Si vous êtes chargé(e) de faire croître le chiffre d'affaires de votre entreprise, votre travail se complique de plus en plus à mesure que votre activité se développe.
Avec la croissance de votre entreprise, vous devez prendre en compte toujours plus de facteurs.
Vous devez donc tout faire pour rationaliser vos processus et minimiser vos tâches administratives afin d'éliminer le plus de sources de distraction possible.
Vous êtes sollicité(e) de toutes parts, mais vous devez maintenir l'équilibre délicat entre votre objectif de croissance à long terme et la satisfaction, la motivation et la formation de vos équipes.
Et n'oublions pas qu'en parallèle, des affaires doivent continuer à être conclues.
Cela nécessite une excellente gestion du temps.
Il n'existe pas de solution magique pour gagner du temps. Mais les cinq techniques simple et concrètes que nous allons vous présenter peuvent largement vous faciliter la tâche.
5 techniques de gain de temps pour le manager commercial débordé
Ces cinq techniques sont toutes conçues pour faciliter le travail de vente de votre équipe, afin que vos collaborateurs puissent se concentrer sur ce qui importe réellement.
Un excès de données peut être dommageable en menant à une forme de paralysie, générant perte de temps et confusion.
Mais avec les bons outils et technologies associés à des processus commerciaux stratégiques, vous pouvez rapidement gagner en efficacité. En réduisant le temps consacré aux tâches administratives, vous pouvez vous concentrer sur votre stratégie de croissance et votre équipe peut se concentrer sur la recherche et la conclusion d'affaires.
Vous pouvez commencer simplement par compiler un répertoire de modèles et de contenus commerciaux.
1. Offrez à votre équipe des ressources commerciales et marketing leur permettant de gagner du temps
L'envoi d'e-mails ponctuels devrait désormais être banni pour toute personne qui travaille dans le domaine de la vente.
Il s'agit d'une perte de temps parfaitement évitable, qui peut être éliminée en mettant en place un processus reproductible pour vos communications par e-mail.
Quelle est la solution la plus facile et la plus immédiate ?
Il s'agit des modèles d'e-mails !
Les meilleurs outils de CRM dédiés aux ventes devraient permettre aux utilisateurs de choisir un modèle d'e-mail prédéfini d'un simple clic. Voici comment Pipedrive vous permet d'éradiquer cette double gestion des e-mails :
Mais il est même possible d'aller plus loin.
Fournissez à votre équipe commerciale le contenu dont elle a besoin pour répondre aux problèmes et aux questions courantes de vos clients potentiels.
Vous avez peut-être la chance de disposer d'un service marketing qui fournit un contenu d'aide à la vente informatif, bien écrit et utile. Malheureusement, de telles ressources sont souvent réservées aux grandes entreprises.
Si votre équipe est plus réduite et ne dispose pas de ressources marketing importantes, vous pouvez tout de même gagner du temps grâce à du contenu conçu avec soin.
En réalité, il n'est pas nécessaire que le contenu ait une production digne d'un Oscar, ni qu'il se lise comme du Flaubert. Quelque chose d'aussi simple qu'une feuille de calcul partagée contenant les réponses à une FAQ ou une collection de modèles d'e-mails peut réduire considérablement la saisie ou la ressaisie d'informations.
Les collaborateurs utilisent souvent quelques contenus différents au quotidien, sans savoir ce qu'utilisent leurs collègues. Quelques heures d'aide à la vente pourraient leur faire économiser des jours entiers perdus collectivement à chaque cycle de vente (en plus de permettre le développement d'une approche plus cohérente pour votre marque).
Rassemblez ce « contenu d'aide à la vente » dans une bibliothèque facile à consulter pour votre équipe. Voici les éléments que vous pourriez inclure :
Votre mini-liste de tâches pour le contenu d'aide à la vente :
Modèles d'e-mail réutilisables et personnalisables
Réponses à une FAQ (catégorisées par points de douleur pour être encore plus utiles)
Propositions de rendez-vous et propositions personnalisables
Enquête post-présentation de type « pourquoi nous » ou « pourquoi pas nous »
Questionnaire de prospection (pas aussi rigide qu'un « script », mais plutôt un guide dans le style de la méthode BANT)
Listes de tâches pour la préparation des rendez-vous et les objectifs
Vidéos ou animations GIF pour illustrer comment votre produit résout différents problèmes
Solutions écrites à des problèmes courants (deux phrases, avec des liens vers des articles de blog pertinents ou des guides détaillés)
Ce qui vous distingue de la concurrence (USP, argument clé de vente)
Études de cas (deux phrases et des liens vers des ressources détaillées)
2. Gagner du temps dans les périodes propices à la productivité
Une façon de vous démarquer de la concurrence pourrait être de démarrer plus tôt les journées les plus productives de votre équipe.
