Gérer une entreprise demande de l’organisation. Entre le management des équipes, la gestion des différents projets et les aléas du quotidien, prioriser les tâches n'est pas toujours évident. Heureusement, de nombreuses méthodes de gestion de projet existent.
Parmi elles, la stratégie « avalez le crapaud » a sans aucun doute le nom le plus original. Elle consiste à identifier la tâche la plus difficile et à la prioriser en début de journée.
D’où vient l’expression « avaler le crapaud » ? Comment appliquer cette méthode ? Quels sont ses avantages ? Les réponses à toutes ces questions vous attendent dans la suite de ce guide pratique.
Le Baromètre de la vente et du marketing 2024
Avalez le crapaud », ou « eat that frog » en anglais, est une méthode de productivité qui consiste à identifier la tâche la plus difficile de la journée (le crapaud) et à l’effectuer en priorité.
Cette méthode de hiérarchisation vise à éviter la procrastination pour se focaliser sur l’essentiel. Son approche n’est pas sans rappeler celle de la loi de Pareto. Dans les deux cas, l’idée est la même : prioriser les tâches importantes qui vont amener le plus de résultats.
Cette expression provient de l’écrivain américain Mark Twain qui avait écrit : « Avalez un crapaud vivant dès le matin et rien ne vous arrivera de pire le reste de la journée. Si vous devez en manger deux, commencez par le plus gros ». Plus tard, l’homme d’affaires et écrivain Brian Tracy a repris cette idée dans son livre « Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time ».
Les avantages de la méthode « Avalez le crapaud »
La méthode « Eat that frog » a de nombreux avantages, aussi bien d’un point de vue personnel que professionnel :
Une meilleure productivité
En accomplissant la tâche la plus difficile dès le début de la journée, vous pouvez d'emblée mettre de côté un accomplissement important. Cette approche de la gestion de projet libère également de la bande passante mentale. Elle vous donne l'élan nécessaire pour attaquer les autres tâches quotidiennes.
Il vous suffit ensuite de maintenir cet élan pour avoir une journée productive. Même si vous n’accomplissez rien d’autre, vous aurez au moins fait la tâche la plus difficile : avaler le crapaud !
Cette méthode a toute sa place en entreprise, notamment pour motiver les équipes commerciales. En commençant par les prospects les plus importants, les commerciaux s’enlèvent un poids pour le reste de la journée.
Une diminution de la procrastination
Combattre la procrastination est l'objectif principal de cette méthode. En affrontant la tâche la plus redoutable de front, vous êtes moins enclin à remettre à plus tard les autres éléments de votre liste.
Vous pouvez alors surmonter la procrastination et neutraliser son impact sur l'ensemble de votre emploi du temps.
Une meilleure vision globale des projets
En abordant d'abord les tâches difficiles, vous vous forcez à établir des priorités dans votre travail. Vous devez passer en revue les éléments liés à chaque projet pour différencier ce qui est important de ce qui ne l’est pas. Cette méthode permet donc d’avoir un aperçu global de chaque projet.
Les limites de cette approche
Un plus grand risque de négliger les détails
L'approche « avalez le crapaud » préconise de commencer la journée par la tâche la plus difficile ou la plus importante. Cette focalisation sur une seule tâche peut entraîner une perte de l'attention portée au reste. En consacrant une grande partie de votre temps à cette première tâche, vous prenez le risque de traiter les tâches suivantes de manière plus superficielle.
En effet, cette méthode peut conduire à une moins bonne gestion des tâches secondaires, qui sont potentiellement essentielles à la réussite des projets. Il est donc primordial de maintenir un équilibre entre les tâches cruciales et le reste. Pour y parvenir, contrôlez régulièrement votre routine et définissez des objectifs SMART.
Une méthode inadaptée à tous les styles de travail
Cette méthode ne convient pas à tous. En effet, certains préfèrent commencer par des tâches rapides pour démarrer leur journée. D'autres trouvent leur rythme en abordant des tâches moins exigeantes avant de s'attaquer aux plus complexes.
Si vous souhaitez explorer d’autres options, de nombreuses méthodes de gestion de projet existent : la méthode Scrum, la méthode Kanban ou encore la méthode waterfall.
