algunos informes sostienen que un porcentaje muy bajo de empresas les responde a sus leads en cinco minutos o menos y unas pocas más responden a los leads en 24 horas. ¿La conclusión? Hay oportunidades de ventas para las empresas que puedan responder más rápidamente.

Las herramientas modernas de programación de ventas pueden ayudarte a hacer exactamente eso, evaluando cuáles son tus leads más interesados y cómo comunicarte con ellos por teléfono lo antes posible. Al configurar un programador con reglas de derivación, las empresas refieren a sus leads con los representantes adecuados en función de parámetros como su nivel de experiencia o ubicación.

Veamos el proceso de programación utilizando una herramienta como el Planificador de Pipedrive. Si un lead está calificado y listo para reunirse, simplemente puede abrir el enlace de tu calendario y ver tus horas disponibles, o elegir entre las opciones horarias que hayas asignado para esa reunión. Con el Planificador, los leads también pueden agregar notas o enlaces con información vital relacionada con la reunión.

Una vez que se reserva una reunión, se envía un correo electrónico de confirmación a ambos y se agrega a sus respectivos calendarios. Finalmente, ese espacio de tiempo se elimina para cualquier otra persona que reciba tu enlace. Un planificador dedicado es una alternativa inteligente a responder manualmente a correos electrónicos o buscar entre contactos para comunicarte después que alguien haya rellenado un formulario en tu sitio.

Puedes dar un paso más e invertir en un chatbot como Leadbooster para interactuar con leads calificados en tu nombre. De esta manera, tu herramienta de IA elegida puede interactuar con los visitantes de tu sitio, recopilar información valiosa e incluso mostrarles una demostración de tu producto sin que un representante tenga que intervenir. Además, puedes configurarlo para que te notifique cuando se necesite una conexión humana. Esto mejorará la experiencia del cliente, hará que tus leads se sientan atendidos y te asegurará que nunca llegues tarde para responder a un lead.

5. Herramientas de comunicación interna para equipos de ventas

Recuerda que no toda la tecnología que utilizan los profesionales de ventas está directamente relacionada con las interacciones con los clientes. Es importante considerar la creciente necesidad de que los equipos se comuniquen internamente, especialmente con el aumento de los equipos de ventas remotos.

Idealmente, los agentes deben poder compartir recursos rápidamente o consultar entre sí sobre cómo avanzar con un trato. Los gerentes de ventas también deben poder ver cómo sus equipos se llevan y colaboran. Una herramienta de comunicación puede ser muy útil.

Por ejemplo, muchos equipos de ventas usan Slack para agilizar sus comunicaciones internas. Además de celebrar éxitos y mantener a los compañeros actualizados, Slack es el lugar perfecto para colaborar con personas de otros departamentos como el de marketing. Puedes sincronizar Pipedrive y Slack con una integración.

Algunos equipos pueden preferir algo más enfocado a los negocios, como Zoom, que ofrece reuniones virtuales y videollamadas además de opciones de chat. Estas funciones son útiles para los equipos que extrañan las interacciones cara a cara o que son totalmente remotos.

Los equipos de ventas deben poder comunicarse entre sí de manera asincrónica para aumentar la conexión, reducir los tiempos de respuesta y contribuir a un entorno de trabajo más productivo.

Automatización

Las herramientas de automatización pueden ayudar a los profesionales de ventas a simplificar y agilizar cada parte del proceso de ventas. Como vimos antes, la tecnología de automatización adecuada puede facilitar la generación y calificación de leads.

Una vez que entran en el embudo de ventas, puedes usar herramientas de automatización de correos electrónicos para interactuar con leads y prospectos usando contenido personalizado. Por ejemplo, con una herramienta de software de correo electrónico como Campaigns de Pipedrive , puedes crear correos electrónicos prediseñados que se envían a los leads obedeciendo a determinado criterio o configurar flujos de cultivo para guiarlos hasta convertirlos en clientes.

