Si vous avez l'impression que vous pourriez faire un peu plus dans une année, vous n'êtes pas seul.e. La planification des activités, la gestion du temps et une exécution des tâches sans faille sont des choses difficiles à réaliser, en particulier lorsque le travail porte sur un projet qui dure plus d’un an.
Cette constatation a conduit les auteurs Brian P. Moran et Michael Lennington à développer l'idée d'utiliser une année de 12 semaines pour faire plus en moins de temps.
Dans leur célèbre livre de développement personnel, traduit en français et disponible en France en format broché ou e-book sous le titre de L'année de 12 semaines - Faites-en plus en 12 semaines que d'autres en 12 mois (The 12 Week Year en anglais), les auteurs expliquent comment atteindre des performances maximales en réorganisant l’année pour qu'elle ne « dure » que 12 semaines.
Dans cet article, nous résumons les principaux enseignements présents dans ce livre, expliquerons comment mettre en œuvre le système des 12 semaines et nous vous donnerons quelques conseils pour tirer le meilleur de ce système.
Année de 12 semaines : la méthode résumée + template GRATUITS
L’Année de 12 Semaines, c’est quoi ?
La plupart d'entre nous abordent la planification des tâches par cycles de 12 mois : nous planifions généralement nos objectifs et activités en début d’année, par rapport aux objectifs définis pour la fin d’année. Le problème, selon Brian P. Moran et Michael Lennington, c'est que 12 mois, c'est trop long. Sur une année entière, il peut se passer beaucoup de choses hors de notre contrôle que nous ne pouvons pas prévoir avec précision. Faire des plans annuels n’est donc pas toujours la bonne chose à faire.
De plus, le fait d'essayer de planifier en cycles de 12 mois entraîne ce que Brian P. Moran appelle une « pensée annualisée » : on pense disposer de beaucoup de temps dans l'année pour atteindre ses objectifs.
La pensée annualisée peut retarder certaines actions clés qui vous rapprochent de vos objectifs parce que vous supposez que vous aurez tout le temps de les faire plus tard.
Les créateurs de cette méthodologie estiment au contraire que nous devrions penser en termes d'année de 12 semaines. Sur une période aussi courte que trois mois, il n'y a tout simplement pas assez de temps pour se reposer sur ses lauriers.
Les avantages d'un cycle d'exécution de 12 semaines sont les suivants :
Une plus grande prévisibilité. La planification par cycles de 12 semaines permet de réduire l'impact des événements aléatoires, tels que les fluctuations du marché ou les conditions météorologiques inattendues qui pourraient affecter les chaînes d'approvisionnement, par exemple. Avec des résultats plus prévisibles, vous pouvez créer un plan plus précis et plus facile à respecter.
Une meilleure concentration. L'urgence accrue d'une période beaucoup plus courte vous permet de vous concentrer sur l'obtention de résultats décisifs. Au lieu de penser que vous aurez le temps de faire les choses plus tard, vous êtes obligé.e d'agir rapidement.
Une meilleure structure. Les plans élaborés sur 12 mois risquent d'être vagues et imprécis. Une période de 12 semaines permet de structurer des objectifs plus clairs et mieux définis. Cela vous aide à mieux aligner vos activités quotidiennes en fonction de vos objectifs.
L'ouvrage fournit également des conseils clairs faciles à mettre en place, des principes fondamentaux jusqu'à la mise en œuvre détaillée du système.
À propos des auteurs
Brian P. Moran est le président et fondateur du programme The 12 Week Year et possède plus de 30 ans d'expérience en tant qu'entrepreneur, coach et consultant business. Avant de fonder The 12 Week Year, il a occupé des postes de direction et de manager chez UPS, Northern Automotive et PepsiCo.
Michael Lennington est un consultant qui a travaillé dans le monde entier afin d’offrir des services de coaching à de nombreux entrepreneurs et entrepreneuses. Il a également rédigé de nombreux ouvrages sur le leadership, l'exécution d'activités commerciales et la gestion du temps.
La philosophie de l’Année des 12 Semaines
Dans le livre The 12 Week Year, Brian P. Moran et Michael Lennington présentent leur « système d'exécution ». Selon les auteurs, leur système comporte au total huit éléments clés qui permettent aux utilisateurs de regagner le contrôle total de leur quotidien.
Ces éléments comprennent trois principes fondamentaux qui sont des qualités qui peuvent être travaillées (et par conséquent améliorées) et qui sont essentielles pour réussir :
Responsabilité. Pour réussir, vous devez être prêt à assumer pleinement la responsabilité de vos actions et leurs conséquences.