Une approche rigide difficile à maintenir
Cette méthode demande beaucoup de rigueur et de discipline au quotidien. Commencer la journée par un projet complexe peut être décourageant. C’est également une approche rigide qui manque de souplesse face aux imprévus. La vie d’entrepreneur est pleine de surprises et de changements. Avoir un cadre aussi strict est complexe sur le long terme.
Enfin, aborder systématiquement les tâches complexes en premier est fatigant. Cette méthode peut réduire l'énergie disponible pour les tâches restantes de la journée.
Comment appliquer efficacement la méthode « Avalez le crapaud » ?
Maintenant que vous avez compris la théorie, il est temps de passer à la pratique. Cette méthode de hiérarchisation peut être appliquée en quelques étapes :
Identifiez vos crapauds
Commencez par examiner votre liste de tâches et déterminez celle qui a le plus grand impact. Pour y parvenir, vous pouvez vous inspirer du livre « The One Thing » dans lequel son auteur, Gary Keller, pose cette question :
« Si je pouvais faire une seule chose qui permettrait de rendre tout le reste plus facile, voire superflu, de quoi s'agirait-il ? »
Une bonne manière d’aborder cette étape est de décomposer le projet en plusieurs tâches grâce au diagramme de PERT. Il vous permettra d’y voir plus clair sur toutes les étapes nécessaires pour atteindre votre objectif.
Préparez-vous en amont
La productivité passe avant tout par l’organisation. Pour un maximum d’efficacité, préparez votre journée la veille. Dressez un plan d’action et mettez en place tous les éléments nécessaires à l’accomplissement de votre objectif.
Vous avez pour ambition de créer un site internet ? Assurez-vous que le nom de domaine et l’hébergement sont déjà prêts. Vous devez former vos équipes de vente ? Vérifiez que tous les supports sont terminés. Moins il y aura de friction, plus vous aurez de facilité à commencer la journée par une tâche compliquée.
Évitez les distractions
Pour maintenir une concentration optimale sur votre tâche, réduisez au maximum les distractions :
Isolez-vous dans un espace où vous ne serez pas dérangé.
Si vous travaillez avec d’autres personnes, utilisez un casque à réduction de bruit pour atténuer les nuisances sonores.
Bloquez les sites web susceptibles de vous distraire. Vous pouvez utiliser une extension gratuite comme StayFocusd. Pensez également à laisser votre téléphone dans une autre pièce ou à activer le mode « Ne pas déranger ».
Analysez et améliorez !
Ce qui ne peut pas être mesuré ne peut pas être amélioré. Pour s’assurer que votre productivité s’améliore, vous devez la mesurer. Définissez des KPI clairs et objectifs et analysez-les chaque semaine.
Si vous estimez que cette approche ne fonctionne pas, essayez une autre méthode de gestion de projet et réévaluez votre productivité la semaine suivante.
Quels outils pour mieux utiliser la méthode « Avalez le crapaud » ?
Pour appliquer efficacement cette méthode, il est primordial de s'équiper des outils appropriés. Voici les plus importants :
Un CRM : utiliser un CRM comme Pipedrive permet de structurer efficacement vos tâches, notamment dans le domaine de la vente. Pipedrive offre une vue claire de vos activités et facilite la hiérarchisation des tâches prioritaires.
Outils de gestion de projets : des plateformes comme Trello ou Jira aident à gérer et suivre vos projets. Ces outils s'intègrent avec Pipedrive via des extensions disponibles sur la Marketplace.
Outils de mesure du temps : des applications comme Toggl offrent un suivi précis du temps consacré à chaque tâche. Cette fonctionnalité aide à identifier les activités chronophages et à optimiser la gestion de votre emploi du temps.
Applications de listes de tâches : des SaaS comme Todoist ou Notion permettent de créer et suivre vos listes de tâches. Ils offrent des fonctionnalités de planification et de collaboration pour faciliter l'organisation et le suivi de vos priorités.
Pour conclure
Derrière son nom original, la méthode « avaler le crapaud » permet de prioriser facilement les tâches les plus importantes de votre journée. Même si elle a des limites pour les grandes équipes, elle s’adapte très bien aux petites et moyennes entreprises en quête d’une meilleure productivité.
Vous êtes à la tête d’une entreprise ? Essayez Pipedrive gratuitement pendant 14 jours et découvrez comment notre CRM peut améliorer votre productivité et faire décoller votre chiffre d’affaires.