Cela ne semble pas être une décision très populaire. Mais il faut voir les choses sous un autre angle : vous n'allongez pas la durée du travail sur la semaine, vous réorganisez simplement le travail pour en augmenter l'efficacité.
Selon Dan Ariely, professeur de psychologie et d'économie comportementale à la Duke University, les heures les plus productives de la journée sont les deux heures qui suivent le réveil. Naturellement, ces heures dépendent des habitudes de chaque commercial, mais en commençant les journées plus tôt, votre équipe a plus de chances d'arriver aux heures où elle est plus productive.
Plutôt que d'ignorer cette suggestion, vous pouvez l'utiliser comme un booster de moral en introduisant des horaires de travail flexibles. En permettant à votre équipe de choisir ses horaires de travail (en prenant en compte les éventuelles réunions, bien sûr), vous pouvez augmenter les niveaux de motivation et d'énergie de tous vos collaborateurs.
Encouragez votre équipe à optimiser ses journées et à atteindre le sommet de sa productivité au plus tôt. À moins que votre public cible ne réagisse mieux à des heures plus tardives, vos vendeurs peuvent quitter le bureau plus tôt et profiter davantage du restant de la journée après le travail. En 2018, 67 % des entreprises de la côte ouest des États-Unis suivaient ce conseil selon la Revue de 2017 sur la productivité commerciale dans le monde par Pipedrive.
De plus, si vous utilisez un outil CRM comme Pipedrive, vous pourrez suivre les moments où vos représentants sont les plus productifs, et exploiter ces données pour tirer le meilleur parti de ces blocs de temps à forte productivité.
3. Pratiquez le reverse engineering de vos objectifs commerciaux
Vous pouvez vous baser sur les ventes passées pour comprendre les actions communément nécessaires pour conclure une vente. À partir de ces informations, vous pouvez recréer un modèle de processus comprenant le temps moyen passé entre les différentes étapes, et repérer des activités qui ont régulièrement donné de bons résultats dans le passé.
Vous pouvez utiliser cette méthodologie de vente basée sur l'activité pour que votre équipe commerciale se concentre sur la mise en place d'un processus idéal, plutôt que de lui mettre la pression vis-à-vis de ses résultats. Votre équipe n'a pas la maîtrise de ces derniers. Elle peut en revanche contrôler les activités qu'elle mène.
Vous pouvez déterminer les meilleures activités possibles à entreprendre à tout moment du cycle de vente. Analysez ce qui a fonctionné dans le passé et intégrez ces activités dans un processus de vente reproductible. Un CRM commercial comme Pipedrive peut même établir un ordre de priorité des activités afin que votre équipe sache parfaitement ce qu'elle doit faire à chaque instant, en fonction de votre processus commercial préétabli.
Entre les indicateurs de performance clés et les objectifs de vente quotidiens, mensuels et annuels, une série d'étapes logiques et concrètes vers la conclusion d'affaires peut canaliser le temps et l'énergie de vos équipes vers les bonnes actions. Les objectifs sont nécessaires pour mesurer le succès, mais vous devez encourager votre équipe commerciale à entreprendre les bonnes actions pour atteindre ces objectifs. Si votre approche est trop dure, avec des objectifs impossibles à atteindre et des attentes irréalistes, vous risquez de générer des niveaux plus élevés de panique, de pression et de stress au travail.
Sans oublier, malheureusement, la possibilité du burnout.
Vos objectifs et vos attentes doivent donc être à la fois réalistes et atteignables. Des objectifs extensibles inatteignables peuvent anéantir le moral et la motivation de votre équipe, et un manque de motivation a le potentiel de réduire à néant les performances d'une équipe.
Alors, quelle est la meilleure façon de gérer et de planifier l'activité pour atteindre les objectifs de vente ?
La réponse à cette question complexe est en réalité étonnamment simple : définissez des incitations basées sur les activités.
Déterminez les tâches spécifiques à accomplir pour conclure une vente, et réorientez les objectifs vers ces activités plutôt que vers les résultats. Les équipes commerciales à forte croissance obtiennent des résultats en se concentrant sur des éléments qu'elles peuvent contrôler : les activités et les actions.