Engagement. L'engagement consiste à faire tout ce qu'il faut pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Pour ce faire, vous devez avoir le désir profond d'atteindre vos objectifs.
Vivre dans le présent. Enfin, il est essentiel de vivre le moment présent et de faire preuve de discipline afin de prendre les mesures nécessaires à la réalisation de vos objectifs.
Quant aux activités principales à réaliser, elles peuvent se découper en cinq parties distinctes qui agissent en quelque sorte comme votre feuille de route à suivre :
La vision. Que souhaitez-vous réaliser dans votre vie ? Cette vision personnelle est la cible que vous visez et qui vous aide à atteindre vos objectifs à court et à moyen terme.
La planification. En gardant votre vision à l'esprit, la planification vous aide à concentrer vos efforts sur les initiatives qui feront de cette vision une réalité.
Le contrôle des processus. Il s'agit de l'ensemble des outils que vous utilisez pour aligner vos actions quotidiennes sur votre plan. Ces outils comprennent les plannings hebdomadaires, le soutien des pairs et les différentes techniques utilisées pour suivre vos progrès.
La mesure du succès. C’est le processus d'évaluation de votre réussite. Sans un retour d'information complet sur vos progrès (ou votre absence de progrès), il est impossible de prendre de bonnes décisions.
L’utilisation intentionnelle du temps. Il est essentiel d’utiliser votre temps à bon escient en ayant en tête des actions claires à réaliser si vous souhaitez tirer le meilleur de vos 12 semaines.
Comment mettre en place l’Année de 12 Semaines ?
Dans la deuxième moitié de l’ouvrage The 12 Week Year, Brian P. Moran et Michael Lennington fournissent un guide étape par étape sur la mise en place et l'application de leur système. Ces étapes sont basées sur les cinq activités énoncées plus haut et couvrent chaque action que vous devez entreprendre pour tirer tous les bénéfices que peuvent vous rapporter une approche du temps sur 12 semaines.
Voici quatre étapes qui vous aideront à mieux planifier vos 12 semaines.
1. Établir une vision convaincante
Votre vision est le lien entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle. Elle crée des étapes tangibles qui vous guident vers vos aspirations. La fixation d'objectifs fournit également une raison émotionnelle de poursuivre vos rêves, ce qui facilite grandement les actions quotidiennes que vous devez entreprendre.
La définition de votre vision comporte deux éléments principaux :
Imaginez vos objectifs sur le long terme. La première partie de cet exercice consiste à réfléchir à la situation dans laquelle vous souhaitez vous trouver dans cinq, dix ou vingt ans (et même au-delà). Que voulez-vous réaliser dans la vie ? Ces objectifs concernent tous les aspects de votre vie : qu'il s'agisse d'atteindre l'indépendance financière, de faire croître votre entreprise jusqu'à un chiffre d’affaires de sept chiffres ou d'être capable de terminer un marathon, le choix vous appartient.
Déterminez vos objectifs sur trois ans. Tout en gardant votre vision sur le long terme en tête, il est temps de bâtir les tremplins qui vous permettront d'atteindre vos objectifs. Dans cette seconde partie, vous devez définir toutes les étapes personnelles et professionnelles que vous devez franchir pour réaliser vos rêves. Dans l'exemple précédent, vous pourriez vous fixer comme objectif d'augmenter vos ventes de 50% d'ici la fin de l'année ou de courir un semi-marathon au cours des deux prochaines années.
Votre vision doit avoir un sens (pour vous) et susciter une réaction émotionnelle puissante qui vous motivera à la poursuivre. Pour tirer le meilleur parti de votre vision, Brian P. Moran et Michael Lennington recommandent de réfléchir régulièrement à vos aspirations.
Par exemple, vous pouvez imprimer votre vision sur un papier et la passer en revue tous les matins avant le travail. Supposons que votre objectif soit de devenir le meilleur commercial.e de votre équipe ce trimestre. Un rappel visuel de cet objectif vous aidera à rester sur la bonne voie et à éviter les éventuelles distractions.
En tant que directeur ou directrice commercial.e, vous pouvez adopter une approche similaire. Créez des objectifs à long terme pour votre équipe et rassemblez-les dans une déclaration simple (par exemple, conclure 20 ventes). Vous pouvez ensuite l'afficher au bureau et l'actualiser régulièrement à mesure que vous vous rapprochez de vos objectifs commerciaux.
2. Créez votre premier plan de 12 semaines
Ensuite, il est temps de décomposer vos objectifs à moyen terme en un plan à court terme sur 12 semaines.
