L'automatisation des ventes permet à vos équipes commerciales de consacrer moins de temps aux tâches administratives chronophages et plus de temps à vendre.
Déployée de manière stratégique, elle décuple l'efficacité de votre force de vente. Cette automatisation facilite les workflows administratifs, comme l'organisation des rendez-vous, pour que vos commerciaux puissent consacrer plus de temps à faire ce qu'ils savent le mieux : vendre.
Points clés sur l’automatisation des ventes
L’automatisation des ventes consiste à utiliser des outils pour automatiser les tâches répétitives du processus commercial et permettre aux équipes de se concentrer sur la vente.
Elle améliore l’efficacité, réduit les erreurs et augmente les taux de conversion en optimisant des actions comme la gestion du pipeline, les relances et la planification.
Les outils d’emailing et l’IA sont essentiels pour construire un processus de vente automatisé et performant.
Les CRM comme Pipedrive permettent d’automatiser vos workflows, de suivre vos opportunités et d’optimiser votre pipeline pour gagner en efficacité. Essayez Pipedrive gratuitement pendant 14 jours.
Sales automation : état des lieux
Lorsqu’on parle d'automatisation dans le milieu professionnel ou plus généralement, les équipes commerciales sont souvent mentionnées à titre d'exemple.
Cela s’explique en grande partie par le contenu de l’un des articles de base sur ce sujet, datant de 2013 et intitulé (en anglais) « The Future of Employment: How Susceptible are Jobs to Computerisation? », par Carl Frey et Michael Osborne de l’Université d’Oxford. L’une des études citées là-dedans estimait qu’un nombre de personnes perdraient leur emploi à cause de l’automatisation à la hausse, notamment 92 % des commerciaux du secteur des assurances et 1,3 % des directeurs commerciaux.
Pour le moment, les responsables des ventes peuvent souffler tranquillement en revoyant cette prédiction. Les emplois dans la vente restent, malgré tout, dans la catégorie des activités qui nécessitent une “touche humaine”. L’automatisation des compétences interpersonnelles ou d’autres aspects de la gestion de la relation client peut affecter l’expérience de ces derniers de manière négative.
En effet, les catégories d’emploi qui semblent être les plus affectées par l’automatisation se trouvent dans les secteurs de la vente au détail et des services. Ainsi, les cafés se tournent vers les machines automatiques pour remplacer les personnes et les robots d’Amazon assument les responsabilités des humains dans les centres de distribution.
Malgré ces évolutions, la question de savoir si l’automatisation élimine des postes d’emploi n’a pas une réponse si évidente.
Une stratégie de sales automation, déployée d’une manière stratégique, peut faire gagner en efficacité à une équipe déjà bien avancée, tout en travaillant à leurs côtés et en soutenant leur activité. Cependant, il existe des tâches que vous devriez automatiser, ainsi que d’autres qui seront mieux entre les mains d’une équipe commerciale humaine.
Téléchargez le guide de votre stratégie commerciale et marketing
Pourquoi automatiser son processus de vente ?
L'automatisation commerciale présente plusieurs avantages.
Le gain de temps. Vos équipes évitent de passer du temps à des tâches répétitives et peu motivantes. Elles peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée que les tâches administratives manuelles.
La réduction des erreurs. Les opérations comme la saisie multiple des informations peuvent être sources d'erreurs. En automatisant le workflow commercial, vous limitez ce risque.
Une meilleure conversion. Une fois vos équipes commerciales libérées des tâches chronophages, elles peuvent mieux se concentrer sur l'essentiel : accompagner le client là où la conversion a lieu.
Les principales tâches à automatiser
Selon des études annuelles menées par Highspot et CSO Insights , les responsables commerciaux dédient moins d'un tiers de leur temps au closing des contrats. La majorité de leurs journées de travail est remplie par des réunions internes, des séances de formation, des activités administratives et d'autres tâches de ce genre.
L'automatisation des ventes permet au personnel de regagner tout ce temps perdu. Voici trois types d'activités que vous pouvez automatiser afin de libérer quelques heures chaque jour.
