À mesure que votre entreprise grandit, il devient de plus en plus difficile pour votre équipe de suivre et prioriser ses tâches. C’est en particulier vrai pour les start-ups et petites entreprises qui ont vu leur croissance monter en flèche en très peu de temps.
C’est là que la notion de conduite de projet prend tout son sens : elle aide vos équipes à collaborer entre elles et à maintenir une bonne organisation afin de rester productives. Disposer des bons processus internes va en effet vous permettre de mener à bien vos projets dans les délais définis.
Nous allons dans un premier temps voir ce qu’est la conduite de projet avant d’aborder les bonnes pratiques et méthodes à suivre pour assurer une gestion de projet efficace.
Les méthodes de travail ont changé au fil des ans et un grand nombre d’entreprises travaillent désormais en « mode projet » afin de mieux gérer leurs effectifs et prioriser les livrables les plus importants en premier. La conduite de projet, également appelée gestion de projet, représente l’ensemble des méthodes et techniques mises en œuvre pour atteindre un objectif prédéfini dans un temps imparti.
De manière générale, un ou une chef(fe) de projet est désigné(e) : cette personne va alors mettre en place une méthodologie qui prend en compte à la fois les éléments internes (nombre d’employés, expertises de chacun) et externes (facteurs extérieurs qui pourraient potentiellement avoir un impact sur le projet).
Quels sont les avantages de la conduite de projet ?
Une conduite de projet bien menée va influencer l’ensemble du travail effectué en impactant positivement plusieurs éléments tels que la communication entre les différentes parties prenantes du projet ou la gestion des ressources de l'entreprise.
Voici quelques-un des avantages principaux de la conduite de projet :
Une meilleure organisation et planification. Structurer ses activités de façon claire et logique permet de mieux les planifier dans le temps, d'assurer une meilleure répartition des tâches et de mieux contrôler l’avancement du projet à chaque étape.
Une meilleure gestion du budget. Des activités bien planifiées et des tâches bien réparties vont vous éviter de vous éparpiller, ce qui vous permettra d’éviter les coûts liés aux retards de livraison ou dépassements budgétaires (achats superflus, souscriptions qui s’étendent dans le temps, prestataires extérieurs).
Une communication améliorée. La conduite de projet va favoriser la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe du projet et les différentes parties prenantes (internes ou externes à l'entreprise), ce qui permet de réduire les malentendus et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Un contrôle qualité à chaque étape. La planification en amont et le découpage du projet en sous-parties vont permettre un meilleur contrôle de la qualité au fur et à mesure de l’avancement du projet, ce qui permet d’éviter de se retrouver avec un produit ou une solution qui n’a pas atteint les critères minimums de qualité.
Un alignement avec les objectifs globaux. La conduite de projet permet de s'assurer que les projets sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'organisation, évitant ainsi de gaspiller du temps et des ressources à développer un produit ou une solution qui n'apporterait finalement que peu de valeur ajoutée à l’entreprise.
Les rôles clés de la conduite de projet
Pour ce faire, les entreprises font appel à un ou une chef(fe) de projet (également appelé scrum master dans certaines entreprises qui adoptent des méthodes agiles) : cette personne sera responsable de l’avancement du projet et de sa qualité. Avant même le début du travail, le ou la chef(fe) de projet va définir les objectifs à atteindre et mettre en place un plan d’action pour y parvenir, tout en respectant les délais définis au préalable et en prenant compte des ressources de l’entreprise. Il ou elle devra s’assurer que le travail avance comme prévu et sans accrocs : si un problème venait à survenir, il est de son ressort de trouver une solution.
Il n’est pas rare que le chef de projet soit limité financièrement ou contraint par des délais (parfois serrés) imposés par d’autres parties prenantes, telles que les actionnaires ou le PDG de l'entreprise. Il est de son devoir, avant même le début du projet, d’examiner les objectifs et limitations afin de déterminer s’il est effectivement possible de rendre un travail de qualité. Si ce n’est pas le cas, le ou la chef(fe) de projet devra alors le communiquer afin d’obtenir les ressources nécessaires. Dans le cas contraire, des concessions devront être faites.