Pour atteindre vos objectifs à moyen et à long terme, vous aurez besoin d'un plan détaillé. La planification est essentielle pour atteindre vos objectifs, car elle vous permet d'allouer efficacement votre temps et vos ressources.
Votre plan sur 12 semaines décrit les actions que vous devez entreprendre durant les trois prochains mois et les tactiques que vous utiliserez pour atteindre chaque objectif.
Pour élaborer votre plan sur 12 semaines vous pouvez :
Déterminer vos objectifs sur les 12 prochaines semaines. Les auteurs recommandent de se concentrer sur un maximum de trois objectifs à atteindre en 12 semaines. Au fur et à mesure que vous déterminez vos objectifs, écrivez pourquoi chaque objectif est important pour vous et comment il est lié à votre vision globale (ce qui favorise la création d'un lien émotionnel).
Déterminer les actions quotidiennes que vous devez entreprendre. Pour chaque objectif, déterminez les tactiques hebdomadaires et les actions quotidiennes nécessaires pour l'atteindre. Précisez quand chaque action doit être entreprise (qu'il s'agisse d'une tâche ponctuelle ou d'une activité régulière quotidienne).
Lister les défis à surmonter. Pour chaque action, demandez-vous quels sont les obstacles et les défis qui pourraient se présenter à vous. Préparez en avance des solutions pour chaque défi potentiel, de sorte que vous disposiez des ressources nécessaires pour les surmonter s'ils se présentent.
Pour créer vos objectifs, Brian P. Moran et Michael Lennington recommandent d'utiliser la méthode SMART. Pour créer des objectifs SMART, ces derniers se doivent d’être :
Spécifiques. Évitez les descriptions vagues qui devront être clarifiées plus tard. Veillez à ce que vos objectifs soient précis afin que vous (et votre équipe) sachiez exactement ce qui doit être fait et quand.
Mesurables. Assurez-vous de pouvoir suivre vos objectifs. Si ce n'est pas le cas, vous n'aurez aucun moyen de savoir où vous en êtes dans la réalisation de vos objectifs. Par exemple, au lieu de dire « faire des meilleures ventes au trimestre prochain», vous pourriez dire « gagner dix nouveaux clients à fort potentiel sur les trois prochains mois ».
Ambitieux et pertinent. Les objectifs doivent être en rapport avec votre vision. Examinez votre vision et déterminez si vos objectifs vous permettront de vous rapprocher de vos objectifs à court ou à long terme. Si ce n'est pas le cas, supprimez-les et fixez-vous de nouveaux objectifs qui vous rapprocheront de votre ambition.
Réalisables. Vos objectifs doivent être réalistes. Si vous choisissez des objectifs que vous ne pourrez pas atteindre dans le délai imparti, quels que soient vos efforts, c’est l’échec assuré. Par exemple, vous ne devriez pas vous fixer comme objectif de terminer une formation en une semaine si elle nécessite plusieurs mois d'étude. Fixez-vous plutôt des objectifs réalistes.
Temporellement définis. L'ajout d'échéances à vos objectifs crée un sentiment d'urgence qui vous aidera à les atteindre. En l'absence d'échéances, vous rencontrez le même problème que celui causé par la pensée annualisée, à savoir que vous disposez toujours d’assez de temps pour accomplir vos tâches.
3. Créez un plan d'action pour chaque objectif
Une fois que vous avez défini vos objectifs des 12 prochaines semaines, il vous faut un plan d'action pour les atteindre. Même si c’est moins qu’une année entière, douze semaines reste finalement une période relativement longue. Pour atteindre vos objectifs, vous devrez procéder semaine par semaine.
Chaque plan d'action doit consister en une série de mesures que vous prendrez chaque semaine pour vous assurer d'atteindre vos objectifs. Ces actions doivent être planifiées de façon quotidienne et hebdomadaire afin que vous sachiez exactement quoi faire et quand.
Voyons ce que cela peut donner dans la pratique. Supposons que votre objectif sur le long terme soit de faire en sorte que votre entreprise génère un chiffre d'affaires à sept chiffres. Sur cette base, votre objectif à moyen terme pourrait être d'augmenter les ventes de 50% au cours de l'année à venir. Vous vous fixez par conséquent l'objectif d'augmenter vos ventes de 10% sur les 12 prochaines semaines.
En gardant à l'esprit votre objectif sur 12 semaines, votre plan d'action pourrait inclure l'augmentation des activités de prospection, l'organisation d'un plus grand nombre de réunions commerciales et la réduction de la durée de votre processus commercial.