1. La planification des réunions
Planifier des réunions de vente par e-mail ou par messagerie téléphonique peut ressembler à un jeu d'échecs.
Vous initiez le contact, puis vous attendez la réponse de votre prospect qui, bien souvent, vous informe que le créneau proposé ne lui convient plus. L'étape suivante consiste à proposer un nouveau créneau qui vous correspond à tous les deux. C’est ici que l’automatisation entre en jeu : des outils comme le Planificateur de Pipedrive simplifient cette gestion en permettant à vos contacts d'accéder à votre calendrier pour choisir eux-mêmes le créneau qui leur convient.
Au lieu de multiples échanges, les membres de votre équipe commerciale reçoivent une notification directement dans leur boîte de réception dès qu'un rendez-vous a été programmé.
2. La gestion des pipelines
Votre force de vente parle à beaucoup de personnes, tous les jours et pendant toute une journée de travail. Il peut donc être facile de perdre le compte de tous les prospects et d'où ils se trouvent dans l'entonnoir de vente.
De plus, chaque responsable des ventes a sa propre manière de gérer son pipeline . Il peut être difficile de tout garder à jour, ce qui peut faire manquer des points de contact essentiels et rend difficile la prévision des ventes.
En utilisant des logiciels CRM comme Pipedrive , vous avez accès à une présentation visuelle de votre pipeline des ventes. Vous savez exactement qui contacter le lendemain et avez le contrôle sur votre processus commercial. Cette fonctionnalité aide aussi à déterminer les prochaines étapes de vos flux de travail et à identifier quels processus pourraient bénéficier d'une automatisation CRM à l'avenir.
3. Les emails de suivi des clients
Dans le domaine des ventes, on dit souvent que « l'argent se trouve dans le suivi », et pour cause. En assurant le suivi des clients potentiels qui ont montré leur intérêt pour votre produit, vous restez en contact et vous augmentez vos taux de conversion et vos chances d'atteindre vos objectifs de chiffre d'affaires. Si certains de vos e-mails de suivi reçoivent un refus, cela vous permet de vous concentrer sur un autre prospect.
Lorsque vous avez plusieurs leads et prospects à différentes étapes du pipeline, assurer leur suivi peut devenir un travail à plein temps. C'est là que les e-mails de suivi automatiques sont très pratiques.
Le contenu des messages de suivi (ou d'un appel de vente) doit être personnalisé, mais vous pouvez automatiser vos rappels et compléter une grande partie de votre message avec des modèles d'e-mails. Ainsi, vous pouvez faire vos suivis en une fraction de seconde et gagner un temps précieux.
Vos e-mails de suivi seront adaptés à votre situation, à l'étape de vos discussions et aux centres d'intérêt du client. Voici un exemple de suivi après un appel de vente :
Merci pour notre discussion de la [semaine dernière].
Après avoir consulté [mon supérieur / mes collègues / mon département], nous serions ravis de [faire cette offre spéciale] à votre entreprise.
Seriez-vous disponible pour un entretien téléphonique de 10 minutes jeudi prochain ?
Les modèles d'e-mails peuvent vous éviter beaucoup de travail de routine. Le logiciel d'e-mail marketing de Pipedrive vous permet aussi de voir si vos messages ont été ouverts. Vous saurez ainsi qui est vraiment intéressé et qui ne l'est pas.
Si vous manquez vraiment de temps, vous pouvez aussi automatiser complètement vos e-mails de suivi. Pipedrive remplit les modèles avec des informations extraites de votre base de données CRM, ce qui réduit encore plus le temps consacré au suivi des prospects.
Exemples d’automatisation des ventes
L'automatisation des ventes sert à vous construire un assistant digital, qui va prendre en charge certaines missions. Prenons 3 exemples.
L'email nurturing
Les campagnes d'email nurturing ont une efficacité reconnue. En automatisant l'envoi de contenus pertinents à chaque étape du parcours client, vous développez votre crédibilité et votre relation avec vos clients. En utilisant un logiciel d'email marketing, vous rationalisez facilement la planification, l'exécution, le suivi et l'analyse des résultats de votre stratégie.