Une équipe projet, qui répond directement au responsable du projet, va ensuite être montée et aura la responsabilité, autant au niveau de l’équipe qu’au niveau individuel, de réaliser les tâches nécessaires, en accord avec la méthodologie décidée par le ou la chef(fe) de projet. Selon les organisations et les besoins spécifiques du projet en question, l’équipe peut être composée d’employés qui disposent de compétences différentes ou qui proviennent d’autres départements.
Certaines entreprises font également appel à un comité de pilotage composé généralement d’une personne de chaque métier impliqué dans le projet. Cette équipe, généralement peu impliquée dans le travail quotidien, va analyser la stratégie et la méthodologie adoptée par le chef de projet et apporter son soutien si des choses sont à changer pour des raisons financières, de ressources ou de qualité.
5 bonnes pratiques pour améliorer la conduite de projet
Disposer de la bonne méthodologie et de la technologie adaptée vous permettra de minimiser les risques d’imprévu. Afin de mettre toutes les chances de votre côté, nous avons listé 5 conseils pour assurer une conduite de projet réussie.
1/ La rédaction d’un cahier des charges
Un cahier des charges comprend la liste des besoins, pré requis, objectifs et délais d’un projet. Rédiger un cahier des charges avant même le lancement du projet vous permettra d’y voir plus clair et d’avoir une vue d’ensemble sur ce que vous cherchez à accomplir et les éléments que vous et votre équipe allez mettre en place pour y parvenir.
Assurez-vous de le partager avec les différents acteurs du projet afin d’avoir leurs avis et suggestions si des éléments importants venaient à manquer. Un cahier des charges bien rédigé permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées sont sur la même longueur d’onde.
2/ La planification et la gestion des ressources
Une fois votre cahier des charges rédigé, vous devriez avoir une idée claire des différentes étapes à entreprendre afin d’atteindre les objectifs fixés. Pour chaque étape, le ou la responsable de projet va devoir planifier et gérer les ressources à sa disposition (ressources humaines, mais également technologiques et financières).
La planification et gestion des ressources comprend entre autres :
La répartition des tâches selon les compétences individuelles des différents membres de l’équipe
L’établissement d’une timeline détaillée qui inclut les échéances de chaque tâche
La mise en place des outils technologiques nécessaires à la réussite du projet
Une fois la phase de conception terminée, une réunion de lancement (en présentiel ou en ligne pour les équipes à distance) va être organisée par le ou la responsable du projet afin de communiquer au reste de l’équipe les objectifs du projet, les responsabilités de chacun, les étapes clés et tout ce qu’il ou elle juge judicieux de partager afin d’assurer la bonne réalisation du projet.
3/ Une bonne communication
Une bonne communication entre le ou la chef(fe) de projet et le reste de l’équipe, ainsi qu’entre les membres de l’équipe, est primordiale afin de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Afin de s’assurer que le projet se déroule sans encombre, il est important de mettre en place une phase de contrôle et de suivi afin d’éviter les mauvaises surprises et garder en permanence un œil sur le bon déroulement du projet. Pour cela, vous pouvez mettre en place des meetings récurrents avec votre équipe afin de faire le point et utiliser des outils de communication internes, tels que Slack par exemple.
4/ L’identification et l’analyse des risques
Savoir identifier les risques est crucial afin d’éviter les imprévus. Si un problème survient, vous devez trouver une solution afin de le résoudre au plus vite et assurer que la qualité du travail reste intacte.
Mais cela n’est possible que si vous avez identifié les problèmes potentiels et avez pensé à une solution en amont. Les problèmes peuvent être aussi bien internes (un employé qui tombe malade) qu’externes (un outil qui rencontre un bug). La mise en place de procédures vous permettra de réagir plus rapidement et éviter qu’un problème ne vienne ralentir le projet dans son ensemble.