Une fois que vous avez dressé une liste d'activités clés, il est temps de les décomposer encore davantage en actions distinctes à entreprendre. Par exemple, vous pouvez rechercher des prospects tous les matins pendant une heure, passer deux heures par semaine à faire du cold calling ou vous mettre comme objectif hebdomadaire de décrocher dix rendez-vous avec vos prospects.
L'essentiel est de disposer d'une liste d'activités commerciales distinctes et clairement définies qui vous permettront de vous rapprocher de vos objectifs sur le long terme.
4. Planifiez des évaluations régulières
Il est essentiel de faire le point sur vos progrès si vous souhaitez atteindre vos objectifs. Les auteurs recommandent de prendre le temps, au début de chaque semaine, de réfléchir à la semaine précédente et d'examiner vos succès et vos échecs.
En examinant vos progrès, vous pouvez découvrir des éléments importants et ajuster votre plan d'action en fonction, si nécessaire. Peut-être que quelque chose ne fonctionne pas comme vous ne l’imaginiez. Ou peut-être qu’une nouvelle opportunité s'est présentée dont vous n'aviez pas connaissance auparavant.
Votre périodisation sur 12 semaines n'est en effet pas statique, pas plus que vos objectifs sur le long terme. Des événements inattendus se produisent et vos priorités peuvent changer au fil du temps, mais ce n'est pas un problème. Des révisions régulières vous donnent la possibilité de vous reconnecter à votre vision sur le long terme et de fixer de nouveaux objectifs sur le court et moyen terme en fonction des derniers événements.
De la même manière, vous devriez prévoir un « bilan final » à la fin de chaque période de 12 semaines. Il s'agit d'un examen approfondi des douze dernières semaines qui vous aidera à découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin que vous puissiez vous améliorer au cours des douze semaines suivantes, et ainsi de suite.
Comment réussir l’Année de 12 Semaines ? [3 conseils]
Même si vous disposez d'une feuille de route détaillée, il peut être parfois difficile de respecter vos plans. Non seulement des obstacles imprévus peuvent se dresser sur votre route, mais il est également difficile de maintenir votre motivation. Heureusement, les auteurs de The 12 Week Year ont quelques conseils supplémentaires pour augmenter vos chances de réussite.
1. Confrontez-vous à la vérité
Dans le chapitre 6, Brian P. Moran affirme que pour qu'un système soit efficace, il faut mesurer les progrès accomplis. Il présente les indicateurs avancés et retardés (leading and lagging indicators) comme un moyen idéal d’obtenir un retour d'information fiable sur vos progrès et de prendre des décisions éclairées en conséquence. C'est ce que Brian P. Moran appelle « se confronter à la vérité ».
Les indicateurs avancés prédisent les conditions futures. Ils mènent au résultat final, ce qui signifie qu'ils peuvent donner un aperçu de ce que vous devez faire pour atteindre vos objectifs. Parmi les exemples d'indicateurs avancés, on peut citer des KPIs commerciaux populaires comme le nombre de nouveaux clients ou le pourcentage d'augmentation des ventes depuis le début de la période de 12 semaines.
Les indicateurs retardés vous permettent d'analyser les résultats finaux. Plutôt que de vous renseigner sur l'avenir, les indicateurs retardés vous permettent de voir de quelle façon certaines stratégies ont été efficaces. Parmi les exemples d'indicateurs retardés, nous pouvons citer le nombre total de ventes réalisées au cours des 12 dernières semaines.
Brian P. Moran recommande d'utiliser un tableau de bord hebdomadaire afin de suivre ces indicateurs. Un tableau de bord hebdomadaire mesure objectivement votre progrès et si vous vous êtes tenu.e (ou non) à vos engagements. Il indique le pourcentage d'actions menées à bien au cours de la semaine, ce qui vous permet de voir où vous en êtes.
2. Tirez parti de l'intentionnalité
L'intentionnalité est une question de prise de décision incisive. Lorsque vous êtes attentif à votre temps, vous savez ce que vous faites et quand vous le faites. Cela nécessite une gestion efficace du temps, ce qui n'est pas la compétence la plus facile à maîtriser.
Pour être plus intentionnel, Brian P. Moran recommande d'utiliser le « système de temps de performance », une tactique qui permet de gagner du temps en utilisant des techniques de blocage du temps pour diviser votre routine quotidienne en blocs spécifiques. Ce système comprend trois éléments principaux :
1. Les blocs stratégiques. Il s'agit de périodes de trois heures réservées au travail approfondi. Cela comprend toutes les activités à fort impact qui sont cruciales pour atteindre les résultats souhaités. Pendant les blocs stratégiques, l'objectif est de minimiser les distractions et de faire avancer les choses.