Par exemple, échanger avec 20 prospects par jour semble réalisable, alors que gagner 1000 € par jour semble plus difficile. Les petits objectifs réalisables aident les représentants à atteindre les objectifs à plus long terme, car ils ne sont pas constamment confrontés à un chiffre effrayant. Ils peuvent se concentrer à l'inverse sur des objectifs atteignables qui se trouvent à portée de main.
4. Créez des rôles spécialisés pour tirer parti de compétences particulières
Développez des divisions de compétences claires et pertinentes pour votre équipe, permettant aux spécialistes de perfectionner leur domaine d'expertise individuel. Vous avez tout intérêt à ce que vos meilleurs éléments tirent parti de leurs compétences principales pour tirer le maximum de leur temps et de leurs efforts.
Cela peut stimuler la productivité en offrant une délimitation claire des rôles, ce qui aide l'équipe à mieux aborder le parcours de l'acheteur en fonction de ses compétences uniques. Pour y parvenir, découvrez dans quel domaine chaque individu excelle et mettez l’accent sur ses points forts.
De plus, la responsabilité supplémentaire de leur propre part du processus les incitera à réussir davantage (et leur permettra de travailler leur compétence particulière et d'abandonner d'autres aspects chronophages de leur quotidien).
Voici un exemple de segmentation des commerciaux par spécialité :
Chasseurs (acquisition de nouveaux leads)
Closers (maturation des leads)
Fermiers (clients existants)
5. Obtenez le soutien d'experts non-commerciaux
L'objectif de votre équipe commerciale est très simple : vendre.
Par conséquent, pourquoi demander à vos commerciaux de faire autre chose ? Laissez-les faire ce qu'ils font le mieux, et confiez les tâches non commerciales pour lesquelles ils ont besoin d'aide à d'autres équipes spécialisées de l'organisation.
L'externalisation de l'intelligence marketing ou de la veille sur les nouvelles initiatives technologiques aux équipes de marketing et d'analyse de la concurrence (ou à des consultants externes) permettra à vos commerciaux très occupés d'utiliser au mieux leur emploi du temps. Cela laisse également les analyses et le traitement des données aux professionnels, et permet à votre équipe de travailler sur la base de conclusions de meilleure qualité.
Quelques tâches non-commerciales qui devraient être prises en charge par d'autres services :
Analyse de marché
Gestion des relations avec les clients et les partenaires
Expertise sur les tarifs
Propositions de services
Gestion des commandes
La chose la plus importante sur laquelle vous concentrer pour soutenir la croissance
Vous devez définir clairement vos objectifs et les résultats que vous souhaitez obtenir.
Cela peut sembler simpliste. Et même évident. Et même rappeler étrangement un manuel de gestion.
Mais vous avez besoin d'une direction claire à suivre. Sinon, vous risquez de poursuivre toutes les autres choses attirantes qui se présenteront sur votre chemin et vos rêves de croissance s'éteindront lentement avant de se consumer dans l'atmosphère.
Au milieu du déluge de travail et d'opportunités qui tourbillonnent autour d'une entreprise en pleine croissance, vous n'êtes pas le seul qui risque de se déconcentrer. Votre équipe commerciale a besoin d'une direction forte, simple et claire. Cette ligne directrice vous guide ainsi que votre équipe afin que vous puissiez atteindre vos objectifs de ventes.
Malheureusement, c'est cet ensemble décourageant d'objectifs et de processus à gérer en parallèle qui fait que les managers hésitent souvent à entreprendre des activités qui leur feraient pourtant gagner du temps. Victor Lipman, qui a écrit « The Type B Manager: Leading Successfully in a Type A World », en parle dans un article publié sur Forbes :
« Il s'agit toujours d'un élément essentiel de la gestion, mais une fois de plus, dans le monde quelque peu amorphe du travail à distance, il est judicieux de définir clairement ce qu'est la réussite. Les bons employés veulent savoir qu'ils font bien leur travail, ce qui est bien naturel. Le temps supplémentaire consacré à l'élaboration de buts et d'objectifs solides, clairs et mesurables, et à s'assurer que ces objectifs sont parfaitement compris par les employés travaillant à distance, sera du temps bien employé. »
La définition claire des objectifs et des résultats est non seulement une source de motivation pour votre équipe, mais elle vous permettra également de suivre et d'améliorer en continu votre processus commercial. C'est ainsi que vous pourrez générer une croissance durable de vos revenus.
Ne sous-estimez pas la puissance d'un outil de CRM qui vous permet de gérer votre processus commercial et de lancer des campagnes de marketing efficaces. Vous pouvez essayer Pipedrive gratuitement pendant 14 jours, sans utiliser de carte bancaire.