5/ La bonne utilisation de la technologie
De nos jours, il est difficile de faire sans l’utilisation de la technologie, au risque de se retrouver derrière la concurrence. Il est donc judicieux d’investir dans les bons outils pour vous et votre équipe afin d’améliorer la communication interne, la productivité et la qualité du travail.
Parmi les outils les plus populaires en gestion de projet, on trouve :
Un outil de planification des tâches, comme Trello ou Asana par exemple. Un grand nombre de CRMs modernes disposent également d’un outil de gestion de projet intégré, ce qui peut être un bon moyen de centraliser votre travail si vous utilisez déjà un CRM dans votre entreprise. Ces outils disposent généralement d’un tableau de bord (tableau kanban, diagramme de gantt, etc.) lisible qui vous permettra à vous, tout comme aux différents membres de votre équipe, de savoir où vous en êtes d’un simple coup d'œil.
Un logiciel de communication interne professionnel comme Slack.
Un système de stockage de fichier dans le cloud : primordiale, surtout si vos employés travaillent à distance ou sont souvent en déplacement. Parmi les services les plus populaires, on peut citer Google Drive ou encore Dropbox. Quelques CRM, tels que Pipedrive, disposent également d’un espace de stockage dans le cloud intégré.
Un système de stockage de fichier dans le cloud : primordiale, surtout si vos employés travaillent à distance ou sont souvent en déplacement. Parmi les services les plus populaires, on peut citer Google Drive ou encore Dropbox. Quelques CRM, tels que Pipedrive, disposent également d’un espace de stockage dans le cloud intégré.
Les méthodes agiles de conduite de projet
Afin d’assurer le bon déroulement du projet, les entreprises adoptent le plus souvent des méthodes agiles de conduite de projet. Tandis que les méthodes traditionnelles (comme la méthode waterfall) ont une logique linéaire dans laquelle chaque tâche doit être terminée dans un ordre précis avant de pouvoir passer à la suivante, cette nouvelle façon de travailler permet de compartimenter les tâches afin de minimiser, voir de supprimer complètement les dépendances entres elles. De cette façon, si une tâche ne peut pas être réalisée à un moment donné pour une raison quelconque, cela n’aura pas d’impact direct sur le bon déroulement d’un projet dans sa globalité.
Parmi les méthodes agiles de gestion de projet les plus populaires, on trouve notamment :
La méthode scrum : les différentes phases du projet sont scindées en sprints (généralement de 2 à 4 semaines). Les sous-tâches individuelles qui composent ces phases ne sont pas interdépendantes, ce qui permet de continuer à avancer même lorsqu’un problème survient quelque part.
La méthode kanban : généralement utilisée par les équipes à distance, cette méthode permet de répartir les différentes étapes et tâches dans des tableaux selon leurs statuts (« à faire », « en cours », « en révision », « terminé », etc.)
Le scrumban : une méthode hybride à mi-chemin entre la méthode scrum et kanban, elle permet aux équipes de profiter des sprints offerts par la méthode scrum, tout en gardant l’organisation et le découpage des tâches individuelles de la méthode kanban.
Selon les industries, certaines méthodes agiles et traditionnelles sont plus utilisées que d’autres, car plus adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise. Mais le plus important est de trouver la méthode qui vous convient le mieux et de vous y tenir afin de maximiser ses bénéfices.
Conclusion
Comme nous l’avons vu tout au long de cet article, la rédaction d’un cahier des charges, une bonne organisation des ressources et une méthodologie adaptée à ce que vous cherchez à accomplir vous permettront d’assurer une conduite de projet efficace et éviter les mauvaises surprises.
Pour ce faire, l’utilisation d’outils adaptés et une communication claire au sein de l’équipe, ainsi qu’avec les différentes parties prenantes sont cruciales. Au-delà des méthodes de management de projet et de l’aspect théorique, n’oubliez pas non plus l’aspect humain : un bon chef(fe) de projet se doit d’être à l’écoute de son équipe afin de s’assurer que le moral est au plus haut, ce qui aura comme effet d'augmenter la productivité et les chances de réussite du projet.