Lead scoring
Utiliser un outil basique comme une feuille de calcul (Excel, Google Sheets) peut être utile pour le lead scoring. Mais en intégrant la segmentation de vos leads directement dans votre CRM, vous identifierez les leads prioritaires plus facilement et les automatisations suivantes recevront les bonnes données.
L'assignation automatique des leads aux commerciaux
Le troisième exemple est celui de l'assignation des leads. Pour une répartition sûre des leads entre les différents commerciaux de l'équipe, sans risque d'oubli ni de doublon, l'automatisation est là aussi une réponse efficace. Il vous suffit de bien définir les règles de répartition et de les appliquer à votre workflow automatisé.
Quels outils pour automatiser les ventes ?
Plusieurs outils permettent de mettre en place votre logique d'automatisation des ventes.
Le logiciel CRM est la solution essentielle pour construire votre pipeline automatisé. Il assure des fonctionnalités de gestion commerciale complètes, comme la production automatique de statistiques et de rapports pour ajuster les actions, la création d'un tableau de suivi des ventes, la planification ou encore la facturation. Le logiciel intègre l'ensemble du cycle de vente et permet d'automatiser les étapes du CRM.
Un autre outil clé de l'automatisation du pipeline est l'outil d'emailing. Comme nous l'avons vu plus haut dans cet article, l'envoi d'emails de nurturing, de prise de rendez-vous ou de suivi client peut être automatisé.
Enfin, les outils d'intelligence artificielle (IA) dédiés à la vente offrent des possibilités toujours plus riches. L'assistant IA vous aide notamment en vous facilitant la collecte et l'analyse de données et en fournissant des suggestions pour vous aider à prendre de bonnes décisions stratégiques, basées sur des données fiables et objectives.
Comment mettre en place une automatisation des ventes
Nous vous présentons 4 étapes qui sont simples à mettre en place.
1. Automatiser les relances pour les affaires “perdues”
Vous pouvez programmer le suivi des personnes qui ne vous ont pas donné une réponse positive tout de suite. Il vous suffit de prévoir une catégorie du pipeline pour ce type de prospect et de décider de ce que vous allez programmer pour la séquence suivante. Cela peut être une alerte pour indiquer au commercial qui suit ce prospect d'envoyer une relance personnalisée.
Une séquence de relance automatisée peut être mise en place de nombreuses façons. L’intégration native de Pipedrive avec Autopilot, l’intégration d’Outfunnel avec Mailchimp ou encore la connexion avec n’importe quel outil d’emailing via Zapier ne sont que quelques exemples pour maintenir facilement vos leads engagés.
2. Automatiser le processus de planification
Trouver un créneau horaire adapté à tous vos interlocuteurs pour organiser des appels, des entretiens ou des réunions peut faire perdre beaucoup de temps. Avec le planificateur de Pipedrive, vos contacts choisissent un créneau sur votre planning en ligne et il apparaît automatiquement dans votre calendrier.
Comment ça marche concrètement ?
Le planificateur intégré de Pipedrive fonctionne parfaitement pour vous faire gagner du temps et simplifier l’organisation de vos réunions.
Vous pouvez créer et nommer un événement ponctuel ou récurrent si vous souhaitez planifier un point mensuel ou trimestriel avec un client ou un prospect.
Une fois les événements configurés, vous disposez d'un lien à partager avec vos clients. Un simple clic suffit à le copier dans votre presse-papiers pour le transmettre facilement par e-mail, par message ou sur les réseaux sociaux.
Ce lien permet à vos clients de consulter votre agenda selon leur propre fuseau horaire. S’ils sont en déplacement, ils peuvent très facilement modifier ce réglage en cliquant sur l’indicateur de fuseau horaire pour l’ajuster à leur position actuelle.
3. Cibler les destinataires de vos emails plus finement
Pour éviter qu'un email soit envoyé au mauvais moment, ou à la mauvaise personne, l'automatisation vous permet de définir qui va recevoir et surtout ne pas recevoir tel ou tel message. Vous évitez ainsi des erreurs potentielles, comme un prospect qui serait invité à réserver une démonstration alors qu'il est déjà en discussion avec vous sur les termes du contrat. Vous assurez une meilleure expérience client.
