Cómo Pipedrive transformó el flujo de trabajo de GP Law Group y le permitió a la firma crecer

La búsqueda de GP Law Group de un mejor sistema

David Gharakhanian Jr., abogado y cofundador de GP Law Group, se dio cuenta de que la dependencia de la empresa en hojas de cálculo y documentos de Word se había vuelto insostenible a medida que la firma crecía, lo que generaba que la empresa creciera de manera limitada.

La empresa intentó implementar un sistema CRM ampliamente utilizado en el sector de lesiones personales, pero nunca lo logró implementar por completo debido a problemas con la interfaz y el proceso de personalización. El modelo de precios también tenía muchas tarifas ocultas incorporadas y se volvió demasiado costoso para la calidad del software.

Después de perder tiempo y dinero en un sistema administrativo de casos fallidos, el equipo buscó un software que fuera más fácil de usar y tuviera un precio más razonable.

Agilizar la administración de casos de GP Law Group

SaaShop, socio Elite de Pipedrive de GP Law Group, ha desarrollado flujos de trabajo extensos para abarcar cada etapa de la administración de un caso por parte de la firma de abogados. Cuando se crea un trato, se completa una serie de notas fijas en el trato para obtener la máxima visibilidad de la información importante del caso, como el plan de tratamiento, el estado de los registros médicos, el estado de las negociaciones, etc.

Meaghan destaca la importancia de los plazos en la práctica legal. A diferencia de otros sectores, no se puede simplemente enviar un documento tarde. No cumplir con un plazo importante puede resultar en la pérdida de un caso. Cuando se ingresan fechas importantes en el trato, como el Estatuto de limitaciones (SOL, por sus siglas en inglés), se desencadena la creación de eventos del calendario. Las actividades importantes también se envían a un canal de Slack donde el equipo puede rendir cuentas entre sí.

A medida que un caso avanza a través del embudo de los clientes potenciales y activos, se delegan tareas únicas a diferentes miembros del equipo, según el estado del caso. Las actividades se asignan a los asociados según sus condiciones, como el valor del trato, el área de práctica y el camino que ha tomado el trato a través del embudo hasta el momento. Por ejemplo, Meaghan maneja todos los casos que se saltan las negociaciones previas al litigio y pasan directamente a la etapa de litigio.

Dado que la finalización de estas diversas tareas automatizadas determina el éxito de la empresa, el equipo se apoya en un tablero que analiza las actividades de cada usuario. Los informes de actividades incluyen la cantidad total de actividades asignadas por usuario, comparando el porcentaje de tareas completadas del total de tareas asignadas y en cuáles etapas se completan las actividades (o no). Estos datos brindan a la gerencia información sobre el tamaño de cada área y la carga de trabajo de los miembros del equipo, lo que ayuda a los líderes a analizar el desempeño.

Ejemplos de informes que GP Law Group ha programado en Pipedrive

• Un gráfico circular para cada usuario que rastrea todas las actividades asignadas a los casos abiertos y segmentadas por pendientes/realizadas, lo que le brinda a la gerencia una comparación rápida del desempeño individual, al considerar cargas de trabajo variables.

• Un informe gráfico que analiza todos los usuarios y casos abiertos, así como cada etapa en el flujo de trabajo de casos activos, y los segmenta por "pendientes" y "realizados".

• Nuevos clientes por mes: aquellos que han pasado del flujo de trabajo de "clientes potenciales" al de "clientes activos". También hay una notificación automática de Slack cuando un trato hace este movimiento.