2. Les blocs tampons. Il s'agit de blocs plus courts, d'une durée de 30 à 60 minutes, qui vous aident à faire face aux activités imprévues qui surgissent au cours de la journée. Plutôt que d'entreprendre de nouvelles tâches au fur et à mesure qu'elles apparaissent, les blocs tampons vous permettent de toutes les traiter plus efficacement à un moment précis afin d’éviter que ces tâches ne viennent empiéter sur vos activités à forte valeur ajoutée.
3. Les blocs de rupture. Un bloc de repos est une période de trois heures (au minimum) pendant laquelle vous évitez complètement le travail. Il s'agit de blocs complètement déstructurés qui vous permettent de vous reposer, de vous adonner à des loisirs créatifs et de vous ressourcer afin de maintenir un équilibre de vie favorable au bien-être, ce qui favorise en retour votre créativité et efficacité.
3. Faites appel à vos pairs
Malheureusement, quelle que soit votre activité, la volonté seule ne fonctionne pas tout le temps. C'est pourquoi les auteurs recommandent vivement d'utiliser le soutien des pairs pour favoriser la responsabilisation et améliorer l'exécution.
Dans le chapitre 15 de leur livre, ils recommandent d'organiser une « réunion hebdomadaire de responsabilisation ». Il s'agit d'une brève réunion au cours de laquelle vous rencontrez un groupe de professionnel.le.s de votre industrie qui tentent de mettre en œuvre le système des 12 semaines.
Au cours de cette réunion, chaque membre doit, à tour de rôle :
Faire son rapport, discuter de ses progrès, de ses résultats, de ses défis et de ses objectifs pour l'avenir. Il reçoit ensuite un retour d'information et un accompagnement de la part de ses pairs.
Partager les techniques qui ont fait leurs preuves, en expliquant ce qui a fonctionné, ainsi que de quelle façon les autres peuvent utiliser ces mêmes techniques afin d’améliorer leur propre approche.
Encourager les autres membres afin de les motiver à rester productifs.
Ces réunions hebdomadaires permettent à chaque membre de faire le point sur ses progrès, d'améliorer sa stratégie et de continuer à prendre des mesures productives pour mener à bien sa vision.:
L’Année de 12 Semaines : 3 erreurs courantes à éviter
L'Année de 12 Semaines propose une méthode efficace pour améliorer votre productivité et gestion du temps. Cependant, il y a quelques erreurs courantes que vous devez éviter à tout prix si vous souhaitez obtenir des résultats satisfaisants.
Voici trois choses à ne pas faire :
1. Ne vous fixez pas d'objectifs irréalistes. Puisque vous vous fixez des objectifs pour une période de 12 semaines, ces derniers doivent être réalisables dans ce laps de temps. Par exemple, il est inutile de fixer des objectifs commerciaux trop optimistes qui seront impossibles à atteindre. Si un objectif n’est pas réalisable en douze semaines, divisez-le en objectifs plus petits et faciles à gérer.
2. N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre. Lorsque l'on commence une nouvelle méthode de gestion de projet ou d'amélioration de la productivité, on se lance souvent avec des attentes irréalistes. Le système des 12 semaines est comparable à l'abandon des longs joggings au profit de sprints courts. Il vous faudra peut-être un certain temps pour vous y adapter, c'est pourquoi il est important de commencer doucement.
3. N’oubliez pas de faire le point sur vos progrès. Si vous ne suivez pas vos progrès, vous ne saurez pas si ce système améliore ou non votre productivité. Il est bon de garder en tête que l'amélioration peut être lente au début. L'astuce consiste à découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas le plus tôt possible afin d'éviter de perdre du temps avec des stratégies inefficaces qui ne mèneront à rien.
Pour conclure
Les pièges qui viennent avec la planification des tâches sur une année complète sont difficiles à éviter. De la procrastination aux éléments extérieurs imprévisibles, en passant par une mauvaise gestion du temps, il existe de nombreux obstacles à éviter si vous souhaitez atteindre vos objectifs personnels, tout comme professionnels.
L'Année de 12 Semaines permet de décomposer les activités les plus importantes afin de mieux les aborder, de clarifier vos objectifs et de créer un sentiment d'urgence bénéfique qui vous aidera à accomplir plus de choses en moins de temps.