Dans Pipedrive, vous pouvez envoyer des e-mails automatiques de deux façons principales : en utilisant la fonctionnalité native d’Automatisations (idéale pour les e-mails de vente en 1:1) ou via l’extension Campaigns (idéale pour le marketing et les séquences de nurturing).
Automatisation des workflows
Cette option est disponible à partir du plan Growth et est idéale pour déclencher des actions automatiques basées sur des événements spécifiques dans le pipeline de vente.
Comment configurer :
Accédez au menu Automatisations et cliquez sur + Nouveau workflow.
Définissez un déclencheur : par exemple, « Affaire créée » ou « Affaire déplacée vers l’étape X ».
(Facultatif) Ajoutez une condition : par exemple, envoyer uniquement si la valeur est supérieure à X.
Définissez l’action : choisissez E-mail > Envoyer un e-mail et sélectionnez un modèle d’e-mail préalablement créé.
4. Éviter les erreurs liées à la saisie manuelle
La saisie des coordonnées des prospects et des clients est une source d'erreur que vous pouvez facilement éviter. En mettant en place des solutions comme les formulaires web pour les prospects qui arrivent via votre site internet, vous transmettez automatiquement les données clients à votre CRM et alimentez votre tunnel de vente de manière plus sûre..
Voici quelques exemples selon la manière dont vos leads arrivent dans votre pipeline :
Si de nouveaux leads arrivent par e-mail, utilisez le parser d’e-mails de Zapier ou Mailparser et connectez-le à Pipedrive afin que de nouveaux contacts et/ou affaires soient créés automatiquement, sans effort
Si de nouveaux leads arrivent via votre site web, configurez les formulaires web de Pipedrive ou connectez n’importe quel outil de création de formulaires à Pipedrive via Zapier (Typeform, Paperform, etc.)
Si de nouveaux leads proviennent de cartes de visite, il existe de nombreux lecteurs de cartes compatibles avec Zapier qui, grâce à la flexibilité de cet outil, peuvent également être connectés à Pipedrive
Automatisation des ventes et CRM : pourquoi c’est indispensable
Sans un CRM comme Pipedrive, vous n'aurez pas de logiciel d'automatisation des ventes réellement efficace. Le CRM est le système central sur lequel vos équipes gèrent tous leurs contacts et tout le cycle de vente. Chaque action y est enregistrée pour une mise à jour en temps réel, une meilleure cohérence, un meilleur reporting et une meilleure prise de décision.
Remarque : Au-delà des automatisations, Pipedrive propose des fonctionnalités clés pour soutenir les ventes et le marketing :
Le Sales Assistant basé sur l’IA analyse l’activité dans le CRM, identifie les opportunités manquées et suggère les meilleures actions pour faire avancer les deals. Il alerte également les équipes sur les moments clés et les activités manquantes afin d’éviter que des opportunités ne stagnent.
Campaigns, l’outil d’email marketing de Pipedrive, permet de créer des séquences d’e-mails automatisées avec des modèles prêts à l’emploi pour nourrir les leads tout au long du cycle de vente.
L'automatisation CRM permet d'aller plus loin, en évitant les tâches administratives chronophages et en limitant les erreurs potentielles.
Selon l'étude citée plus tôt, les équipes commerciales passent moins d'un tiers de leur temps à vendre. Ce témoignage d'un réseau de franchises immobilières, J’achète en Espagne, montre quelles stratégies d'automatisation l'entreprise a mises en place et comment son chiffre d'affaires a augmenté de 20 %. Gagner du temps a permis d'augmenter le taux de conversion, les métriques du CRM le montrent avec la production de statistiques précises.
Automatisez pour mieux vendre
L'automatisation des ventes libère vos équipes des tâches répétitives pour qu'elles se concentrent sur ce qui génère vraiment du chiffre : la relation client et le closing.
Avec Pipedrive, vous disposez de tous les outils pour automatiser votre pipeline, suivre vos opportunités et gagner en efficacité dès aujourd'hui. Essayez Pipedrive gratuitement pendant 14 jours.