De hecho, con un CRM que tenga las características e integraciones adecuadas, puedes configurar activadores para hacer casi cualquier cosa. Herramientas de integración como Zapier te permiten conectar cientos de aplicaciones diferentes de diversas maneras. Aquí tienes un ejemplo: puedes crear un Zap para enviar datos de leads interesados en Facebook a Pipedrive en forma de un nuevo contacto.

Las herramientas de automatización adecuadas no solo alivian la carga de trabajo de tus representantes de ventas, sino que también actúan como un miembro adicional del equipo, ya que tienen la capacidad de interactuar con leads y cerrar tratos.

Con una herramienta como Smart Docs, no solo reduces el tiempo que tus representantes dedican a preparar propuestas de ventas, contratos y más, sino que también sabes cuándo es mejor contactar a los prospectos ya que puedes ver si han abierto tus documentos.

Las herramientas y funcionalidades de automatización son algunas de las más útiles en el arsenal de un vendedor, por lo que si no estás usando ninguna, averigua qué hay disponible.

¿Qué más deberían considerar las empresas al elegir tecnología de ventas?

Cada empresa es diferente en términos de tamaño, alcance y presupuesto. Veamos algunos puntos clave que se deben considerar al evaluar las mejores herramientas tecnológicas de ventas para tu equipo.

Integraciones con otras herramientas de ventas, marketing y comunicación

Convertir tu proceso de ventas en un sistema óptimo significa asegurarse de que las herramientas de tu empresa funcionen juntas. No debería haber ninguna desconexión entre tus formularios de captura de leads, herramientas de gestión de proyectos y tu tecnología de ventas. Ya sea a través de integraciones nativas o conectores de terceros como Zapier, recuerda que la interconectividad es imprescindible para tu conjunto de herramientas de ventas.

El Marketplace de Pipedrive es una excelente manera de interconectar tu tecnología al descubrir y conectar aplicaciones que mejoren tu experiencia con el CRM. Por ejemplo, nuestro Dealbot para Slack facilita la comunicación y colaboración de los agentes al cerrar un trato.

Precios

Al buscar herramientas de ventas, el precio es obviamente una gran preocupación.

Las empresas quieren ser lo más eficientes posible. Aunque hay soluciones gratuitas y freemium disponibles para algunas tecnologías de ventas, la mayoría de las herramientas que dependen de la automatización o la IA tienen un costo adicional.

El precio de muchas herramientas de SaaS se calcula por usuario y por mes, lo que significa que el costo depende del tamaño de tu equipo. Ten en cuenta que algunas herramientas ofrecen precios por volumen y descuentos por compromisos a largo plazo.

Recuerda que no necesitas adoptar todas las herramientas de nuestra lista para tener un conjunto de herramientas efectivo. En su lugar, debes examinar tus prioridades, como la organización, la prospección y la captura de leads, y evaluar los precios a partir de ahí. Asegúrate de revisar el contrato y considera probar cualquier herramienta antes de comprarla.

Facilidad de uso

Aunque adoptar tecnología de ventas es relativamente sencillo mediante herramientas en la nube, considera la curva de aprendizaje que ello conlleva. No sólo tendrás que aprender las características específicas de tu tecnología de ventas, sino también el proceso de integración.

La tecnología que utilizan los equipos de ventas debe ser simple. En lugar de complicar el proceso de ventas de tus representantes, tus herramientas deben capacitarlos para hacer mejor su trabajo. Afortunadamente, la mayoría de las herramientas de SaaS tienen centros de conocimiento robustos y empleados dedicados que pueden ayudar a los gerentes de ventas a transitar el proceso de integración.

¿Cómo estás utilizando la tecnología de ventas para mejorar tu equipo?

Invertir en herramientas tecnológicas es una prioridad principal para las organizaciones de ventas de todas las formas y tamaños. Hacerlo capacita a tus representantes y asegura que tu empresa mantenga su competitividad en el panorama de ventas moderno.

Ahora es el momento de empezar a construir tu conjunto de herramientas tecnológicas. Si aún no lo has hecho, asegúrate de revisar todas las características de Pipedrive para entender cómo un CRM puede ayudar a transformar tu negocio.